Yr awgrymiadau gorau ar gyfer ysgrifennu negeseuon e-bost proffesiynol mewn eiliadau

Mae ysgrifennu negeseuon e-bost ar lefel broffesiynol yn sgil hanfodol mewn unrhyw amgylchedd gwaith. Fodd bynnag, mae'n gofyn am amser ac ymdrech. Yn ffodus, mae defnyddio deallusrwydd artiffisial yn dod i'n hachub. Yn yr erthygl hon, rydym yn egluro. sut i ddefnyddio awgrymiadau i ysgrifennu negeseuon e-bost proffesiynol yn gyflym ac yn effeithiol.

Os ydych chi eisiau gwneud gwahaniaeth gyda'ch negeseuon a sefyll allan yn eich cwmni neu berthnasoedd busnes, daliwch ati i ddarllen: dyma BOB DIM sydd ei angen arnoch i ddod yn feistr gwirioneddol ar e-bost proffesiynol, wedi'i bweru gan AI.

 

Beth yw prompt mewn AI a sut mae'n cael ei ddefnyddio i ysgrifennu negeseuon e-bost?

Un annog Mae'n gyfarwyddyd neu ymadrodd cychwynnol sy'n helpu'r AI i gynhyrchu neges benodol wedi'i theilwra i'ch anghenion. Yng nghyd-destun e-bost proffesiynol, yr awgrym fyddai'r hyn rydych chi'n ei ddweud wrth yr AI i gyfansoddi'r e-bost priodol. Er enghraifft: «Ysgrifennwch e-bost yn gofyn am wybodaeth fanwl am statws prosiect X, gan gynnal tôn gyfeillgar a phroffesiynol.»

Po fwyaf o wybodaeth a chyd-destun a ddarparwch yn yr awgrym, y mwyaf cywir fydd yr ymateb a'i gyd-fynd â'ch amcan.Mae'r system hon yn gweithio ar gyfer creu testunau o'r dechrau ac ar gyfer cywiro, byrhau, addasu'r tôn, neu drawsnewid negeseuon e-bost hir yn grynodebau hawdd eu treulio.

Elfennau allweddol awgrym da ar gyfer e-byst proffesiynol

Os ydych chi eisiau cael y gorau o'r AI mewn ysgrifennu e-byst, Rhaid i chi wybod sut i ofyn am yr hyn sydd ei angen arnoch chiDylai awgrym da bob amser gynnwys:

• Cyd-destunNodwch beth yw pwrpas yr e-bost a phwy y mae ar ei gyfer. Nid yw cydweithiwr, cleient, na'ch pennaeth yr un peth.
• Camau clirEglurwch beth rydych chi'n gobeithio ei gyflawni gyda'r neges (gofyn, diolch, hysbysu, cwyno, ac ati).
• Tôn ac arddullNodwch a ddylai fod yn ffurfiol, anffurfiol, agos, perswadiol…
• Cyfyngiadau neu estyniadOs ydych chi eisiau rhywbeth byr, uniongyrchol neu gyda hyd penodol.

Camgymeriadau cyffredin wrth greu awgrymiadau (a sut i'w hosgoi)

Mae llawer o ddefnyddwyr yn syrthio i rhai namau nodweddiadol wrth ofyn i AI am help i gyfansoddi negeseuon e-bost:

• Bod yn rhy generigOs teipiwch "Cyfansoddwch e-bost ffurfiol," bydd yr AI yn byrfyfyrio, ac efallai na fydd y testun yn berthnasol i'ch achos.
• Heb gyflawni'r amcanOs na fyddwch chi'n egluro'r union reswm dros yr e-bost, efallai y bydd y neges yn aros yn arwynebol.
• Anghofiwch y derbynnyddMae'n rhaid i chi addasu eich tôn a'ch cynnwys i'r person rydych chi'n siarad ag ef. Nid yw delio â chleient yr un peth â delio â chydweithiwr.
• Peidiwch â gofyn am wiriad sillafu/gramadegMae ei gynnwys yn yr awgrym yn lleihau'r risg o wallau.

Drwy ddefnyddio'r awgrymiadau hyn ac osgoi'r camgymeriadau mwyaf cyffredin, byddwch chi'n gallu creu'r awgrymiadau gorau ar gyfer ysgrifennu negeseuon e-bost proffesiynol.

Enghreifftiau ymarferol o awgrymiadau ar gyfer e-byst proffesiynol

Y ffordd orau o ddysgu sut i greu awgrymiadau ar gyfer ysgrifennu negeseuon e-bost proffesiynol yw trwy wylio enghreifftiau wedi'u cymhwyso i sefyllfaoedd go iawnYma rydym yn cyflwyno casgliad yn seiliedig ar wahanol amcanion y gallwch eu defnyddio yn SgwrsGPT neu unrhyw offeryn arall:

Sefyllfa	Enghraifft Ysgogedig
Gofyn am wybodaeth	"Ysgrifennwch e-bost proffesiynol i ofyn am ddiweddariad ar statws dosbarthu rhif archeb 12345. Defnyddiwch dôn ffurfiol a chwrtais, heb fod yn fwy nag 80 gair."
Diolch i gwsmer	"Ysgrifennwch e-bost diolch at gwsmer sydd newydd gwblhau pryniant. Gofynnwch am adborth ar y profiad a llofnodwch yn gynnes."
Hysbysiad cyfarfod	"Cynhyrchwch e-bost yn gwahodd pawb i gyfarfod ynglŷn â chanlyniadau'r chwarter, gan gynnwys y dyddiad, yr amser, yr agenda, a chais am ateb."
Adroddwch am dreuliau	"Ysgrifennwch e-bost i hysbysu eich goruchwyliwr am y treuliau a gofnodwyd yn ystod eich trip cwmni diwethaf. Cynhwyswch atodiadau a gofynnwch am gadarnhad."

 

Mathau a argymhellir o e-byst a chyfarwyddiadau proffesiynol

Y anghenion ysgrifennu gall fod yn amrywiol iawn yn dibynnu ar y amcan y negesFelly, mae'n ddefnyddiol categoreiddio'r sefyllfaoedd mwyaf cyffredin a'r awgrymiadau mwyaf effeithiol ar gyfer pob un:

• Cais am wybodaeth: “Ysgrifennwch e-bost yn gofyn am wybodaeth am y catalog newydd o wasanaethau sydd ar gael, mewn tôn gyfeillgar.”
• Diolchgarwch: “Ysgrifennwch e-bost diolch ffurfiol ar ôl cyfarfod, gan dynnu sylw at y pwyntiau allweddol a drafodwyd a dangos eich bod yn agored i gydweithio yn y dyfodol.”
• Dilyniant: “Creu e-bost dilynol cwrtais i weld a oes unrhyw ddiweddariad ar y cynnig a anfonwyd gennych yr wythnos diwethaf.”
• Cyflwyniad cynnig: “Ysgrifennwch e-bost proffesiynol yn cyflwyno cynnig cydweithio gyda manylion y prosiect ac yn gofyn am gyfarfod posibl i’w drafod.”
• Atgoffa cyfarfod: “Ysgrifennwch e-bost yn atgoffa’r mynychwyr am y cyfarfod a drefnwyd ar gyfer dydd Llun, mewn tôn broffesiynol a chryno.”
• Cau'r prosiect: “Creu e-bost i hysbysu pawb bod y prosiect wedi dod i ben, gan gynnwys crynodeb o’r canlyniadau a diolch i’r tîm am eu cyfranogiad.”

Sut i wella tôn eich negeseuon e-bost gyda deallusrwydd artiffisial

Un o werthoedd mawr awgrymiadau personol yw'r gallu i addasu tôn yr e-bost yn ôl y derbynnydd.Gallwch ofyn yn benodol i'r AI wneud i'r e-bost swnio'n fwy ffurfiol, yn fwy hygyrch, neu hyd yn oed yn empathig mewn sefyllfaoedd sensitif.

• Ffurfiol: «Ysgrifennwch e-bost proffesiynol a ffurfiol yn gofyn am gyfarfod â chyfarwyddwr yr Adran Adnoddau Dynol.»
• Cyfeillgar: «Creu e-bost cyfeillgar i ddiolch i gydweithiwr am eu cymorth wrth gyflawni'r prosiect.»
• Syth: «Ysgrifennwch e-bost byr ac uniongyrchol yn gofyn am statws y ddogfennaeth sydd ar y gweill.»
• Empathig: «Ysgrifennwch e-bost yn ymddiheuro i gwsmer am gamgymeriad gwasanaeth, gan gynnig ateb a dangos dealltwriaeth.»

Awgrymiadau ar gyfer e-byst dilynol effeithiol

Mae dilyn cleientiaid, cyfarfodydd neu dasgau yn hanfodol i gynnal perthnasoedd cynhyrchiol.Rhai enghreifftiau defnyddiol:

Achos	Enghraifft Ysgogedig
Ôl-werthu	«Ysgrifennwch e-bost dilynol ar ôl pryniant, gan ofyn am foddhad a gofyn am adborth gonest.»
Nodyn atgoffa	"Ysgrifennwch nodyn atgoffa cwrtais i gwsmer am derfyn amser dosbarthu sydd ar ddod."
Gofyn am farn	"Cynhyrchu e-bost yn gofyn am adborth y derbynnydd ar y gwasanaeth a dderbyniwyd, mewn tôn gyfeillgar."
Cadarnhad apwyntiad	«Creu e-bost dilynol yn cadarnhau'r apwyntiad wedi'i drefnu ac yn eich atgoffa o'r ddogfennaeth angenrheidiol.»

Personoli negeseuon e-bost gyda data derbynnydd diolch i AI

Mae negeseuon e-bost personol yn cynyddu cyfraddau agor ac ymatebYchwanegwch fanylion at eich awgrymiadau fel enw'r derbynnydd, eu cwmni, prosiectau a rennir, neu ddiddordebau penodol:

Personoli	Awgrym Arfaethedig
Cyfarchiad personol	«Creuwch gyfarchiad agoriadol gan ddefnyddio enw'r derbynnydd a chyfeiriad at ei rôl yn y cwmni.»
Cyfeiriad at fuddiannau	"Ysgrifennwch e-bost sy'n cynnwys manylion am ddiddordebau'r derbynnydd, gan sôn pam y gallai'r cynnig fod yn berthnasol iddyn nhw."
Crybwyll prosiectau blaenorol	«Cynnwys diolch yn sôn am y gwaith cydweithredol ar y prosiect blaenorol.»

Sut i adolygu a chywiro eich e-byst gydag awgrymiadau AI

Gall e-bost gyda gwallau gramadegol neu sillafu ddifetha canfyddiad proffesiynol.Cyn i chi wasgu anfon, defnyddiwch AI i adolygu a mireinio'ch testun:

• Adolygiad llawn: «Adolygwch yr holl e-byst a nodwch unrhyw wallau gramadegol neu sillafu.»
• Awgrymiadau ar gyfer gwella: «Awgrymwch welliannau i wneud yr e-bost yn gliriach a chael effaith gadarnhaol.»
• Gwiriwch gysondeb«Dadansoddi cysondeb a chydlyniant y neges, gan wella'r strwythur os oes angen.»

Optimeiddio marchnata e-bost gydag awgrymiadau ac awtomeiddio

Mae ymgyrchoedd marchnata e-bost wedi cymryd naid o ran ansawdd gydag awtomeiddio a awgrymiadau clyfarGallwch greu, amserlennu ac addasu dilyniannau e-bost ar gyfer gwahanol gynulleidfaoedd a sefyllfaoedd:

• Croeso a sefydlu: «Creu e-bost croeso i danysgrifwyr newydd, gan dynnu sylw at fanteision ymuno â'n cymuned.»
• Atgoffa Basged: «Creu e-bost atgoffa i ddefnyddwyr a adawodd gynhyrchion yn eu basged, gan gynnwys cynnig arbennig.»
• Cyflwyniad cynnyrch: «Dyluniwch e-bost sy'n cyhoeddi cynhyrchion newydd, gyda gostyngiad unigryw.»
• Dilyniant ar ôl prynu: «Ysgrifennwch e-bost diolch ar ôl prynu, gan ofyn am adborth ar y cynnyrch.»

Mae'r awgrymiadau hyn yn caniatáu ichi awtomeiddio tasgau ailadroddus ac ychwanegu cyffyrddiad personol at bob rhyngweithio.

Camgymeriadau cyffredin mewn e-byst proffesiynol (a sut i'w hosgoi)

Mae osgoi rhai gwallau ysgrifennu yr un mor bwysig â chael y neges yn gywir.Ymhlith y gwallau mwyaf cyffredin mae:

• Bod yn rhy ffurfiol mewn lleoliadau hamddenol.
• Camddefnyddio manylion technegol neu ymadroddion pellgyrhaeddol.
• Heb addasu'r tôn i'r derbynnydd penodol.
• Anghofio gwirio sillafu a gramadeg.
• Gadewch y mater yn wag neu'n aneglur.

DatrysiadAddaswch yr awgrym bob amser trwy nodi lefel y ffurfioldeb, y hyd, adolygwch yn awtomatig a gofynnwch am fersiynau lluosog os oes angen.

Dadansoddiad Effeithiolrwydd: Sut i Wybod a yw Eich E-byst yn Gweithio

Gall AI eich helpu chi hefyd dadansoddi perfformiad eich negeseuon e-bostGallwch ofyn am adroddiadau ar gyfraddau agor, cyfraddau ymateb, canfod patrymau yn seiliedig ar yr amser anfon, neu awgrymu gwelliannau yn seiliedig ar y canlyniadau a gafwyd.

• “Dadansoddi canlyniadau fy negeseuon e-bost diweddar ac awgrymu gwelliannau i gynyddu’r gyfradd ymateb.”
• “Ysgrifennu adroddiad ar effeithiolrwydd fy ymgyrchoedd, gan nodi’r pynciau a’r amseroedd gorau.”

Bydd y dadansoddiadau hyn yn caniatáu ichi ailadrodd a mireinio'ch strategaeth gyda data gwrthrychol.

Sut i ddefnyddio ymatebion awtomatig gyda chymorth AI

Mae sefydlu ymatebion awtomatig yn un o'r nodweddion mwyaf ymarferol ar gyfer rheoli absenoldebau, gwyliau neu gyfnodau o anargaeledd.Rhai awgrymiadau defnyddiol:

• "Creu ateb awtomatig yn nodi fy mod i allan o'r swyddfa tan Hydref 10fed ac y byddaf yn ateb pan fyddaf yn dychwelyd."
• "Ysgrifennwch neges ddiolch awtomatig i bwy bynnag sy'n cysylltu, gan roi gwybod iddyn nhw y byddwch chi'n ymateb yn fuan."
• «Cynhyrchu ymateb gyda gwybodaeth gyswllt amgen ar gyfer achosion brys.»

Gyda deallusrwydd artiffisial, mae'r mathau hyn o negeseuon yn llawer mwy personol ac effeithiol..

Arferion da wrth ysgrifennu negeseuon e-bost ffurfiol a phroffesiynol

Bydd dilyn cyfres o ganllawiau yn gwneud i'ch negeseuon e-bost sefyll allan yn gadarnhaol.:

• Byddwch yn glir ac yn uniongyrcholNodwch yr amcan yn y llinellau cyntaf.
• Defnyddiwch baragraffau byr, ar wahân gan fylchau gwag.
• Cynnwys bwledi neu restrau ar gyfer negeseuon gyda llawer o wybodaeth.
• Gwiriwch sillafu a gramadeg bob amser cyn anfon.
• Addaswch y tôn i'r derbynnydd (cleient, cydweithiwr, cyflenwr, ac ati).
• Cynnwys galwad glir i weithredu os ydych chi'n chwilio am ateb.

Gallwch ofyn i'r AI drosi unrhyw e-bost i fformat arferion gorau o'r anogwr..

Fel rydych chi wedi gweld, y Mae awgrymiadau ar gyfer ysgrifennu negeseuon e-bost proffesiynol wedi dod yn offeryn eithaf ar gyfer optimeiddio e-bost mewn unrhyw gyd-destun busnes.Nid yn unig y maent yn symleiddio creu negeseuon effeithiol, yn personoli'r tôn, ac yn cywiro gwallau, ond maent hefyd yn caniatáu ichi awtomeiddio tasgau, dadansoddi canlyniadau, ac addasu i ddisgwyliadau pob derbynnydd. Gyda chymorth deallusrwydd artiffisial ac awgrymiadau wedi'u diffinio'n dda, bydd gennych reolaeth lwyr dros eich cyfathrebu proffesiynol, yn arbed amser, ac yn sicrhau eich bod yn gadael argraff barhaol gyda phob neges a anfonwch.