Základní automatizace a zkratky Outlooku pro zvýšení produktivity

Microsoft Outlook Je to jeden z nejpoužívanějších nástrojů v profesionálním i osobním prostředí pro správu e-mailů, kalendáře a dalších aspektů každodenní produktivity. Mnoho lidí neví, že... Zvládnutím automatizací a zkratek v Outlooku se výkonnostní možnosti tohoto nástroje znásobí.

Stručně řečeno, a svižnější navigace Pro ty, kteří denně pracují s velkým množstvím e-mailů, schůzek nebo úkolů. V tomto článku vám ukážeme všechny nejdůležitější zkratky, které můžete použít pro správu e-mailů a kalendáře, organizaci kontaktů a úkolů a další klíčové funkce.

Základní zkratky pro psaní a správu e-mailů v Outlooku

Pro ty, kteří používají Outlook primárně jako e-mailového klienta, existuje řada klávesových zkratek, které je dobré si od začátku zapamatovat.

• Ctrl + NVytvořit novou zprávu
• Ctrl+Shift+MSlouží také k napsání nového e-mailu odkudkoli v programu
• Ctrl + ROdpověď odesílateli
• Ctrl+Shift+ROdpovědět všem příjemcům
• Ctrl + FPřeposílat poštu
• Ctrl + DSmazat vybranou zprávu
• Alt + S o Ctrl+EnterOdeslat aktuální zprávu
• Alt+IPřipojit soubory
• F7Zkontrolovat pravopis

Tyto zkratky vám umožňují provádět klávesové zkratky, aniž byste museli zvedat ruce z klávesnice., což je klíčové, pokud odpovídáte na mnoho e-mailů za sebou nebo píšete dlouhé zprávy.

Zkratky Outlooku pro rychlou navigaci 

Nejenže můžete rychle vytvářet a spravovat e-maily, ale také se můžete s velkou agilitou pohybovat mezi různými částmi programu pomocí těchto zkratek Outlooku:

• Ctrl + 1Přejít na e-mail
• Ctrl + 2: Otevřít kalendář
• Ctrl + 3Viz sekce kontaktů
• Ctrl + 4Přístup k úkolům
• Ctrl + YVyberte složku, kterou chcete otevřít

S těmito klávesami můžete sledovat celou svou organizaci, aniž byste museli proklikávat různé karty nebo nabídky.

Kalendář Outlooku má mnoho zkratek pro maximalizaci jeho využití.

Kalendář v Outlooku je jedním z jeho pilířů a má také mnoho zkratek, jak z něj vytěžit maximum:

• Ctrl + Shift + AVytvořit novou schůzku
• Ctrl + Shift + QVytvořit žádost o schůzku
• Alt+H, M, RDalší způsob, jak vytvořit schůzku
• Ctrl + GPřejít na konkrétní datum
• Alt + Page DownPřejít na další měsíc
• Alt + Page UpPřejít na předchozí měsíc
• Ctrl + šipka vpravoNásledující den
• Ctrl + šipka dolevaPředchozí den

Můžete také zobrazit různá časová období změnou čísla použitého pomocí klávesy Alt:

• Alt+1: Jeden den
• Alt+7: Celý týden
• Alt+0: Deset dní

S těmito zdroji můžete plánovat a prohlížet si schůzky na první pohled, bez vizuálních rušivých elementů.

Rychlé akce pro schůzky a připomenutí

Další zkratky Outlooku: Při správě více schůzek nebo událostí se vám budou tyto zkratky hodit:

• Alt +Zahájit schůzku, když se zobrazí oznámení
• Alt + S: Odložení připomenutí
• Alt + DZavřít připomenutí
• Alt+V, MOtevřít okno s oznámeními

Rychlá správa kontaktů, poznámek a úkolů

Outlook také umožňuje provádět rychlé akce s kontakty, poznámkami a úkoly:

• Ctrl + Shift + TVytvořit nový úkol
• Ctrl + Shift + V: Přesunutí položky (e-mailu, úkolu nebo schůzky) do jiné složky
• Alt+H, A, BOtevřít adresář
• Alt+H, C, GVytvořit skupinu kalendářů

Tyto nástroje jsou ideální pro ty, kteří pracují se složitými skupinami nebo distribučními seznamy.

Interní funkce a přizpůsobení v Outlooku

Existují určité zkratky Outlooku, které nám pomáhají orientovat se v jeho interních funkcích:

• Ctrl + E o F3Přejít na vyhledávací pole
• Ctrl + M o F9Ruční synchronizace e-mailů
• Ctrl + Shift + GOznačit nebo zrušit označení konverzace
• NavijákArchivovat vybranou konverzaci
• Ctrl + QOznačit jako přečtené
• Ctrl + S: Označit jako nepřečtené

Díky těmto funkcím se nebudete ztrácet ve zprávách nebo složkách a budete mít vždy přehled o tom, co se děje ve vaší schránce.

Možnosti usnadnění přístupu a vizuálního přizpůsobení

Outlook přidává zkratky pro uživatele, kteří pracují s funkcemi usnadnění přístupu:

• Alt+Ctrl+Shift+MPovolit informace MSAA pro čtečky, jako je JAWS
• Alt+F, T, A → Alt+P: Přiřadit zvuk k oznámení

E-maily si můžete také přiblížit:

• ctrl + +: Přiblížit
• Ctrl + -: Oddálení

Tyto praktické zkratky Outlooku jsou ideální pro ty, kteří potřebují vizuální nebo zvukové přizpůsobení svého prostředí.

S dobře osvojenými všemi těmito zkratkami je možné pracovat mnohem agilněji v aplikaci Microsoft OutlookOd vytváření e-mailů až po plánování událostí nebo správu úkolů, Tyto kombinace kláves mohou výrazně omezit klikání a posouvání na obrazovce.I když se toho zpočátku může zdát jako spousta k zapamatování, brzy zjistíte, že je budete používat automaticky a zaznamenáte zlepšení své každodenní produktivity.