Mae'n un o'r rhaglenni lleiaf hysbys yn y gyfres swyddfa Microsoft 365, er ei fod wedi'i gynnwys ers fersiwn 1992 Fodd bynnag, mae'n offeryn defnyddiol iawn. Yn y swydd hon rydym yn esbonio Beth yw Microsoft Access a beth yw ei ddiben?.
Mae'r fersiwn diweddaraf o Microsoft Access, sef yr hyn yr ydym yn mynd i siarad amdano yma, a ryddhawyd ar Hydref 5, 2021 i'w ddefnyddio yn Windows 10 a Windows 11. Mae hyn yn meddiannu rhwng 44 MB a 60 MB ar y gyriant caled, yn dibynnu ar yr opsiynau gosod a ddewiswyd.
Beth yw Microsoft Access?
Mae Microsoft yn a system rheoli cronfa ddata cynnwys yn y gyfres o gymwysiadau Microsoft Office (Microsoft 365 bellach). Mae'n offeryn sydd wedi'i anelu at helpu defnyddwyr i greu a rheoli cronfeydd data gyda'r nod o storio, trefnu a dadansoddi gwybodaeth.
Mae'r rheswm pam y defnyddir y cais hwn cyn lleied yn bennaf oherwydd nad yw'n gwybod ei wir ddefnyddioldeb. Mae llawer o ddefnyddwyr yn credu ar gam y gall unrhyw beth a wneir gyda Mynediad gael ei wneud gyda Mynediad mewn gwirionedd. Excel
Er ei bod yn wir bod gan y ddwy raglen bwyntiau yn gyffredin, mae Excel yn fwy addas ar gyfer trin data rhifiadol a gwneud cyfrifiadau ar y data hwnnw. Mynediad, o'i ran ef, yn ychwanegu mwy o arbenigedd ac yn cynnwys swyddogaethau penodol i reoli gwahanol fathau o ddata. Yn ogystal, mae'n caniatáu ichi gyfyngu ar y data y mae defnyddwyr yn ei nodi ym mhob maes, yn ogystal â chysylltu data cysylltiedig mewn tablau lluosog.
Mae cronfeydd data sy'n cael eu cadw gyda Microsoft Access yn dangos y estyniad ffeil ".accdb". Er mai dyma'r mwyaf cyffredin a hefyd y mwyaf cyfredol, mae'n dal yn bosibl dod o hyd i estyniadau eraill (".mdbe" o ".mde"), sy'n cyfateb i fersiynau cyn 2007. Ar rai achlysuron, i agor y math hwn o estyniadau, rhaid i'r defnyddiwr yn gyntaf ddefnyddio offeryn trosi i'w drosi i «.accdb».
Pethau y gallwn eu gwneud gyda Mynediad
Sut gallwch chi ddefnyddio Mynediad i reoli cronfa ddata? Isod, rydym yn esbonio rhai o'r tasgau mwyaf cyffredin y gallwn eu cyflawni gyda'r offeryn hwn.
Creu cronfa ddata
Ar y sgrin gartref Mynediad, cliciwch "Ffeil" ac yn y golofn opsiynau ar y chwith, dewiswch "Newydd." Ymhlith y gwahanol opsiynau a ddangosir ar y sgrin, rhaid inni ddewis yr un o'r enw fel msgstr "Cronfa Ddata Penbwrdd Gwag".
Gellir rhoi enw i'r gronfa ddata newydd hon fel cam rhagarweiniol i gael mynediad i'r templed newydd a dechrau ei ddefnyddio.
Creu tabl
I ychwanegu tabl data i'r gronfa ddata yr ydym wedi'i chreu, mae angen mynd i'r rhuban offer a chlicio ar y tab «Bwrdd». Gellir ychwanegu cymaint o feysydd ag y dymunwn at y tabl newydd hwn. I wneud hyn mae'n rhaid i chi glicio ar y dde a dewis yr opsiwn «Cliciwch i Ychwanegu».
Defnyddir yr adran blwch combo i restru'r gwahanol fathau o ddata y gellir eu neilltuo i faes (yn Mynediad mae'n orfodol aseinio math o ddata i bob maes).
Ychwanegu data i'r tabl
Mae sawl ffordd o ychwanegu data at dabl Mynediad: defnyddio ffurflen, ei fewnforio o ffeil allanol, defnyddio SQL, neu fewnbynnu data yn uniongyrchol (hynny yw, â llaw). Yr opsiwn mwyaf cyffredin yw'r mewnforio trwy ffeiliau ".csv". Dyma sut rydych chi'n ei wneud:
- Ar y rhuban offeryn, cliciwch ar "Data allanol".
- Yna rydym yn clicio ar "Ffeil destun".
- Nesaf rydym yn dewis y ffeil ffynhonnell a'r tabl cyrchfan.
- Cyn symud ymlaen â'r mewnforio, gallwn adolygu holl fanylion y ffeil (defnyddio cyfnodau neu atalnodau fel amffinyddion, mae angen hepgor rhai meysydd.
- Yn olaf, rydym yn pwyso'r botwm "Gorffen" i redeg y mewnforio.
O'r fan hon, mae yna lawer o gamau gweithredu y gallwn eu cyflawni yn y cais gyda'r gwahanol dablau yr ydym wedi'u cyflwyno. Er enghraifft, mae'n bosibl creu perthynas rhwng byrddau i gwestiynu data o dablau gwahanol. Gallwch hefyd greu a bwrdd chwilio, sy'n cynnwys data y cyfeirir ato gan dabl arall, neu hyd yn oed greu ymholiadau cymhleth ar dablau lluosog gyda gwahanol fathau o ddata.
Mae camau gweithredu posibl eraill yn gwneud copïau wrth gefn, creu cronfeydd data gweithredadwy (na all defnyddwyr allanol eu haddasu) creu macro i awtomeiddio tasgau cymhleth neu allforio data i ragori, ymhlith llawer o bosibiliadau eraill.
I gyflawni'r holl gamau hyn, mae Microsoft Access yn cynnwys handi gwesteiwr sydd heb os o gymorth mawr i'r rhai sy'n defnyddio'r cymhwysiad hwn am y tro cyntaf.
Casgliad
Mae Microsoft Access yn opsiwn a argymhellir yn fawr ar gyfer busnesau bach a chanolig sydd angen offeryn rheoli data syml a hawdd ei ddefnyddio. Delfrydol ar gyfer tasgau fel grheoli rhestr eiddo neu fonitro prosiectau. Ar gyfer yr holl achosion hyn, mae'n werth dysgu sut i'w ddefnyddio.
Roedd golygydd yn arbenigo mewn technoleg a materion rhyngrwyd gyda mwy na deng mlynedd o brofiad mewn gwahanol gyfryngau digidol. Rwyf wedi gweithio fel golygydd a chrëwr cynnwys ar gyfer cwmnïau e-fasnach, cyfathrebu, marchnata ar-lein a hysbysebu. Rwyf hefyd wedi ysgrifennu ar wefannau economeg, cyllid a sectorau eraill. Fy ngwaith hefyd yw fy angerdd. Nawr, trwy fy erthyglau yn Tecnobits, Rwy'n ceisio archwilio'r holl newyddion a chyfleoedd newydd y mae byd technoleg yn eu cynnig i ni bob dydd i wella ein bywydau.