Se ændringer i en Excel-fil: den guide, du har brug for

Når vi deler regneark, er det normalt at undre sig over, hvad hver person har rørt ved, og hvornår. Se ændringer i en Excel-filI dag har vi flere muligheder: panelet Vis ændringer, versionshistorik og, i mere klassiske scenarier, den erfarne "Spor ændringer".

I denne artikel forklarer vi hvordan man gør det, hvilke begrænsninger hver mulighed har, og hvilke alternativer findes der Hvis du arbejder uden for skyen, plus andre praktiske tips.

Hvad er "Vis ændringer" i Excel, og hvilke oplysninger viser det?

Funktionen Vis ændringer centraliserer en oversigt over de seneste redigeringer i en bog. Panelet viser de nyeste ændringer øverst, så du kan identificere dem i detaljer. hvem der foretog ændringen, den berørte celle, det nøjagtige tidspunkt og den forrige værdiDet er især nyttigt, når flere personer redigerer en delt fil, og du har brug for en klar tidslinje.

Dette panel giver dig også mulighed for at gennemgå redigeringer, der blev udført "i masse". I disse tilfælde, Excel Den genererer et kort med massehandlingen og giver adgang til "Vis ændringer" i det kort, så du kan dykke dybere ned i detaljer om hver grupperet ændring uden at miste kontekst.

Husk, at Excel gemmer den seneste aktivitet i dette panel og tilbyder synlighed op til maksimalt ca. 60 dageHvis du vil forlænge tidsintervallet for at inspicere, hvad der skete før, er det versionshistorikkens tur, som vi vil tale om senere. rejse til tidligere versioner og gennemgå dem uden overraskelser.

Se ændringer i hele bogen: hurtige trin

For at få et omfattende overblik over projektmappen og se ændringer i en Excel-fil er processen meget enkel og fører dig til panelet med alle de senest foretagne ændringer. Med disse trin vil du kunne se det med det samme. alt hvad der skete i filen:

1. På fanen Gennemse skal du vælge Vis ændringer for at åbne panelet med de seneste redigeringer.
2. Bemærk at ændringerne vises i rækkefølge med den seneste øverst, hvilket afspejler den faktiske kronologiske rækkefølge af henrettelse.
3. Du vil kunne identificere, hvem der ændrede hvad og i hvilken celle, sammen med den nøjagtige dato og tidspunkt, hvilket gør det nemmere. revisionssamarbejder.
4. Hvis der er masseredigeringer, finder du et kort, der grupperer den pågældende handling, og en knap til Se ændringer og naviger gennem hver inkluderet ændring.

Filtrer ændringer efter ark, område eller specifik celle

Når du vil indsnævre dit fokus, kan du se ændringer i en Excel-fil for kun et bestemt ark, et område eller endda en enkelt celle. Denne filtrering hjælper dig med at undersøge det i detaljer. hvad der skete i et bestemt område fra bogen uden yderligere støj.

Sådan filtrerer du hurtigt fra arket: vælg et ark, et område eller en enkelt celle, højreklik derefter for at åbne kontekstmenuen, og vælg Vis ændringerMed denne handling begrænser Excel panelet til det valg.

Du kan også filtrere fra selve panelet Ændringer. Øverst ser du et filterikon: hvis du vælger det, kan du angive, om du vil filtrere efter... Rango eller for bladHvis du vælger Område, skal du skrive området eller cellen i tekstfeltet og bekræfte med pilikonet ud for feltet for at anvende filtrer straks.

Denne filtreringsmetode sparer dig meget tid, når du undersøger hændelser, eller når du har brug for at fokusere på et kritisk område af arket (for eksempel det område, hvor totaler beregnes, eller hvor nogen har ændret referencer).

Hvor fungerer "Vis ændringer", og hvad er kravene for at alt kan registreres?

Vis ændringer er tilgængelig i både Excel til skrivebordet og Excel til internettet, og afspejler i panelet de redigeringer, der er foretaget fra Excel-programmer, der understøtter det. medforfatterskabDet betyder, at for at se den mest komplette historik i dashboardet skal alle brugere bruge en kompatibel Excel-app og arbejde med filen på steder, der opretholde samudgivelse aktiv (for eksempel OneDrive eller SharePoint).

Hvad hvis dashboardet ser tomt ud, selvom du ved, at der har været aktivitet? Visse handlinger kan få Excel til at rydde den log. Du vil se et tomt dashboard, hvis nogen f.eks. har redigeret med et engangskøb eller en ældre version af Excel, der ikke er justeret med samtidig redigering, eller hvis der blev brugt funktioner, der De er ikke kompatible med samudgivelse eller hvis filen er erstattet eller en kopi blev gemt, hvilket bryder overvågningens kontinuitet.

Den gode nyhed er, at fra det tidspunkt vil alle nye ændringer, som du eller en anden foretager fra kompatible apps, blive logget igen i panelet Ændringer. Dette gendanner synligheden for efterfølgende hændelser og giver dig mulighed for at følg sporet uden at skulle lave dokumentet om.

Hvilke ændringer registreres, og hvilke vises ikke på panelet

Panelet Ændringer fokuserer på formler og celleværdier, samt handlinger som at flytte, sortere, indsætte eller slette celler og områder. Derfor finder du tydeligt både engangsredigeringer og strukturelle ændringer, der påvirker datablokke.

Nogle handlinger vises dog ikke i øjeblikket: ændringer af grafik, former eller andre objekter, bevægelser eller indstillinger i dynamiske tabellerDette inkluderer formateringsændringer (farver, skrifttyper, typografier), skjulning af celler/områder og anvendelse af filtre. Husk dette, da dette "visuelle lag" ikke afspejles i panelet, som fokuserer på hovedfunktionerne. numerisk og funktionel.

For at give den mest komplette historik kan Excel desuden efterlade huller i tidslinjen, hvis bestemte ændringer ikke er tilgængelige. Derfor kan du opleve "overspring", når redigeringer på grund af deres art eller det anvendte værktøj ikke kunne foretages. optag på panelet.

Hvorfor mangler tidligere værdier nogle gange i nogle poster? Dette kan ske, når data ændres ved hjælp af kode (f.eks. VBA eller tilføjelsesprogrammer), eller hvis nogen har redigeret projektmappen med Excel uden at opdatere den. seneste versionI sådanne tilfælde kan sporbarheden af ​​"værdi før/værdi efter" gå tabt for den specifikke handling.

Sådan ser du ældre ændringer: Versionshistorik

Panelet Ændringer viser de seneste ændringer. Hvis du har brug for at forlænge perioden, skal du bruge VersionshistorikFra Filer > Info > Versionshistorik kan du åbne en tidligere version for at se en forhåndsvisning af den og, om nødvendigt, gendanne den. Dette er meget nyttigt, når du laver research. tidligere begivenheder til det område, som Vis ændringer dækker.

Versionshistorik er ikke det samme som en "visuel sammenligningsfunktion" mellem to tidspunkter: dens formål er at tillade navigation gennem filtilstande med mulighed for at åbne en tidligere version og arbejde på den. Alligevel kan kombinationen af ​​denne funktion med Vis ændringer give et afbalanceret overblik. hurtig og nylig med en længerevarende revision.

Hvis din fil findes i SharePoint, skal du huske, at versionsstyring har konfigurerbare grænser. Under opsætningen kan du angive det maksimale antal versioner, du vil beholde, og når systemet når grænsen, sletter det den sidste version. ældste for at give plads til de nye. Hvis du har brug for mere spillerum, er det muligt at øge dette antal op til systemgrænsen, hvilket forbedrer muligheden for at gå tilbage i tiden til omfattende forskning.

For teams, der er afhængige af historiske versioner, anbefales det regelmæssigt at gennemgå denne konfiguration i SharePoint-biblioteket og tilpasse den til arbejdsgangen: jo flere daglige ændringer, desto mere mening giver det at øge antallet af tilbageholdte versioner for ikke at miste et nyttigt spor.

Nulstilling af ændringsruden: Hvornår og hvordan

I Excel til internettet er der en mulighed for at rydde den ændringshistorik, du ser i dashboardet. Den findes under Filer > Info, og bekræftelse af den vil... rengør panelet for alle brugere af bogen. Det er en irreversibel handling, og derfor bør den overvejes nøje, før den udføres, hvis du har brug for at bevare beviser for nyligt samarbejde.

Selv hvis du sletter den pågældende post fra panelet, kan du stadig åbne eller gendanne tidligere versioner via Versionshistorik. Med andre ord fjerner du "hændelseslisten" fra panelet, men du mister ikke muligheden for at vende tilbage til tidligere tilstande af filen, så længe disse versioner findes på systemet.

Klassisk "Spor ændringer" i Excel: hvad det tilbyder, og hvordan man gennemgår det

I årevis havde programmet et traditionelt "Spor ændringer"-system, der nu betragtes som en ældre version. Det var en god måde at se ændringer i en Excel-fil. I projektmapper, der var konfigureret med denne funktion, efterlod gemme- og delefunktioner markeringer i celler (blå trekanter) og pop op-kommentarer. beskrivelse af ændringen og den ansvarlige bruger. Selvom det stadig findes i specifikke scenarier, er det i moderne medforfattermiljøer blevet erstattet af Vis ændringer.

Hvis din organisation stadig bruger denne fremgangsmåde, kan du angive ændringerne på et separat ark. For at gøre dette skal du åbne Registrer ændringer fra fanen Gennemse og vælge Fremhæv ændringerVælg "Vis ændringer i et nyt ark" og bekræft med OK: Excel tilføjer et ark kaldet "Historik" med Detaljer for ændring uddraget fra bogen.

Gennemgangen af ​​disse redigeringer blev også administreret fra Gennemgå > Registrer ændringer > Accepter eller afvis ændringer. Der kan du acceptere eller afvise dem én efter én, eller bruge mulighederne "Accepter alle" eller "Afvis alle" til at behandle dem i batches, med mulighed for at lukke når som helst. vend tilbage til siden.

Denne metode har værdi i bøger, der allerede er oprettet med det pågældende system, men den tilbyder ikke den integrations- og medforfatteroplevelse, som skyen og panelet Vis ændringer giver i dag, hvor informationen er bedre afstemt med samarbejdsredigering en tiempo real.

Sammenligning af versioner og begrænsninger: hvad du kan og ikke kan forvente af Excel

I stedet for at se ændringer i en Excel-fil, ønsker mange brugere blot at se "med et hurtigt blik" på, hvad der er ændret mellem den seneste version og den nuværende, uden at åbne to filer side om side. I praksis indeholder Excel ikke et indbygget værktøj, der udfører denne funktion. detaljeret diff mellem to lokale filer. Den tilbyder Vis ændringer for bøger, der er medforfattet (en nyere og meget praktisk funktion) og versionshistorik for at åbne tidligere versioner og, hvis relevant, gendanne dem.

Nogle brugere nævner et værktøj kaldet Spreadsheet Compare (en del af visse Office-installationer) til at sammenligne to gemte filer. For at bruge det skal du have en kopi af den tidligere version på din computer; det er ikke en "magisk knap" i Excel, men et separat værktøj, der sammenligner projektmapper og viser resultaterne. diferenciasDet er nyttigt, hvis du ikke arbejder i skyen, selvom det kræver det ekstra trin at beholde lokale versioner.

Det er almindeligt at læse i fora, at "der ikke findes nogen indbygget, hurtig og universel måde" at sammenligne en version med den nuværende uden at forberede materialet på forhånd. Og det giver mening: for at registrere hver eneste lille variation skulle arkivet gemme en enorm mængde metadatosDette ville drastisk øge dens størrelse og komplicere dens administration, især i bøger, der opdateres dagligt.

Hvis du arbejder i Windows, kan du i Stifinder tilføje informationskolonner (oprettelsesdato, ændringsdato osv.), men disse er metadata på filniveau, ikke en historik over ændringer pr. celleEn anden mulighed for systemet er Filhistoriksom tager kopier af ændrede filer, så de kan gendannes; til gengæld bruger den diskplads og er ikke en fremviser af granulære ændringer som sådan.

Kort sagt: Hvis du bruger Excel (OneDrive/SharePoint) til at skrive sammen, skal du bruge Vis ændringer for de seneste ændringer og Versionshistorik for længere perioder. Hvis din arbejdsgang er lokal, skal du gemme versioner, og når du har brug for at sammenligne, kan du overveje at bruge sammenligningsværktøjer som Regnearkssammenligning for at få et overblik over ændringerne. diferencias mellem filer.

Økosystemet til visning af ændringer i en Excel-fil tilbyder effektive løsninger, når du arbejder i skyen og med samtidig redigering: Panelet Vis ændringer giver dig "her og nu", mens versionshistorik og SharePoint-indstillinger forlænger tidshorisonten. I lokale scenarier kræver sammenligning lagring af kopier og afhængighed af eksterne værktøjer. Ved at vide, hvad der logges, og hvad der ikke er, og sikre den korrekte konfiguration, kan du have realistisk og effektiv kontrol over processen. spor af Editioner i dine regneark.

relateret artikel:

Office åbner ikke på grund af AppVIsvSubsystems64.dll: dokumenterede løsninger

Daniel Terrasa

Redaktør med speciale i teknologi og internetspørgsmål med mere end ti års erfaring i forskellige digitale medier. Jeg har arbejdet som redaktør og indholdsskaber for e-handel, kommunikation, online marketing og annoncevirksomheder. Jeg har også skrevet på økonomi, finans og andre sektorers hjemmesider. Mit arbejde er også min passion. Nu gennem mine artikler i Tecnobits, Jeg forsøger at udforske alle de nyheder og nye muligheder, som teknologiens verden tilbyder os hver dag for at forbedre vores liv.