Hvad er Access, og hvad er det til?

Det er et af de mindst kendte programmer i Microsoft 365-kontorpakken, på trods af at det er inkluderet siden 1992-versionen, men det er et meget nyttigt værktøj. I dette indlæg forklarer vi Hvad er Microsoft Access, og hvad er det til?.

Den seneste version af Microsoft Access, som vi skal tale om her, blev udgivet den 5. oktober 2021 til brug i Windows 10 og Windows 11. Dette fylder mellem 44 MB og 60 MB på harddisken, afhængigt af de valgte installationsmuligheder.

Hvad er Microsoft Access?

Microsoft er en database management system inkluderet i Microsoft Office-applikationspakken (nu Microsoft 365). Det er et værktøj, der har til formål at hjælpe brugere med at oprette og administrere databaser med det formål at lagre, organisere og analysere information.

Grunden til, at denne applikation er så lidt brugt, skyldes primært, at man ikke kender dens sande nytte. Mange brugere tror fejlagtigt, at alt, der udføres med Access, faktisk kan gøres med Access. Excel.

Selvom det er rigtigt, at begge programmer har punkter til fælles, er Excel mere velegnet til at håndtere numeriske data og udføre beregninger på disse data. Adgang på sin side, tilføjer en større grad af specialisering og inkluderer specifikke funktioner til at håndtere forskellige typer data. Derudover giver det dig mulighed for at begrænse de data, som brugerne indtaster i hvert felt, samt linke relaterede data i flere tabeller.

Databaser, der er gemt med Microsoft Access, viser filtypenavn ".acdb". Selvom dette er den mest almindelige og også den mest aktuelle, er det stadig muligt at finde andre udvidelser (".mdbe" o ".mde"), som svarer til versioner før 2007. I nogle tilfælde skal brugeren for at åbne denne type udvidelser først bruge et konverteringsværktøj for at konvertere det til «.acdb».

Ting vi kan gøre med Access

Hvordan kan du bruge Access til at administrere en database? Nedenfor forklarer vi nogle af de mest almindelige opgaver, som vi kan udføre med dette værktøj.

Opret en database

På Access-startskærmen skal du klikke på "Filer" og i indstillingskolonnen til venstre skal du vælge "Ny". Blandt de forskellige muligheder, der vises på skærmen, skal vi vælge den, der hedder som "Blank Desktop Database".

Denne nyoprettede database kan tildeles et navn som et indledende trin for at få adgang til den nye skabelon og begynde at bruge den.

Opret et bord

For at tilføje en datatabel til den database, vi har oprettet, er det nødvendigt at gå til værktøjsbåndet og klikke på fanen "Tabel". Så mange felter, som vi ønsker, kan tilføjes til denne nye tabel. For at gøre dette skal du højreklikke og vælge indstillingen "Klik for at tilføje".

Kombinationsbokssektionen bruges til at liste de forskellige datatyper, der kan tildeles et felt (i Access er det obligatorisk at tildele en datatype til hvert felt).

Tilføj data til tabellen

Der er mange måder at tilføje data til en Access-tabel: ved at bruge en formular, importere den fra en ekstern fil, bruge SQL eller indtaste data direkte (det vil sige manuelt). Den mest almindelige mulighed er import via filer ".csv". Sådan gør du det:

1. Klik på på instrumentbåndet "Eksterne data".
2. Så klikker vi videre "Tekstfil".
3. Dernæst vælger vi kildefilen og destinationstabellen.
4. Før vi fortsætter med importen, kan vi gennemgå alle detaljerne i filen (brug af punktum eller kommaer som afgrænsning, skal udelade visse felter.
5. Til sidst trykker vi på knappen "Afslut" for at køre importen.

Herfra er der mange handlinger, som vi kan udføre i applikationen med de forskellige tabeller, som vi har introduceret. Det er f.eks. muligt skabe relationer mellem tabeller at forespørge data fra forskellige tabeller. Du kan også oprette en opslagstabel, som indeholder data, der refereres til af en anden tabel, eller endda oprette komplekse forespørgsler på flere tabeller med forskellige typer data.

Andre mulige handlinger er lave sikkerhedskopier, oprette eksekverbare databaser (som eksterne brugere ikke kan ændre) oprette makro at automatisere komplekse opgaver eller eksportere data til Excelblandt mange andre muligheder.

For at udføre alle disse handlinger inkluderer Microsoft Access en handy assistent hvilket uden tvivl er til stor hjælp for dem, der bruger denne applikation for første gang.

Konklusion

Microsoft Access er en stærkt anbefalet mulighed for små og mellemstore virksomheder, der har brug for et enkelt og brugervenligt datastyringsværktøj. Ideel til opgaver som flagerstyring eller projektovervågning. I alle disse tilfælde er det værd at lære at bruge det.