Je to jeden z nejméně známých programů v kancelářském balíku Microsoft 365, přestože je zahrnut od verze z roku 1992, je to však velmi užitečný nástroj. V tomto příspěvku vysvětlujeme Co je Microsoft Access a k čemu slouží?.
Nejnovější verze Microsoft Access, o kterém se zde budeme bavit, byl vydán 5. října 2021 pro použití ve Windows 10 a Windows 11. Na pevném disku zabírá 44 MB až 60 MB, v závislosti na zvolených možnostech instalace.
Co je Microsoft Access?
Microsoft je a Systém pro správu databází součástí sady aplikací Microsoft Office (nyní Microsoft 365). Je to nástroj zaměřený na pomoc uživatelům vytvářet a spravovat databáze s cílem ukládat, organizovat a analyzovat informace.
Důvodem, proč je tato aplikace tak málo využívaná, je především neznalost její skutečné užitečnosti. Mnoho uživatelů se mylně domnívá, že cokoli, co se dělá s Accessem, lze ve skutečnosti dělat s Accessem. Excel.
I když je pravda, že oba programy mají společné body, Excel je vhodnější pro práci s číselnými daty a provádění výpočtů s těmito daty. Přístup ze své strany, přidává větší míru specializace a zahrnuje specifické funkce pro správu různých typů dat. Kromě toho vám umožňuje omezit data, která uživatelé zadávají do jednotlivých polí, a také propojit související data ve více tabulkách.
Databáze uložené pomocí aplikace Microsoft Access zobrazují přípona souboru ".accdb". Přestože se jedná o nejběžnější a také nejaktuálnější, stále je možné najít další rozšíření (".mdbe" o ".mde"), které odpovídají verzím před rokem 2007. V některých případech musí uživatel k otevření tohoto typu rozšíření nejprve použít konverzní nástroj k převedení na «.accdb».
Věci, které můžeme dělat s Accessem
Jak můžete použít Access ke správě databáze? Níže vysvětlíme některé z nejběžnějších úkolů, které můžeme s tímto nástrojem provádět.
Vytvořte databázi
Na domovské obrazovce aplikace Access klikněte na „Soubor“ a ve sloupci možností nalevo vyberte „Nový“. Mezi různými možnostmi zobrazenými na obrazovce musíme vybrat tu s názvem jako "Databáze prázdné plochy".
Této nově vytvořené databázi lze přiřadit název jako předběžný krok pro přístup k nové šabloně a její používání.
Vytvořte tabulku
Pro přidání tabulky dat do databáze, kterou jsme vytvořili, je nutné přejít na pás nástrojů a kliknout na kartu "Tabulka". Do této nové tabulky lze přidat tolik polí, kolik chceme. Chcete-li to provést, musíte kliknout pravým tlačítkem a vybrat možnost «Klikněte pro přidání».
Sekce se seznamem se používá k výpisu různých datových typů, které lze přiřadit poli (v Accessu je povinné přiřadit datový typ každému poli).
Přidejte data do tabulky
Existuje mnoho způsobů, jak přidat data do Accessové tabulky: pomocí formuláře, importem z externího souboru, pomocí SQL nebo zadáním dat přímo (tj. ručně). Nejběžnější možností je importovat přes soubory „.csv“. Takto to děláte:
- Na pásu nástrojů klikněte na „Externí data“.
- Poté klikneme na "Textový soubor".
- Dále vybereme zdrojový soubor a cílovou tabulku.
- Než přistoupíme k importu, můžeme zkontrolovat všechny podrobnosti o souboru (použití teček nebo čárek jako oddělovačů, potřeba vynechat některá pole.
- Nakonec stiskneme tlačítko Dokončit spustit import.
Odtud je mnoho akcí, které můžeme v aplikaci provádět s různými tabulkami, které jsme zavedli. Například je to možné vytvářet vztahy mezi tabulkami dotazovat data z různých tabulek. Můžete také vytvořit a vyhledávací tabulka, která obsahuje data, na která odkazuje jiná tabulka, nebo dokonce vytvářet složité dotazy na více tabulek s různými typy dat.
Další možné akce jsou vytvářet zálohy, vytvářet spustitelné databáze (které externí uživatelé nemohou upravit) vytvořit makro k automatizaci složitých úkolů popř exportovat data do excelu, kromě mnoha dalších možností.
Chcete-li provést všechny tyto akce, Microsoft Access obsahuje užitečné asistent což je nepochybně velkou pomocí pro ty, kteří tuto aplikaci používají poprvé.
Závěr
Microsoft Access je vysoce doporučená možnost pro malé a střední podniky, které potřebují jednoduchý a snadno použitelný nástroj pro správu dat. Ideální pro úkoly, jako je gřízení zásob nebo monitorování projektu. Pro všechny tyto případy se vyplatí naučit se jej používat.
Redaktor specializovaný na problematiku technologií a internetu s více než desetiletými zkušenostmi v různých digitálních médiích. Pracoval jsem jako editor a tvůrce obsahu pro e-commerce, komunikaci, online marketing a reklamní společnosti. Psal jsem také na weby o ekonomice, financích a dalších odvětvích. Moje práce je zároveň mou vášní. Nyní prostřednictvím mých článků v Tecnobits, snažím se prozkoumat všechny novinky a nové možnosti, které nám svět technologií každý den nabízí, abychom zlepšili náš život.