Cómo usar EverythingToolbar: búsqueda instantánea integrada en la barra de tareas

¿Sueles volverte loco buscando archivos entre mil carpetas de Windows? En ese caso, Everything y EverythingToolbar pueden convertirse en tus mejores aliados. Esta combinación te permite localizar cualquier documento, foto, vídeo o programa casi al instante, sin tener que abrir el Explorador de archivos ni lidiar con la lenta búsqueda integrada de Windows.

A lo largo de esta guía vas a descubrir qué es Everything, cómo funciona su índice ultrarrápido y cómo aprovechar EverythingToolbar para llevar ese buscador directo a la barra de tareas. Veremos desde la instalación hasta trucos avanzados, pasando por filtros, marcadores, exportación de resultados e incluso cómo acceder a tus archivos desde otros dispositivos mediante servidor web o ETP.

Qué es Everything y cómo funciona su búsqueda ultrarrápida

Everything es un motor de búsqueda de archivos para Windows que destaca por una velocidad casi inmediata. A diferencia de la búsqueda nativa de Windows, que suele ser lenta y pesada, Everything crea un índice propio de tus unidades y trabaja con él en tiempo real, con un consumo mínimo de recursos.

Cuando ejecutas Everything por primera vez, el programa genera un índice de todos los volúmenes locales formateados con NTFS. Este proceso de indexado inicial suele durar apenas unos segundos, incluso si tienes muchos archivos, y solo se hace una vez salvo que añadas nuevas unidades o cambies opciones de índice. Si necesitas ajustar cómo funciona la indexación en Windows puedes consultar guías para activar la indexación de búsqueda o revisar otras opciones relacionadas.

Una vez que el índice está creado, la ventana principal muestra automáticamente todos los archivos y carpetas detectados. A partir de ahí, basta con escribir en el cuadro de búsqueda para ir filtrando en tiempo real, viendo cómo la lista se reduce conforme añades más caracteres o aplicas filtros avanzados.

La aplicación está diseñada para tener un impacto mínimo en el rendimiento del sistema, aprovechando los momentos en los que no estás usando intensamente el PC para actualizar el índice. Por eso es ideal tanto en equipos potentes como en ordenadores más antiguos.

Everything se centra en la búsqueda por nombre de archivo y carpeta, lo que explica su rapidez. Si necesitas buscar texto dentro de los archivos, puedes combinarlo con otras herramientas o recurrir a las opciones de búsqueda avanzada de Windows, pero para localizar rutas de forma inmediata es difícil encontrar algo más eficaz.

Elementos principales de la ventana de búsqueda de Everything

Ang screen sa Ang tanan nga está organizada de forma bastante simple, pero cada zona de la ventana cumple un papel muy concreto para que puedas trabajar rápido y sin distracciones.

En la parte superior encontrarás el menú clásico con opciones de Archivo, Edición, Ver, Búsqueda, Marcadores, Herramientas y Ayuda. Desde ahí puedes exportar resultados, cambiar la apariencia, acceder a la búsqueda avanzada, gestionar filtros, abrir el editor de listas de archivos, configurar servidores ETP/HTTP y mucho más.

Justo debajo está el kahon sa pagpangita, donde puedes escribir el nombre completo o parcial del archivo que quieres localizar. Si necesitas algo más sofisticado, puedes abrir la Advanced nga pagpangita desde el menú Búsqueda para combinar condiciones (por tipo, fecha, tamaño, ubicación, etc.), o consultar en Ayuda la lista de sintaxis básica y avanzada anaa.

En la zona central aparece la hit listahan, donde verás rutas, nombres, tamaños, fechas de modificación y otros datos. Puedes ordenar los resultados haciendo clic en el encabezado de cualquier columna y volver a pulsar para invertir el orden ascendente/descendente. Con un clic derecho sobre la cabecera puedes mostrar u ocultar columnas según lo que te interese ver.

Para abrir un archivo o carpeta en mi PC, igo na sa hacer doble clic o seleccionarlo y pulsar Intro. También puedes arrastrar y soltar los elementos hacia otras aplicaciones (por ejemplo, un editor de vídeo, un cliente de correo o una ventana de subida de archivos del navegador). Con el botón derecho verás un menú contextual con muchas acciones disponibles sobre el resultado seleccionado.

En la parte inferior se encuentra la status bar, donde se muestran el número de resultados, filtros activos y ciertas opciones de búsqueda. Si haces clic derecho sobre la barra de estado puedes cambiar configuraciones de búsqueda, y con un doble clic sobre una opción concreta la desactivas rápidamente sin tener que ir a las opciones generales.

Mostrar y gestionar ventanas de Everything

Por defecto, Everything suele trabajar con una única ventana de búsqueda. Cuando lo abres desde el acceso directo o el área de notificación, se restaura esa misma ventana si ya estaba ejecutándose, lo que ayuda a mantener el consumo de recursos muy controlado.

Si prefieres tener varias búsquedas independientes, puedes habilitar la opción de crear nuevas ventanas. En las preferencias encontrarás ajustes como “Crear una nueva ventana desde el área de notificación” o “Crear una nueva ventana al ejecutar Everything”, que permiten abrir múltiples instancias con búsquedas distintas al mismo tiempo.

Esto es muy práctico cuando estás, por ejemplo, organizando proyectos en diferentes discos o carpetas y quieres tener una búsqueda centrada en documentos, otra en imágenes y otra en archivos de vídeo, sin mezclarlo todo en la misma vista.

EverythingToolbar: búsqueda instantánea desde la barra de tareas

EverythingToolbar es un complemento que integra la potencia de Everything directamente en la barra de tareas de Windows. En lugar de abrir la ventana del programa cada vez, puedes lanzar búsquedas al vuelo desde la propia barra, sustituyendo (o complementando) la búsqueda estándar de Windows.

Esta utilidad aprovecha el mismo índice y la misma tecnología de búsqueda de Everything, de modo que los resultados aparecen al instante según escribes. Desde ahí puedes localizar archivos, carpetas e incluso aplicaciones que tengas instaladas, simplemente tecleando su nombre sin navegar manualmente por el Explorador; si te interesa cómo localizar aplicaciones usando el índice de Windows puedes ver guías sobre localizar apps en Windows 11.

Hinungdanon nga ibutang ang atensyon EverythingToolbar no incluye el programa Everything. Necesitas tener instalado previamente Everything en tu sistema para que el complemento pueda usar su índice. Una vez cumplido ese requisito, la integración es bastante fluida.

La instalación de EverythingToolbar suele realizarse descargando el paquete, extrayendo su contenido y ejecutando el archivo install.cmd como administrador. Después, debes habilitar el elemento desde el menú contextual de la barra de tareas de Windows, donde se añade como una barra o elemento adicional.

Una vez activo, EverythingToolbar reemplaza de forma efectiva la función de búsqueda estándar, permitiendo que abras archivos, carpetas o programas directamente desde la barra con solo escribir unas letras. Esto ahorra muchos clics y hace que el flujo de trabajo diario sea más ágil.

Descarga, instalación y puesta en marcha de Everything

Para comenzar a usar Everything, lo primero es ir a la página oficial de VoidTools, el desarrollador del programa. Desde ahí puedes descargar tanto la versión instalable como la versión portable, según lo que te resulte más cómodo.

La edición instalable se comporta como cualquier otro programa de Windows: ejecutas el instalador y sigues los pasos del asistente. Suele ser la mejor opción si vas a usar Everything a diario, porque se integra mejor con el sistema, el menú Inicio y el área de notificación.

Si prefieres no modificar demasiado el sistema o quieres llevar el programa en un pendrive, puedes optar por la portable nga bersyon. En este caso solo tienes que descomprimir el archivo descargado y ejecutar el ejecutable desde la carpeta. No requiere instalación tradicional y puedes mover la carpeta donde quieras.

Al abrir Everything por primera vez, el programa se encargará de crear el índice de todos tus archivos y carpetas en las unidades locales NTFS. Este proceso se realiza en segundo plano y suele ser muy rápido. A partir de ese momento, el índice se mantiene actualizado automáticamente.

Si el programa se muestra en inglés, puedes cambiar el idioma sin complicaciones desde Mga himan> Mga kapilian, buscando la sección de idioma y escogiendo “Español (España)” o el que prefieras dentro de la lista disponible.

Cómo buscar con Everything: de lo básico a lo avanzado

La forma más sencilla de usar Everything es escribiendo el nombre del archivo en el cuadro de búsqueda. A medida que vas tecleando, los resultados se filtran al instante. No necesitas pulsar Intro para lanzar la búsqueda; el filtrado es totalmente dinámico.

Si no recuerdas el nombre exacto, puedes echar mano de comodines y patrones. Por ejemplo, si solo te suena que el archivo tenía la palabra “informe” en algún punto del nombre, puedes buscar esa cadena y Everything te mostrará todos los archivos y carpetas que la contengan.

Los comodines tipo asterisco resultan muy útiles en búsquedas borrosas: escribir algo como *video*proyecto* te devolverá cualquier archivo cuyo nombre incluya esas dos palabras en cualquier posición. Esto ayuda mucho cuando el nombre es largo o poco descriptivo.

Para quienes necesitan hilar más fino, Everything soporta filtros y sintaxis avanzada. Un ejemplo clásico es el comando dm:today, con el que puedes mostrar únicamente los archivos cuya fecha de modificación es hoy. Es ideal para localizar lo que has estado tocando recientemente sin tener que recordar rutas.

La lista de filtros avanzados es bastante amplia (por tipo, fecha, tamaño, etc.), y puedes consultarla en Ayuda o acceder a la Advanced nga pagpangita desde el menú Búsqueda. Ahí puedes construir consultas complejas sin memorizar todas las expresiones.

Ordenar y manipular resultados de búsqueda

Todo lo que aparece en la lista de resultados de Everything se puede ordenar por la columna que prefieras. Si, por ejemplo, estás buscando un conjunto de archivos y te interesa ver los más recientes, solo tienes que hacer clic en “Fecha de modificación” para reordenar la lista.

Un segundo clic en el encabezado de la misma columna invierte el sentido del orden, pasando de ascendente a descendente o viceversa. Así puedes cambiar rápidamente de ver “los más antiguos primero” a “los más recientes primero”, según lo que te interese en cada momento.

Si haces clic derecho en el encabezado de la tabla puedes activar o desactivar columnas como Ruta, Tamaño, Fecha de creación, etc. De esta forma adaptas la vista a tus necesidades: más minimalista si solo te importa el nombre o más detallada si quieres inspeccionar bien la información.

Para abrir un resultado basta un doble clic o seleccionarlo y pulsar Intro, pero también puedes arrastrar y soltar directamente los archivos hacia otros programas, como editores de imagen, gestores de proyectos, clientes FTP o formularios de subida en el navegador.

El menú contextual que aparece con el botón derecho sobre un resultado incluye acciones específicas según el tipo de archivo y atajos muy cómodos, como abrir la ubicación de la carpeta, copiar ruta, renombrar, etc. Esto reduce bastante el tiempo que pasas navegando por el Explorador tradicional.

Ver cambios recientes en tiempo real

Everything también resulta muy útil para monitorizar archivos que se van creando o modificando en el sistema. Por ejemplo, si quieres ver qué documentos se han editado hoy, puedes usar el filtro dm:today para centrarte solo en ese día.

Una vez tengas los resultados filtrados, puedes hacer clic derecho en un espacio vacío de la lista, seleccionar “Ordenar por > Fecha de modificación” y así verás cómo Everything actualiza los cambios en tiempo real. Los archivos que se vayan modificando irán apareciendo o cambiando de posición en esa lista.

Esta función es especialmente interesante para seguir la pista a carpetas de trabajo activas, monitorizar descargas, o ver qué archivos genera una aplicación concreta mientras está funcionando.

Exportar resultados a CSV, TXT o EFU

Otra función interesante de Everything es la posibilidad de exportar la lista de resultados a archivos CSV, TXT o EFU. Esto es muy útil cuando necesitas documentar qué archivos hay en una carpeta, compartir un listado con otra persona o procesar esa información en otra herramienta.

Para hacerlo solo tienes que ir al menú Archivo y elegir “Exportar…”. A continuación seleccionas el formato que prefieras (por ejemplo CSV para abrirlo en Excel) y la ubicación donde quieres guardar el fichero. Todo lo que esté visible en la lista se incluirá en la exportación.

Filtros predefinidos y barra de filtros

Los filtros de Everything son búsquedas preconfiguradas que se pueden activar con un clic. Por ejemplo, puedes tener filtros para mostrar solo archivos de audio, solo vídeo, solo imágenes, etc., sin tener que escribir expresiones avanzadas cada vez.

Gikan sa menú Búsqueda puedes seleccionar el filtro que te interese y se aplicará inmediatamente a la lista de resultados. El filtro activo aparece indicado en la barra de estado, y si haces doble clic sobre su nombre se desactiva al instante.

Si quieres tener los filtros siempre a la vista, puedes activar la barra de filtros desde el menú Vista. Esto añade una zona en la ventana desde la que puedes cambiar rápidamente de un filtro a otro sin entrar en menús.

Además, Everything permite personalizar y crear filtros nuevos, ajustados a tus necesidades concretas (por ejemplo, “proyectos de trabajo”, “archivos temporales”, “copias de seguridad”, etc.). Toda esta parte se gestiona desde las opciones de filtros avanzados.

Marcadores: guardar búsquedas y vistas personalizadas

Los marcadores de Everything funcionan como favoritos de búsqueda. Permiten guardar no solo el texto de búsqueda, sino también el filtro activado, el tipo de ordenación y el índice utilizado, de forma que puedas volver a esa vista exactamente como estaba.

Esto viene genial cuando tienes búsquedas recurrentes muy específicas, como una carpeta de proyectos con ciertas extensiones, archivos recientes en una ruta concreta o listados de trabajo que consultas varias veces al día.

Una vez guardas un marcador, puedes volver a él en cualquier momento desde el Menu sa mga bookmark, sin necesidad de reconstruir la consulta manualmente. Es una herramienta muy potente para crear “paneles” de trabajo personalizados dentro de Everything.

Acceso remoto: servidor HTTP y servidor ETP

Everything va un paso más allá permitiendo que lances un pequeño servidor web desde tu propio PC. Mediante la función de servidor HTTP puedes acceder al índice de archivos desde tu móvil u otros dispositivos, usando simplemente un navegador.

Esto significa que, estando en la misma red, puedes buscar y acceder a tus archivos desde el teléfono sin tener que encender directamente el ordenador o sin sentarte delante de él. Es especialmente útil si usas el PC como servidor doméstico de documentos o multimedia.

Además del servidor HTTP, Everything también puede funcionar como servidor ETP (Everything Transfer Protocol). Esta modalidad está pensada para acceder al índice de archivos desde otro ordenador de la red utilizando el propio cliente de Everything.

En ambos casos, las opciones de configuración permiten controlar el acceso, las carpetas compartidas y la seguridad, de forma que solo las personas autorizadas puedan ver o descargar tus archivos.

Personalizar fuentes, colores y administrador de archivos

La apariencia de Everything se puede adaptar bastante a tus gustos. Desde las opciones puedes modificar las fuentes y colores utilizados en la lista de resultados, ajustando tamaño de letra, tipo de fuente y tonos de fondo o texto.

Si quieres un nivel de personalización aún mayor, puedes editar el archivo Tanan.ini, donde se guardan muchas de las preferencias internas del programa. Esto permite cambiar prácticamente cualquier aspecto estético si sabes lo que estás tocando.

Otra característica interesante es que puedes definir un administrador de archivos externo. Es decir, en lugar de abrir las carpetas con el Explorador de Windows por defecto, puedes configurar Everything para que use un gestor de archivos alternativo (como Total Commander, Directory Opus, etc.).

De este modo, cuando abras una ruta desde Everything, se lanzará directamente el administrador externo que prefieras, integrando mejor el programa en tu flujo de trabajo habitual.

Índices, listas de archivos y exclusiones

El corazón de Everything es su sistema de índices. Además de incluir de forma automática los volúmenes locales NTFS, puedes añadir carpetas y listas de archivos adicionales para que también formen parte de la base de datos de búsqueda.

Las listas de archivos permiten, por ejemplo, crear instantáneas del contenido de un NAS, un CD, un DVD o un Blu-ray y añadirlas al índice. De esta manera, aunque el dispositivo no esté conectado, puedes seguir buscando en su listado de archivos como si lo estuviera.

Para gestionar estas listas existe un Editor de listas de archivos accesible desde el menú Herramientas. Desde ahí puedes crear, modificar y eliminar listas, así como decidir qué se incluye exactamente en cada una.

En las opciones generales también es posible excluir carpetas o tipos de archivo del índice. Esto sirve para evitar que Everything tenga en cuenta rutas irrelevantes (como temporales del sistema) o extensiones que no quieras ver en las búsquedas.

Combinando Everything con EverythingToolbar, filtros, marcadores, listas de archivos y personalización de atajos, tu forma de buscar y abrir archivos en Windows cambia por completo: pasas de perder tiempo navegando por carpetas a localizar cualquier recurso en cuestión de segundos, desde la barra de tareas o desde la ventana del programa, con un flujo de trabajo mucho más ágil y ordenado.