Software DMS: Applicazioni chì vi permettenu di almacenà in modu sicuru a ducumentazione

La gestione di a documentazione legale Ùn si capisce più senza un Software DMS chì centralizanu, pruteggenu è rendenu i fugliali accessibili da qualsiasi dispositivu. Ancu s'è parechji studi legali anu sempre difficultà cù i prucessi basati nantu à carta, a realità hè chì e materie ghjuridiche sò cumplesse è richiedenu un software mudernu per simplificà i flussi di travagliu, minimizà i risichi è migliurà e relazioni cù i clienti. Quali app vi permettenu di almacenà documentazione legale? Ne avemu parlatu in questu articulu.

In questu, spieghemu cumu aduprà li in modu sicuru, e so caratteristiche più notevuli è e migliori suluzioni chì pudemu aduprà.

Chì ghjè un software per a gestione è l'archiviazione di a ducumentazione legale?

Un software di gestione di documenti legali (DMS) hè Un strumentu specializatu per almacenà, urganizà, versionà è seguità i fugliali digitali in imprese, studi di cunsulenza è dipartimenti legali.U so scopu hè chì u documenti critichi sò sicuri ma faciuli da truvà, cù ricerche avanzate, permessi basati nantu à i roli è tracciabilità.

Queste piattaforme includenu tipicamente una ricerca putente, una cullaburazione in tempu reale, un cuntrollu di versione è funzioni di cunfurmità. In u settore legaleInoltre, hè essenziale chì u sistema supporti l'automatizazione di u flussu di travagliu, u scambiu sicuru cù i clienti, e firme elettroniche è l'audit di l'azzioni.

Al di là di a sfera ghjuridica, I DMS facenu parte di l'ecosistema di gestione di cuntenutu d'impresa (ECM), incorporendu a digitalizazione (scansioni è OCR), l'archiviazione elettronica, a copia di salvezza è i livelli di sicurezza à livellu d'impresa per rispettà i standard GDPR è ISO.

Caratteristiche chjave chì duvete dumandà da un DMS legale

• Gestione è almacenamentu in u cloud è/o in i propri servitoriAccessu 24 ore su 7, XNUMX ghjorni su XNUMX da u web è u mobile, cù sincronizazione sicura è piani scalabili basati nantu à u vulume di dati, è a pussibilità di cloud-on-premises ibridi se a vostra pulitica IT l'esige.
• Facilità d'usu è implementazioneUn'interfaccia intuitiva accelera l'adozione è riduce a curva di apprendimentu; più prestu furnite valore, megliu serà u ritornu chì uttene, è menu resistenza interna ci serà.
• Modelli, dashboard è metadati persunalizabiliStandardizate i cuntratti, e rivendicazioni o i documenti cù mudelli è dashboard riutilizzabili per vede i progressi, e tappe impurtanti è e dipendenze; i metadati è i tag sò chjave per a categurizazione.
• Automatizazione di u flussuRimpiazzà i passi manuali cù regule è trigger (approvazioni, avvisi, assegnazioni), cù registri di versione è di attività per l'audit.

Tipi di DMS è funzioni cumuni

• Per implementazioneIn u cloud (accessu ubiquitariu, attritu riduttu è dipendenza da terze parti) o in situ (cuntrollu cumpletu, investimentu internu è manutenzione). Ci sò ancu ibridi per cumbinà i vantaghji.
• Per licenzaPruprietariu (supportu ufficiale, furmazione, SLA, costu più altu) vs open source (flessibilità è cumunità, richiede un venditore espertu o una squadra interna per a manutenzione).
• Capacità chjaveScansione è OCR, indicizazione di metadati, ricerca di cuntenutu o di parole chjave, cuntrollu di versione, permessi è audit, integrazioni (ERP, CRM, email) è flussi di travagliu (approvazioni).

U megliu software DMS (Gestione di Documenti Legali)

Avemu cumpilatu suluzioni aduprate da e squadre ghjuridiche per a gestione di casi, a ducumentazione, i carichi di travagliu è e relazioni cù i clienti. Avemu inclusu punti di forza, limitazioni, prezzi è valutazioni per una paragone precisa.

CliccateUp

ClickUp Docs furnisce un modu agile per creà, circà è collaborà nantu à documenti legali in u listessu ambiente di prughjettu. U so putente mutore di ricerca accelera a lucalizazione di i fugliali è A sicurità è l'accessibilità sò eccezziunali. Dispone di mudelli legali (gestione di i clienti, seguimentu di i casi è fatturazione) è ClickUp AI per scrive riassunti è aghjurnamenti.

PrezziGratuitu per sempre; Illimitatu $7/utilizatore/mese; Business $12/utilizatore/mese; Enterprise (cuntattu). ClickUp AI +$5/mese per membru nantu à i piani pagati.

Prughjettu ProProfs

Suite simplice per attività, calendarii è risorse, micca specificu legale, ma utile sè cercate simplicità è bon prezzu. Prughjettu ProProfs Genera fatture è rapporti, traccia u tempu è offre pannelli Gantt è Kanban. Manca di CRM avanzatu è chat di squadra.

U prezzu: $39,97/mese per utilizatori illimitati (annuale).

Asana

Asana Hè una Una piattaforma cumpleta di flussu di travagliu cù automatizazione, dipendenze è rapporti.Vi permette di vede i prublemi in una Cronologia, Lista o Tavola, di stabilisce obiettivi intelligenti è di creà regule senza codice. A so curva d'apprendimentu iniziale è e so ierarchie cumplesse ponu esse un ostaculu per certi utilizatori.

PrezziBasic (Gratuitu), Premium $ 10,99 / utilizatore / mese (annuale), Business $ 24,99 / utilizatore / mese (annuale).

Redbooth

Cuncentratu nantu à e squadre chì si combinanu Compiti, videochiamate HD è flussi persunalizati nantu à una sola piattaforma. Redbooth include mudelli, Gantt è bandiera d'emergenza per i travaglii critichi.

PrezziPro $9; Business $15/utilizatore/mese (annuale); Enterprise (cuntattu).

Trello

Trello hè cunnisciutu per u so Kanban simplice, avà cù Automatizzazioni di Butler è viste multiple (Cronologia, Calendariu, Tabella, Mappa)Un software DMS cun un grande ecosistema di power-up è integrazioni.

PrezziGratuitu; Standard $5; Premium $10/utilizatore/mese (annuale); Impresa (cuntattu).

Evernote

Ancu s'ellu hè statu creatu in origine per e note, parechji studi legali l'utilizanu. Evernote cum'è repositoriu ligeru è collaborativuScansione, salvate è cercate cù a ricerca avanzata. Integrate calendarii è attività.

PrezziGratuitu; Persunale $10,83; Prufessiunale $14,17/utilizatore/mese (annualmente).

DMS, ECM è CMS: differenze chì devenu esse chjare

Quandu si sceglie un software DMS, hè utile di chiarificà certi cuncetti chì sò spessu cunfusi:

• U DMS si cuncentra nantu à u ciclu di vita di i documenti (scansione, ordinamentu, almacenamentu, versionamentu, publicazione è spartera).
• L'ECM copre tuttu u cuntenutu di l'impresa (documenti, email, multimedia, dati), cù flussi d'infurmazione è guvernanza.
• U CMS hè generalmente orientatu versu gestione di cuntenutu web (siti, blog, intranet).

Si prevede chì u mercatu ECM ghjunghjerà à circa 67.590 miliardi di dollari in u 2023 è puderia superà i 131.200 miliardi di dollari in cinque anni., cù una crescita annuale di u 14%. Parechje PMI sprecanu capitale per via di inefficienze: finu à $ 20.000 à l'annu per via di prublemi di documenti è una media di 18 minuti per localizà un schedariu.

Open source è autoospitatu: suluzioni chì facenu a differenza

Se ci vole Cuntrollu cumpletu di i dati è persunalizazione, l'ecosistema open source offre alternative putentiEccu 10 opzioni eccezziunali è i so punti chjave.

• PapermarkOpen source, autoospitatu, documenti è cartulari illimitati, etichettatura bianca, duminii persunalizati è filigrane. Prezzi: Pianu gratuitu; $ 29 (3 posti) per a spartera di documenti; $ 59 sala dati sicura; $ 149 stanze illimitate; versione cumpletamente autoospitata.
• NextcloudSuite collaborativa cù Files, Talk, Groupware è Office (edizione in linea, calendariu, cuntatti è email). Sicurezza è cuntrollu d'accessu di livellu aziendale, è integrazione cù l'infrastruttura esistente. Prezzi: 37,49 € - 195 € / utente / annu secondu u pianu.
• Documentariu: Piattaforma di firma di documenti open source, Autoospitatu cù mudelli è regule intelligenti; s'integra cù Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. PrezziEnterprise $1188 per postu/annu; Giocatore unicu (senza prezzu publicu).
• OpenDocMan: prugramma DMS web in cunfurmità cù PHP ISO 17025 è OIE, cù u cuntrollu d'accessu, rivista automatizata, metadati, ricerche per autore/dipartimentu/categuria è URL sicuri. Limitazioni: UI cù persunalizazione limitata è curva per VOI. 
• Fusione di cartaCuncipitu per i ducumenti scansionati cù OCR è ricerca di testu cumpletu; multiutente, versioning, API REST è permessi granulari. Limitazioni: Cuncentratu nantu à e scansioni è pò mancà funzioni avanzate.

Cumu sceglie u vostru software DMS

Quessi sò l'aspetti da cunsiderà prima di sceglie un software DMS o un altru:

• Esperienza di u fornitoreCercate partenarii chì capiscenu i prucessi ghjuridichi è chì ponu aiutà vi cù l'implementazione, a furmazione è a continuità di l'attività.
• Facile à adupràUn strumentu utilizabile riduce a resistenza interna; cù una breve furmazione, chiunque duveria esse capace di operà e basi (da a contabilità à e vendite).
• Prutezzione di datiPriurite a crittografia, e copie di salvezza, u cuntrollu d'accessu, i registri d'attività è a cunfurmità GDPR/ISO; a sicurità ùn hè micca negoziabile.
• Accessu mobile è remotuCusì pudete inizià flussi è piglià decisioni da u vostru telefuninu mobile fora di l'uffiziu senza attritu.
• ScalabilitàValutate a so capacità di cresce cun voi (utilizatori, GB/TB, novi dipartimenti) è a so flessibilità per integrà si cù ERP/CRM/email.

Un bon software DMS centralizeghja, classifica è automatizeghja, assicurendu à tempu a sicurità, a cunfurmità è una ricerca avanzata chì trova u documentu in pochi secondi.Cù tuttu ciò chì hè statu discrittu quì, avete una gamma pruvata di strumenti per implementà una basa digitale solida è produttiva chì supporta tuttu, da un ufficiu individuale à a sucietà più esigente.