Jak vytvořit rozbalovací seznamy v Tabulkách Google a Excelu

¿Jak vytvořit rozbalovací seznamy v Tabulkách Google a Excelu? Ten/Ta/To Rozbalovací seznamy v Tabulkách Google a Excelu Staly se nezbytným nástrojem pro každého, kdo denně pracuje s tabulkami. Nejenže zjednodušují zadávání dat, ale také pomáhají udržovat vše organizované, konzistentní a bez hloupých překlepů. Pokud trávíte den kontrolou sloupců, protože každý píše něco jiného, ​​tyto seznamy vám ušetří spoustu času.

V tomto článku se dozvíte, jak jasné, podrobné a krok za krokem Naučte se, jak vytvářet rozbalovací seznamy v Tabulkách Google a jak tuto logiku přenést do Excelu. Uvidíte různé metody jejich vkládání, jak je založit na oblastech buněk, jak kopírovat a rozšiřovat existující seznamy, jak měnit jejich barvy, jak upravovat pravidla a jak je smazat, když již nejsou potřeba.

Co je rozbalovací seznam a proč ho používat

Rozbalovací seznam je buňka, která nabízí uzavřenou sadu možnostíMísto toho, aby uživatel mohl cokoli napsat, se kliknutím na šipku v buňce zobrazí malá nabídka s dostupnými hodnotami, ze kterých si uživatel může vybrat pouze z nich (nebo v závislosti na nastavení obdržet varování, pokud zadá něco jiného).

V Tabulkách Google se tyto seznamy vytvářejí z validace dat, což je funkce určená k řízení toho, jaký typ informací lze do buňky zadat: seznamy možností, data, čísla, texty s určitými podmínkami atd.

Používání rozbalovacích seznamů nabízí několik velmi jasných výhod: snižuje chyby Psaní homogenizuje způsob ukládání dat (například všichni píší „Čeká na vyřízení“ a ne „Pte.“, „čeká“ atd.) a usnadňuje filtrování a následnou analýzu, protože všechny položky jsou konzistentní.

Navíc, když tyto seznamy zkombinujete s dalšími funkcemi tabulkového procesoru, můžete vytvořit ovládací panely, interní formuláře nebo sledovací systémy (úkolů, inventáře, studentů, klientů…) s poměrně profesionální úrovní kontroly, aniž by bylo nutné cokoli programovat.

Metody pro vytváření rozbalovacích seznamů v Tabulkách Google

V Tabulkách Google existuje několik způsobů, jak se dostat na stejné místo: nastavení ověření dat, které generuje rozevírací seznamyV závislosti na tom, co děláte, se vám může jedna nabídka zdát pohodlnější než jiná, ale všechny se nakonec nacházejí ve stejném okně nastavení.

V podstatě můžete v Tabulkách Google vytvářet rozbalovací seznamy pomocí tři hlavní přístupy:

• Rychlé zkratky pro vložení rozbalovací nabídky kliknutím pravým tlačítkem myši nebo z panelu nabídek.
• Plná možnost Data > Ověření dat, což umožňuje přístup ke všem nastavením.
• Kopírování a vkládání existujících seznamů pro jejich opětovné použití v jiných buňkách.

Níže naleznete nejpřímější zkratky pro vložení základní rozbalovací nabídky, aniž byste se hned na začátku museli zamotat do příliš mnoha možností. Poté přejdeme k pokročilejším nastavením.

Rychlé zkratky pro vložení rozbalovací nabídky do Tabulek Google

Pokud chcete přidat jednoduchý rozevírací seznam v určité buňceZvládnete to během několika sekund pomocí zkratek zabudovaných v rozhraní. Není třeba si pamatovat složité cesty, stačí snadno najít možnosti.

První zkratka: do Klikněte pravým tlačítkem myši na buňku V místě, kde potřebujete seznam, vyberte v kontextové nabídce možnost „Rozbalovací nabídka“. Tento příkaz přímo vytvoří pravidlo ověření dat se základní nabídkou, kterou pak můžete upravit.

Druhá zkratka: Přejděte do horního panelu nabídek, zadejte „Vložit“ a zvolte „Rozbalovací nabídka“Efekt je stejný jako u kliknutí pravým tlačítkem myši, ale může být pohodlnější, pokud jste již zvyklí na navigaci v tradičních nabídkách.

V obou případech Tabulky Google automaticky vygenerují pravidlo rozbalovacího seznamu se dvěma počátečními hodnotamiObvykle se jedná o něco obecného, ​​jako například „Možnost 1“ a „Možnost 2“. Odtud můžete upravovat text, přidávat další položky, měnit barvy nebo dokonce transformovat daný seznam na seznam založený na oblasti buněk.

Tyto zkratky jsou perfektní, když sestavujete čepel a potřebujete několik rychlých menu k vyzkoušení Takto si ukážete, jak bude pracovní postup vypadat. Později můžete kdykoli přejít do pokročilého nastavení a doladit detaily.

Vytvářejte rozbalovací seznamy s ověřováním dat v Tabulkách Google

Srdcem rozbalovacích seznamů v Tabulkách Google je rozbalovací okno. Ověření datOdtud můžete ovládat typ kritérií použitých na buňky, dostupné možnosti, vzhled, chybové zprávy a mnoho dalšího.

Pro přístup k celé nabídce nejprve vyberte buňka nebo oblast buněk, kam chcete umístit rozevírací seznamDále v horní liště přejděte na „Data“ a vyberte „Ověření dat“. Otevře se tak boční panel nebo okno (v závislosti na verzi) se všemi dostupnými pravidly.

V sekci kritérií uvidíte několik možností: rozbalovací seznam, seznam z rozsahu, datum, text, čísla s různými podmínkami atd. Možnost, která nás zpočátku zajímá, je „Rozbalovací nabídka“, která vytvoří menu s prvky psanými ručně jeden po druhém.

Pokud vyberete typ „Rozbalovací nabídka“, nástroj automaticky přidá dva počáteční prvky (typická „Možnost 1“ a „Možnost 2“). Text každé z nich můžete upravit, pomocí tlačítka „Přidat další položku“ přidat nové možnosti a upravit barvu přidruženou ke každé hodnotě, aby byla lépe vizuálně viditelná.

Jakmile definujete obsah seznamu, stačí kliknout na „Hotovo“ nebo „Připraveno“ k použití ověření do vybraných buněk. Od tohoto okamžiku se v každé buňce zobrazí malá ikona se šipkou, která po rozbalení zobrazí všechny nakonfigurované možnosti.

Jak vytvořit ruční rozbalovací seznam v Tabulkách Google

Když mluvíme o vytvoření „ručního“ rozevíracího seznamu, máme na mysli zadávání hodnoty ze seznamu přímo v okně Ověření datbez závislosti na jakékoli jiné oblasti listu. Je to ideální systém, pokud potřebujete jen několik pevných možností.

Základní kroky k tomu jsou tyto:

1. Vyberte buňku nebo oblast kam chcete umístit rozevírací seznam.
2. Přejděte do horní nabídky „Data“ a klikněte na „Ověření dat“.
3. V sekci kritérií se ujistěte, že je vybrána možnost „Rozbalovací nabídka“.
4. Upravte texty „Možnosti 1“ a „Možnosti 2“ podle svých potřeb (například „Schváleno“ a „Zamítnuto“).
5. Pokud potřebujete více než dvě vstupenky, klikněte na „Přidat další prvek“ tolikrát, kolikrát je potřeba.
6. Zkontrolujte další nastavení (barvy, styl zobrazení, zpracování neplatných dat) a po dokončení klikněte na tlačítko „Hotovo“.

Po dokončení se u vybraných buněk zobrazí ikona šipky pro rozbalení seznamuJednoduchým kliknutím si můžete vybrat kteroukoli z právě definovaných možností, aniž byste je museli zadávat ručně.

Tato metoda je velmi pohodlná, když jsou vaše hodnoty statický a nebude se často měnitPokud naopak očekáváte, že seznam bude růst nebo často aktualizován, bude vás více zajímat použití rozsahu buněk jako zdroje, což je další metoda.

Jak vytvořit rozbalovací seznam z rozsahu buněk v Tabulkách Google

Místo ručního zadávání všech možností v ověřovacím okně můžete seznam také nechat vyplnit z existující oblast buněk v listuTo je velmi užitečné pro katalogy, velké nabídky nebo hodnoty, které se v průběhu času mění.

Proces se od manuální metody téměř neliší, ale při výběru rozsahu dat, který má být použit jako zdroj, je třeba zvážit několik klíčových detailů:

1. Vyberte buňku nebo oblast kde chcete zobrazit rozevírací seznam.
2. V horní nabídce přejděte na „Data“ a vyberte „Ověření dat“.
3. Jakmile se okno otevře, v části „Kritéria“ vyberte možnost „Rozbalovací nabídka (z rozsahu)“ nebo podobnou, v závislosti na tom, jak je označena ve vašem jazyce.
4. Dále kliknutím na políčko vyberte oblast buněk, která obsahuje hodnoty ze seznamu. Otevře se plovoucí okno, které vám umožní vybrat daný rozsah přímo na listu.
5. Potvrďte rozsah, zkontrolujte další možnosti a stiskněte tlačítko „Hotovo“.

Od tohoto okamžiku veškeré změny, které provedete v zdrojový rozsah (přidávání, mazání nebo úprava hodnot) Toto se automaticky projeví ve všech rozbalovacích seznamech, které na tom závisí. Je to velmi flexibilní způsob, jak udržovat data aktuální, aniž byste museli upravovat pravidla jedno po druhém.

Kromě toho můžete stejný rozsah znovu použít jako písmo v mnoha oblastech listu, takže je vše centralizované a... velmi snadná údržba v průběhu času.

Kopírování a vkládání rozbalovacích seznamů, které již byly vytvořeny v Tabulkách Google

Jakmile investujete čas do nastavení rozbalovacího seznamu, budete přirozeně chtít znovu jej v jiných buňkách nebo sloupcích aniž byste museli proces opakovat. Tabulky Google to díky standardnímu kopírování a vkládání a speciálním možnostem vkládání velmi usnadňují.

Chcete-li přesunout celý rozevírací seznam (včetně hodnot, vzhledu a dalšího formátování) na jiné místo, jednoduše:

• vyberte buňku který již má rozbalovací nabídku.
• Zkopírujte jej (pomocí Ctrl+C, Cmd+C nebo z kontextové nabídky).
• Vyberte novou buňku nebo cílovou oblast a vložte ji (Ctrl+V, Cmd+V).

Tím se zkopíruje jak ověření dat, tak i související formátování (barvy, ohraničení, písmo atd.). Pokud chcete klonovat pouze ověřovací pravidloBez přetahování návrhu budete muset použít „Speciální pastu“.

1. Vyberte původní buňku pomocí rozbalovací nabídky a zkopírujte ji.
2. Vyberte novou cílovou buňku nebo oblast a proveďte klikněte pravým tlačítkem myši.
3. V kontextové nabídce přejděte na „Vložit jinak“ a vyberte „Pouze ověření dat“.

Tím se zajistí, že nové buňky budou mít stejné rozbalovací menu bez úpravy barev, ohraničení nebo jakéhokoli jiného vizuálního aspektu. Je to velmi praktické, pokud již máte dobře navržené rozvržení a chcete pouze replikovat datovou logiku.

Úprava existujícího rozbalovacího seznamu v Tabulkách Google

Časem je normální chtít přidat nebo odebrat možnosti, změnit barvy nebo upravit zprávy v rozbalovacích nabídkách. To vše se provádí na základě pravidel, která již byla vytvořena v panelu Ověření dat.

Chcete-li upravit seznam, který se již používá, můžete to provést dvěma způsoby:

• Přejděte do nabídky „Data“ > „Ověření dat“ a vyberte příslušné pravidlo.
• Kliknutím na ikona úprav, která se zobrazí těsně pod rozevíracím seznamem nebo vedle něj v některých verzích Tabulek.

Jakmile budete uvnitř, budete mít přístup ke všem možnostem konfigurace, včetně těch pokročilých. Mezi nejzajímavější patří ty, které se týkají... zpracování neplatných údajů a způsob zobrazení rozbalovací nabídky v buňce.

V pokročilé sekci můžete definovat, co se stane, když někdo zadá hodnotu, která není v seznamu. Obvykle existují dvě jasné alternativy: zobrazit varování (povolit vstup, ale označit, že nesplňuje pravidlo) nebo „Zamítnout vstup“ (přímo jej zablokovat, aby bylo možné vybrat pouze jednu z platných možností).

Můžete si také vybrat styl zobrazení nabídky v buňce: udělejte tak, aby vypadala jako barevný čip, jako normální text se šipkou atd. Díky těmto detailům je list intuitivnější a umožňuje každému uživateli na první pohled pochopit, kde má něco vybrat, místo aby to musel psát.

Rozšíření rozsahu rozbalovacího seznamu v Tabulkách Google

Je docela běžné, že po vytvoření rozevíracího seznamu v buňce si uvědomíte, že byste chtěli Použijte to i na více řádků nebo sloupců.Naštěstí není třeba nic předefinovat od nuly: stačí rozšířit rozsah, na který se validace vztahuje.

Existují tři velmi rychlé způsoby, jak vytvořit rozbalovací seznam. více buněk v listu:

1. Přetáhněte úchyt pro výplňVyberte buňku pomocí rozbalovací nabídky a přetáhněte malý čtvereček, který se zobrazí v pravém dolním rohu, do oblasti, kam chcete daný seznam replikovat. Je to stejné gesto, jaké používáte ke kopírování vzorců.
2. Kopírovat a vložitZkopírujte původní buňku s rozbalovací nabídkou a vložte ji do nových buněk, kde potřebujete stejné chování.
3. Upravte rozsah z ověření datPřejděte do sekce „Data“ > „Ověření dat“, vyhledejte pravidlo, které chcete rozšířit, a změňte rozsah aplikace tak, aby zahrnoval více buněk.

Třetí metoda je obzvláště užitečná, když chcete zachovat jedno pravidlo pro velkou oblast listu, zejména pokud je seznam založen na oblasti buněk nebo pokud víte, že jej budete v budoucnu dále upravovat.

V každém případě je cílem, aby všechny buňky, které sdílejí stejný datový typ, používaly stejný rozbalovací seznamaby vaše data zůstala jednotná a mnohem snadněji analyzovatelná.

Přiřazení barev pozadí možnostem seznamu v Tabulkách Google

Jednou z vizuálně nejatraktivnějších funkcí rozbalovacích seznamů v Tabulkách Google je možnost Přiřaďte barvu každé možnosti v seznamuTímto způsobem, jakmile vyberete hodnotu, buňka změní barvu a je na první pohled snadno identifikovatelná.

Chcete-li nakonfigurovat barvy možností, postupujte takto:

1. Přístup k oknu Ověření dat a vyberte pravidlo, které chcete upravit.
2. V seznamu položek uvidíte vedle každé položky malé barevné kroužky.
3. Klikněte na každý kruh a vyberte barvu, kterou chcete s danou možností spojit.

Od tohoto okamžiku, kdy je z rozbalovací nabídky v buňce vybrána konkrétní možnost, se automaticky použije následující: odpovídající barvu pozadíJe ideální pro stavy úkolů (např. zelená pro „Dokončeno“, žlutá pro „Probíhá“ a červená pro „Čeká na vyřízení“), sledování incidentů, úrovně priorit a jakýkoli typ vizuální klasifikace.

Kromě přehlednosti vám tato funkce umožňuje vytvářet Vysoce vizuální tabulky bez nutnosti složitých vzorců Neexistují ani žádná další pravidla podmíněného formátování, protože o vybarvení buněk se postará samotný seznam.

Smazání rozbalovacího seznamu v Tabulkách Google

V určitém okamžiku může rozevírací seznam přestat dávat smysl nebo ho budete chtít znovu povolit jakýkoli typ dat v těchto buňkáchChcete-li to provést, musíte odebrat související pravidlo ověření dat.

Postup pro odstranění rozevíracího seznamu z buňky nebo celého rozsahu je velmi jednoduchý:

1. Vyberte buňky Ze kterého chcete odebrat rozbalovací nabídku.
2. V horní nabídce přejděte na „Data“ a poté na „Ověření dat“.
3. Vyhledejte pravidlo, které se na daný rozsah vztahuje.
4. Klikněte na „Smazat pravidlo“ a poté na „Hotovo“ pro potvrzení.

Konkrétní pravidlo můžete smazat pomocí ikona odpadkového koše které se zobrazí vedle něj v seznamu ověřovacích pravidel. Pokud chcete odstranit všechna pravidla, která v listu existují, obvykle existuje možnost „Smazat vše“, která list ponechá bez omezení.

Tímto způsobem ikona šipky zmizí a buňky se vrátí k normálnímu chování. normální buňky, do kterých můžete psát cokoliUpozorňujeme, že odstraněním pravidel se neodstraní již zadané hodnoty, pouze se odstraní omezení, které bránilo zadání nových.

Aplikujte tyto koncepty na Microsoft Excel

Ačkoli se předchozí obsah zaměřuje na Tabulky Google, myšlenka rozbalovacích seznamů v aplikaci Microsoft Excel je prakticky stejná: jsou založeny na pravidla pro ověřování dat se seznamem povolených hodnotCesta v menu se mírně mění, ale konečný výsledek je velmi podobný.

V Excelu se pro vytvoření ručního rozevíracího seznamu obvykle postupuje takto:

1. Vyberte buňku nebo oblast, kam chcete seznam umístit.
2. Přejděte na kartu „Data“ na pásu karet.
3. Klikněte na „Ověření dat“ (nebo „Nástroje pro práci s daty > Ověření dat“).
4. Vyberte typ „Seznam“ a možnosti napište oddělené čárkami, nebo jako zdroj zadejte rozsah buněk.
5. Potvrďte změny, aby se v buňkách zobrazila rozbalovací nabídka.

Podobně můžete tyto seznamy upravovat, rozšiřovat a mazat ze stejného pole. Ověření dat v Excelua spoléhají se na rozsahy buněk nebo tabulky pro udržování dlouhých nebo dynamických seznamů. Filozofie je stejná: omezit hodnoty, které lze zadat, aby se dosáhlo kvality a konzistence dat.

Zvládnutím rozbalovacích seznamů v Tabulkách Google i Excelu získáte velmi výkonný nástroj pro automatizovat část práce, minimalizovat lidské chyby a učinit tabulky mnohem přehlednějšímiS několika dobře navrženými nabídkami se vaše soubory promění z jednoduchých tabulek ve skutečné malé interní aplikace, které snadno používají i lidé s malými zkušenostmi.