Sådan administrerer du SharePoint Online med Copilot: trin, bedste praksis og fuld datakontrol

¿Hvordan administrerer man SharePoint Online med Copilot? Moderne SharePoint Online-administration tager et kvantespring fremad takket være den indbyggede integration af Microsoft Copilot og den avancerede administrationspakke, som Microsoft 365 giver os lige ved hånden. IT-chefer og webstedsadministratorer ved, at det kan være komplekst at balancere produktivitet, datakontrol, sikkerhed og en problemfri brugeroplevelse. Nu bliver Copilot-assistenten en vigtig allieret i at omdanne denne kompleksitet til agile, samarbejdsorienterede og sikre resultater., både for store virksomheder og små organisationer, der er dedikeret til digitalt arbejde.

Men hvordan administrerer du SharePoint Online for at udnytte Copilot fuldt ud? Denne guide er den mest opdaterede og omfattende på spansk og er bygget med de mest relevante og seneste oplysninger. Her viser vi dig, hvordan du implementerer, konfigurerer og udnytter Copilot og avanceret SharePoint-administration, integrerer sikkerhedspraksisser, forebygger overeksponering af data og intelligent proces- og indholdsautomatisering – alt sammen med en praktisk tilgang, der er skræddersyet til teams arbejde i den virkelige verden.

Hvad er Copilot i SharePoint Online, og hvorfor er det den nye hjørnesten for administration?

Copilot er den AI-drevne intelligente assistent, som Microsoft har integreret i hele 365-pakken, inklusive SharePoint Online.Denne assistent styrer alt fra indholdsoprettelse og -administration til intelligent agentadministration, adgangskontrol og dokumentsikkerhed. Takket være dens avancerede sprogmodeller og indbyggede forbindelse til lejertilladelser og -data, Copilot leverer kontekstuelle svar, automatiserer opgaver og giver administratorer mulighed for at bevare kontrollen over information uden at miste fleksibilitet..

I SharePoint Online, Copilot giver dig ikke kun mulighed for at oprette og forfine sider og indhold, men også implementere livscykluspolitikker, identificere overeksponeringsrisici, understøtter konfiguration af tilladelser og interagerer endda med brugerdefinerede agenter der hjælper med at besvare spørgsmål og udføre komplekse opgaver. Før vi fortsætter, advarer vi dig om, at i Tecnobits Vi har snesevis af guider om Copilot og dens indstillinger, såsom denne på Sådan installeres Copilot i Office 365, kan være til hjælp for dig.

Forudsætninger og første trin til at forberede SharePoint Online med Copilot

Før du aktiverer Copilot og får mest muligt ud af SharePoint Online, er det vigtigt at opfylde en række krav og lave god planlægning.:

• Relevante licenser: Fundamentet er Microsoft 365 Copilot og, for avancerede funktioner, E5-licenser og SharePoint Advanced Management (SAM).
• Opsætning af testmiljø: Forbered et sandkassemiljø, hvor du kan validere konfigurationer uden at påvirke den daglige drift.
• Pilotforsøg: Vælg en gruppe af tidlige brugere til at teste integrationen og indsamle realistisk feedback.
• Kommunikationsplan: Informer og uddan brugerne om ændringer og nye funktioner i Copilot, hvilket minimerer friktion.
• Gennemgang af adgangs- og sikkerhedspolitikker: Juster politikker for betinget adgang, multifaktorgodkendelse samt søge- og delingspolitikker for at forhindre risiko.
• Netværkstjek og justering: Sikrer, at infrastrukturen opfylder kravene krav til forbindelse og sikkerhed hvilket kræver Microsoft 365 Copilot.

Et solidt fundament sikrer, at Copilot og SharePoint fungerer sammen sikkert og effektivt. Fra det første øjeblik.

SharePoint Avanceret Administration: Operations Hub til Copilot

Komplementet SharePoint Avanceret Administration (SAM) Det er en essentiel accelerator for enhver organisation, der ønsker at drage fordel af den intelligens og automatisering, som Copilot tilbyder.

• Undgå overdreven deling og overfyldte datakilder, hvilket forbedrer nøjagtigheden af ​​de resultater, der genereres af Copilot.
• Overvåger livscyklussen for websteder og indhold, identificere og rydde op i det, der er forældet eller inaktivt.
• Kontroller, begræns og revider adgang til dokumenter og websteder, anvendelse af intelligente politikker og følsomhedsmærkater.

Gennem SAM Administration Center kan du se detaljerede rapporter, anvende massehandlinger, automatisere notifikationer og synkronisere sikkerhed og overholdelse af regler på tværs af din organisation. Copilot-integration tilføjer et samtalebaseret og intelligent lag, der forenkler beslutningstagning og daglig styring.

Bedste praksis og vigtige trin til at forberede SharePoint til Copilot

Dataforberedelse, styring og sikkerhed er afgørende. Her er nogle anbefalinger, du ikke må ignorere:

1. Reducer utilsigtet deling og kontrol af tilladelser

I SharePoint, Det er vigtigt at undgå overeksponering, så Copilot kun returnerer relevante og autoritative oplysninger.. For det:

• Konfigurer delingsindstillinger på lejer- og webstedsniveau, skræddersy standardtilladelser til "bestemte personer" i stedet for hele organisationen.
• Skjuler muligheder med brede risici som "Alle undtagen eksterne brugere" for at begrænse eksponeringsradiusen.
• Uddanner og træner ejere af byggepladser at administrere adgangsanmodninger og grundigt gennemgå, hvem der har adgang til dataene.

2. Sørg for gyldigheden af ​​webstedsejerne

Webstedsejere er den sidste forsvarslinje for indholdsstyring og -renlighed.

• Udfører ejendomsdirektiver at opdage steder uden mindst to klare ansvarlige parter.
• Aktivér automatiske notifikationer for disse ejere for at validere aktivitet, tilladelser og behovet for fortsat vedligeholdelse af webstedet.
• Opdaterer ejendomsregistreringer i aktiv tilstand og kræver periodiske gennemgange.

3. Oprydning af inaktive websteder og livscyklusstyring

Gammelt indhold er Copilots værste fjende af nøjagtighed.Ophobningen af ​​forældede data spreder kilder og genererer forvirrende eller irrelevante svar.

• Identificerer steder uden relevant aktivitet i definerede perioder (3, 6, 9 eller 12 måneder).
• Udsend notifikationer til ejere for at bekræfte deres anvendelighed.
• Sæt unødvendige elementer i skrivebeskyttet tilstand, og planlæg automatisk arkivering efter det aftalte tidspunkt.
• Brug rapporter med AI fra SAM for at få automatiske anbefalinger om, hvilke handlinger der skal foretages.

relateret artikel:

Sådan automatiseres gentagne opgaver med Power Automate: Avanceret vejledning

4. Detektion af potentielt overdelt indhold

Med aktivitets- og tilladelsesrapporter kan du identificere hotspots med overeksponering:

• Gennemgå aktivitetsrapporter for indhold, der er delt med "alle", "alle undtagen eksterne" eller "organisationsmedlemmer".
• Brug rapporten om overeksponeringsgrundlag til at vurdere antallet af brugere med adgang baseret på definerede tærskler.
• Download, filtrer og analyser data for at reagere hurtigt på mistænkelige situationer.

5. Kontroller og begræns adgang til indhold

Når du registrerer risici, hjælper Copilot dig med at centralisere og afbøde uautoriseret adgang., men beslutningen og udførelsen falder altid hos administratoren:

• Start adgangsgennemgange med webstedsejere.
• Begræns adgangen til bestemte grupper med politikken "Begrænset adgangskontrol (RAC)", så kun nødvendige brugere fortsat kan se oplysninger, både i SharePoint og OneDrive.
• Aktivér politikken "detektion af begrænset indhold" for at skjule indhold fra Copilot og organisationssøgning uden at ændre tilladelser.
• Kombinér begge muligheder på de mest kritiske områder.

6. Proaktive handlinger på strategiske steder

Organisationens nøglesteder kræver ekstra beskyttelse fra første øjeblik.:

• Anvend RAC ved provisionering af nye websteder, og undgå overdeling fra starten.
• Bloker downloads, især Teams-optagelser, når det er nødvendigt.
• Overvej kryptering med "udtrækningsrettigheder" for dokumenter med stor indflydelse.

Integration og administration af agenter i SharePoint og Copilot

En anden af ​​de revolutioner, som Copilot bringer med sig, er muligheden for Opret, administrer og del intelligente agenter i SharePoint til hjælp, læring og automatiseringsopgaver:

• Ethvert medlem med redigeringstilladelser kan oprette sin egen agent., som derefter kan redigeres, deles eller endda godkendes af webstedsejeren.
• Ejere kan markere en agent som "godkendt" og tildele dem som standard den første oplevelse for besøgende.
• Agenter kan fastgøres, redigeres eller deles fra Copilot-chatpanelet, hvilket letter samarbejde og adgang.
• De kan slettes som enhver anden fil på webstedet, hvilket gør det nemt at rotere og rydde op i forældede agenter.

Oprettelse af rigt indhold med Copilot i SharePoint

Copilot er ikke kun en styrings- og sikkerhedsmotor, den revolutionerer også den måde, du opretter og publicerer indhold i SharePoint.:

• Oprettelse af sider fra skabeloner: Vælg mellem prædesignede skabeloner som nyhedsbreve, begivenhedsmeddelelser eller opdateringer, og tilpas dem med smarte prompts og vedhæftede filer.
• Oprettelse fra åbne meddelelser: Start med en sætning, og lad Copilot foreslå struktur, design og indhold, og juster resultatet så mange gange som nødvendigt.
• Designidéer: Copilot foreslår visuelle forbedringer og layoutforbedringer for at gøre hver side attraktiv og professionel.
• Smart omskrivning: Rich Text-editoren giver dig mulighed for at forfine beskeder, give dem en naturlig eller professionel tone eller endda opsummere eller udvide information efter behov.

Sådan tilføjer du SharePoint som en videnskilde i Copilot Studio

Copilot giver dig mulighed for at integrere SharePoint som en datakilde til generative svar., hvilket øger relevansen af ​​de oplysninger, der leveres via agenter og assistenter:

1. Åbn agenten i Copilot Studio.
2. Klik på "Tilføj viden" i det tilsvarende afsnit.
3. Vælg "SharePoint", og indtast URL'en på de websteder, du vil tilføje (du kan inkludere flere ved at bruge Shift + Enter).
4. Giv det et navn og en præcis beskrivelse, da AI'en vil bruge disse oplysninger som kontekst.
5. Klik på "Tilføj" og definer godkendelsesscenarierne: som standard godkender Copilot Studio med Microsoft Enter ID, men du kan justere Scopes og manuel godkendelse, hvis du har brug for mere restriktive scenarier.

Vigtige sikkerhedsforanstaltninger til administration af SharePoint Online med Copilot

Multi-faktor autentificering (MFA)

Aktivér MFA for alle administrerede brugere og computere via Microsoft 365 Administration, samt konfigurere politikker for betinget adgang baseret på risikoniveau, placering og enhed.

Revision og opbevaring af journaler

• Aktivér samlet revisionslogføring i Microsoft Purview for at registrere alle bruger- og administratorhandlinger.
• Definer opbevaringspolitikker baseret på lovgivningsmæssige behov, og gennemgå logfiler regelmæssigt for uregelmæssigheder.

Kontrol af fortrolige oplysninger

• Eksporter de 100 mest brugte websteder, og gennemgå potentielle overeksponeringsrisici med SAM- og Microsoft Purview DSPM-rapporter.
• Deaktiver bred deling og overvåg Copilot-aktivitet for at forhindre informationslækager.
• Brug følsomhedsmærkater til at klassificere, kryptere og begrænse data på tværs af dokumenter, websteder og grupper.

Anvend og administrer følsomhedsmærkater i SharePoint med Copilot

Microsoft Purview-følsomhedsmærkater er nøglen til at beskytte oplysninger og kontrollere, hvordan Copilot bruges.:

1. Opret etiketter fra Microsoft Purview-portalen, og udgiv dem til alle brugere eller kun bestemte grupper.
2. Konfigurer, om etiketten kun markerer indholdet, eller om den også anvender kryptering og adgangsbegrænsninger.
3. Tildel standardetiketter til dokumentbiblioteker, og brug muligheden for at udvide beskyttelsen til endda downloads, hvis du har brug for maksimal sikkerhed.
4. Konfigurer tagsynkronisering for websteder, grupper og arbejdsområder.
5. Brug automatisk servicemærkning i scenarier, hvor du ikke vil være afhængig af manuel brugerinput.

Forebyggelse af datatab (DLP) og adaptiv kontrol over følsomme oplysninger

La forebyggelse af datatab (DLP) Indbygget i Purview hjælper med at forhindre utilsigtede lækager på tværs af alle punkter: SharePoint, Teams, Exchange og enheder.

• Definerer politikker, der analyserer og beskytter følsomme data (f.eks. kreditkort, CPR-numre, medicinske data).
• Foretag automatiserede handlinger: bloker indsendelser, advar brugere, eller udløs notifikations- og afhjælpningsflows.
• Aktiver adaptiv beskyttelse ved at forbinde DLP med insiderrisikostyring for dynamisk at justere kontrolniveauet baseret på adfærdshændelser.

Løbende overvågning og revision i Copilot og SharePoint Online

Regelmæssige gennemgange, loganalyser og overvågning af Copilot-anmodninger og -svar er afgørende for at opretholde sikkerhed og overholdelse af regler.:

• Brug ændringshistorikrapporter til at kontrollere, hvem der gjorde hvad og hvornår, både på lokationsniveau og globalt niveau.
• Kør disse rapporter ugentligt i den indledende implementeringsfase, og juster hyppigheden derefter.
• Brug værktøjerne til indholds- og aktivitetsoversigt til at overvåge anvendelsen af ​​opbevarings- og følsomhedsmærkater samt potentielle hændelser, der involverer følsomme data.

Deaktiver begrænset SharePoint-søgning (RSS) ved overgang til Copilot

RSS er en midlertidig løsning, der begrænser søgning til tilladte websteder, mens tilladelser gennemgås og rettes.Når konfigurationen allerede er sikker, deaktiver RSS og giv Copilot og søgning adgang til alt autoriseret indhold, hvilket øger nøjagtigheden og værdien af ​​de genererede svar.

• Deaktiver RSS helt ved hjælp af PowerShell (Set-SPOTenantRestrictedSearchMode).
• Fjern websteder fra listen over tilladte websteder med Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite.
• Hvis du bruger RSS, skal du sørge for, at kun virkelig sikre websteder er inkluderet på tilladelseslisten.

Dataopbevaring og livscyklus: fjern unødvendige data og overhold reglerne

• Brug opbevaringspolitikker fra Purview til automatisk at gemme eller slette dokumenter, e-mails og Copilot-indhold baseret på juridiske eller forretningsmæssige behov.
• Angiv undtagelser med specifikke opbevaringsetiketter for kritisk indhold.
• Overvåg overholdelse og fastholdelse med rapporteringsværktøjer og aktivitetsudforskere.

Overvåger og styrer interaktionerne og svarene genereret af Copilot

• Anvend foruddefinerede kommunikationsoverholdelsespolitikker i Purview for at opdage upassende sprogbrug, lækager eller misbrug i Copilot-anmodninger og -svar.
• Gennemgå regelmæssigt logfiler og revisioner for at rette op på hændelser og måle den faktiske brug af Copilot.

Kontinuerlig optimering: Ressourcer, implementering og træning i Copilot og SharePoint

Den optimale implementering og administration af Copilot i SharePoint Online er en løbende proces.:

• Skab banebrydende brugerfællesskaber for at indsamle feedback og identificere muligheder for forbedringer.
• Udrul gradvis implementering, overvågning af effekt, parathed og tilfredshed ved hjælp af Viva Insights-værktøjer og Microsoft 365-brugsrapporter.
• Udnyt Microsofts træningsressourcer og onboarding-kits til at skalere viden på tværs af alle teams.
• Hvis du har en høj licensvolumen, kan du tjekke FastTrack-support og -hjælpsmuligheder eller implementere saminvesteringsprojekter med Microsoft og officielle partnere..

Endelig, hvis din organisation har brug for endnu mere tilpassede scenarier, giver Copilot Studio og Power Platform-økosystemet dig mulighed for at udvide funktionaliteten ved at tilføje specifikke integrationer og automatiseringer, samtidig med at du altid respekterer den gældende sikkerhed og styring.

Avanceret administration af SharePoint Online ved hjælp af Copilot åbner op for en ny horisont inden for effektivitet, sikkerhed og bekvemmelighed.Kombinationen af ​​centraliseret kontrol, automatisering, integreret beskyttelse og kontekstuel hjælp gør det muligt for ethvert team at holde deres data beskyttet, produktivt og altid under kontrol. For mere information om emnet, se Microsoft 365 Copilots officielle side.

relateret artikel:

Den ultimative guide til at automatisere gentagne opgaver i Windows 11 med Power Automate Desktop

Christian garcia

Har været passioneret omkring teknologi siden han var lille. Jeg elsker at være up to date i sektoren og frem for alt at formidle det. Derfor har jeg været dedikeret til kommunikation på teknologi og videospils hjemmesider i mange år. Du kan finde mig skrive om Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo eller et hvilket som helst andet relateret emne, som du tænker på.