- Použití vlastních kódů polí umožňuje opravit formát dat a měn bez ohledu na zdroj dat.
- Připojení přes DDE je nejefektivnější alternativou pro import dat z Excelu při zachování původního vizuálního vzhledu.
- Podmíněná pravidla Wordu umožňují automatizovat obsah dokumentu na základě dat každého příjemce.
Jsem si jistý, že se vám to už stalo: máte všechno připravené v excelovské tabulce s bezchybnými daty a dobře naformátovanými částkami, ale když to přenesete do Wordu pomocí hromadné korespondence, data šílíNajednou se dny pletou s měsíci nebo se čísla měn zobrazují jako jednoduchá desetinná čísla bez symbolu eura, což ve vás těsně před tiskem vyvolává pocit naprosté frustrace.
Tento problém je častější, než se zdá, a vyskytuje se proto, že Word ve výchozím nastavení čte nativní data z Excelu A ne vizuální formátování, které vidíme v buňkách. Nebojte se, není to problém s vaším počítačem ani s tím, že jste udělali něco špatně; je to prostě způsob, jakým Microsoft zpracovává výměnu informací mezi svými aplikacemi. Abychom to vyřešili, máme v rukávu pár triků, které dělají zázraky. Pojďme zjistit, proč Word mění data a částky při hromadné korespondenci: jak zachovat jejich formátování.
Rychlá metoda: Úprava kódů polí
Pokud si nechcete věci komplikovat konfigurací systému a potřebujete, aby se správně zobrazovalo pouze konkrétní pole, například datum registrace, nejlepší možností je upravit kód pole přímo v šabloně dokumentu. To provedete tak, že umístíte kurzor nad problematické pole a stisknete tlačítko ALT + F9 (nebo klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte možnost „Aktivovat nebo deaktivovat kódy polí“).
Jakmile například uvidíte kód mezi složenými závorkami { MERGEFIELD Fecha_Alta }Musíte přidat formátovací maskaPro data pište \@ "dd/MM/yyyy" Těsně před zavřením kohoutku. Je důležité, aby „M“ pro měsíce bylo napsáno s velkým písmenem, protože pokud použijete malé „m“, Word si bude myslet, že máte na mysli minuty. Pro peněžní částky můžete použít výraz \#.##0,00€ aby číslo zachovalo desetinná místa a symbol měny. Po provedení změny stiskněte znovu . ALT + F9 a aktualizujte náhled, abyste zkontrolovali, zda je vše na svém místě.
Dokonalé řešení: Dynamická výměna dat (DDE)
Pokud máte velký počet polí a nechcete kód upravovat jedno po druhém, existuje globální nastavení, které donutí Word číst formát přesně tak, jak se zobrazuje v Excelu. Tato metoda je založena na... Protokol DDE (dynamická výměna dat)Chcete-li ji aktivovat, přejděte do nabídky Soubor, zadejte Možnosti, poté Upřesnit a přejděte dolů do sekce Obecné a zaškrtněte políčko. Po otevření potvrdit převod formátu souboru.
Když na kartě Pošta znovu vyberete seznam příjemců, Word zobrazí dialogové okno. Klíč k tomu je: musíte kliknout na „Zobrazit vše“ a vybrat možnost Tabulky MS Excel přes DDEOd tohoto okamžiku Word přestane interpretovat data po svém a bude respektovat vizuální formát které jste definovali v sešitu aplikace Excel, což vám ušetří spoustu ruční práce.
Zvládnutí pokročilých pravidel kombinování
Kromě formátování nabízí Word i výkonné nástroje, díky nimž vaše dopisy vypadají víc než jen jako chladné a neosobní šablony. Pravidla kombinací Umožňují vkládat dynamický text na základě hodnoty pole. Například pravidlo „Pokud...Pak...Jinak...“ je ideální pro personalizaci pozdravu; můžete naprogramovat, že pokud je pole Pohlaví „M“, dokument bude vypisovat "Milý sousede"Pokud ne, napište „Milý sousede“.
Existují i další velmi užitečné funkce, jako například pravidlo „Vyplnit“, které otevře dialogové okno pro zadání informací, které se budou v celém dokumentu opakovat, nebo pravidlo „Zeptejte se“, které ukládá data do interní výsledková tabule Chcete-li jej použít na více místech, použijte pole Ref. Můžete také použít pole „Další záznam“, pokud potřebujete, aby se data od různých osob zobrazovala na stejné stránce, což je běžné při tisku. samolepicí štítky nebo obaly CD.
Pro ty, kteří potřebují filtrovat seznam, je pravidlo „Přeskočit záznam, pokud…“ záchranou. Umožňuje automaticky vynechat každého příjemce, který splňuje určitou podmínku, a zabránit tak tisku zbytečných dopisů. A konečně, pokud potřebujete dokumenty očíslovat, můžete k zobrazení použít pravidlo „Sloučit číslo záznamu“. původní pozice v databázi nebo „Sloučit pořadová čísla“ pro sekvenční číslování založené pouze na filtrovaných záznamech.
Efektivní správa hromadné korespondence zahrnuje jak technické propojení s Excelem pomocí DDE nebo kódů polí, tak logické přizpůsobení pomocí podmíněných pravidel, což zajišťuje, že velké objemy dokumentů si zachovají profesionální vzhled a neobsahují chyby formátování. Nyní víte, proč Word během hromadné korespondence mění data a částky: jak zachovat jejich formátování.
Již od mala byl nadšený pro techniku. Miluji být aktuální v oboru a především o něm komunikovat. Proto se už řadu let věnuji komunikaci na technologických a videoherních webech. Najdete mě, jak píšu o Androidu, Windows, MacOS, iOS, Nintendo nebo o jakémkoli jiném souvisejícím tématu, které vás napadne.