Jak uspořádat oznámení Notion pomocí Notion Agentu

Když spolupracujete na více projektech Notion, vaše složka Doručená pošta se může zahltit zmínkami, odpověďmi na komentáře, pozvánkami a připomenutími. Otevírání každého oznámení za účelem rozhodnutí, zda na něj je třeba odpovědět, je časově náročné, zvláště pokud jste si svůj pracovní prostor nekontrolovali několik hodin nebo dnů.

El Notion Agent vám může pomoci s organizací těchto oznámeníMůžete jej prostřednictvím chatu požádat o shrnutí nových oznámení, seskupení podle projektu nebo označení a archivaci těch, která jste již zkontrolovali. Doručená pošta zůstává místem, kde se oznámení zobrazují; agent usnadňuje jejich kontrolu a umožňuje vám s nimi provádět určité akce. Podívejme se, jak jej používat, aniž byste zmeškali důležitá oznámení.

Jak si od Notion Agent vyžádat souhrn oznámení

Otevřete Doručená pošta V horní části postranního panelu Notion klepněte na ikonu agenta. Výsledek se zobrazí v chatu. Můžete se také zeptat na oznámení z jiné konverzace s agentem Notion, aniž byste museli začínat ve schránce.

Pro úvodní kontrolu je vhodné si před organizací nebo archivací čehokoli vyžádat shrnutí. Můžete použít pokyny, jako je tento:

Shrňte oznámení, která vyžadují mou pozornost. Oddělte zmínky a odpovědi na komentáře od ostatních. Uveďte, ke které stránce nebo projektu každé oznámení patří. Zatím nic neoznačujte ani nearchivujte.

Takto můžete rozlišit mezi zprávami, které vyžadují odpověď, a připomenutími, která vyžadují pouze rychlé přečtení. Pokud shrnutí obsahuje příliš mnoho položek, pokračujte ve stejném chatu s konkrétnějším požadavkem: „Zobrazit mi pouze oznámení týkající se projektu X“ nebo „Zobrazit mi zmínky z tohoto týdne“.

Seskupení oznámení podle projektu, typu nebo stavu

Agent pojmu může seskupovat oznámení podle stránky nebo projektupodle typu oznámení a stavu přečtení. Tato zobrazení řeší různé otázky. Seskupení podle projektu vám pomůže dohnat konkrétní úkol; seskupení podle typu odděluje zmínky od pozvánek nebo připomenutí; a seskupení podle stavu vám umožní vidět, co zůstalo nepřečtené.

Vyzkoušejte stručné pokyny a zjistěte, zda je pro vás klasifikace užitečná:

• „Seskupit oznámení podle projektu a zobrazit mi nejprve ta, která obsahují zmínku.“
• „Oddělte nepřečtená oznámení od těch, která jsem již zkontroloval/a.“
• „Ukaž mi odpovědi na komentáře, které jsem tento týden obdržel/a.“

Seskupení nemusí nutně přiřadit objektivní prioritu každému oznámení. Pozvánka může být pro vás naléhavá a pro někoho jiného nedůležitá. K rozhodnutí použijte souhrn. co otevřít a odpovědět jako první, zejména před změnou stavu několika oznámení najednou.

Označit jako přečtené a archivovat oznámení

Po přečtení oznámení můžete požádat agenta, aby Označit oznámení jako přečtená nebo nepřečtenáMůžete je také archivovat nebo je z archivu načíst. Notion podporuje hromadné akce, jako je archivace všech oznámení, která již byla přečtena.

Zde je vhodné tyto dva kroky oddělit: nejprve požádejte agenta, aby vám ukázal oznámení, kterých se to bude týkat, a jakmile budete spokojeni, požádejte o akci. Například: „Zobrazit mi oznámení o přečtení související s projektem X.“ Pak: „Archivovat tato oznámení o přečtení.“

Pokud máte pochybnosti o oznámení, otevřete ho v Notionu a před archivací si projděte původní konverzaci. Chat vám pomůže ho najít, ale obsah stránky nebo komentáře zůstává referenčním bodem odpovědět nebo se rozhodnout.

Jaká má agent omezení ve schránce?

Notion Agent může zobrazovat oznámení související s žádosti o přístup nebo schvalovací procesyNemůže je však schválit ani odmítnout za vás z této funkce. Tyto akce budete muset provést na příslušném místě v Notionu.

Také nemůžete vytvářet nová oznámení ani měnit nastavení dostávaných oznámení. Pokud dostáváte příliš mnoho oznámení, zkontrolujte nastavení oznámení a své návyky týkající se zmínek a sledování stránek. Vyžádání si souhrnů od agenta pomáhá spravovat nevyřízené záležitosti, ale nemění pravidla, která tato oznámení generují.

Pokud požadavek nevrátí očekávaný výsledek, zkuste zadat název stránky, projekt, typ oznámení nebo časové období. Požadavek „Jsou k projektu redesignu k dispozici nějaká nová oznámení?“ je obvykle snazší zkontrolovat než požadavek „Informujte mě o všem“.

Kdy použít Custom Agent místo Notion Agent

Notion Agent reaguje, když ho o to požádáte.Například pro shrnutí vaší doručené pošty v daném okamžiku. Celní zástupce Je určen pro opakující se úlohu, kterou jste si předem definovali: může se spouštět v určitý čas nebo reagovat na určité události ze stránky, databáze nebo připojené aplikace.

Pokud potřebujete „zkontrolovat čekající zmínky“, použijte Notion Agent. Pokud potřebujete „každé pondělí připravit zprávu se změnami v databázi projektu“, pak byste mohli zvážit Custom Agent s přístupem k této databázi a definovaným harmonogramem. Nejedná se o stejný tokAutomatizace projektové zprávy neznamená, že Custom Agent může číst a mazat vaši osobní schránku s oznámeními.

Vlastní agenti jsou k dispozici pro pracovní prostory s plány Business nebo Enterprise a využívají Pojem kreditů za jejich vystoupeníPřed aktivací agenta ručně otestujte jeho instrukce, omezte stránky, ke kterým má přístup, a na kartě Aktivita zkontrolujte, co provedl při každém spuštění. Při sdílení buďte opatrní: agent má svá vlastní oprávnění a někdo, kdo s ním může komunikovat, by mohl získat informace o zdrojích, ke kterým nemá přímý přístup.

Pro každodenní použití začněte jednoduchou rutinou: vyžádejte si shrnutí doručené pošty, filtrujte oznámení podle projektu nebo typu, odpovídejte na ta, která to potřebují, a archivujte ta, která jste již zkontrolovali. Tímto způsobem využijete agenta, který vám pomůže s rozhodováním, a zároveň udržíte důležitá oznámení viditelná.