DMS software: Aplikace, které vám umožňují bezpečně ukládat dokumentaci

La správa právní dokumentace Už se to nedá pochopit bez DMS software které centralizují, chrání a zpřístupňují soubory z jakéhokoli zařízení. Přestože mnoho advokátních kanceláří stále bojuje s papírovými procesy, realita je taková, že právní záležitosti jsou složité a vyžadují moderní software pro zefektivnění pracovních postupů, minimalizaci rizik a zlepšení vztahů s klienty. Které aplikace umožňují ukládání právní dokumentace? Mluvili jsme o tom v tomto článku.

V něm vysvětlujeme, jak je bezpečně používat, jaké jsou jejich nejvýznamnější vlastnosti a jaká nejlepší řešení můžeme použít.

Co je software pro správu a ukládání právní dokumentace?

Software pro správu právních dokumentů (DMS) je Specializovaný nástroj pro ukládání, organizaci, verzování a sledování digitálních souborů ve firmách, poradenských společnostech a právních odděleních.Jeho cílem je, aby kritické dokumenty jsou bezpečné a zároveň snadno k nalezení, s pokročilým vyhledáváním, oprávněními založenými na rolích a sledovatelností.

Tyto platformy obvykle zahrnují výkonné vyhledávání, spolupráci v reálném čase, správu verzí a funkce pro dodržování předpisů. právní sektorKromě toho je klíčové, aby systém podporoval automatizaci pracovních postupů, bezpečnou výměnu s klienty, elektronické podpisy a audit akcí.

Mimo právní sféru, DMS jsou součástí ekosystému správy podnikového obsahu (ECM)., zahrnující digitalizaci (skenování a OCR), elektronickou archivaci, zálohování a bezpečnostní vrstvy na podnikové úrovni pro splnění norem GDPR a ISO.

Klíčové vlastnosti, které byste měli požadovat od právního DMS

• Správa a úložiště v cloudu a/nebo na vlastních serverechNepřetržitý přístup z webu a mobilního zařízení s bezpečnou synchronizací a škálovatelnými tarify založenými na objemu dat a možností hybridního cloudu na místě, pokud to vaše IT politika vyžaduje.
• Snadná použitelnost a implementaceIntuitivní rozhraní urychluje přijetí a zkracuje dobu učení; čím dříve dodáte hodnotu, tím lepší návratnost získáte a tím menší bude vnitřní odpor.
• Přizpůsobitelné šablony, dashboardy a metadataStandardizujte smlouvy, reklamace nebo dokumenty pomocí opakovaně použitelných šablon a dashboardů pro zobrazení průběhu, milníků a závislostí; metadata a tagy jsou klíčové pro kategorizaci.
• Automatizace tokuNahraďte manuální kroky pravidly a spouštěči (schválení, upozornění, přiřazení) s verzí a protokoly aktivit pro audit.

Typy DMS a běžné funkce

• NasazenímV cloudu (všudypřítomný přístup, snížené tření a závislost na třetích stranách) nebo v místním prostředí (plná kontrola, interní investice a údržba). Existují také hybridní řešení, která kombinují výhody.
• Podle licenceProprietární (oficiální podpora, školení, SLA, vyšší náklady) vs. open source (flexibilita a komunita, vyžaduje zkušeného dodavatele nebo interní tým pro údržbu).
• Klíčové schopnostiSkenování a OCR, indexování metadat, vyhledávání obsahu nebo klíčových slov, verzování, oprávnění a auditování, integrace (ERP, CRM, e-mail) a pracovní postupy (schválení).

Nejlepší software pro správu právních dokumentů (DMS)

Shromáždili jsme řešení, která právní týmy používají pro správu případů, dokumentaci, pracovní zátěž a vztahy s klienty. Pro bližší srovnání jsme uvedli silné stránky, omezení, ceny a hodnocení.

Klepněte na tlačítko Nahoru

ClickUp Docs poskytuje agilní způsob vytváření, vyhledávání a spolupráce na právních dokumentech v rámci stejného projektového prostředí. Jeho výkonný vyhledávací modul urychluje vyhledávání souborů a Bezpečnost a dostupnost jsou vynikající. Disponovat právní šablony (správa klientů, sledování případů a fakturace) a ClickUp AI psát shrnutí a aktualizace.

CenyZdarma navždy; Neomezeně 7 USD/uživatel/měsíc; Firemní 12 USD/uživatel/měsíc; Podnik (kontaktní). ClickUp AI +5 USD/měsíc na člena u placených tarifů.

Projekt ProProfs

Jednoduchá sada pro úkoly, kalendáře a zdroje, není to právně specifické, ale užitečné, pokud hledáte jednoduchost a dobrá cena. Projekt ProProfs Generuje faktury a reporty, sleduje čas a nabízí Ganttovy a Kanbanové tabule. Chybí mu pokročilý CRM a týmový chat.

cena: 39,97 USD/měsíc pro neomezený počet uživatelů (ročně).

Asana

Asana je Komplexní platforma pro pracovní postupy s automatizací, závislostmi a reportingem.Umožňuje vám zobrazit problémy v časové ose, seznamu nebo na nástěnce, nastavit chytré cíle a vytvářet pravidla bez kódu. Jeho počáteční křivka učení a složité hierarchie mohou být pro některé uživatele překážkou.

CenyZákladní (zdarma), Prémiový 10,99 USD/uživatel/měsíc (ročně), Firemní 24,99 USD/uživatel/měsíc (ročně).

Redbooth

Zaměřeno na týmy, které kombinují Úkoly, HD videohovory a vlastní postupy na jedné platformě. Redbooth zahrnuje šablony, Ganttův diagram a nouzové označování kritických úkolů.

CenyPro 9 USD; Business 15 USD/uživatel/měsíc (ročně); Enterprise (kontaktní).

Trello

Trello je známý svým jednoduchým Kanbanem, nyní s Automatizace Butleru a více zobrazení (časová osa, kalendář, tabulka, mapa)DMS software s skvělým ekosystémem vylepšení a integrací.

CenyZdarma; Standardní 5 USD; Prémiové 10 USD/uživatel/měsíc (ročně); Podnikové (kontaktní).

Evernote

Ačkoli byl původně vytvořen pro poznámky, mnoho právnických firem ho používá Evernote jak lehký a kolaborativní repozitářSkenujte, ukládejte a vyhledávejte pomocí pokročilého vyhledávání. Integrujte kalendáře a úkoly.

CenyZdarma; Osobní 10,83 USD; Profesionální 14,17 USD/uživatel/měsíc (ročně).

DMS, ECM a CMS: rozdíly, které by měly být jasné

Při výběru softwaru DMS je užitečné si ujasnit určité pojmy, které se často zaměňují:

• DMS se zaměřuje na životní cyklus dokumentů (skenování, třídění, ukládání, verzování, publikování a sdílení).
• ECM pokrývá veškerý obsah společnosti (dokumenty, e-maily, multimédia, data), s informačními toky a řízením.
• CMS je obvykle orientován na správa webového obsahu (weby, blogy, intranety).

Očekává se, že trh ECM dosáhne v roce 67.590 přibližně 2023 miliard dolarů a za pět let by mohl překročit 131.200 miliard dolarů., s ročním růstem 14 %. Mnoho malých a středních podniků plýtvá kapitálem kvůli neefektivnosti: až 20.000 18 USD ročně kvůli problémům s dokumenty a průměrně XNUMX minut na nalezení souboru.

Open source a self-hosting: řešení, která mění svět k lepšímu

Pokud potřebujete Plná kontrola dat a přizpůsobení, ekosystém open source nabízí výkonné alternativyZde je 10 vynikajících možností a jejich klíčové body.

• Papírový papírOpen source, vlastní hosting, neomezený počet dokumentů a složek, white labeling, vlastní domény a vodoznaky. Cena: Bezplatný plán; 29 $ (3 místa) za sdílení dokumentů; 59 $ za zabezpečenou datovou místnost; 149 $ za neomezené místnosti; plná verze s vlastním hostingem.
• NextcloudSada pro spolupráci se soubory, Talk, Groupwarem a Office (online úpravy, kalendář, kontakty a e-mail). Zabezpečení a řízení přístupu na podnikové úrovni a integrace se stávající infrastrukturou. Cena: 37,49 €–195 €/uživatel/rok v závislosti na tarifu.
• Dokumentární: Platforma pro podepisování dokumentů s otevřeným zdrojovým kódem, Vlastní hosting s chytrými šablonami a pravidly; integruje se se Zapierem. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. CenyEnterprise 1188 XNUMX USD za licenci/rok; Singleplayer (bez veřejně dostupných cen).
• OpenDocMan: webový DMS software v PHP kompatibilní ISO 17025 a OIEs kontrolou přístupu, automatizovaná kontrola, metadata, vyhledávání podle autora/oddělení/kategorie a Zabezpečené adresy URL. OmezeníUživatelské rozhraní s omezené přizpůsobení a křivka pro VÁS. 
• PapermergeNavrženo pro skenované dokumenty s OCR a fulltextovým vyhledáváním; více uživatelů, verzování, REST API a granulární oprávnění. Omezení: Zaměření na skeny a může postrádat pokročilé funkce.

Jak si vybrat software pro správu dat (DMS)

Před výběrem jednoho nebo druhého softwaru DMS je třeba zvážit tyto aspekty:

• Zkušenosti dodavatelůHledejte partnery, kteří rozumí právním procesům a mohou vám pomoci s implementací, školením a zajištěním kontinuity podnikání.
• Snadné použitíPoužitelný nástroj snižuje vnitřní odpor; s krátkým školením by měl být kdokoli schopen ovládat základy (od účetnictví až po prodej).
• Ochrana údajůUpřednostňujte šifrování, zálohy, řízení přístupu, protokoly aktivit a dodržování GDPR/ISO; bezpečnost je nedílnou součástí.
• Mobilní a vzdálený přístupTakže můžete spouštět procesy a činit rozhodnutí z mobilního telefonu mimo kancelář bez problémů.
• ŠkálovatelnostZhodnoťte jeho schopnost růst s vámi (uživatelé, GB/TB, nová oddělení) a jeho flexibilitu při integraci s ERP/CRM/e-mailem.

Dobrý software DMS centralizuje, klasifikuje a automatizuje procesy a zároveň zajišťuje bezpečnost, dodržování předpisů a pokročilé vyhledávání, které najde dokument během několika sekund.Díky všemu, co je zde popsáno, máte k dispozici osvědčenou řadu nástrojů pro implementaci solidního a produktivního digitálního základu, který podporuje vše od kanceláře s jedním zaměstnancem až po tu nejnáročnější korporaci.