- Dovednost ukládá opakovaně použitelné instrukce pro konkrétní úlohy, které spouštíte pomocí Notion Agent.
- Databáze dovedností sdružuje popisy, soubory, odpovědné osoby a oprávnění týmu.
- Dovednost můžete vyvolat pomocí / nebo ji volitelně přidat do nabídky editoru.
- Otestujte si každou dovednost na neúplných případech a zkontrolujte své instrukce, když se proces změní.
Pokud používáte Notion Agent k shrnutí schůzek, kontrole dokumentů nebo přípravě zpráv, můžete v každé konverzaci opakovat stejné pokyny: které zdroje konzultovat, jaký formát dodržovat a jaké detaily si nevymýšlet. Pojmové dovednostiTyto funkce, ve španělském rozhraní nazývané „dovednosti“, vám umožňují ukládat tyto pokyny na opakovaně použitelné stránky.
Pokud několik lidí potřebuje stejná kritéria, nejpraktičtější je sloučit dovednosti do jedné databáze dovednostíTakto můžete vyhledávat, sdílet a udržovat své dovednosti aktuální. V této příručce se podíváme na to, kdy se vyplatí dovednost vytvořit, jak si uspořádat knihovnu a jaká nastavení potřebujete k jejímu použití z chatu nebo editoru.
Co je to dovednost Notion a kdy je vhodné si ji vytvořit?
Dovednost je stránka s pokyny k provedení konkrétního typu práceMůže například vysvětlit, jak proměnit poznámky ze schůzky v úkoly, jak revidovat koncept nebo jak napsat shrnutí pro management. Vyvoláte ho, když ho potřebujete, a Notion Agent aplikuje jeho instrukce na obsah, který poskytnete.
Je důležité ji odlišit od ostatních funkcí. Pokyny pro agenta Notion Stanovují obecné preference, které chcete pravidelně uplatňovat. Dovednost je určena pro konkrétní úkol. Naproti tomu Celní zástupce Může mít vlastní instrukce, přístupové body a spouštěče pro spuštění pracovního postupu, a to i naplánovaně.
Dobrým kandidátem na dovednost je úkol, který opakujete, který závisí na obsahu stránky nebo výběru a jehož výsledek by měl vždy sledovat podobnou strukturu. Pokud váš tým kopíruje stejnou výzvu v různých konverzacích, pravděpodobně si zaslouží být uložena. Není třeba stanovovat minimální frekvenci ani počítat, kolik minut to ušetří: důležité je, aby instrukce byla užitečná a aby ji bylo možné aktualizovat.
Jak vytvořit databázi dovedností
Chcete-li nastavit sdílenou knihovnu, vytvořte stránku v Notionu a zvolte Databáze a vyberte DovednostiMůžete ji také přidat z týmového prostoru, pokud chcete, aby k ní jeho členové měli přístup od začátku. Každá nová stránka, kterou v rámci této databáze vytvoříte, bude představovat dovednost.
Tento typ databáze má dvě obzvláště užitečné vlastnosti: Popiskterý ukazuje, co dovednost dělá a kdy ji použít, a Archivkde můžete ukládat podpůrné materiály. Můžete přidat vlastní vlastnosti, například odpovědnou osobu, stav nebo oblast týmu. Začněte s jednou sdílenou knihovnou a vytvořte další, pokud určité skupiny potřebují různá oprávnění nebo odpovědné osoby.
Máte již databázi s procedurami? Její nastavení si můžete nastavit v Další nastavení > Převést na > Převést na databázi dovednostíPřed povolením stávajících stránek zkontrolujte vlastnosti, které přiřadíte popisu a souborům. Případně můžete stránku s pokyny přesunout do nové databáze a přidat k ní jasný popis.
Napište svou první dovednost s praktickým příkladem
Řekněme, že každý pátek připravujete shrnutí projektu z poznámek a úkolů uložených v Notionu. Vytvořte v databázi dovednost s názvem Týdenní shrnutí projektuV části „Popis“ napište, kdy se má použít, například: „Shrnuje průběh projektu na základě jeho stránek a úkolů pro daný týden, s bloky a dalšími kroky.“
V těle stránky definujte úlohu s ověřitelnými instrukcemi:
Používejte pouze stránky projektu a úkoly, ke kterým máte přístup. Shrňte pokrok za tento týden v maximálně pěti bodech. Poté uveďte případné překážky, odpovědnou osobu, pokud je uvedena ve zdroji, a další kroky. Odkazujte na použité stránky. Pokud nějaké informace chybí, uveďte je; nedoplňujte data ani osoby, které byly pověřeny úkoly, na základě předpokladů.
Struktura je jednoduchá: cíl, vstupní zdroje, kroky, limity a výstupní formátPokud tým potřebuje specifický styl, můžete přidat vzorový výsledek. Stránku udržujte stručnou a odkazujte na rozsáhlou dokumentaci, místo abyste do každé dovednosti vkládali celý manuál. Pokyny pomáhají omezit chyby, ale vždy je dobré si své odpovědi před sdílením zkontrolovat.
Jak aktivovat a používat dovednost v chatu a editoru
Můžete si také vytvořit individuální dovednost z Knihovna > Dovednosti > Nová dovednostPokud již máte stránku s pokyny, otevřete její třítečkové menu a vyberte Použijte jako dovednostPro práci s týmovou knihovnou a usnadnění automatického používání umístěte stránku do databáze dovedností a vyplňte její popis.
V rozhovoru s Notion Agent píše / Chcete-li otevřít nabídku dovedností, vyberte požadovanou dovednost nebo pokračujte zadáním názvu dovednosti, kterou chcete provést. Agent si také může dovednost vybrat sám, pokud se domnívá, že odpovídá vašemu požadavku. Aby to bylo možné, musí být dovednost v databázi dovedností, mít užitečný popis a musí mít povolenou příslušnou možnost. Použít automatickyPokud ji chcete spustit pouze tehdy, když se tak rozhodnete, tuto možnost deaktivujte.
Chcete-li mít při úpravě stránky po ruce nějakou dovednost, přejděte na Knihovna > Dovednosti a aktivovat Přidat do nabídky textového editoru v dané dovednosti. Pak ji najdete v odpovídajících nabídkách při výběru textu nebo práci s kompatibilním blokem. Toto nastavení usnadňuje přístup z editoru; Není povinné používat dovednost v chatu.
Sdílení knihovny a její používání s vlastními agenty
Dovednosti jsou stránky typu Notion, takže jejich oprávnění jsou spravována stejně jako u jakékoli jiné stránky. Můžete sdílet jednu dovednost nebo celou databázi. Přístup k úpravám udělte pouze těm, kteří budou spravovat instrukce. Změna sdílené dovednosti ovlivňuje ty, kteří ji používají..
Kolegové najdou sdílené dovednosti na kartě Objevit ze své knihovny a budou si moci vybrat Povolit pro měPřístup na stránku a přidání dovednosti do seznamu jsou samostatné akce. Každou důležitou dovednost také přiřaďte odpovědnou osobu, aby si někdo mohl pokyny prohlédnout, když se změní proces týmu.
Vlastní agent může také sledovat dovednost. Otevřete agenta a zadejte Nástroje a přístup a přidejte stránku s dovednostmi. Poté v pokynech agenta specifikujte, v jakých situacích by se mělo kritérium použít. Tímto způsobem můžete pracovní kritérium znovu použít, aniž byste ho museli ručně kopírovat každému agentovi.
Otestujte si a udržte si své dovednosti
Než dovednost sdílíte s celým týmem, proveďte její spuštění na běžném a neúplném scénáři: poznámky bez přiřazených autorů, projekt bez pokroku nebo dokument, který kombinuje několik témat. Zkontrolujte, zda respektuje formátování, zvýrazňuje chybějící data a používá správná písma. Pokud selže, změňte konkrétní instrukci a otestujte znovu.
Pravidelně kontrolujte dovednosti, které se již nepoužívají, ty, které dávají podobné výsledky, a ty, které odkazují na zastaralé standardy. Vlastnosti vlastníka a stavu vám pomohou rozhodnout, které dovednosti jsou pro tým připraveny. Historie stránky vám umožňuje prozkoumat změny sdílené dovednosti.
Notion vám také umožňuje stáhnout si dovednost pro použití s konkrétními místními agenty pomocí této možnosti Stáhnout místní agenty z nabídky stránky. Pokud později změníte verzi Notionu, budete si muset znovu stáhnout lokální kopii, aby se změny projevily.
Knihovna dovedností funguje nejlépe, když každá dovednost řeší rozpoznatelný úkol, jasně vysvětluje, kdy ji použít, a má někoho zodpovědného za její kontrolu. S několika dobře ověřenými instrukcemi může tým dosáhnout konzistentnějších výsledků, aniž by musel každý požadavek začínat od nuly.
Jsem technologický nadšenec, který ze svých „geekovských“ zájmů udělal profesi. Strávil jsem více než 10 let svého života používáním nejmodernějších technologií a vrtáním se všemi druhy programů z čisté zvědavosti. Nyní se specializuji na počítačovou techniku a videohry. Je to proto, že již více než 5 let píšu pro různé webové stránky o technologiích a videohrách a tvořím články, které se vám snaží poskytnout informace, které potřebujete, v jazyce, který je srozumitelný všem.
Pokud máte nějaké dotazy, mé znalosti sahají od všeho, co se týká operačního systému Windows a také Androidu pro mobilní telefony. A můj závazek je vůči vám, jsem vždy ochoten strávit pár minut a pomoci vám vyřešit jakékoli otázky, které můžete mít v tomto internetovém světě.