Hvad er Gmails fortrolige tilstand, og hvornår skal du aktivere den?

¿Hvad er Gmails "fortrolige tilstand", og hvornår skal du aktivere den? Denne særlige sendetilstand giver dig mulighed for at begrænse, hvad modtageren kan gøre med din e-mail.Det forhindrer brugere i at videresende den, kopiere dens tekst, downloade vedhæftede filer eller udskrive dens indhold. Du kan også indstille en udløbsdato eller endda kræve en SMS-kode for at åbne den. Det er ikke idiotsikkert, men når det bruges korrekt, reducerer det risiciene betydeligt, når man arbejder med følsomme oplysninger.

Gmails fortrolige tilstand er en særlig måde at sende e-mails på I denne tilstand anvender Google begrænsninger på beskeden og dens vedhæftede filer, hvilket begrænser modtagerens mulighed for at dele oplysninger. Når du aktiverer denne tilstand, forsvinder modtagerens sædvanlige delingsmuligheder. videresend, kopier, download og udskriv indholdet.

Udover at blokere disse handlinger, giver Gmail dig mulighed for at indstille en udløbsdato. For beskeden: Efter denne periode vil modtageren ikke længere kunne se den. Du kan også manuelt tilbagekalde adgangen når som helst, hvis du fortryder det, du har sendt, eller opdager en fejl fra modtagerens side. Dette er især nyttigt, når du håndterer fortrolige dokumenter, personoplysninger eller følsom intern kommunikation.

Funktionen inkluderer også et ekstra system til bekræftelse af adgangskodeDu kan kræve, at modtageren skal bruge en kode for at åbne e-mailen: enten en simpel bekræftelse (som i nogle tilfælde sendes via e-mail) eller en kode sendt via SMS til modtagerens mobiltelefon. I dette andet scenarie vil kun en person med adgang til det pågældende telefonnummer kunne se indholdet.

Det er vigtigt at forstå, at fortrolig tilstand ikke magisk krypterer e-mails fra ende til anden.I stedet ændrer det, hvordan indholdet leveres. Gmail sender ikke teksten og vedhæftede filer direkte som en normal besked; i stedet genererer det et sikkert link, der kun kan tilgås under de betingelser, du har angivet (udløb, verifikation osv.).

Denne funktion er tilgængelig for både personlige Gmail-konti og Google Workspace.Og i forretningsmiljøer kan administratorer beslutte, om de vil tillade brugen af ​​den, enten på tværs af hele domænet eller kun i bestemte organisatoriske enheder (for eksempel ved at aktivere den for den juridiske afdeling og deaktivere den for resten).

Sådan fungerer fortrolig tilstand internt

Når du sender en besked i fortrolig tilstand, leverer Gmail ikke e-mailens brødtekst "som den er". til modtagerens server. Det, den gør, er at gemme indholdet på Googles systemer og erstatte det med et kontrolleret link. For en person, der bruger Gmail, ligner resultatet en normal e-mail, men i virkeligheden tilgår de det hostede indhold på en administreret måde.

Hvis modtageren ikke bruger Gmail, vil de modtage en besked med et link. af typen "Vis e-mail" eller lignende. Hvis du klikker på den, åbnes en sikker Google-side, hvor du skal logge ind eller indtaste bekræftelseskoden, afhængigt af hvordan du har konfigureret leveringen. På denne måde bevarer du kontrollen uanset modtagerens e-mailudbyder.

Typiske begrænsninger i denne tilstand påvirker hele indholdspakkenTekst, integrerede billeder og vedhæftede filer. Modtageren vil kunne læse det og forhåndsvise vedhæftede filer, hvis formatet er kompatibelt, men vil ikke have adgang til funktionerne til at gemme dem på sin computer, videresende dem til en anden person eller udskrive e-mailen fra Gmail.

Der er én vigtig begrænsning, som du skal huske på.Selv hvis kopierings-, download- eller udskrivningsmuligheder er blokeret, kan Gmail ikke helt forhindre nogen i at gøre det. skærmbilledeTag et skærmbillede med din telefon, eller brug skadelig software til at kopiere indholdet. Google forsøger at begrænse skærmbilleder i nogle miljøer, men i praksis er der altid en måde at omgå denne beskyttelse på.

En anden vigtig teknisk detalje er, at e-mails i fortrolig tilstand ikke kan planlægges. skal sendes senere. Hvis du altid bruger "Planlæg afsendelse" til at få beskeder sendt på et bestemt tidspunkt, skal du huske på, at denne funktion ikke er kompatibel med fortrolig tilstand: du skal sende dem med det samme.

Fordele, begrænsninger og hvornår det skal aktiveres

Den største fordel ved fortrolig tilstand er, at den reducerer utilsigtet eksponering af følsomme oplysninger.Hvis en modtager ved et uheld klikker på "Videresend" eller forsøger at downloade en vedhæftet fil for at dele den, vil de simpelthen ikke kunne gøre det. Dette forhindrer mange almindelige fejl i både arbejdsmæssige og personlige sammenhænge.

Udløbet af beskeder er et andet meget interessant punktDu kan vælge at gøre en e-mail tilgængelig kun i en dag, en uge, en måned eller endda flere år (typiske intervaller er fra 1 dag til 5 år). Derefter bliver både beskedens brødtekst og eventuelle vedhæftede filer utilgængelige for modtageren, selvom de stadig kan se den i deres indbakke.

Muligheden for at tilbagekalde adgang når som helst tilføjer et ekstra sikkerhedsnet.Hvis du har sendt en e-mail til den forkerte person, inkluderet oplysninger, du senere fortryder, eller blot har ændret mening, skal du blot gå til mappen Sendte elementer, åbne den fortrolige e-mail og klikke på muligheden for at fjerne adgang. Fra det øjeblik vil modtageren ikke længere kunne åbne den.

Denne tilstand er dog ikke et absolut skjold og har klare begrænsninger.Som tidligere nævnt kan den ikke idiotsikre blokeringen af ​​skærmbilleder eller fotos, og hvis modtageren har til hensigt at bryde din tillid, vil de altid finde måder at gemme oplysningerne på. Desuden kan det i strenge virksomhedsmiljøer være i konflikt med arkiverings-, revisions- eller eDiscovery-politikker, fordi noget adgang falder uden for standardarbejdsgange.

Det anbefales at aktivere fortrolig tilstand i situationer, hvor du har brug for ekstra kontrol.Det anbefales ikke at sende kontrakter, certifikater, identitetsdokumenter, økonomiske oplysninger, medicinske data, følsom intern kommunikation eller links, der skal holde op med at virke på en bestemt dato. Det bør ikke bruges vilkårligt, da det tilføjer trin for modtageren og kan komplicere tingene, hvis de ikke har brug for det.

Sådan sender du en fortrolig e-mail fra Gmail på en computer

Processen til at bruge fortrolig tilstand fra webversionen af ​​Gmail er ret intuitiv.Men det er værd at gennemgå det trin for trin for at sikre, at du ikke går glip af noget. Ideen er, at du skriver din e-mail som sædvanligt, og lige inden du sender den, aktiverer tilstanden og justerer udløbs- og verifikationsindstillingerne.

Dette er de grundlæggende trin på en computer:

• Åbn Gmail, og klik på "Skriv" for at oprette en ny besked.
• Skriv modtageren, emnet og indholdet fra e-mailen, og vedhæft de filer, du skal sende.
• Klik på hængelåsikonet med et ur nederst i skrivefeltet. (Dette er knappen til fortrolig tilstand.) Hvis du allerede har brugt den og vil ændre indstillingerne, vil du se muligheden "Rediger".
• Et pop op-vindue åbnes, hvor du kan vælge udløbsdatoen. af beskeden, og om du ønsker, at der skal kræves en adgangskode.
• I adgangskodeafsnittet kan du vælge mellem to tilstande:
  • "Ingen adgangskode via SMS"Brugere, der åbner e-mailen fra Gmail-appen eller -webstedet, vil kunne se den direkte. Brugere, der ikke bruger Gmail, kan modtage en kode i en anden e-mail for at bekræfte deres identitet.
  • "Adgangskode via SMS"Modtageren skal indtaste en kode, der sendes til dem via sms. Det er obligatorisk at indtaste modtagerens telefonnummer, ikke dit.
• Når du har alt sat op, skal du klikke på "Gem" og send derefter e-mailen som du plejer.

Husk at indstillingen fortrolig tilstand påvirker både tekst og vedhæftede filer.Alt beskedindhold er underlagt de udløbs-, verifikations- og kopierings- eller downloadbegrænsninger, du lige har defineret.

Sådan aktiverer du fortrolig tilstand fra din mobiltelefon

Hvis du normalt bruger Gmail fra din mobil (Android eller iOS), har du også fortrolig tilstand ved hånden.Placeringen af ​​indstillingen ændrer sig en smule i forhold til desktopversionen, men logikken er den samme: du skriver e-mailen, og inden du sender den, aktiverer du indstillingen og vælger, hvordan du vil beskytte den.

Sådan bruger du fortrolig tilstand i Gmail-appenDenne generelle strømning følger:

• Åbn Gmail-appen på din smartphone og klik på knappen for at skrive en ny e-mail.
• Skriv modtager, emne og beskedog vedhæft filer om nødvendigt.
• Tryk på menuen med tre prikker i øverste højre hjørne fra skærmen, mens du skriver.
• Vælg indstillingen "Fortrolig tilstand" i rullemenuen.
• Der åbnes en skærm, hvor du kan konfigurere udløbsdatoen og adgangskoden., med udløbsintervaller svarende til dem på nettet (fra 1 dag til 5 år) og de to bekræftelsesmuligheder (standard eller SMS).
• Konfigurer de ønskede indstillinger, og klik på "Gem".
• Send e-mailen normaltFra det øjeblik gælder alle definerede restriktioner.

I den daglige drift tager denne procedure kun et par sekunder længere end en normal forsendelse.Derfor er det muligt at bruge det regelmæssigt, så længe indholdet berettiger det. Husk dog at informere modtageren, hvis de ikke er bekendt med systemet, så de ikke bliver forskrækkede, når de bliver bedt om en kode eller opdager, at de ikke kan videresende beskeden.

Sådan åbner du en fortrolig e-mail som modtager

Oplevelsen af ​​en modtager af en fortrolig e-mail afhænger af to nøglefaktorerHvorvidt de bruger Gmail eller ej, og om afsenderen har aktiveret adgangskodebekræftelse (især hvis det er via SMS), er faktorer at overveje. Alligevel er processen normalt ret guidet, og brugergrænsefladen fortæller dig, hvad du skal gøre i hvert trin.

Hvis du bruger en Gmail-konto, og afsenderen ikke har anmodet om en adgangskode via SMSI de fleste tilfælde kan du åbne e-mailen direkte fra webstedet eller den opdaterede app uden yderligere trin. Du vil se beskeden som normalt, men uden knapperne til videresendelse, download eller udskrivning. Hvis du bruger en anden e-mailklient, der er forbundet til Gmail (f.eks. Outlook), kan der vises et link som "Vis e-mail", som fører dig til en Google-side, hvor du skal logge ind.

Når afsenderen aktiverer funktionen "Adgangskode via SMS"Processen tilføjer et ekstra sikkerhedstrin. Når du forsøger at åbne beskeden, viser systemet en knap som "Send adgangskode". Hvis du trykker på den, sendes en kode via sms til det telefonnummer, der er konfigureret til dig. Du skal indtaste denne kode på skærmen for at få adgang til indholdet.

Hvis din adresse ikke er en Gmail-adresse (for eksempel hvis du bruger en virksomheds-e-mail eller en fra en anden udbyder)Du vil også modtage en besked med et link til "Vis e-mail" i Googles sikre brugerflade. Derfra kan du blive bedt om at klikke på "Send adgangskode" og tjekke dine SMS-beskeder eller, afhængigt af afsenderens indstillinger, tjekke en yderligere e-mail med en bekræftelseskode.

I alle tilfælde vil restriktioner for kopiering, videresendelse, download eller udskrivning fortsat være gældende.Du vil kunne læse e-mailen, og hvis den ikke er udløbet, og din adgang ikke er blevet tilbagekaldt, kan du se en forhåndsvisning af eventuelle kompatible vedhæftede filer. Du vil dog ikke have adgang til de typiske funktioner til deling eller lagring af indhold direkte fra Gmail.

Hvad sker der, når en e-mail udløber, eller adgangen tilbagekaldes?

Når den udløbsdato, som afsenderen har angivet, er meddelelsen ikke længere tilgængelig. For modtageren, selvom den stadig vises visuelt i deres indbakke eller arkiv, vil de, når de forsøger at åbne den, opdage, at de ikke længere kan se indholdet, eller de vil støde på en besked om, at e-mailen er udløbet.

Afsenderen kan også tage initiativ og tilbagekalde adgangen før udløbsdatoen.For at gøre dette skal du åbne Gmail på en computer, gå til mappen "Sendt", finde den fortrolige e-mail og klikke på "Fjern adgang". Fra det øjeblik vil ethvert forsøg fra modtageren på at åbne beskeden vise en fejl eller en advarsel om, at de ikke længere har tilladelse.

Hvis det er dig, der modtager fejlen om udløbet e-mail eller slettet adgangDet er højst sandsynligt, at afsenderen har besluttet at afbryde adgangen, eller at du har overskredet den oprindeligt konfigurerede tidsgrænse. I så fald er din eneste mulighed at kontakte personen for at forlænge udløbsdatoen eller få dem til at sende oplysningerne igen i en ny, fortrolig besked.

Der kan også opstå fejl relateret til de telefonnumre, der bruges til SMS-bekræftelse.Gmail understøtter kun koder, der sendes til bestemte lande og regioner (f.eks. Nordamerika, store dele af Sydamerika, Europa, Australien og nogle asiatiske territorier som Korea, Indien og Japan). Hvis du forsøger at oprette et nummer, der ikke er i en understøttet region, vil du se en besked om, at det ikke kan bruges.

Disse udløbs- og tilbagekaldelsesmekanismer er særligt nyttige i arbejdssammenhænge hvor midlertidige dokumenter, følsomme rapporter eller personoplysninger, der ikke bør forblive tilgængelige på ubestemt tid, deles. Ved omhyggeligt at fastsætte tidsgrænser kan du reducere eksponeringsvinduet for information betydeligt.

Administration af fortrolig tilstand for Google Workspace-administratorer

I virksomhedsmiljøer har administratorer det sidste ord om, hvorvidt fortrolig tilstand er tilgængelig eller ej. For brugere. Fra Google Admin Console kan den aktiveres eller deaktiveres på domæneniveau eller kun anvendes på bestemte organisationsenheder i henhold til virksomhedens interne politik.

For at administrere denne funktion globalt i organisationen skal administratoren:

• Log ind på administrationskonsollen med en konto, der har administratorrettigheder.
• Gå til afsnittet "Applikationer", derefter til "Google Workspace" og derefter til "Gmail"..
• Åbn afsnittet "Brugerindstillinger", og rul ned til "Fortrolig tilstand"..
• Markér eller fjern markeringen i feltet "Aktivér fortrolig tilstand"og gem ændringerne.

Ændringer er normalt ikke øjeblikkelige.Google angiver, at det kan tage op til 24 timer, før disse ændringer er fuldt ud implementeret på tværs af hele domænet, selvom de i praksis ofte implementeres meget tidligere. Det er tilrådeligt at huske på dette, når man planlægger en implementering eller politikændring.

Hvis du vil administrere fortrolig tilstand efter organisationsenheder (OU)Processen er den samme, men før du justerer indstillingen, skal du vælge den specifikke OU i venstre panel (f.eks. "Human Resources", "Finance", "Marketing" osv.). Gå derefter til afsnittet "Fortrolig tilstand", aktiver eller deaktiver det, og gem ændringerne for den pågældende enhed.

Deaktivering af fortrolig tilstand forhindrer brugere i at sende e-mails ved hjælp af denne tilstand.Det blokerer dog ikke i sig selv deres modtagelse. Hvis en organisation anser indgående fortrolige meddelelser for at være problematiske i forbindelse med revision, compliance eller arkivering, skal den oprette specifikke compliance-regler for håndtering af disse typer e-mails.

Bloker indgående beskeder i fortrolig tilstand i virksomheder

Nogle organisationer foretrækker at forhindre fortrolige e-mails i at nå deres brugereFordi disse typer af beskeder begrænser indholdsinspektion, arkivering eller juridiske eDiscovery-processer, tilbyder Google Workspace for at imødegå dette et system med compliance-regler, der gør det muligt at identificere og afvise disse typer e-mails, når de ankommer til domænet.

Den generelle procedure for blokering af indgående fortrolige beskeder er som følger:

• Få adgang til Gmail-indstillingerne i administrationskonsollen. og gå ind i afsnittet dedikeret til "Overholdelse af indholdsstandarder".
• Klik på “Konfigurer” for at oprette en ny indstillingHvis der allerede findes regler, kan du vælge "Tilføj en ny regel".
• Giv reglen et beskrivende navn (for eksempel "Blokering af indgående fortrolig tilstand").
• I afsnittet "Berørte meddelelser" skal du vælge indstillingen "Indgående". så reglen kun gælder for e-mails, der ankommer til domænet.
• I udtrykssektionen skal du tilføje en metadatabaseret betingelse og vælg som attribut "Gmail fortrolig tilstand" med matchtypen "Beskeden er i Gmail fortrolig tilstand".
• I handlingsblokken skal du vælge "Afvis besked" og, hvis det ønskes, udarbejde en personlig tekst, der automatisk sendes til afsenderen for at forklare årsagen til afvisningen.
• Hold reglen og vent på, at den spreder sig (igen er den maksimale estimerede tidsramme omkring 24 timer).

Denne tilgang muliggør anvendelse af meget præcise sikkerheds- og compliance-politikker.For eksempel kan du blokere modtagelsen af ​​fortrolige e-mails uden for organisationen, men stadig tillade deres interne brug, eller begrænse dem til kun bestemte afdelinger. Det hele afhænger af de juridiske og operationelle behov i hver organisation.

Bedste praksis og sikkerhedstips ved brug af fortrolig tilstand

Selvom fortrolig tilstand giver yderligere lag af beskyttelse, er det ikke en erstatning for sund fornuft.Før du sender en e-mail med meget følsomme oplysninger, er det værd at overveje, om den virkelig skal sendes via e-mail, eller om det ville være mere klogt at bruge andre, mere robuste krypteringsmetoder eller sikker fildeling.

En vigtig anbefaling er at justere udløbsdatoen omhyggeligt.For ekstremt følsomme dokumenter kan det være en god idé at fastsætte korte deadlines (én dag, én uge). For anden kommunikation, såsom kontrakter under gennemgang, der kræver tid, er det at foretrække at give modtageren en rimelig mængde tid. At bruge absurd korte deadlines tjener kun til at frustrere modtageren og forårsage mere genafsendelse eller forvirring.

Når risikoen er høj, anbefales SMS-adgangskoden kraftigt.Forudsat at du kan håndtere modtagerens telefonnummer sikkert, og de befinder sig i en region, der understøttes af Google. Dette ekstra trin gør det sværere for en person, der har fået adgang til e-mailen (f.eks. ved at logge ind på kontoen uden tilladelse), at læse indholdet uden også at have modtagerens telefonnummer.

Det er vigtigt at dobbelttjekke e-mailadresser og telefonnumre, inden du sender.En enkelt fejl i cifferet kan sende informationen til den forkerte person eller gøre det umuligt for modtageren at åbne beskeden. Det er også en god idé at advare modtageren på forhånd om, at de vil modtage en fortrolig e-mail med bekræftelse, så de ikke tror, ​​det er phishing eller spam.

I virksomheder bør implementeringen af ​​fortrolig tilstand ledsages af minimal træning.Forklar hvad denne funktion gør og ikke gør, hvornår det anbefales at bruge den, hvad de typiske udløbsdatoer er, og hvordan man håndterer problemer som udløbet adgang eller ikke-leverede SMS-beskeder. Dette forhindrer brugerne i at ty til usikre løsninger på grund af manglende viden.

Gmails fortrolige tilstand bliver et meget praktisk værktøj At få kontrol over formidlingen af ​​information via e-mail, især når det kombineres med klare politikker, sund fornuft og andre supplerende sikkerhedsforanstaltninger. Brugt med omtanke giver det følsomme data mulighed for at cirkulere mere sikkert og med færre unødvendige skræmmer, både personligt og professionelt.