Sut allwch chi arbed cyfarfodydd Zoom?

Sut allwch chi arbed cyfarfodydd Zoom?

Y dyddiau hyn, mae cyfarfodydd rhithwir wedi dod yn rhan hanfodol o'n bywydau proffesiynol a phersonol. Mae Zoom, un o'r llwyfannau mwyaf poblogaidd ar gyfer fideo-gynadledda, yn cynnig ystod eang o nodweddion sy'n caniatáu i ddefnyddwyr gael rheolaeth lwyr dros eu cyfarfodydd. Un o'r swyddogaethau hyn yw'r posibilrwydd o achub cyfarfodydd, sy’n ddefnyddiol ar gyfer adolygu neu rannu’r cynnwys a drafodwyd yn ystod y cyfarfod yn ddiweddarach. Yn yr erthygl hon, byddwn yn archwilio'r gwahanol ddulliau sydd ar gael i arbed cyfarfodydd Zoom a gwneud y gorau o'r nodwedd hon.

1. Gosodiadau sylfaenol ar gyfer cadw cyfarfodydd Zoom

Mae platfform Zoom yn cynnig llawer o opsiynau cyfluniad i wneud y gorau o'r profiad arbed cyfarfodydd Yn yr erthygl hon, byddwn yn esbonio cam wrth gam sut i arbed cyfarfodydd. setup sylfaenol angenrheidiol i gofnodi eich cyfarfodydd ar Zoom.

Y peth cyntaf y dylech ei wneud yw mewngofnodi yn eich cyfrif Zoom ac ewch i'r adran Setup. Unwaith y byddwch yno, ewch i'r tab Recordio. Yma fe welwch gyfres o opsiynau a fydd yn caniatáu ichi addasu'r ffordd y caiff eich cyfarfodydd eu cadw yn Zoom.

Yr opsiwn cyntaf y mae'n rhaid i chi ei alluogi yw recordio yn awtomatig pan fydd y cyfarfod yn dechrau. Bydd hyn yn sicrhau nad ydych yn anghofio dechrau recordio bob tro y byddwch yn dechrau cyfarfod. Yn ogystal, gallwch ddewis a ydych am gadw'r recordiad i'ch computadora neu yn y cloud.⁢ Os dewiswch y cwmwl, bydd gennych fantais o allu cyrchu'ch recordiadau o unrhyw ddyfais a rhannu'n hawdd gyda chyfranogwyr y cyfarfod.

2.⁢ Opsiynau recordio uwch yn ⁢ Zoom

Maent yn caniatáu ichi nid yn unig arbed cyfarfodydd er gwybodaeth yn y dyfodol, ond hefyd gwella'ch profiad o gydweithio a chynhyrchiant. Dyma rai nodweddion ychwanegol y gallwch chi fanteisio arnynt:

1. Recordiad lleol: Gyda'r nodwedd hon, gallwch arbed y cyfarfod yn uniongyrchol i'ch dyfais. Mae hyn yn ddelfrydol os ydych chi eisiau mynediad hawdd i'r recordiad heb orfod dibynnu ar y platfform Zoom Gwnewch yn siŵr bod gennych chi ddigon o le storio ar eich dyfais.

2. Recordiad cwmwl: Os yw'n well gennych beidio â chymryd lle ar eich dyfais, gallwch ddewis recordio yn y cwmwl o Zoom. Gyda'r opsiwn hwn, bydd y recordiadau'n cael eu cadw mewn ffordd ddiogel yn y cwmwl Zoom, a fydd yn caniatáu ichi gael mynediad iddynt o unrhyw le ac ar unrhyw ddyfais.

3. Rhannu recordiadau: Ar ôl cyfarfod wedi'i recordio, gallwch chi rannu'r recordiad yn hawdd ag eraill. Gallwch anfon y ddolen lawrlwytho atynt neu hyd yn oed uwchlwytho'r recordiad i'ch platfform storfa cwmwl ffefryn i rannu gyda grŵp penodol o bobl. Mae hyn yn gwneud cydweithio yn haws ac yn sicrhau bod pawb ar yr un dudalen.

3. Storio a rheoli recordiadau yn y cwmwl

Mae hon yn nodwedd Zoom ddefnyddiol iawn sy'n eich galluogi i gadw a chael mynediad hawdd i gyfarfodydd a gynhelir.

Un o'r ffyrdd o arbed recordiadau i'r cwmwl yw trwy actifadu'r nodwedd ⁤awto-recordio mewn gosodiadau Zoom. Bydd hyn yn caniatáu i bob cyfarfod gael ei recordio a'i storio'n uniongyrchol yn y cwmwl, heb fod angen i gyfranogwyr wneud dim gweithredu ychwanegol. Ar ben hynny, mae'n bosibl gosod ansawdd recordio, gan ddewis rhwng diffiniad uchel neu ddiffiniad safonol, yn unol ag anghenion pob defnyddiwr.

Ffordd arall o arbed recordiadau yn y cwmwl yw defnyddio'r opsiwn i uwchlwytho'r ffeiliau sydd wedi'u recordio â llaw i'r platfform Zoom. Mae'r opsiwn hwn yn ddelfrydol os oes angen i chi recordio cyfarfod penodol, heb actifadu recordiad awtomatig ar gyfer pob cyfarfod. Unwaith y bydd y ffeil recordio wedi'i huwchlwytho i'r cwmwl Zoom, gellir cyflawni amrywiol gamau rheoli, megis rhannu'r ddolen o'r recordiad gyda'r cyfranogwyr, dadlwythwch y ffeil i'w storio ar y ddyfais leol, neu dileu recordiad pan nad yw'n angenrheidiol mwyach.

4. Lawrlwythwch a chwarae recordiadau Zoom

i lawrlwytho a chwarae recordiadau Zoom, y peth cyntaf y dylech ei wneud yw Mewngofnodwch i'ch cyfrif Zoom. Unwaith y byddwch wedi mewngofnodi, ewch i'r adran "Fy Recordiadau" yn y ddewislen chwith. Yma fe welwch yr holl recordiadau rydych chi wedi'u gwneud yn eich cyfarfodydd Zoom.

I lawrlwytho recordiad, cliciwch ‌ar deitl y recordiad rydych chi am ei gadw. Bydd ffenestr newydd yn ymddangos gyda'r opsiwn llwytho i lawr. Cliciwch ar y botwm “Lawrlwytho” a dewiswch y lleoliad ar eich cyfrifiadur lle rydych chi am gadw'r ffeil. Sylwch fod yr amser y bydd y llwytho i lawr yn ei gymryd yn dibynnu ar faint y recordiad a chyflymder eich cysylltiad Rhyngrwyd.

Unwaith y byddwch wedi llwytho i lawr y recordiad, gallwch ei chwarae ar eich dyfais yn ddelfrydol. Mae recordiadau Zoom yn cael eu lawrlwytho ar ffurf MP4, sy'n golygu y gallwch chi eu chwarae mewn chwaraewyr cyfryngau fel VLC Media Player neu Windows Media ⁤Player. Gallwch hefyd drosglwyddo'r recordiadau i'ch dyfais symudol i'w gweld unrhyw bryd, unrhyw le.

5. Gofynion technegol i arbed cyfarfodydd yn lleol

Gofynion sylfaenol: Er mwyn arbed cyfarfodydd Zoom yn lleol, mae'n hanfodol cael cyfrifiadur gyda rhai gofynion technegol sy'n gwarantu proses hylif a di-dor. Yn gyntaf oll, mae angen dyfais gyda digon o le storio i gadw'r recordiadau. Ar ben hynny, argymhellir ei gael o brosesydd a chof RAM digonol i drin y llwyth gwaith a gynhyrchir wrth recordio. Ar y llaw arall, mae'n bwysig cael cysylltiad rhyngrwyd sefydlog a chyflym i osgoi problemau cysylltedd yn ystod y broses.

Ffurfweddu Meddalwedd: Ar ôl i'r gofynion offer sylfaenol gael eu gwirio, mae angen gwneud rhai cyfluniadau yn y meddalwedd Zoom i arbed cyfarfodydd yn lleol. Yn gyntaf, rhaid i chi gyrchu gosodiadau'r platfform a galluogi'r opsiwn recordio lleol. Mae'r nodwedd hon yn caniatáu i bob cyfarfod gael ei gadw ar y cyfrifiadur neu ddyfais a ddefnyddir. Yn ogystal, argymhellir eich bod yn dewis lleoliad diofyn i storio'ch recordiadau a gwirio bod digon o le ar gael yn y lleoliad hwnnw⁤ cyn dechrau'r cyfarfod.

Fformat a diogelwch recordiadau: Mae fformat y recordiadau yn agwedd bwysig arall i'w hystyried. Mae Zoom yn caniatáu ichi arbed recordiadau ar ffurf MP4, sydd fel arfer yn gydnaws â'r mwyafrif o chwaraewyr fideo. Fodd bynnag, fe'ch cynghorir i wirio cydnawsedd y chwaraewr a ddefnyddir cyn dechrau cyfarfod. Ar y llaw arall, o ran diogelwch, argymhellir diogelu recordiadau gyda chyfrineiriau i sicrhau mai dim ond pobl awdurdodedig sydd â mynediad atynt. Yn ogystal, os oes angen storio recordiadau yn y tymor hir, argymhellir eu creu copïau wrth gefn ar ddyfeisiau allanol neu yn y cwmwl i osgoi colli data posibl.

6. ‌Recordiadau wrth gefn i weinydd allanol

i arbed cyfarfodydd Zoom, opsiwn cyfleus iawn⁢ yw defnyddio'r .⁣ Mae hyn yn caniatáu ichi gael a copi wrth gefn o bob sesiwn a gwnewch yn siŵr nad ydych yn colli unrhyw ddata pwysig. Trwy ddefnyddio gweinydd allanol, rydych chi'n osgoi'r risg o golli recordiadau os bydd methiant technegol ar y ddyfais neu'r platfform Zoom. Yn ogystal, mae hyn yn ei gwneud hi'n haws cyrchu'r recordiadau o unrhyw le, gan mai dim ond cysylltiad rhyngrwyd fydd ei angen i gael mynediad iddynt.

I ddechrau gwneud copi wrth gefn o recordiadau i weinydd allanol, yn gyntaf mae angen cael⁢ gofod o storio cwmwl. Mae yna lawer o opsiynau ar gael yn y farchnad megis Google Drive, Dropbox neu Microsoft OneDrive. Unwaith y bydd y darparwr wedi'i ddewis gwasanaethau cwmwl, rhaid i chi greu cyfrif a'i ffurfweddu. Mae rhai darparwyr yn cynnig cynlluniau am ddim gyda rhywfaint o le storio, tra bod gan eraill gynlluniau taledig sy'n darparu mwy o gapasiti.

Unwaith y bydd gennych y lle storio yn y cwmwl, rhaid i chi ffurfweddu'r opsiwn wrth gefn awtomatig yn Zoom. Gwneir hyn trwy fynd i mewn i'r dudalen gosodiadau Zoom a dewis yr opsiwn recordiadau. Yno, rhaid i chi nodi'r ffolder neu'r cyfeiriadur ar y gweinydd allanol lle bydd y recordiadau'n cael eu cadw eisiau arbed. Unwaith y bydd copi wrth gefn wedi'i osod ar y gweinydd allanol, bydd copi wrth gefn o'r holl recordiadau a wneir yn Zoom. ffordd ddiogel a gellir ei gyrchu unrhyw bryd o'r cyfrif cwmwl.

7. Cynghorion i sicrhau diogelwch recordiadau Zoom

1. Amgryptio eich recordiadau: Un o'r ffyrdd gorau o sicrhau diogelwch eich recordiadau Zoom yw eu hamgryptio. Mae Zoom yn cynnig yr opsiwn i amgryptio recordiadau, sy'n darparu haen ychwanegol o amddiffyniad i'ch data. Mae'r nodwedd hon yn defnyddio algorithm amgryptio datblygedig ‌ sy'n gwneud y wybodaeth yn y recordiadau yn anhygyrch i unrhyw un nad yw wedi'i awdurdodi. Trwy amgryptio eich recordiadau, rydych chi'n sicrhau mai dim ond pobl â'r tystlythyrau priodol sy'n gallu cael mynediad atynt, gan ddiogelu preifatrwydd a chyfrinachedd y cynnwys.

2. Defnyddiwch gyfrineiriau cryf: Mesur pwysig arall i sicrhau diogelwch eich recordiadau Zoom yw defnyddio cyfrineiriau cryf. Trwy osod cyfrinair cryf, rydych chi'n ei gwneud hi'n anodd cael mynediad heb awdurdod i'ch recordiadau. Sicrhewch fod eich cyfrinair yn cynnwys cyfuniad o lythrennau mawr a llythrennau bach, rhifau, a nodau arbennig. Ceisiwch osgoi defnyddio cyfrineiriau amlwg neu hawdd eu dyfalu, fel penblwyddi neu enwau teulu. Yn ogystal, fe'ch cynghorir i newid eich cyfrineiriau'n rheolaidd er mwyn osgoi unrhyw doriadau diogelwch posibl.

3. Cyfyngu mynediad i recordiadau: Er mwyn sicrhau diogelwch eich recordiadau Zoom, mae'n bwysig cyfyngu mynediad iddynt. Gellir cyflawni hyn trwy weithredu rheolaethau mynediad a ffurfweddu caniatâd defnyddwyr. Neilltuo rolau a breintiau penodol i ddefnyddwyr reoli pwy all weld a lawrlwytho recordiadau. Yn ogystal, ystyriwch gyfyngu ar amser argaeledd recordiadau, fel eu bod ond yn hygyrch am gyfnod penodol o amser. Mae'r mesur hwn yn lleihau amlygiad y cofnodion ac yn lleihau'r risg o fynediad heb awdurdod. Cofiwch adolygu ac addasu eich gosodiadau diogelwch yn rheolaidd i ddiogelu eich recordiadau.

8. Argymhellion ar gyfer trefnu a labelu recordiadau

Un o brif fanteision cynnal cyfarfodydd trwy Zoom yw'r gallu i gadw recordiadau i gyfeirio atynt yn y dyfodol. Fodd bynnag, mae'n bwysig trefnu a labelu'r recordiadau hyn yn gywir i'w gwneud yn haws dod o hyd iddynt a chael mynediad atynt yn ddiweddarach. Nawr maen nhw'n cyflwyno gan Zoom:

1. Sefydlu strwythur ffolder rhesymegol: Er mwyn cynnal trefniadaeth effeithiol, fe'ch cynghorir i greu strwythur ffolder hierarchaidd sy'n adlewyrchu natur y cyfarfodydd. Er enghraifft, gallwch greu prif ffolder o’r enw “Meetings”, ac o fewn hwn, is-ffolderi⁣ ar gyfer pob maes, prosiect neu dîm perthnasol. Bydd hyn yn caniatáu ichi gael system storio gofnodi glir a threfnus.

2. Defnyddiwch enwau disgrifiadol: Wrth gadw recordiadau, mae’n hanfodol neilltuo⁤ enwau disgrifiadol sy’n nodi cynnwys y cyfarfod yn hawdd. Ceisiwch osgoi defnyddio enwau generig fel “Cyfarfod 1” neu “Cyfarfod Wythnosol,” ac yn lle hynny nodwch y dyddiad, y pwnc a drafodwyd, neu'r cyfranogwyr dan sylw. Bydd yr arfer hwn yn sicrhau chwiliad mwy effeithlon a chyflymach pan fydd angen i chi gael mynediad at recordiad penodol.

3. Tag perthnasol ⁤ recordiadau: ‌ Weithiau efallai y bydd gennych chi recordiadau lluosog wedi'u cadw yn yr un ffolder. Er mwyn hwyluso adnabod, gallwch ddefnyddio labeli neu dagiau. Er enghraifft, gallwch chi neilltuo labeli fel “Pwysig,” “Blaenoriaeth Uchel,” neu “Camau Angenrheidiol” i recordiadau sy'n cynnwys gwybodaeth hanfodol neu benderfyniadau pwysig. Bydd hyn yn eich galluogi i flaenoriaethu a lleoli'r recordiadau mwyaf perthnasol yn gyflym.

9. Optimeiddio ansawdd recordio yn Zoom

Mae hyn yn hanfodol i sicrhau profiad cyfarfod llyfn gydag ansawdd sain a fideo rhagorol. Dyma rai awgrymiadau i wella ansawdd eich recordiadau yn Zoom:

1. Gwiriwch eich cysylltiad rhyngrwyd: ⁤ Cyn gwneud recordiad yn Zoom, mae'n bwysig sicrhau bod eich cysylltiad⁢ i'r rhyngrwyd yn sefydlog ac yn gyflym. Gall cysylltiad araf neu ysbeidiol effeithio ar ansawdd y recordiad, gan achosi oedi neu ollwng sain neu fideo.

2. Gosodwch ansawdd y fideo: Mewn gosodiadau Zoom, gallwch addasu ansawdd fideo eich recordiadau Dewiswch yr opsiwn "Gosodiadau Recordio" a dewis yr ansawdd fideo sy'n addas i'ch anghenion. Cofiwch efallai y bydd angen mwy o led band ar ansawdd fideo uwch, felly os nad yw'ch cysylltiad yn gyflym iawn, fe'ch cynghorir i ddewis ansawdd is.

3. Defnyddiwch feicroffon a chlustffonau da: Mae ansawdd sain yr un mor bwysig ag ansawdd fideo mewn recordiad Zoom. Defnyddiwch feicroffon da i ddal sain glir, heb ystumiad. Yn ogystal, bydd clustffonau o ansawdd yn eich helpu i glywed yn glir yr hyn sy'n cael ei ddweud yn ystod y cyfarfod, gan osgoi sŵn allanol a allai effeithio ar y recordiad.

10. Arferion Gorau ar gyfer Arbed Cyfarfodydd Chwyddo ar Ddyfeisiadau Symudol

:

Os ydych chi'n ddefnyddiwr Zoom aml ac eisiau cadw'ch recordiadau cyfarfod ar ddyfeisiau symudol, dyma rai argymhellion pwysig i gyflawni hyn.

1. Rhagosodedig: ⁣ Cyn i chi ddechrau recordio cyfarfod ar eich dyfais symudol, gwnewch yn siŵr eich bod chi'n addasu'r gosodiadau priodol. Agorwch eich app Zoom ac ewch i'r adran Gosodiadau. Oddi yno, dewiswch yr opsiwn "Recordiadau" a dewiswch ble rydych chi am gadw'r recordiadau. Gallwch ddewis eu cadw yn y cwmwl neu'n uniongyrchol ar eich dyfais. Cofiwch hefyd ddewis yr opsiwn o recordio sain o’r holl gyfranogwyr i gael recordiad cyflawn.

2.⁢ Gosod nodiadau atgoffa: Er mwyn osgoi anghofio troi recordio ymlaen yn ystod cyfarfod pwysig, mae'n ddefnyddiol gosod nodiadau atgoffa Gallwch greu nodyn atgoffa ar eich dyfais symudol i roi gwybod i chi funudau cyn pob cyfarfod. Fel hyn, gallwch sicrhau bod y recordiad yn cael ei actifadu ar amser ac nad ydych yn colli unrhyw fanylion perthnasol.

3. Adolygu a dosbarthu eich recordiadau: Unwaith y bydd y cyfarfod wedi dod i ben a bod y recordiad wedi'i gadw ar eich dyfais symudol, mae'n bwysig ei adolygu i sicrhau ei ansawdd a'i gipio o'r agweddau pwysicaf. Yn ogystal, gallwch chi ddosbarthu'ch recordiadau yn ôl themâu neu brosiectau i gynnal y drefn gywir a'i gwneud hi'n haws dod o hyd iddynt yn y dyfodol. Hefyd, ystyriwch yr opsiwn o drosglwyddo eich recordiadau i storfa ddiogel neu rhannu ffeiliau gyda chyfarfod â chyfranogwyr os oes angen.