Beth yw modd cyfrinachol Gmail a phryd ddylech chi ei droi ymlaen?

¿Beth yw "modd cyfrinachol" Gmail a phryd ddylech chi ei actifadu? Mae'r modd anfon arbennig hwn yn caniatáu ichi gyfyngu ar yr hyn y gall y derbynnydd ei wneud gyda'ch e-bost.Bydd yn atal defnyddwyr rhag ei ​​anfon ymlaen, copïo ei destun, lawrlwytho atodiadau, neu argraffu ei gynnwys. Gallwch hefyd osod dyddiad dod i ben neu hyd yn oed gofyn am god SMS i'w agor. Nid yw'n ddiogel rhag camgymeriadau, ond pan gaiff ei ddefnyddio'n gywir, mae'n lleihau risgiau'n sylweddol wrth weithio gyda gwybodaeth sensitif.

Mae modd cyfrinachol Gmail yn ffordd arbennig o anfon negeseuon e-bost Yn y modd hwn, mae Google yn gosod cyfyngiadau ar y neges a'i atodiadau, gan gyfyngu ar allu'r derbynnydd i rannu gwybodaeth. Pan fyddwch chi'n actifadu'r modd hwn, mae opsiynau rhannu arferol y derbynnydd yn diflannu. anfon ymlaen, copïo, lawrlwytho ac argraffu y cynnwys.

Yn ogystal â rhwystro'r gweithredoedd hynny, mae Gmail yn caniatáu ichi osod dyddiad dod i ben. Ar gyfer y neges: ar ôl y cyfnod hwnnw, ni fydd y derbynnydd yn gallu ei gweld mwyach. Gallwch hefyd ddirymu mynediad â llaw ar unrhyw adeg os ydych chi'n difaru'r hyn a anfonoch chi neu'n canfod gwall ar ran y derbynnydd. Mae hyn yn arbennig o ddefnyddiol wrth ddelio â dogfennau cyfrinachol, data personol, neu gyfathrebiadau mewnol sensitif.

Mae'r nodwedd hefyd yn ymgorffori system dilysu cyfrinair ychwanegolGallwch ei gwneud yn ofynnol i'r derbynnydd gael cod i agor yr e-bost: naill ai dilysiad syml (sydd mewn rhai achosion yn cael ei anfon drwy e-bost) neu god a anfonir drwy neges destun i ffôn symudol y derbynnydd. Yn yr ail senario hwn, dim ond rhywun sydd â mynediad i'r rhif ffôn hwnnw fydd yn gallu gweld y cynnwys.

Mae'n bwysig deall nad yw modd cyfrinachol yn amgryptio e-bost yn hudolus o'r dechrau i'r diwedd.Yn hytrach, mae'n newid sut mae'r cynnwys yn cael ei gyflwyno. Nid yw Gmail yn anfon y testun a'r atodiadau'n uniongyrchol fel neges arferol; yn hytrach, mae'n cynhyrchu dolen ddiogel na ellir ei chyrchu ond o dan yr amodau rydych chi wedi'u gosod (dod i ben, dilysu, ac ati).

Mae'r nodwedd hon ar gael ar gyfer cyfrifon Gmail personol a Google Workspace.Ac mewn amgylcheddau busnes, gall gweinyddwyr benderfynu a ddylid caniatáu ei ddefnydd ai peidio, naill ai ar draws y parth cyfan neu mewn rhai unedau sefydliadol yn unig (er enghraifft, ei alluogi ar gyfer yr adran gyfreithiol a'i analluogi ar gyfer y gweddill).

Sut mae modd cyfrinachol yn gweithio'n fewnol

Pan fyddwch chi'n anfon neges mewn modd cyfrinachol, nid yw Gmail yn cyflwyno corff yr e-bost "fel y mae". i weinydd y derbynnydd. Yr hyn y mae'n ei wneud yw storio'r cynnwys ar systemau Google a'i ddisodli â dolen reoledig. I rywun sy'n defnyddio Gmail, mae'r canlyniad yn edrych fel e-bost arferol, ond mewn gwirionedd, maen nhw'n cyrchu'r cynnwys a gynhelir mewn ffordd reoledig.

Os nad yw'r derbynnydd yn defnyddio Gmail, byddant yn derbyn neges gyda dolen. o'r math "Gweld e-bost" neu debyg. Bydd clicio arno yn agor tudalen Google ddiogel lle bydd angen i chi fewngofnodi neu nodi'r cod dilysu, yn dibynnu ar sut rydych chi wedi ffurfweddu'r dosbarthiad. Fel hyn, rydych chi'n cadw rheolaeth waeth beth fo darparwr e-bost y derbynnydd.

Mae cyfyngiadau nodweddiadol yn y modd hwn yn effeithio ar y pecyn cynnwys cyfanTestun, delweddau mewnosodedig, ac atodiadau. Bydd y derbynnydd yn gallu ei ddarllen a rhagweld atodiadau os yw'r fformat yn gydnaws, ond ni fydd ganddo fynediad i'r swyddogaethau i'w cadw ar eu cyfrifiadur, eu hanfon ymlaen at berson arall, na'u hargraffu o Gmail.

Mae un cyfyngiad pwysig y mae'n rhaid i chi ei gadw mewn cof.Hyd yn oed os yw opsiynau copïo, lawrlwytho neu argraffu wedi'u rhwystro, ni all Gmail atal rhywun rhag gwneud hynny'n llwyr. sgrinlunCymerwch sgrinlun gyda'ch ffôn neu defnyddiwch feddalwedd faleisus i gopïo'r cynnwys. Mae Google yn ceisio cyfyngu ar sgrinluniau mewn rhai amgylcheddau, ond yn ymarferol, mae yna bob amser ffordd i osgoi'r amddiffyniad hwn.

Manylyn technegol allweddol arall yw na ellir amserlennu negeseuon e-bost mewn modd cyfrinachol. i'w hanfon yn ddiweddarach. Os ydych chi'n rhywun sydd bob amser yn defnyddio "Trefnu anfon" i anfon negeseuon ar amser penodol, cofiwch nad yw'r nodwedd hon yn gydnaws â modd cyfrinachol: bydd yn rhaid i chi eu hanfon ar unwaith.

Manteision, cyfyngiadau, a phryd i'w actifadu

Prif fantais modd cyfrinachol yw ei fod yn lleihau'r risg o ddatgelu gwybodaeth sensitif yn anfwriadol.Os bydd derbynnydd yn clicio ar "Anfon Ymlaen" ar ddamwain neu'n ceisio lawrlwytho atodiad i'w rannu, ni fyddant yn gallu gwneud hynny. Mae hyn yn atal llawer o gamgymeriadau cyffredin mewn lleoliadau gwaith a phersonol.

Mae dod i ben negeseuon yn bwynt diddorol iawn arallGallwch ddewis gwneud e-bost yn hygyrch am ddiwrnod, wythnos, mis, neu hyd yn oed sawl blwyddyn yn unig (mae'r ystodau nodweddiadol rhwng 1 diwrnod a 5 mlynedd). Ar ôl yr amser hwnnw, ni fydd corff y neges nac unrhyw atodiadau ar gael i'r derbynnydd, er y gallent ei weld yn eu mewnflwch o hyd.

Mae'r gallu i ddirymu mynediad ar unrhyw adeg yn ychwanegu rhwyd ​​​​ddiogelwch ychwanegol.Os ydych chi wedi anfon e-bost at y person anghywir, wedi cynnwys gwybodaeth rydych chi'n difaru amdani yn ddiweddarach, neu wedi newid eich meddwl yn unig, ewch i'ch ffolder Eitemau a Anfonwyd, agorwch yr e-bost cyfrinachol, a chliciwch ar yr opsiwn i ddileu mynediad. O'r foment honno ymlaen, ni fydd y derbynnydd yn gallu ei agor mwyach.

Fodd bynnag, nid yw'r modd hwn yn darian absoliwt ac mae ganddo gyfyngiadau clir.Fel y soniwyd yn gynharach, ni all atal rhag rhwystro sgrinluniau na lluniau, ac os yw'r derbynnydd yn bwriadu torri eich ymddiriedaeth, byddant bob amser yn dod o hyd i ffyrdd o achub y wybodaeth. Ar ben hynny, mewn amgylcheddau corfforaethol llym, gall wrthdaro â pholisïau archifo, archwilio, neu eDiscovery oherwydd bod rhywfaint o fynediad y tu allan i lif gwaith safonol.

Mae'n ddoeth actifadu modd cyfrinachol mewn sefyllfaoedd lle mae angen rheolaeth ychwanegol arnoch.Ni argymhellir anfon contractau, tystysgrifau, dogfennau adnabod, gwybodaeth ariannol, data meddygol, cyfathrebiadau mewnol sensitif, na dolenni y mae'n rhaid iddynt roi'r gorau i weithio ar ddyddiad penodol. Ni ddylid ei ddefnyddio'n ddiwahân, gan ei fod yn ychwanegu camau i'r derbynnydd a gall gymhlethu pethau os nad oes ei angen arnynt.

Sut i anfon e-bost cyfrinachol o Gmail ar gyfrifiadur

Mae'r broses ar gyfer defnyddio modd cyfrinachol o fersiwn we Gmail yn eithaf reddfol.Ond mae'n werth mynd drwyddo gam wrth gam i wneud yn siŵr nad ydych chi'n colli dim. Y syniad yw eich bod chi'n cyfansoddi'ch e-bost fel arfer ac, ychydig cyn ei anfon, yn actifadu'r modd ac yn addasu'r gosodiadau dod i ben a gwirio.

Dyma'r camau sylfaenol ar gyfrifiadur:

• Agorwch Gmail a chliciwch ar “Cyfansoddi” i greu neges newydd.
• Ysgrifennwch y derbynnydd, y pwnc, a'r cynnwys o'r e-bost, ac atodwch y ffeiliau y mae angen i chi eu hanfon.
• Ar waelod y blwch cyfansoddi, cliciwch ar yr eicon clo padlog gyda chloc. (Dyma'r botwm modd cyfrinachol.) Os ydych chi eisoes wedi'i ddefnyddio ac eisiau newid y gosodiadau, fe welwch chi'r opsiwn "Golygu".
• Bydd ffenestr naidlen yn agor lle gallwch ddewis y dyddiad dod i ben. y neges ac a ydych chi eisiau i gyfrinair fod yn ofynnol.
• Yn yr adran cyfrinair gallwch ddewis rhwng dau ddull:
  • “Dim cyfrinair drwy SMS”Bydd defnyddwyr sy'n agor yr e-bost o ap neu wefan Gmail yn gallu ei weld yn uniongyrchol; gall y rhai nad ydynt yn defnyddio Gmail dderbyn cod mewn e-bost arall i wirio eu hunaniaeth.
  • “Cyfrinair drwy SMS”Bydd angen i'r derbynnydd nodi cod a fydd yn cael ei anfon atynt drwy neges destun. Mae'n orfodol nodi rhif ffôn y derbynnydd, nid eich un chi.
• Unwaith y byddwch wedi sefydlu popeth, cliciwch ar “Cadw” ac yna anfonwch yr e-bost fel y byddech chi fel arfer.

Cofiwch fod y gosodiad modd cyfrinachol yn effeithio ar destun ac atodiadau.Mae holl gynnwys y neges yn ddarostyngedig i'r cyfyngiadau dod i ben, gwirio, a chopïo neu lawrlwytho rydych chi newydd eu diffinio.

Sut i actifadu modd cyfrinachol o'ch ffôn symudol

Os ydych chi fel arfer yn defnyddio Gmail o'ch ffôn symudol (Android neu iOS), mae modd cyfrinachol wrth law hefyd.Mae lleoliad y gosodiad yn newid ychydig o'i gymharu â'r fersiwn bwrdd gwaith, ond mae'r rhesymeg yr un peth: rydych chi'n cyfansoddi'r e-bost a, chyn ei anfon, rydych chi'n actifadu'r opsiwn ac yn dewis sut rydych chi am ei amddiffyn.

I ddefnyddio modd cyfrinachol yn ap GmailMae'r llif cyffredinol hwn fel a ganlyn:

• Agorwch yr ap Gmail ar eich ffôn clyfar a chliciwch y botwm i gyfansoddi e-bost newydd.
• Ysgrifennwch y derbynnydd, y pwnc a'r negesac atodi ffeiliau os oes angen.
• Tapiwch y ddewislen tair dot yn y gornel dde uchaf o'r sgrin wrth i chi deipio.
• Dewiswch yr opsiwn “Modd Cyfrinachol” yn y ddewislen ostwng.
• Bydd sgrin yn agor i ffurfweddu'r dyddiad dod i ben a'r cyfrinair., gydag ystodau dod i ben tebyg i'r rhai ar y we (o 1 diwrnod i 5 mlynedd) a'r ddau opsiwn dilysu (safonol neu SMS).
• Ffurfweddwch y gosodiadau rydych chi eu heisiau a chliciwch ar “Cadw”.
• Anfonwch yr e-bost fel arferO'r foment honno ymlaen, bydd yr holl gyfyngiadau a ddiffiniwyd yn berthnasol.

Mewn gweithrediadau o ddydd i ddydd, dim ond ychydig eiliadau y mae'r weithdrefn hon yn ei gymryd yn hirach na llwyth arferol.Felly, mae'n hyfyw ei ddefnyddio'n rheolaidd cyn belled â bod y cynnwys yn ei gyfiawnhau. Fodd bynnag, cofiwch roi gwybod i'r derbynnydd os nad ydyn nhw'n gyfarwydd â'r system hon, fel nad ydyn nhw'n cael eu dychryn pan ofynnir am god neu'n darganfod na allant anfon y neges ymlaen.

Sut i agor e-bost cyfrinachol fel y derbynnydd

Mae profiad rhywun sy'n derbyn e-bost cyfrinachol yn dibynnu ar ddau ffactor allweddolMae p'un a ydyn nhw'n defnyddio Gmail ai peidio ac a yw'r anfonwr wedi galluogi dilysu cyfrinair (yn enwedig os yw drwy SMS) yn ffactorau i'w hystyried. Er hynny, mae'r broses fel arfer yn eithaf tywysedig, ac mae'r rhyngwyneb yn dweud wrthych chi beth i'w wneud ym mhob cam.

Os ydych chi'n defnyddio cyfrif Gmail ac nad yw'r anfonwr wedi gofyn am gyfrinair drwy SMSYn y rhan fwyaf o achosion, gallwch agor yr e-bost yn uniongyrchol o'r wefan neu'r ap wedi'i ddiweddaru heb unrhyw gamau ychwanegol. Fe welwch y neges fel arfer, ond heb y botymau anfon ymlaen, lawrlwytho, na phrintio. Os ydych chi'n defnyddio cleient e-bost arall sydd wedi'i gysylltu â Gmail (er enghraifft, Rhagolygon), efallai y bydd dolen fel “Gweld e-bost” yn ymddangos a fydd yn mynd â chi i dudalen Google lle bydd yn rhaid i chi fewngofnodi.

Pan fydd yr anfonwr yn actifadu'r opsiwn “Cyfrinair drwy SMS”Mae'r broses yn ychwanegu cam diogelwch ychwanegol. Pan geisiwch agor y neges, bydd y system yn arddangos botwm fel "Anfon cyfrinair"; bydd pwyso arno yn anfon cod trwy neges destun i'r rhif ffôn sydd wedi'i ffurfweddu ar eich cyfer. Bydd yn rhaid i chi nodi'r cod hwnnw ar y sgrin i gael mynediad at y cynnwys.

Os nad cyfeiriad Gmail yw eich cyfeiriad (er enghraifft, rydych chi'n defnyddio e-bost corfforaethol neu un gan ddarparwr arall)Byddwch hefyd yn derbyn neges gyda dolen i "Gweld e-bost" yn rhyngwyneb diogel Google. O'r fan honno, efallai y gofynnir i chi glicio "Anfon cyfrinair" a gwirio'ch negeseuon SMS neu, yn dibynnu ar osodiadau'r anfonwr, gwirio e-bost ychwanegol sy'n cynnwys cod dilysu.

Ym mhob achos, bydd cyfyngiadau ar gopïo, anfon ymlaen, lawrlwytho neu argraffu yn parhau mewn grym.Byddwch chi'n gallu darllen yr e-bost ac, os nad yw wedi dod i ben a'ch mynediad heb ei ddirymu, rhagolwg unrhyw atodiadau cydnaws; ond ni fydd gennych chi fynediad at y nodweddion nodweddiadol ar gyfer rhannu neu gadw cynnwys yn uniongyrchol o Gmail.

Beth sy'n digwydd pan fydd e-bost yn dod i ben neu pan gaiff mynediad ei ddirymu?

Unwaith y bydd y dyddiad dod i ben a osodwyd gan yr anfonwr wedi'i gyrraedd, ni fydd y neges ar gael mwyach. I'r derbynnydd, er y gall ymddangos yn weledol o hyd yn eu mewnflwch neu archif, pan fyddant yn ceisio ei agor, byddant yn gweld na allant weld y cynnwys mwyach neu byddant yn dod ar draws neges bod yr e-bost wedi dod i ben.

Gall yr anfonwr hefyd gymryd y cam cyntaf a dirymu mynediad cyn y dyddiad dod i ben.I wneud hyn, agorwch Gmail ar gyfrifiadur, ewch i'r ffolder "Anfonwyd", lleolwch yr e-bost cyfrinachol, a chliciwch ar yr opsiwn "Dileu mynediad". O'r foment honno ymlaen, bydd unrhyw ymgais gan y derbynnydd i agor y neges yn dangos gwall neu rybudd nad oes ganddynt ganiatâd mwyach.

Os mai chi yw'r un sy'n derbyn yr e-bost sydd wedi dod i ben neu'r gwall mynediad sydd wedi'i ddileuMae'n fwyaf tebygol bod yr anfonwr wedi penderfynu torri mynediad i ffwrdd neu eich bod wedi mynd y tu hwnt i'r terfyn amser a ffurfiwyd yn wreiddiol. Yn yr achos hwnnw, eich unig opsiwn yw cysylltu â'r person hwnnw i ymestyn y dyddiad dod i ben neu ofyn iddynt ail-anfon y wybodaeth mewn neges newydd, gyfrinachol.

Gall gwallau ddigwydd hefyd yn gysylltiedig â'r rhifau ffôn a ddefnyddir ar gyfer dilysu SMS.Dim ond codau a anfonir i rai gwledydd a rhanbarthau (megis Gogledd America, llawer o Dde America, Ewrop, Awstralia, a rhai tiriogaethau Asiaidd fel Corea, India, a Japan) y mae Gmail yn eu cefnogi. Os ceisiwch sefydlu rhif nad yw mewn rhanbarth a gefnogir, fe welwch neges yn dweud na ellir ei ddefnyddio.

Mae'r mecanweithiau dod i ben a dirymu hyn yn arbennig o ddefnyddiol mewn cyd-destunau gwaith lle mae dogfennau dros dro, adroddiadau sensitif, neu ddata personol na ddylai aros yn hygyrch am gyfnod amhenodol yn cael eu rhannu. Drwy osod terfynau amser yn ofalus, gallwch leihau'r cyfnod y bydd gwybodaeth yn cael ei hamlygu'n sylweddol.

Rheoli modd cyfrinachol ar gyfer gweinyddwyr Google Workspace

Mewn amgylcheddau corfforaethol, gweinyddwyr sydd â'r gair olaf ynghylch a yw modd cyfrinachol ar gael ai peidio. I ddefnyddwyr. O'r consol Gweinyddwr Google, gellir ei alluogi neu ei analluogi ar lefel y parth neu ei gymhwyso i rai unedau sefydliadol yn unig, yn ôl polisi mewnol y cwmni.

Er mwyn rheoli'r swyddogaeth hon yn fyd-eang o fewn y sefydliad, rhaid i'r gweinyddwr:

• Mewngofnodwch i'r consol gweinyddu gyda chyfrif sydd â breintiau gweinyddwr.
• Ewch i'r adran “Cymwysiadau”, yna i “Google Workspace” ac yna i “Gmail”.
• Agorwch yr adran “Gosodiadau defnyddiwr” a sgroliwch i lawr i “Modd cyfrinachol”.
• Ticiwch neu ddad-diciwch y blwch “Galluogi modd cyfrinachol”a chadw'r newidiadau.

Nid yw newidiadau fel arfer yn syth.Mae Google yn nodi y gall y newidiadau hyn gymryd hyd at 24 awr i ymledu'n llawn ar draws y parth cyfan, er yn ymarferol maent yn aml yn cael eu rhoi ar waith yn llawer cynharach. Mae'n ddoeth cofio hyn wrth gynllunio defnydd neu newid polisi.

Os ydych chi eisiau rheoli modd cyfrinachol yn ôl unedau sefydliadol (OU)Mae'r broses yn debyg, ond cyn addasu'r gosodiad, rhaid i chi ddewis yr OU penodol yn y panel chwith (er enghraifft, "Adnoddau Dynol", "Cyllid", "Marchnata", ac ati). Yna ewch i'r adran "Modd Cyfrinachol", ei alluogi neu ei analluogi, a chadwch y newidiadau ar gyfer yr uned benodol honno.

Mae analluogi modd cyfrinachol yn atal defnyddwyr rhag anfon e-byst gan ddefnyddio'r modd hwn.Fodd bynnag, nid yw, ynddo'i hun, yn rhwystro eu derbyniad. Os yw sefydliad yn ystyried bod negeseuon cyfrinachol sy'n dod i mewn yn broblemus at ddibenion archwilio, cydymffurfio neu archifo, rhaid iddo greu rheolau cydymffurfio penodol ar gyfer trin y mathau hyn o negeseuon e-bost.

Rhwystro negeseuon sy'n dod i mewn mewn modd cyfrinachol mewn busnesau

Mae rhai sefydliadau'n well ganddynt atal negeseuon e-bost cyfrinachol rhag cyrraedd eu defnyddwyrGan fod y mathau hyn o negeseuon yn cyfyngu ar brosesau archwilio cynnwys, archifo, neu eDiscovery cyfreithiol. I fynd i'r afael â hyn, mae Google Workspace yn cynnig system rheolau cydymffurfio sy'n caniatáu i'r mathau hyn o negeseuon e-bost gael eu hadnabod a'u gwrthod wrth iddynt gyrraedd y parth.

Y weithdrefn gyffredinol ar gyfer rhwystro negeseuon cyfrinachol sy'n dod i mewn yw fel a ganlyn:

• Yn y consol gweinyddu, ewch i osodiadau Gmail. a mynd i mewn i'r adran sydd wedi'i neilltuo i “Cydymffurfiaeth â safonau cynnwys”.
• Cliciwch ar “Ffurfweddu” i greu gosodiad newyddOs oes rheolau eisoes yn bodoli, gallwch ddewis "Ychwanegu rheol arall".
• Rhowch enw disgrifiadol i'r rheol (er enghraifft, “Bloc modd cyfrinachol sy’n dod i mewn”).
• Yn yr adran "Negeseuon yr Effeithir arnynt", dewiswch yr opsiwn "Yn dod i mewn". fel bod y rheol yn berthnasol i negeseuon e-bost sy'n cyrraedd y parth yn unig.
• Yn yr adran mynegiadau, ychwanegwch amod sy'n seiliedig ar fetadata a dewiswch fel y priodoledd “Modd Cyfrinachol Gmail”, gyda'r math cyfatebol “Mae'r neges mewn modd cyfrinachol Gmail”.
• Yn y bloc gweithredoedd, dewiswch “Gwrthod neges” ac, os dymunir, drafftio testun personol a fydd yn cael ei anfon yn awtomatig at yr anfonwr i egluro'r rheswm dros y gwrthodiad.
• Cadwch y rheol ac aros iddi ledaenu (eto, yr amserlen amcangyfrifedig uchaf yw tua 24 awr).

Mae'r dull hwn yn caniatáu ar gyfer cymhwyso polisïau diogelwch a chydymffurfiaeth manwl iawn.Er enghraifft, gallwch rwystro derbyn negeseuon e-bost cyfrinachol o'r tu allan i'r sefydliad ond dal i ganiatáu eu defnydd mewnol, neu eu cyfyngu i rai adrannau yn unig. Mae'r cyfan yn dibynnu ar anghenion cyfreithiol a gweithredol pob sefydliad.

Arferion gorau ac awgrymiadau diogelwch wrth ddefnyddio modd cyfrinachol

Er bod modd cyfrinachol yn darparu haenau ychwanegol o ddiogelwch, nid yw'n lle synnwyr cyffredin.Cyn anfon e-bost gyda gwybodaeth sensitif iawn, mae'n werth ystyried a oes angen ei anfon drwy e-bost mewn gwirionedd neu a fyddai'n fwy doeth defnyddio dulliau amgryptio eraill, mwy cadarn neu rannu ffeiliau'n ddiogel.

Un argymhelliad allweddol yw addasu'r dyddiad dod i ben yn ofalus.Ar gyfer dogfennau hynod sensitif, efallai yr hoffech chi osod terfynau amser byr (un diwrnod, un wythnos); ar gyfer cyfathrebiadau eraill, fel contractau sy'n cael eu hadolygu sy'n gofyn am amser, mae'n well rhoi cyfnod rhesymol o amser i'r derbynnydd. Mae defnyddio terfynau amser hurt o fyr yn unig yn rhwystro'r derbynnydd ac yn achosi mwy o ail-anfon neu ddryswch.

Pan fo'r risg yn uchel, argymhellir yr opsiwn cyfrinair SMS yn fawr.Cyn belled â'ch bod chi'n gallu trin rhif ffôn y derbynnydd yn ddiogel a'u bod nhw mewn rhanbarth a gefnogir gan Google. Mae'r cam ychwanegol hwn yn ei gwneud hi'n anoddach i rywun sydd wedi cael mynediad i'r e-bost (er enghraifft, trwy fewngofnodi i'r cyfrif heb ganiatâd) ddarllen y cynnwys heb gael rhif ffôn y derbynnydd hefyd.

Mae'n hanfodol gwirio cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn ddwywaith cyn anfon.Gall un gwall yn y digid anfon y wybodaeth at y person anghywir neu adael y derbynnydd yn methu agor y neges. Mae hefyd yn syniad da rhybuddio'r derbynnydd ymlaen llaw y byddant yn derbyn e-bost cyfrinachol gyda dilysiad, fel nad ydynt yn meddwl ei fod yn we-rwydo neu'n sbam.

Mewn cwmnïau, dylai defnyddio modd cyfrinachol fod ynghyd â lleiafswm o hyfforddiant.Eglurwch beth mae'r swyddogaeth hon yn ei wneud a beth nad yw'n ei wneud, pryd y mae'n cael ei argymell i'w defnyddio, beth yw'r dyddiadau dod i ben nodweddiadol, a sut i ymdrin â phroblemau fel mynediad sydd wedi dod i ben neu negeseuon SMS heb eu danfon. Mae hyn yn atal defnyddwyr rhag troi at atebion anniogel oherwydd diffyg gwybodaeth.

Mae modd cyfrinachol Gmail yn dod yn offeryn ymarferol iawn Er mwyn cael rheolaeth dros ledaenu gwybodaeth drwy e-bost, yn enwedig pan gaiff ei gyfuno â pholisïau clir, synnwyr cyffredin, a mesurau diogelwch cyflenwol eraill. Wedi'i ddefnyddio'n ddoeth, mae'n caniatáu i ddata sensitif gylchredeg yn fwy diogel a chyda llai o ofnau diangen, yn bersonol ac yn broffesiynol.