Chì ghjè a modalità cunfidenziale di Gmail è quandu duvete attivalla?

¿Chì ghjè a "modalità cunfidenziale" di Gmail è quandu duvete attivalla? Questa modalità d'inviu speciale vi permette di limità ciò chì u destinatariu pò fà cù u vostru email.Impedisce à l'utilizatori di trasmettelu, di copià u so testu, di scaricà allegati o di stampà u so cuntenutu. Pudete ancu stabilisce una data di scadenza o ancu dumandà un codice SMS per apre lu. Ùn hè micca infallibile, ma quandu hè adupratu currettamente, riduce significativamente i risichi quandu si travaglia cù informazioni sensibili.

U modu cunfidenziale di Gmail hè un modu particulare di mandà email In questu modu, Google applica restrizioni à u messagiu è à i so allegati, limitendu a capacità di u destinatariu di sparte informazioni. Quandu attivate questu modu, l'opzioni di spartera abituali di u destinatariu spariscenu. avanti, copia, scarica è stampa u cuntenutu.

In più di bluccà quelle azzioni, Gmail vi permette di stabilisce una data di scadenza. Per u messagiu: dopu à quellu periodu, u destinatariu ùn puderà più vedelu. Pudete ancu revucà manualmente l'accessu in ogni mumentu se vi dispiace di ciò chì avete mandatu o se rilevate un errore da parte di u destinatariu. Questu hè particularmente utile quandu si tratta di documenti cunfidenziali, dati persunali o cumunicazioni interne sensibili.

A funzione incorpora ancu un sistema supplementu di verificazione di passwordPudete dumandà à u destinatariu di avè bisognu di un codice per apre l'email: sia una semplice verificazione (chì in certi casi hè mandata per email) sia un codice mandatu per SMS à u telefuninu di u destinatariu. In questu secondu scenariu, solu qualchissia chì hà accessu à quellu numeru di telefunu puderà vede u cuntenutu.

Hè impurtante capisce chì a modalità cunfidenziale ùn cripta magicamente l'email da punta à punta.Invece, cambia u modu in cui u cuntenutu hè mandatu. Gmail ùn manda micca u testu è l'allegati direttamente cum'è un missaghju nurmale; invece, genera un ligame sicuru chì pò esse accessu solu sottu à e cundizioni chì avete stabilitu (scadenza, verificazione, ecc.).

Questa funzione hè dispunibule sia per i conti Gmail persunali sia per Google Workspace.È in l'ambienti cummerciali, l'amministratori ponu decide se permette o micca u so usu, sia in tuttu u duminiu sia solu in certe unità urganizative (per esempiu, attivà lu per u dipartimentu legale è disattivà lu per u restu).

Cumu funziona a modalità cunfidenziale internamente

Quandu mandate un missaghju in modu cunfidenziale, Gmail ùn furnisce micca u corpu di l'email "cum'è hè". à u servitore di u destinatariu. Ciò chì face hè di almacenà u cuntenutu nantu à i sistemi di Google è di rimpiazzallu cù un ligame cuntrullatu. Per qualchissia chì usa Gmail, u risultatu pare un email nurmale, ma in realtà, accede à quellu cuntenutu ospitatu in modu gestitu.

Sè u destinatariu ùn usa micca Gmail, riceverà un missaghju cù un ligame. di u tipu "Vede l'email" o simile. Clicchendu ci si apre una pagina Google sicura induve duverete cunnettassi o inserisce u codice di verificazione, secondu cumu avete cunfiguratu a consegna. In questu modu, mantenete u cuntrollu indipendentemente da u fornitore di email di u destinatariu.

E restrizioni tipiche in questu modu affettanu tuttu u pacchettu di cuntenutuTestu, imagine incrustate è allegati. U destinatariu puderà leghje è vede in anteprima l'allegati se u furmatu hè cumpatibile, ma ùn averà accessu à e funzioni per salvà li in u so urdinatore, trasmette li à un'altra persona o stampà l'email da Gmail.

Ci hè una limitazione impurtante chì duvete tene à mente.Ancu s'è l'opzioni di copia, scaricamentu o stampa sò bluccate, Gmail ùn pò micca impedisce cumpletamente à qualchissia di fà cusì. screenshotFate una cattura di schermu cù u vostru telefunu o aduprate un software maliziosu per copià u cuntenutu. Google prova à limità e screenshots in certi ambienti, ma in pratica, ci hè sempre un modu per bypassà sta prutezzione.

Un altru dettagliu tecnicu chjave hè chì l'e-mail in modu cunfidenziale ùn ponu esse prugrammati. da mandà dopu. Sè vo site qualchissia chì usa sempre "Pianificà l'inviu" per fà mandà i missaghji à un mumentu specificu, tenite à mente chì sta funzione hè incompatibile cù a modalità cunfidenziale: duverete mandalli subitu.

Vantaghji, limitazioni è quandu attivallu

U principale vantaghju di a modalità cunfidenziale hè chì riduce l'esposizione involuntaria di l'infurmazioni sensibili.Sè un destinatariu clicca accidentalmente "Avanti" o prova à scaricà un allegatu per spartelu, ùn puderà micca fà lu. Questu impedisce parechji sbagli cumuni in u travagliu è in u persunale.

A scadenza di i missaghji hè un altru puntu assai interessantePudete sceglie di rende un email accessibile solu per un ghjornu, una settimana, un mese, o ancu parechji anni (i intervalli tipici sò da 1 ghjornu à 5 anni). Dopu quellu tempu, sia u corpu di u messagiu sia qualsiasi allegati diventanu indisponibili per u destinatariu, ancu s'ellu pò ancu vedelu in a so casella di posta.

A capacità di revucà l'accessu in ogni mumentu aghjusta una rete di sicurezza supplementaria.Sè avete mandatu un email à a persona sbagliata, avete inclusu infurmazioni chì vi pentirete dopu, o avete semplicemente cambiatu idea, basta à andà à u vostru cartulare Elementi mandati, apre l'email cunfidenziale è cliccà nantu à l'opzione per rimuovere l'accessu. Da quellu mumentu in poi, u destinatariu ùn puderà più apre lu.

Tuttavia, questu modu ùn hè micca un scudo assolutu è hà limitazioni chjare.Cum'è digià mintuvatu, ùn pò micca impedisce u bloccu di screenshots o foto, è s'è u destinatariu hà l'intenzione di viulà a vostra fiducia, truverà sempre modi per salvà l'infurmazioni. Inoltre, in ambienti aziendali stretti, pò entre in cunflittu cù e pulitiche d'archiviazione, audit o eDiscovery perchè certi accessi ùn sò micca inclusi in i flussi di travagliu standard.

Hè cunsigliatu d'attivà a modalità cunfidenziale in situazioni induve avete bisognu di un cuntrollu supplementu.L'inviu di cuntratti, certificati, documenti d'identità, informazioni finanziarie, dati medichi, cumunicazioni interne sensibili, o ligami chì devenu cessà di funziunà in una data specifica ùn hè micca cunsigliatu. Ùn deve esse adupratu indiscriminatamente, postu chì aghjusta passi per u destinatariu è pò cumplicà e cose s'ellu ùn ne hà micca bisognu.

Cumu mandà un email cunfidenziale da Gmail nant'à un urdinatore

U prucessu per aduprà a modalità cunfidenziale da a versione web di Gmail hè abbastanza intuitivu.Ma vale a pena di fà lu passu à passu per esse sicuru di ùn mancà nunda. L'idea hè di cumpone u vostru email cum'è di solitu è, ghjustu prima di mandallu, attivà a modalità è aghjustà i paràmetri di scadenza è di verificazione.

Quessi sò i passi basi nantu à un urdinatore:

• Aprite Gmail è cliccate nant'à "Scrivite" per creà un novu missaghju.
• Scrivite u destinatariu, l'ughjettu è u cuntenutu da l'email, è aghjunghje i fugliali chì avete bisognu di mandà.
• In fondu à a casella di cumpusizione, cliccate nantu à l'icona di lucchettu cù un orologio. (Questu hè u buttone di modu cunfidenziale.) Sè l'avete digià utilizatu è vulete cambià i paràmetri, viderete l'opzione "Mudificà".
• Si apre una finestra pop-up induve pudete sceglie a data di scadenza. di u messagiu è s'è vo vulete chì una password sia necessaria.
• In a sezzione di password pudete sceglie trà dui modi:
  • "Nisuna password via SMS"L'utilizatori chì aprenu l'email da l'applicazione o u situ web Gmail puderanu vedelu direttamente; quelli chì ùn utilizanu micca Gmail puderanu riceve un codice in un altru email per verificà a so identità.
  • "Password via SMS"U destinatariu averà bisognu di inserisce un codice chì li serà mandatu per SMS. Hè ubligatoriu inserisce u numeru di telefunu di u destinatariu, micca u vostru.
• Una volta chì tuttu hè statu cunfiguratu, cliccate nant'à "Salvà". è dopu mandate l'email cum'è di solitu.

Ricurdatevi chì l'impostazione di a modalità cunfidenziale affetta sia u testu sia l'allegati.Tuttu u cuntenutu di u missaghju hè sottumessu à e restrizioni di scadenza, verificazione è copia o scaricamentu chì avete appena definitu.

Cumu attivà a modalità cunfidenziale da u vostru telefuninu mobile

Sè vo aduprate di solitu Gmail da u vostru telefuninu (Android o iOS), avete ancu a modalità cunfidenziale à portata di manu.A situazione di l'impostazione cambia ligeramente paragunata à a versione desktop, ma a logica hè a listessa: cumponite l'email è, prima di mandallu, attivate l'opzione è sceglite cumu vulete prutegelu.

Per aduprà a modalità cunfidenziale in l'applicazione GmailStu flussu generale seguita:

• Apri l'applicazione Gmail nant'à u vostru smartphone è cliccate nant'à u buttone per cumpone un novu email.
• Scrivite u destinatariu, l'ughjettu è u missaghjuè aghjunghje i fugliali s'ellu hè necessariu.
• Toccate u menu à trè punti in l'angulu in cima à diritta da u schermu mentre scrivite.
• Selezziunate l'opzione "Modu cunfidenziale" in u menù dispunibule.
• Si apre una schermata per cunfigurà a data di scadenza è a password., cù intervalli di scadenza simili à quelli di u web (da 1 ghjornu à 5 anni) è e duie opzioni di verificazione (standard o SMS).
• Cunfigurà i paràmetri chì vulete è cliccate nant'à "Salvà".
• Mandate l'email nurmalmenteDa quellu mumentu in poi, tutte e restrizioni definite saranu applicate.

In l'operazioni di ogni ghjornu, sta prucedura dura solu uni pochi di secondi in più cà una spedizione nurmale.Dunque, hè fattibile aduprà lu regularmente fintantu chì u cuntenutu u ghjustifica. Tuttavia, ricordatevi d'informà u destinatariu s'ellu ùn hè micca familiarizatu cù stu sistema, affinchì ùn si allarminu micca quandu li dumandanu un codice o scoprinu chì ùn ponu micca trasmette u messagiu.

Cumu apre un email cunfidenziale cum'è destinatariu

L'esperienza di qualchissia chì riceve un email cunfidenziale dipende da dui fattori chjaveCh'elli utilizinu o micca Gmail è s'ellu u mittente hà attivatu a verificazione di a password (in particulare s'ellu hè via SMS) sò fattori da cunsiderà. Ancu cusì, u prucessu hè di solitu abbastanza guidatu, è l'interfaccia vi dice ciò chì fà à ogni passu.

Sè vo aduprate un contu Gmail è u mittente ùn hà micca dumandatu una password via SMSIn a maiò parte di i casi, pudete apre l'email direttamente da u situ web o da l'applicazione aghjurnata senza alcun passu supplementu. Viderete u messagiu cum'è di solitu, ma senza i buttoni di trasmissione, scaricamentu o stampa. Sè utilizate un altru cliente di email cunnessu à Gmail (per esempiu, orticultura), pò cumparisce un ligame cum'è "Vede l'email" chì vi purterà à una pagina Google induve duverete cunnettassi.

Quandu u mittente attiva l'opzione "Password per SMS"U prucessu aghjusta una misura di sicurezza supplementaria. Quandu pruvate à apre u messagiu, u sistema mostrarà un buttone cum'è "Mandà a password"; appughjendu lu, un codice serà mandatu per SMS à u numeru di telefunu chì hè statu cunfiguratu per voi. Duverete inserisce quellu codice nant'à u screnu per accede à u cuntenutu.

Sè u vostru indirizzu ùn hè micca un indirizzu Gmail (per esempiu, utilizate un email corporativu o unu di un altru fornitore)Riceverete ancu un missaghju cù un ligame per "Vede l'email" in l'interfaccia sicura di Google. Da quì, vi pò esse dumandatu di cliccà "Mandà a password" è di verificà i vostri missaghji SMS o, secondu i paràmetri di u mittente, di verificà un email supplementu chì cuntene un codice di verificazione.

In tutti i casi, e restrizioni di copia, trasmissione, scaricamentu o stampa resteranu in vigore.Puderete leghje l'email è, s'ellu ùn hè micca scadutu è u vostru accessu ùn hè micca statu revucatu, vede in anteprima qualsiasi allegati cumpatibili; ma ùn averete micca accessu à e funzioni tipiche per sparte o salvà cuntenutu direttamente da Gmail.

Chì succede quandu un email scade o l'accessu hè revucatu?

Una volta chì a data di scadenza stabilita da u mittente hè stata righjunta, u messagiu ùn hè più accessibile. Per u destinatariu, ancu s'ellu pò ancu cumparisce visualmente in a so casella di posta o archiviu, quandu provanu à apre, scopriranu chì ùn ponu più vede u cuntenutu o scontranu un missaghju chì dice chì l'email hè scadutu.

U mittente pò ancu piglià l'iniziativa è revucà l'accessu prima di a data di scadenza.Per fà questu, apre Gmail nant'à un urdinatore, andate à u cartulare "Inviati", truvate l'email cunfidenziale è cliccate nant'à l'opzione "Eliminà l'accessu". Da quellu mumentu in poi, ogni tentativu da parte di u destinatariu d'apre u messagiu mostrerà un errore o un avvisu chì ùn hà più u permessu.

Sì sì quellu chì riceve l'email scadutu o l'errore d'accessu eliminatuHè assai prubabile chì u mittente hà decisu di taglià l'accessu o chì avete superatu u limite di tempu inizialmente cunfiguratu. In questu casu, a vostra sola opzione hè di cuntattà quella persona per allargà a data di scadenza o di fà li rinvià l'infurmazioni in un novu missaghju cunfidenziale.

L'errori ponu ancu accade in relazione à i numeri di telefonu utilizati per a verificazione SMS.Gmail supporta solu i codici mandati à certi paesi è regioni (cum'è l'America di u Nordu, gran parte di l'America di u Sud, l'Europa, l'Australia è certi territorii asiatichi cum'è a Corea, l'India è u Giappone). Sè pruvate à cunfigurà un numeru chì ùn hè micca in una regione supportata, viderete un missaghju chì dice chì ùn pò micca esse adupratu.

Questi meccanismi di scadenza è di revoca sò particularmente utili in cuntesti di travagliu. induve i ducumenti tempuranei, i rapporti sensibili, o i dati persunali chì ùn devenu micca esse accessibili indefinitamente sò spartuti. Stabiliscendu cù cura i limiti di tempu, pudete riduce significativamente a finestra di esposizione di l'infurmazioni.

Gestione di a modalità cunfidenziale per l'amministratori di Google Workspace

In l'ambienti corporativi, l'amministratori anu l'ultima parola nantu à a dispunibilità o micca di a modalità cunfidenziale. Per l'utilizatori. Da a cunsola d'amministrazione di Google, pò esse attivatu o disattivatu à u livellu di u duminiu o applicatu solu à certe unità urganizative, secondu a pulitica interna di l'impresa.

Per gestisce sta funzione à livellu mundiale in l'urganizazione, l'amministratore deve:

• Cunnettatevi à a cunsola d'amministrazione cù un contu chì hà privilegi d'amministratore.
• Andate à a sezzione "Applicazioni", dopu à "Google Workspace" è dopu à "Gmail"..
• Aprite a sezzione "Impostazioni utilizatore" è scorrite finu à "Modu cunfidenziale"..
• Marcate o desmarcate a casella "Attivà a modalità cunfidenziale"è salvà i cambiamenti.

I cambiamenti ùn sò micca generalmente immediati.Google indica chì sti cambiamenti ponu piglià finu à 24 ore per propagassi cumpletamente in tuttu u duminiu, ancu s'è in pratica sò spessu applicati assai prima. Hè cunsigliatu di tene questu in mente quandu si pianifica un implementazione o un cambiamentu di pulitica.

Sè vo vulete gestisce a modalità cunfidenziale per unità urganizative (OU)U prucessu hè simile, ma prima di aghjustà l'impostazione, duvete selezziunà l'OU specifica in u pannellu di manca (per esempiu, "Risorse Umane", "Finanza", "Marketing", ecc.). Dopu andate à a sezione "Modu Cunfidenziale", attivatela o disattivatela, è salvate i cambiamenti per quella unità particulare.

Disattivà a modalità cunfidenziale impedisce à l'utilizatori di mandà email cù sta modalità.Tuttavia, ùn impedisce micca, in sè stessu, a so ricezione. Sè una urganizazione cunsidereghja i missaghji cunfidenziali in entrata cum'è problematichi per scopi di audit, cunfurmità o archiviazione, deve creà regule di cunfurmità specifiche per a gestione di sti tipi di email.

Bluccà i missaghji entranti in modu cunfidenziale in l'imprese

Certe urganisazione preferiscenu impedisce chì l'email cunfidenziali ghjunghjenu à i so utilizatoriPerchè sti tipi di missaghji limitanu l'ispezione di u cuntenutu, l'archiviazione, o i prucessi legali di eDiscovery. Per risolve questu prublema, Google Workspace offre un sistema di regule di cunfurmità chì permette à sti tipi di email d'esse identificati è rifiutati à l'arrivu à u duminiu.

A prucedura generale per bluccà i missaghji cunfidenziali in entrata hè a seguente:

• In a cunsola d'amministrazione, accede à i paràmetri di Gmail. è entre in a sezzione dedicata à "Conformità cù e norme di cuntenutu".
• Cliccate nant'à "Configure" per creà una nova impostazioneS'è e regule esistenu digià, pudete selezziunà "Aghjunghje un'altra regula".
• Assignà un nome descrittivu à a regula (per esempiu, "Bloccu di modu cunfidenziale in entrata").
• In a sezzione "Missaghji Affettati", selezziunate l'opzione "In Entrata". cusì chì a regula s'applica solu à l'email chì ghjunghjenu à u duminiu.
• In a sezzione di l'espressioni, aghjunghjite una cundizione basata nantu à i metadati è sceglite cum'è attributu "Modu cunfidenziale Gmail", cù u tipu di currispundenza "U messagiu hè in modu cunfidenziale Gmail".
• In u bloccu d'azzioni, selezziunate "Rigettà u missaghju" è, s'ellu hè necessariu, scrive un testu persunalizatu chì serà mandatu automaticamente à u mittente per spiegà u mutivu di u rifiutu.
• Mantene a regula è aspetta ch'ella si sparghji (di novu, u tempu massimu stimatu hè di circa 24 ore).

Questu approcciu permette l'applicazione di pulitiche di sicurezza è di cunfurmità assai precise.Per esempiu, pudete bluccà a ricezione di email cunfidenziali da fora di l'urganizazione ma permette sempre u so usu internu, o restringeli solu à certi dipartimenti. Tuttu dipende da i bisogni legali è operativi di ogni urganizazione.

E migliori pratiche è cunsiglii di sicurezza quandu si usa a modalità cunfidenziale

Ancu s'è a modalità cunfidenziale furnisce livelli supplementari di prutezzione, ùn hè micca un sustitutu di u sensu cumunu.Prima di mandà un email cù informazioni assai sensibili, vale a pena cunsiderà s'ellu ci vole veramente à mandà lu per email o s'ellu saria più prudente aduprà altri metudi di crittografia più robusti o di spartera sicura di fugliali.

Una raccomandazione chjave hè di aghjustà attentamente a data di scadenza.Per i ducumenti estremamente sensibili, pudete vulè stabilisce scadenze brevi (un ghjornu, una settimana); per altre cumunicazioni, cum'è i cuntratti in corsu di revisione chì necessitanu tempu, hè preferibile dà à u destinatariu un tempu raghjonevule. L'usu di scadenze assurdamente corte serve solu à frustrà u destinatariu è à causà più rinvii o cunfusione.

Quandu u risicu hè altu, l'opzione di password SMS hè assai cunsigliata.À cundizione chì pudete gestisce in modu sicuru u numeru di telefonu di u destinatariu è ch'ellu si trovi in ​​una regione supportata da Google. Stu passu supplementu rende più difficiule per qualchissia chì hà ottenutu accessu à l'email (per esempiu, cunnettendusi à u contu senza permessu) di leghje u cuntenutu senza avè ancu u numeru di telefonu di u destinatariu.

Hè essenziale di verificà duie volte l'indirizzi email è i numeri di telefunu prima di mandà.Un solu errore in a cifra pò mandà l'infurmazione à a persona sbagliata o lascià u destinatariu incapace di apre u messagiu. Hè ancu una bona idea d'avvisà u destinatariu in anticipu chì riceverà un email cunfidenziale cù verificazione, affinchì ùn pensi micca chì sia phishing o spam.

In l'imprese, u sviluppu di a modalità cunfidenziale deve esse accumpagnatu da una furmazione minima.Spiegate ciò chì face è ciò chì ùn face micca sta funzione, quandu hè cunsigliatu di aduprà la, quali sò e date di scadenza tipiche è cumu gestisce i prublemi cum'è l'accessu scadutu o i missaghji SMS micca cunsegnati. Questu impedisce à l'utilizatori di ricorre à suluzioni micca sicure per via di una mancanza di cunniscenza.

A modalità cunfidenziale di Gmail diventa un strumentu assai praticu Per ottene u cuntrollu di a diffusione di l'infurmazioni via email, in particulare quandu hè cumminata cù pulitiche chjare, sensu cumunu è altre misure di sicurezza cumplementari. Aduprata giudiziosamente, permette à i dati sensibili di circulà in modu più sicuru è cù menu spaventi inutili, sia persunalmente sia prufessiunale.