Änderungen in einer Excel-Datei anzeigen: Der Leitfaden, den Sie benötigen

Wenn wir Tabellenkalkulationen gemeinsam nutzen, ist es normal, sich zu fragen, was jeder Einzelne wann bearbeitet hat. Änderungen an einer Excel-Datei anzeigenHeute stehen uns mehrere Optionen zur Verfügung: das Panel „Änderungen anzeigen“, der Versionsverlauf und, in klassischeren Szenarien, die altbewährte Funktion „Änderungen nachverfolgen“.

In diesem Artikel erklären wir Wie man es macht, welche Einschränkungen die einzelnen Optionen haben und welche Alternativen es gibt Wenn Sie außerhalb der Cloud arbeiten, plus weitere praktische Tipps.

Was ist die Funktion „Änderungen anzeigen“ in Excel und welche Informationen werden angezeigt?

Die Funktion „Änderungen anzeigen“ fasst die letzten Bearbeitungen eines Buches zentral zusammen. Im zugehörigen Bedienfeld werden die neuesten Änderungen oben angezeigt, sodass Sie diese detailliert einsehen können. Wer hat die Änderung vorgenommen? Welche Zelle ist betroffen? Wann genau? Und welcher Wert war vorher?Besonders nützlich ist es, wenn mehrere Personen eine gemeinsam genutzte Datei bearbeiten und man eine klare Zeitleiste benötigt.

Dieses Bedienfeld ermöglicht Ihnen auch die Überprüfung von Änderungen, die „in großen Mengen“ durchgeführt wurden. In diesen Fällen Excel Es generiert eine Karte mit der Massenaktion und ermöglicht den Zugriff auf „Änderungen anzeigen“ innerhalb dieser Karte, sodass Sie detailliertere Informationen einsehen können. Einzelheiten zu jeder gruppierten Modifikation ohne den Kontext zu verlieren.

Beachten Sie, dass Excel die letzten Aktivitäten in diesem Bereich beibehält und eine maximale Sichtbarkeit von bietet. etwa 60 TageWenn Sie den Zeitraum erweitern möchten, um zu untersuchen, was vorher geschah, kommen Sie mit der Versionshistorie ins Spiel, auf die wir später eingehen werden. Reise zu früheren Versionen und sie ohne Überraschungen zu überprüfen.

Änderungen im Buch anzeigen: Schnellschritte

Um einen umfassenden Überblick über die Arbeitsmappe zu erhalten und Änderungen an einer Excel-Datei anzuzeigen, ist der Vorgang sehr einfach und führt Sie direkt zum Bereich mit allen kürzlich vorgenommenen Änderungen. Mit diesen Schritten sehen Sie alles sofort. alles, was geschah in der Datei:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte „Überprüfung“ Folgendes aus: Änderungen anzeigen Um das Panel mit den letzten Änderungen zu öffnen.
2. Beachten Sie, dass die Änderungen in der Reihenfolge ihrer Aktualität angezeigt werden, wobei die neueste Änderung oben steht. die tatsächliche chronologische Reihenfolge der Ausführung.
3. Sie können nachvollziehen, wer was in welcher Zelle geändert hat, inklusive Datum und Uhrzeit, was die Sache erleichtert. Zusammenarbeit bei Audits.
4. Bei Massenbearbeitungen finden Sie eine Karte, die diese Operation gruppiert, und eine Schaltfläche dafür. Änderungen ansehen und navigieren Sie durch jede enthaltene Modifikation.

Änderungen nach Tabellenblatt, Bereich oder bestimmter Zelle filtern

Wenn Sie Ihren Fokus eingrenzen möchten, können Sie die Änderungen in einer Excel-Datei nur für ein bestimmtes Tabellenblatt, einen Bereich oder sogar eine einzelne Zelle anzeigen lassen. Diese Filterfunktion hilft Ihnen bei der detaillierten Untersuchung. was in einem bestimmten Gebiet geschah aus dem Buch ohne zusätzliche Geräusche.

Um schnell aus dem Tabellenblatt zu filtern: Wählen Sie ein Tabellenblatt, einen Bereich oder eine einzelne Zelle aus, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen, und wählen Sie Änderungen anzeigenMit dieser Aktion beschränkt Excel das Panel auf diese Auswahl.

Sie können auch direkt im Änderungsbereich filtern. Oben sehen Sie ein Filtersymbol: Wenn Sie es auswählen, können Sie festlegen, nach welchen Kriterien Sie filtern möchten... Rango warum BlattWenn Sie „Bereich“ auswählen, geben Sie den Bereich oder die Zelle in das Textfeld ein und bestätigen Sie mit dem Pfeilsymbol neben dem Feld, um die Einstellung anzuwenden. Filter sofort.

Dieser Filteransatz spart Ihnen viel Zeit bei der Untersuchung von Vorfällen oder wenn Sie sich auf Folgendes konzentrieren müssen: ein kritischer Bereich des Tabellenblatts (zum Beispiel der Bereich, in dem Summen berechnet werden oder in dem jemand Referenzen geändert hat).

Wo genau funktioniert „Änderungen anzeigen“ und welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit alles erfasst wird?

Die Funktion „Änderungen anzeigen“ ist sowohl in Excel für Desktop als auch in Excel für Web verfügbar und zeigt in ihrem Bedienfeld die Änderungen an, die von Excel-Anwendungen vorgenommen wurden, die diese Funktion unterstützen. Co-AutorenschaftDas bedeutet, dass alle Benutzer eine kompatible Excel-Anwendung verwenden und die Datei an einem bestimmten Speicherort bearbeiten müssen, um den vollständigsten Verlauf im Dashboard anzuzeigen. Aufrechterhaltung der gemeinsamen Veröffentlichung aktiv (z. B. OneDrive oder SharePoint).

Was passiert, wenn das Dashboard leer erscheint, obwohl Aktivitäten stattgefunden haben? Bestimmte Aktionen können dazu führen, dass Excel dieses Protokoll löscht. Ein leeres Dashboard wird beispielsweise angezeigt, wenn jemand mit einer einmalig erworbenen Lizenz oder einer älteren Excel-Version, die nicht mit der gemeinsamen Bearbeitung kompatibel ist, Änderungen vorgenommen hat oder wenn Funktionen verwendet wurden, die … Sie sind nicht kompatibel bei gemeinsamer Veröffentlichung oder wenn die Datei ersetzt oder eine Kopie gespeichertwodurch die Kontinuität der Überwachung unterbrochen wird.

Die gute Nachricht ist, dass ab diesem Zeitpunkt alle Änderungen, die Sie oder andere in kompatiblen Apps vornehmen, wieder im Änderungsbereich protokolliert werden. Dadurch wird die Transparenz für nachfolgende Ereignisse wiederhergestellt und Sie können Folge der Spur ohne das Dokument neu erstellen zu müssen.

Welche Änderungen werden protokolliert und welche werden nicht im Bedienfeld angezeigt?

Das Änderungsfenster ist auf Formeln und Zellwerte sowie auf Vorgänge wie das Verschieben, Sortieren, Einfügen oder Löschen von Zellen und Bereichen ausgerichtet. Daher finden Sie hier sowohl einmalige Bearbeitungen als auch strukturelle Änderungen, die sich auswirken. Datenblöcke.

Allerdings werden einige Aktionen derzeit nicht angezeigt: Änderungen an Grafiken, Formen oder anderen Objekten, Bewegungen oder Einstellungen in dynamische TabellenDies umfasst Formatierungsänderungen (Farben, Schriftarten, Stile), das Ausblenden von Zellen/Bereichen und das Anwenden von Filtern. Beachten Sie dies, da diese „visuelle Ebene“ nicht im Bedienfeld angezeigt wird, das sich auf die Hauptfunktionen konzentriert. numerisch und funktional.

Um eine möglichst vollständige Historie zu gewährleisten, kann Excel Lücken in der Zeitleiste aufweisen, wenn bestimmte Änderungen nicht verfügbar sind. Daher können Sie „Aussetzer“ feststellen, wenn Bearbeitungen aufgrund ihrer Art oder des verwendeten Tools nicht durchgeführt werden konnten. Protokoll im Gremium.

Warum fehlen manchmal die vorherigen Werte in einigen Einträgen? Dies kann passieren, wenn Daten mithilfe von Code (z. B. VBA oder Add-Ins) geändert werden oder wenn jemand die Arbeitsmappe mit Excel bearbeitet hat, ohne sie zu aktualisieren. neueste VersionIn solchen Fällen kann die Nachvollziehbarkeit von „Wert vorher/Wert nachher“ für diese spezifische Aktion verloren gehen.

So zeigen Sie ältere Änderungen an: Versionsverlauf

Im Bereich „Änderungen“ werden die letzten Änderungen angezeigt; falls Sie den Zeitraum verlängern müssen, verwenden Sie die entsprechende Funktion. VersionsgeschichteÜber Datei > Informationen > Versionsverlauf können Sie eine frühere Version öffnen, um sie in der Vorschau anzuzeigen und gegebenenfalls wiederherzustellen. Dies ist sehr nützlich bei der Recherche. frühere Veranstaltungen zum Bereich, den die Anzeige der Änderungen abdeckt.

Die Versionshistorie ist kein „visueller Vergleich“ zweier Zeitpunkte: Sie dient der Navigation durch Dateizustände und ermöglicht das Öffnen und Bearbeiten älterer Versionen. Dennoch bietet die Kombination dieser Funktion mit „Änderungen anzeigen“ einen ausgewogenen Überblick. schnell und aktuell mit einer längerfristigen Prüfung.

Wenn sich Ihre Datei in SharePoint befindet, beachten Sie, dass die Versionskontrolle konfigurierbare Beschränkungen hat. Während der Einrichtung können Sie die maximale Anzahl der zu speichernden Versionen festlegen. Sobald diese Grenze erreicht ist, wird die letzte Version gelöscht. älteste um Platz für die neuen zu schaffen. Falls Sie mehr Spielraum benötigen, kann diese Zahl bis zum Systemlimit erhöht werden, was die Möglichkeit verbessert, in der Zeit zurückzureisen. umfangreiche Forschung.

Für Teams, die auf ältere Versionen angewiesen sind, empfiehlt es sich, diese Konfiguration in der SharePoint-Bibliothek regelmäßig zu überprüfen und an den Workflow anzupassen: Je mehr tägliche Änderungen anfallen, desto sinnvoller ist es, die Anzahl der … zu erhöhen. zurückgehaltene Versionen um eine nützliche Spur nicht zu verlieren.

Zurücksetzen des Änderungsbereichs: Wann und wie

In Excel für das Web gibt es eine Option zum Löschen des Änderungsverlaufs im Dashboard. Diese befindet sich unter Datei > Informationen und wird durch Bestätigen gelöscht. Reinigen Sie die Verkleidung Für alle Nutzer des Buches. Es handelt sich um eine unumkehrbare Handlung, die daher sorgfältig abgewogen werden sollte, bevor man sie durchführt, wenn man Beweise sichern muss. jüngste Zusammenarbeit.

Selbst wenn Sie diesen Eintrag aus dem Bedienfeld löschen, können Sie über den Versionsverlauf weiterhin frühere Versionen öffnen oder wiederherstellen. Anders ausgedrückt: Sie entfernen zwar die „Ereignisliste“ aus dem Bedienfeld, verlieren aber nicht die Möglichkeit, … zu vorherigen Zuständen zurückkehren der Datei, solange diese Versionen auf dem System vorhanden sind.

Die klassische Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in Excel: Was sie bietet und wie man sie überprüft

Jahrelang verfügte das Programm über ein traditionelles „Änderungen nachverfolgen“-System, das heute als veraltet gilt. Es bot eine gute Möglichkeit, Änderungen an einer Excel-Datei anzuzeigen. In Arbeitsmappen, die mit dieser Funktion konfiguriert waren, hinterließ das Speichern und Teilen jeder Änderung Markierungen in den Zellen (blaue Dreiecke) und eingeblendete Kommentare. Beschreibung der Änderung und dem verantwortlichen Benutzer. Obwohl es in bestimmten Szenarien noch existiert, wurde es in modernen Umgebungen für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten durch „Änderungen anzeigen“ ersetzt.

Falls Ihre Organisation diese Vorgehensweise noch anwendet, können Sie die Änderungen auf einem separaten Tabellenblatt auflisten. Öffnen Sie dazu auf der Registerkarte „Überprüfen“ die Option „Änderungen nachverfolgen“ und wählen Sie diese aus. HervorhebungsänderungenWählen Sie die Option „Änderungen in einem neuen Tabellenblatt anzeigen“ und bestätigen Sie mit OK: Excel fügt ein Tabellenblatt namens „Verlauf“ mit den folgenden Informationen hinzu: Details zur Änderung Auszug aus dem Buch.

Die Überprüfung dieser Änderungen erfolgte ebenfalls über „Überprüfen > Änderungen nachverfolgen > Änderungen annehmen oder ablehnen“. Dort konnten Sie die Änderungen einzeln annehmen oder ablehnen oder mithilfe der Optionen „Alle annehmen“ bzw. „Alle ablehnen“ mehrere Änderungen gleichzeitig verarbeiten. Der Vorgang konnte jederzeit abgebrochen werden. Zurück zur Seite.

Diese Methode ist zwar für Bücher, die bereits mit diesem System erstellt wurden, von Nutzen, bietet aber nicht die Integrations- und Zusammenarbeitsmöglichkeiten, die die Cloud und das Änderungsanzeige-Panel heute bieten, wo Informationen besser aufeinander abgestimmt sind. kollaborative Bearbeitung en tiempo real.

Versionen und Einschränkungen im Vergleich: Was Sie von Excel erwarten können und was nicht.

Anstatt die Änderungen in einer Excel-Datei einzeln anzuzeigen, möchten viele Nutzer einfach auf einen Blick erkennen, was sich zwischen der letzten und der aktuellen Version geändert hat, ohne zwei Dateien nebeneinander öffnen zu müssen. Excel bietet dafür jedoch kein integriertes Tool. detaillierte Differenz zwischen beliebigen zwei lokalen Dateien. Es bietet die Funktion „Änderungen anzeigen“ für gemeinsam verfasste Bücher (eine neue und sehr praktische Funktion) sowie den Versionsverlauf zum Öffnen vorheriger Versionen und, falls zutreffend, zum Aktualisieren. stelle sie wieder her.

Manche Nutzer erwähnen das Hilfsprogramm „Tabellenvergleich“ (Bestandteil bestimmter Office-Installationen) zum Vergleichen zweier gespeicherter Dateien. Zur Verwendung benötigen Sie eine Kopie der vorherigen Version auf Ihrem Computer; es handelt sich nicht um eine „Zauberfunktion“ in Excel, sondern um ein separates Tool, das Arbeitsmappen vergleicht und die Ergebnisse anzeigt. diferenciasEs ist nützlich, wenn man nicht in der Cloud arbeitet, erfordert aber den zusätzlichen Schritt, lokale Versionen zu verwalten.

In Foren liest man häufig, dass es „keine native, schnelle und universelle Methode“ gibt, um eine beliebige Version mit der aktuellen zu vergleichen, ohne das Material vorher aufzubereiten. Und das leuchtet ein: Um jede noch so kleine Abweichung zu erfassen, müsste das Archiv eine immense Menge an Daten speichern. MetadatenDies würde den Umfang drastisch erhöhen und die Verwaltung erschweren, insbesondere bei Büchern, die täglich aktualisiert werden.

Wenn Sie mit Windows arbeiten, können Sie im Datei-Explorer Informationsspalten (Erstellungsdatum, Änderungsdatum usw.) hinzufügen. Dabei handelt es sich jedoch um Metadaten auf Dateiebene und nicht um einen Verlauf der Dateiverwaltung. Veränderungen pro ZelleEine weitere Option des Systems ist die DateiversionenDabei werden Kopien der geänderten Dateien erstellt, damit diese wiederhergestellt werden können; im Gegenzug wird Speicherplatz belegt und es handelt sich nicht um einen Dateibetrachter. granulare Änderungen so wie.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Bei der gemeinsamen Bearbeitung mit Excel (OneDrive/SharePoint) verwenden Sie „Änderungen anzeigen“ für die letzten Änderungen und „Versionsverlauf“ für längere Zeiträume. Bei lokalen Arbeitsabläufen speichern Sie Versionen und nutzen Sie zum Vergleich Tools wie Spreadsheet Compare, um die Änderungen zu übersichtlich darzustellen. diferencias zwischen Dateien.

Das System zur Anzeige von Änderungen an Excel-Dateien bietet leistungsstarke Lösungen für die Arbeit in der Cloud und die gemeinsame Dokumentenerstellung: Der Bereich „Änderungen anzeigen“ liefert Ihnen den aktuellen Stand, während Versionsverlauf und SharePoint-Einstellungen den Zeitraum erweitern. Lokal erfordert der Vergleich das Speichern von Kopien und die Verwendung externer Tools. Indem Sie wissen, was protokolliert wird und was nicht, und die entsprechende Konfiguration sicherstellen, haben Sie die Kontrolle über den Prozess realistisch und effizient. Spur von Edinationen in Ihren Tabellenkalkulationen.

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Daniel Terrasa

Auf Technologie- und Internetthemen spezialisierter Redakteur mit mehr als zehn Jahren Erfahrung in verschiedenen digitalen Medien. Ich habe als Redakteur und Content-Ersteller für E-Commerce-, Kommunikations-, Online-Marketing- und Werbeunternehmen gearbeitet. Ich habe auch auf Websites aus den Bereichen Wirtschaft, Finanzen und anderen Sektoren geschrieben. Meine Arbeit ist auch meine Leidenschaft. Nun, durch meine Artikel in TecnobitsIch versuche, alle Neuigkeiten und neuen Möglichkeiten zu erkunden, die uns die Welt der Technologie jeden Tag bietet, um unser Leben zu verbessern.