Meddalwedd DMS: Apiau sy'n eich galluogi i storio dogfennaeth yn ddiogel

La rheoli dogfennaeth gyfreithiol Ni chaiff ei ddeall mwyach heb Meddalwedd DMS sy'n canoli, yn amddiffyn, ac yn gwneud ffeiliau'n hygyrch o unrhyw ddyfais. Er bod llawer o gwmnïau cyfreithiol yn dal i gael trafferth gyda phrosesau papur, y gwir amdani yw bod materion cyfreithiol yn gymhleth ac yn gofyn am feddalwedd fodern i symleiddio llif gwaith, lleihau risgiau, a gwella perthnasoedd â chleientiaid. Pa apiau sy'n caniatáu ichi storio dogfennaeth gyfreithiol? Fe wnaethon ni siarad amdano yn yr erthygl hon.

Ynddo, rydym yn egluro sut i'w defnyddio'n ddiogel, eu nodweddion mwyaf nodedig, a'r atebion gorau y gallwn eu defnyddio.

Beth yw meddalwedd ar gyfer rheoli a storio dogfennaeth gyfreithiol?

Mae meddalwedd rheoli dogfennau cyfreithiol (DMS) yn Offeryn arbenigol ar gyfer storio, trefnu, fersiynau ac olrhain ffeiliau digidol o fewn cwmnïau, ymgynghoriaethau ac adrannau cyfreithiol.Ei amcan yw bod y dogfennau hanfodol yn ddiogel ond yn hawdd dod o hyd iddynt, gyda chwiliadau uwch, caniatâd yn seiliedig ar rôl, ac olrheinedd.

Mae'r llwyfannau hyn fel arfer yn cynnwys chwiliadau pwerus, cydweithio amser real, rheoli fersiynau, a nodweddion cydymffurfio. sector cyfreithiolYn ogystal, mae'n allweddol bod y system yn cefnogi awtomeiddio llif gwaith, cyfnewid diogel gyda chleientiaid, llofnodion electronig, ac archwilio gweithredoedd.

Y tu hwnt i'r maes cyfreithiol, Mae DMSs yn rhan o ecosystem rheoli cynnwys menter (ECM), gan ymgorffori digideiddio (sganiau ac OCR), archifo electronig, gwneud copi wrth gefn, a haenau diogelwch ar lefel menter i gydymffurfio â safonau GDPR ac ISO.

Nodweddion allweddol y dylech eu mynnu gan DMS cyfreithiol

• Rheoli a storio yn y cwmwl a/neu eich gweinyddion eich hunMynediad 24/7 o'r we a dyfeisiau symudol, gyda chydamseru diogel a chynlluniau graddadwy yn seiliedig ar gyfaint data, a'r posibilrwydd o gwmwl hybrid ar y safle os yw eich polisi TG yn ei gwneud yn ofynnol.
• Defnyddioldeb a gweithrediad hawddMae rhyngwyneb greddfol yn cyflymu mabwysiadu ac yn lleihau'r gromlin ddysgu; po gyntaf y byddwch yn darparu gwerth, y gorau fydd yr enillion a gewch, a'r lleiaf fydd y gwrthwynebiad mewnol.
• Templedi, dangosfyrddau a metadata y gellir eu haddasuSafonwch gontractau, hawliadau, neu ddogfennau gyda thempledi a dangosfyrddau y gellir eu hailddefnyddio i weld cynnydd, cerrig milltir, a dibyniaethau; mae metadata a thagiau yn allweddol i gategoreiddio.
• Awtomeiddio llifDisodli camau â llaw gyda rheolau a sbardunau (cymeradwyaethau, rhybuddion, aseiniadau), gyda logiau fersiynau a gweithgaredd ar gyfer archwilio.

Mathau o DMS a swyddogaethau cyffredin

• Trwy ddefnyddioYn y cwmwl (mynediad hollbresennol, llai o ffrithiant, a dibyniaeth ar drydydd partïon) neu ar y safle (rheolaeth lawn, buddsoddiad mewnol a chynnal a chadw). Mae hybridau hefyd i gyfuno manteision.
• Trwy drwyddedPerchnogol (cefnogaeth swyddogol, hyfforddiant, SLA, cost uwch) vs ffynhonnell agored (hyblygrwydd a chymuned, angen gwerthwr profiadol neu dîm mewnol ar gyfer cynnal a chadw).
• Galluoedd allweddolSganio ac OCR, mynegeio metadata, chwilio am gynnwys neu allweddeiriau, fersiynau, caniatâd ac archwilio, integreiddiadau (ERP, CRM, e-bost), a llif gwaith (cymeradwyaethau).

Meddalwedd Rheoli Dogfennau Cyfreithiol (DMS) Gorau

Rydym wedi llunio atebion a ddefnyddir gan dimau cyfreithiol ar gyfer rheoli achosion, dogfennu, llwythi gwaith a chysylltiadau â chleientiaid. Rydym wedi cynnwys cryfderau, cyfyngiadau, prisio a graddfeydd er mwyn gwneud cymhariaeth agos.

CliciwchUp

Dogfennau ClickUp yn darparu ffordd ystwyth o greu, chwilio a chydweithio ar ddogfennau cyfreithiol o fewn yr un amgylchedd prosiect. Mae ei beiriant chwilio pwerus yn cyflymu lleoli ffeiliau a Mae diogelwch a hygyrchedd yn rhagorol. Gwaredu templedi cyfreithiol (rheoli cleientiaid, olrhain achosion a bilio) a ClickUp AI i ysgrifennu crynodebau a diweddariadau.

PrisiauAm Ddim Am Byth; Diddiwedd $7/defnyddiwr/mis; Busnes $12/defnyddiwr/mis; Menter (cyswllt). ClickUp AI +$5/mis fesul aelod ar gynlluniau taledig.

Prosiect ProfProfs

Pecyn syml ar gyfer tasgau, calendrau ac adnoddau, ddim yn benodol i'r gyfraith, ond yn ddefnyddiol os ydych chi'n chwilio am symlrwydd a phris da. Prosiect ProfProfs Mae'n cynhyrchu anfonebau ac adroddiadau, yn olrhain amser, ac yn cynnig byrddau Gantt a Kanban. Nid oes ganddo CRM uwch na sgwrs tîm.

pris$39,97/mis ar gyfer defnyddwyr diderfyn (blynyddol).

Asana

Asana yn Platfform llif gwaith cynhwysfawr gydag awtomeiddio, dibyniaethau ac adrodd.Mae'n caniatáu ichi weld materion mewn Amserlen, Rhestr, neu Fwrdd, gosod nodau clyfar, a chreu rheolau heb god. Gall ei gromlin ddysgu gychwynnol a'i hierarchaethau cymhleth fod yn rhwystr i rai defnyddwyr.

Prisiau: Sylfaenol (Am Ddim), Premiwm $10,99/defnyddiwr/mis (blynyddol), Busnes $24,99/defnyddiwr/mis (blynyddol).

Coch Coch

Canolbwyntio ar dimau sy'n cyfuno Tasgau, galwadau fideo HD, a llifau personol ar un platfform. Coch Coch yn cynnwys templedi, Gantt a baner argyfwng ar gyfer tasgau hanfodol.

PrisiauPro $9; Busnes $15/defnyddiwr/mis (blynyddol); Menter (cyswllt).

Trello

Trello yn adnabyddus am ei Kanban syml, nawr gyda Awtomeiddio Butler a golygfeydd lluosog (Llinell Amser, Calendr, Tabl, Map)Meddalwedd DMS gydag ecosystem wych o welliannau ac integreiddiadau.

PrisiauAm ddim; Safonol $5; Premiwm $10/defnyddiwr/mis (blynyddol); Menter (cyswllt).

Evernote

Er iddo gael ei greu'n wreiddiol ar gyfer nodiadau, mae llawer o gwmnïau cyfreithiol yn ei ddefnyddio Evernote fel storfa ysgafn a chydweithredolSganiwch, arbedwch, a chwiliwch gyda chwiliad uwch. Integreiddiwch galendrau a thasgau.

PrisiauAm ddim; Personol $10,83; Proffesiynol $14,17/defnyddiwr/mis (yn flynyddol).

DMS, ECM a CMS: gwahaniaethau y dylai fod yn glir

Wrth ddewis meddalwedd DMS, mae'n ddefnyddiol egluro rhai cysyniadau sy'n aml yn cael eu drysu:

• Mae'r DMS yn canolbwyntio ar gylchred bywyd y ddogfen (sganio, didoli, storio, fersiynau, cyhoeddi a rhannu).
• Mae'r ECM yn cwmpasu holl gynnwys y cwmni (dogfennau, e-byst, amlgyfrwng, data), gyda llif gwybodaeth a llywodraethu.
• Y CMS fel arfer wedi'i anelu at rheoli cynnwys gwe (safleoedd, blogiau, mewnrwydi).

Disgwylir i'r farchnad ECM gyrraedd tua $67.590 biliwn yn 2023 a gallai fod yn fwy na $131.200 biliwn mewn pum mlynedd., gyda thwf blynyddol o 14%. Mae llawer o fusnesau bach a chanolig yn gwastraffu cyfalaf oherwydd aneffeithlonrwydd: hyd at $20.000 y flwyddyn oherwydd problemau gyda dogfennau a chyfartaledd o 18 munud i ddod o hyd i ffeil.

Ffynhonnell agored a hunangynhaliol: atebion sy'n gwneud gwahaniaeth

Os oes angen Rheolaeth a phersonoli data llawn, mae'r ecosystem ffynhonnell agored yn cynnig dewisiadau amgen pwerusDyma 10 opsiwn amlwg a'u prif bwyntiau.

• Nod papurFfynhonnell agored, hunangynhaliol, dogfennau a ffolderi diderfyn, labelu gwyn, parthau personol, a dyfrnodau. Prisio: Cynllun am ddim; $29 (3 sedd) ar gyfer rhannu dogfennau; $59 ystafell ddata ddiogel; $149 ystafelloedd diderfyn; fersiwn hunangynhaliol lawn.
• Nextcloud: Pecyn cydweithredol gyda Files, Talk, Groupware, ac Office (golygu ar-lein, calendr, cysylltiadau, ac e-bost). Diogelwch a rheoli mynediad o safon menter, ac integreiddio â seilwaith presennol. Prisio: €37,49–€195/defnyddiwr/blwyddyn yn dibynnu ar y cynllun.
• Rhaglen ddogfen: Platfform llofnodi dogfennau ffynhonnell agored, Wedi'i gynnal yn annibynnol gyda thempledi a rheolau clyfar; yn integreiddio â Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. PrisioMenter $1188 y sedd/blwyddyn; Chwaraewr sengl (dim prisio cyhoeddus).
• OpenDocManmeddalwedd DMS gwe sy'n cydymffurfio â PHP ISO 17025 ac OIE, gyda rheolaeth mynediad, adolygiad awtomataidd, metadata, chwiliadau yn ôl awdur/adran/categori a URLau Diogel. Cyfyngiadau: UI gyda addasu cyfyngedig a chromlin i CHI. 
• Papur-gyfunoWedi'i gynllunio ar gyfer dogfennau wedi'u sganio gydag OCR a chwiliad testun llawn; aml-ddefnyddiwr, fersiynau, REST API, a chaniatâd manwl. Cyfyngiadau: Yn canolbwyntio ar sganiau ac efallai nad oes ganddynt nodweddion uwch.

Sut i ddewis eich meddalwedd DMS

Dyma'r agweddau i'w hystyried cyn dewis un feddalwedd DMS neu'r llall:

• Profiad cyflenwyrChwiliwch am bartneriaid sy'n deall y prosesau cyfreithiol ac a all eich cynorthwyo gyda gweithredu, hyfforddiant a pharhad busnes.
• Rhwyddineb defnyddMae offeryn defnyddiadwy yn lleihau ymwrthedd mewnol; gyda hyfforddiant byr, dylai unrhyw un allu gweithredu'r pethau sylfaenol (o gyfrifeg i werthu).
• Diogelu dataBlaenoriaethwch amgryptio, copïau wrth gefn, rheoli mynediad, logiau gweithgaredd, a chydymffurfiaeth GDPR/ISO; nid yw diogelwch yn agored i drafodaeth.
• Mynediad symudol ac o bellFelly gallwch chi gychwyn llifau a gwneud penderfyniadau o'ch ffôn symudol y tu allan i'r swyddfa heb ffrithiant.
• ScalabilityGwerthuswch ei allu i dyfu gyda chi (defnyddwyr, GB/TB, adrannau newydd) a'i hyblygrwydd i integreiddio ag ERP/CRM/e-bost.

Mae meddalwedd DMS da yn canoli, dosbarthu ac awtomeiddio, gan sicrhau diogelwch, cydymffurfiaeth a chwiliad uwch sy'n dod o hyd i'r ddogfen mewn eiliadau.Gyda phopeth a drafodir yma, mae gennych ystod brofedig o offer ar gyfer gweithredu sylfaen ddigidol gadarn a chynhyrchiol sy'n cefnogi popeth o swyddfa un person i'r gorfforaeth fwyaf heriol.