Defnyddir ffeiliau MS, a elwir hefyd yn ffeiliau Microsoft Office, yn eang mewn amgylcheddau proffesiynol a phersonol. Gall y ffeiliau hyn gynnwys dogfennau testun, taenlenni, cyflwyniadau a chronfeydd data, ymhlith mathau eraill o gynnwys. Isod, byddwn yn eich arwain gam wrth gam ar sut i agor ffeil MS yn effeithiol.
Cam 1: Nodwch y math o ffeil MS
Cyn ceisio agor ffeil MS, mae'n hanfodol pennu'r math penodol o ffeil rydych chi'n gweithio gyda hi. Mae'r ffeiliau MS mwyaf cyffredin yn cynnwys:
- Dogfennau Word (.doc neu .docx): Mae'r ffeiliau hyn yn cynnwys testun, delweddau a fformatio dogfennau.
- Taenlenni Excel (.xls neu .xlsx): Defnyddir y ffeiliau hyn i storio a thrin data ar ffurf tablau a graffiau.
- Cyflwyniadau PowerPoint (.ppt neu .pptx): Defnyddir y ffeiliau hyn i greu ac arddangos cyflwyniadau gweledol.
- Cyrchu cronfeydd data (.mdb neu .accdb): Defnyddir y ffeiliau hyn i storio a rheoli llawer iawn o ddata strwythuredig.
Bydd gwybod y math o ffeil yn eich helpu i benderfynu pa raglen sydd ei hangen arnoch i'w hagor yn gywir.
Cam 2: Gwiriwch a oes gennych y meddalwedd angenrheidiol
I agor ffeil MS, bydd angen i chi gael y meddalwedd priodol wedi'i osod ar eich cyfrifiadur. Y meddalwedd a ddefnyddir amlaf i agor ffeiliau MS yw Microsoft Office, sy'n cynnwys cymwysiadau fel Word, Excel, PowerPoint ac Access. Os nad oes gennych chi Microsoft Office wedi'i osod, mae dewisiadau eraill am ddim fel LibreOffice o Apache OpenOffice sydd hefyd yn gallu agor y rhan fwyaf o ffeiliau MS.
Mae'n bwysig cofio hynny efallai y bydd rhai fersiynau hŷn o Microsoft Office yn cael anhawster agor ffeiliau a grëwyd mewn fersiynau mwy diweddar. Yn yr achos hwn, efallai y bydd angen i chi ddiweddaru eich meddalwedd neu ddefnyddio trawsnewidydd ffeil ar-lein i gael mynediad at y cynnwys.
Cam 3: Lleolwch y ffeil MS
Unwaith y byddwch wedi nodi'r math o ffeil a gwirio bod gennych y feddalwedd angenrheidiol, y cam nesaf yw dod o hyd i'r ffeil MS rydych chi am ei hagor. Gellir storio ffeiliau MS mewn gwahanol leoliadau, fel eich bwrdd gwaith, ffolderi dogfen neu hyd yn oed ar ddyfais storio allanol fel USB neu yriant caled.
Defnyddiwch archwiliwr ffeiliau eich system weithredu i lywio trwy'ch ffolderi a dod o hyd i'r ffeil a ddymunir. Os ydych chi'n gwybod enw'r ffeil, gallwch chi hefyd ddefnyddio'r swyddogaeth chwilio i'w lleoli'n gyflym.
Cam 4: Agorwch y ffeil MS
Unwaith y byddwch wedi dod o hyd i'r ffeil MS, mae sawl ffordd i'w agor:
- Cliciwch ddwywaith ar y ffeil: Os oes gennych y meddalwedd angenrheidiol wedi'i osod ac yn gysylltiedig â'r math o ffeil, cliciwch ddwywaith ar y ffeil a bydd yn agor yn awtomatig yn y rhaglen gyfatebol.
- Agor o'r rhaglen: Agorwch y rhaglen briodol (er enghraifft, Microsoft Word ar gyfer ffeiliau .doc neu .docx) a defnyddiwch y swyddogaeth "Open" yn y ddewislen "File". Llywiwch i leoliad y ffeil a dewiswch hi i'w hagor.
- Llusgo a gollwng: Llusgwch y ffeil MS yn uniongyrchol ar eicon y rhaglen ar eich bwrdd gwaith neu'ch bar tasgau. Bydd y rhaglen yn agor ac yn llwytho'r ffeil yn awtomatig.
Unwaith y byddwch wedi agor y ffeil MS, gallwch gweld, golygu a gweithio gyda'ch cynnwys yn ôl eich anghenion.
Datrys problemau wrth agor ffeiliau MS
Weithiau gall problemau godi wrth geisio agor ffeil MS. Dyma rai atebion cyffredin:
- Ffeil llygredig: Os byddwch yn derbyn neges gwall yn nodi bod y ffeil wedi'i difrodi, gallwch geisio defnyddio'r swyddogaeth "Trwsio" sydd ar gael mewn rhai rhaglenni Microsoft Office. Os nad yw hynny'n gweithio, efallai y bydd angen i chi ofyn i'r anfonwr anfon y ffeil atoch eto.
- Fformat ffeil anhysbys: Os nad yw'ch cyfrifiadur yn adnabod fformat y ffeil, gwnewch yn siŵr bod gennych y meddalwedd angenrheidiol wedi'i osod a'i ddiweddaru. Gallwch hefyd geisio newid yr estyniad ffeil i'r fformat priodol (er enghraifft, o .docx i .doc) i weld a yw hynny'n datrys y broblem.
- Problemau cydnawsedd: Os ydych chi'n ceisio agor ffeil sydd wedi'i chreu mewn fersiwn mwy diweddar o Microsoft Office gyda fersiwn hŷn, efallai y byddwch chi'n profi problemau cydnawsedd. Yn yr achos hwn, gallwch geisio defnyddio a trawsnewidydd ffeil ar-lein neu diweddarwch eich meddalwedd i fersiwn mwy diweddar.
Mae agor ffeil MS yn golygu nodi'r math o ffeil, cael y feddalwedd angenrheidiol, dod o hyd i'r ffeil, a'i hagor gan ddefnyddio'r rhaglen briodol. Os byddwch chi'n dod ar draws problemau, mae yna atebion fel atgyweirio ffeiliau sydd wedi'u difrodi, newid estyniadau ffeil, neu ddefnyddio trawsnewidwyr ar-lein. Gyda'r camau a'r awgrymiadau hyn, byddwch yn gallu cyrchu a gweithio gyda'ch ffeiliau MS yn effeithlon.
Sebastián Vidal ydw i, peiriannydd cyfrifiadurol sy'n angerddol am dechnoleg a DIY. Ar ben hynny, fi yw creawdwr tecnobits.com, lle rwy'n rhannu tiwtorialau i wneud technoleg yn fwy hygyrch a dealladwy i bawb.