Cyflwyniad i storio dogfennau wedi'u sganio
Yn y byd digidol hwn, mae mwy a mwy o bobl yn chwilio am ffyrdd o storio a threfnu eu dogfennau wedi'u sganio yn effeithlon yn lle cronni pentyrrau o bapur. I'r ar yr un prydMae sicrhau diogelwch y dogfennau hyn yr un mor hanfodol i atal unrhyw golled neu ddifrod i wybodaeth. Felly, mae'n hanfodol deall Sut i gadw dogfennau wedi'u sganio yn effeithiol. Mae'r erthygl hon yn rhoi arweiniad manwl ar rai un o'r goreuon Dulliau ac arferion ar gyfer arbed dogfennau wedi'u sganio, o ddewis yr offeryn sganio cywir i ddewis y fformat ffeil priodol a gweithredu mesurau diogelwch.
Dewis y Fformat Priodol ar gyfer Dogfennau wedi'u Sganio
Er mwyn sicrhau bod eich dogfennau wedi'u sganio yn cadw'r ansawdd uchaf posibl, rhaid ystyried sawl ffactor. Yn gyntaf, dewis y fformat ffeil priodol. Mae fformatau fel PDF, JPEG neu TIFF yn cael eu defnyddio'n gyffredin ar gyfer dogfennau wedi'u sganio. Bydd y dewis cywir yn dibynnu ar eich anghenion penodol. Er enghraifft, ar gyfer testunau gyda llawer o fanylion, fel anfonebau neu gontractau, mae'r Fformat PDF Dyma'r opsiwn gorau gan ei fod yn caniatáu ichi gynnal ansawdd delwedd ac mae hefyd yn hawdd ei rannu. Os ydych chi'n sganio ffotograffau, efallai mai JPEG yw'r dewis delfrydol oherwydd ei allu i gynhyrchu delweddau o ansawdd uchel gyda meintiau ffeil llai.
Nesaf, gosod y penderfyniad priodol. Po uchaf yw'r datrysiad, yr uchaf yw ansawdd y sgan, ond bydd maint y ffeil hefyd yn cynyddu. Ar gyfer y rhan fwyaf o ddogfennau testun, mae datrysiad o 200-300 dpi (smotiau fesul modfedd) yn ddigon. Ar gyfer lluniau, efallai y bydd angen cydraniad o 600 dpi neu uwch arnoch. Cofiwch y gall cydraniad uwch arwain at amseroedd sganio arafach a maint ffeiliau mwy Yn olaf, gwiriwch y canlyniad terfynol bob amser i sicrhau eich bod yn hapus ag ansawdd y ddelwedd cyn cadw'r ffeil cyferbyniad lliwiau, a sicrhau nad oes unrhyw ystumiadau na sŵn yn y ddelwedd.
Penderfynu ar y Penderfyniad Priodol ar gyfer Digido
Wrth ddewis y datrysiad priodol ar gyfer digideiddio dogfennau, mae'n hanfodol deall pwrpas y dogfennau a'r defnydd y bwriedir ei wneud ohonynt. Yn gyffredinol, Po uchaf yw'r cydraniad, gorau oll yw ansawdd y ddogfen wedi'i digideiddio.Mae gan y rhan fwyaf o sganwyr gydraniad sy'n amrywio o 72dpi (ar gyfer dogfennau a fwriedir ar gyfer y we) i 1200dpi neu fwy (ar gyfer ansawdd uchel fel dylunio graffeg). Fodd bynnag, bydd cydraniad uwch yn cynyddu maint ffeil y ddelwedd sy’n deillio ohono, a fydd yn dibynnu ar y gofod storio sydd ar gael.
Ar y llaw arall, os ydych chi'n meddwl am effeithlonrwydd gofod storio ac nad oes angen datrysiad eithriadol o uchel, mae yna opsiwn 300dpi, sef yr argymhelliad safonol yn aml ac sy'n darparu ansawdd delwedd digonol ar gyfer y rhan fwyaf o'r anghenion. Dyma nhw rhai enghreifftiau:
- 72dpi: Delfrydol ar gyfer dogfennau a fwriedir yn benodol ar gyfer y we.
- 300dpi: Perffaith ar gyfer dogfennau gyda thestun sylfaenol a graffeg. Mae'r penderfyniad hwn yn ddigonol ar gyfer y rhan fwyaf o anghenion busnes a phersonol.
- 600dpi neu fwy: Argymhellir ar gyfer dogfennau sy'n cynnwys delweddau manwl neu graffeg gymhleth, a phan fydd angen ansawdd atgynhyrchu uchel iawn.
Os oes amheuaeth, fe'ch cynghorir addaswch y cydraniad i'r uchafswm y mae'r sganiwr yn ei ganiatáu ac yna ei leihau os yw maint y ffeil canlyniadol yn broblemus. Fodd bynnag, mae'n bwysig cofio na fydd cynyddu'r cydraniad ar ôl i ddogfen gael ei sganio yn gwella ansawdd y ddelwedd.
Sut i Drefnu Dogfennau Sganiedig yn Effeithiol
La Rheolaeth effeithlon o ddogfennau wedi'u sganio Nid yn unig y mae'n arbed amser ac yn lleihau straen, ond gall hefyd hwyluso gweithrediadau busnes a lleihau costau cyffredinol. Yn ffodus, nid oes rhaid i drefnu eich dogfennau wedi'u sganio fod yn dasg frawychus. Sicrhewch fod gennych system enwi gyson, defnyddiwch ffolderi ac is-ffolderi i drefnu dogfennau, ac ystyriwch ddefnyddio meddalwedd rheoli dogfennau i wneud y broses yn haws.
Fe system enwi gyson Dyma'r cam cyntaf i gadw'ch dogfennau wedi'u sganio yn drefnus. Dechreuwch trwy sefydlu protocol ar gyfer enwi'ch dogfennau. Gall hyn gynnwys cynnwys y math o ddogfen, y dyddiad, enw'r cwsmer, neu rif yr anfoneb. Yr allwedd yw bod yn gyson, er mwyn i chi allu adnabod dogfen yn hawdd o'i henw. Yn strwythur eich ffolder, defnyddiwch ffolderi ac is-ffolderi i drefnu eich dogfennau. Gallech gael prif ffolder ar gyfer pob math o ddogfen a defnyddio is-ffolderi i'w torri i lawr hyd yn oed yn fwy gronynnog, megis fesul blwyddyn neu fesul cleient.
Meddalwedd da rheoli dogfennau gall wneud sefydliad yn llawer haws. Mae'r math hwn o ddatrysiad yn eich galluogi i chwilio, adalw a mynegeio dogfennau yn hawdd ac yn gyflym. Mae rhai hyd yn oed yn cynnig nodweddion adnabod nodau optegol (OCR) sy'n trosi'ch dogfennau wedi'u sganio yn ffeiliau y gellir eu golygu er mwyn eu gwneud yn fwy defnyddiol. Cofiwch werthuso pob meddalwedd rheoli dogfennau yn seiliedig ar ei nodweddion a'i bris, er mwyn sicrhau eich bod yn cael y gwerth gorau ar gyfer eich anghenion. Gyda’r awgrymiadau hyn, dylech fod ar eich ffordd i drefnu bod eich dogfennau wedi’u sganio yn drefnus ac yn hawdd eu cyrraedd.
Sebastián Vidal ydw i, peiriannydd cyfrifiadurol sy'n angerddol am dechnoleg a DIY. Ar ben hynny, fi yw creawdwr tecnobits.com, lle rwy'n rhannu tiwtorialau i wneud technoleg yn fwy hygyrch a dealladwy i bawb.