Vollständiger Leitfaden zu Google Apps Script und Workspace Studio

Mit Workspace Studio können Sie Workflows erstellen, die Gmail, Drive, Sheets und andere Google-Dienste verbinden – ganz ohne Programmierung. Möglicherweise benötigen Sie jedoch eine Operation, die nicht in den Workflow-Schritten aufgeführt ist: beispielsweise die Überprüfung von Daten anhand eigener Regeln, die Abfrage eines internen Systems oder die Rückgabe eines Ergebnisses, das in nachfolgenden Workflow-Schritten verwendet wird.

Um diese Logik zu implementieren, können Sie Folgendes verwenden: Google Apps ScriptEntscheidend ist die Art der Verbindung: Es genügt nicht, eine Funktion zu schreiben und sie dann in Workspace Studio anhand ihres Namens zu suchen. Sie müssen eine Verbindung herstellen. Google Workspace-Add-on mit einem benutzerdefinierten SchrittInstallieren Sie es und fügen Sie diesen Schritt zum Workflow hinzu. Es handelt sich um eine Funktion, die für Benutzer mit Entwicklerkenntnissen gedacht ist, und ihre Verfügbarkeit kann von den Zugriffsrechten Ihrer Organisation abhängen.

Was ist ein benutzerdefinierter Schritt in Workspace Studio?

Ein Workspace Studio-Workflow beginnt mit einem Aktivator und fährt fort mit einem oder mehreren SchritteDer Auslöser bestimmt den Ausführungszeitpunkt; jeder Schritt führt eine Aufgabe aus. Mit einem benutzerdefinierten Schritt können Sie dieser Sequenz mithilfe von Apps Script eine programmierte Operation hinzufügen, die nicht zu den Standardaktionen von Studio gehört.

Ein Workflow könnte beispielsweise Informationen aus einem Formular empfangen, diese an einen benutzerdefinierten Schritt weiterleiten, um sie anhand von Regeln zu klassifizieren, und das Ergebnis nutzen, um die nächsten Schritte festzulegen. Das Skript empfängt Eingabedaten und kann diese zurückgeben. Ausgabevariablen für die nachfolgenden Schritte. Google ermöglicht es Ihnen auch, benutzerdefinierte Auslöser zu erstellen, diese stellen jedoch eine separate Komponente dar: Sie werden verwendet, um den Ablauf durch ein externes Ereignis zu initiieren.

Bevor Sie beginnen, vergewissern Sie sich, dass Ihr Konto Zugriff auf Workspace Studio hat und Ihr Administrator die Verwendung von Add-ons und benutzerdefinierten Schritten zulässt. Die Entwicklerdokumentation für diese Integration ist weiterhin als „…“ gekennzeichnet. begrenzte VorschauDaher ist es möglich, dass eine in einem Leitfaden aufgeführte Option nicht in allen Bereichen aktiviert ist.

Wie man die Funktion in Apps Script vorbereitet

Der klarste Weg, den Prozess zu erlernen, ist, mit folgendem zu beginnen: Googles offizielles Beispiel für die Erstellung eines Taschenrechner-SchrittsSeine Funktion ist einfach: Es empfängt zwei Zahlen und eine Operation, berechnet das Ergebnis und übergibt es an den Ablauf. Sie können dieses Projekt kopieren, um zu sehen, wie der Code und die Plugin-Konfiguration zusammenhängen, bevor Sie es an Ihre Bedürfnisse anpassen.

In der Datei appsscript.json Der Übergang wird erklärt durch workflowActionSeine Ein- und Ausgänge sind dort angegeben, und die Funktionen, die es konfigurieren und ausführen, sind verlinkt: onConfigFunction bereitet die Optionen vor, die dem Benutzer angezeigt werden, wenn sie dem Ablauf hinzugefügt werden, während onExecuteFunction Es enthält die Logik, die ausgeführt wird, wenn der Ablauf diesen Schritt erreicht.

Wenn Sie also bereits eine Apps Script-Funktion haben, die Daten verarbeitet, besteht die Arbeit aus Folgendem: Passe es an die Struktur eines Komplements anDefinieren Sie, welche Informationen die Funktion benötigt, wie ihre Einstellungen angezeigt werden und was sie zurückgibt. Eine benutzerdefinierte Funktion, die für eine Google Sheets-Zelle oder einen Trigger geschrieben wurde. onOpen() Es wird nicht automatisch als Schritt in Studio angezeigt.

Installieren Sie das Plugin und fügen Sie es dem Ablauf hinzu.

Wenn das Projekt fertig ist, öffnen Sie Apps Script und verwenden Sie es. Implementieren > Testimplementierungen Um eine Testversion des Plugins zu installieren, erteilen Sie die erforderlichen Berechtigungen. Gehen Sie anschließend zu Workspace Studio, erstellen Sie einen Flow mit einem einfach zu überprüfenden Trigger und drücken Sie [Schaltflächenname]. Schritt hinzufügenDer Schritt sollte unter dem Namen des installierten Plugins erscheinen; falls er nicht sofort angezeigt wird, aktualisieren Sie den Editor.

Konfigurieren Sie die Eingaben des Schritts und fügen Sie eine Folgeaktion hinzu, die dessen Ergebnis verwendet. Sie können beispielsweise eine Benachrichtigung an Google Chat senden, die die vom Skript zurückgegebene Variable enthält. Aktivieren Sie den Flow, lösen Sie das Ereignis aus, das ihn startet, und überprüfen Sie ihn. Aktivität um zu bestätigen, dass der Schritt ausgeführt wurde und die erwarteten Daten geliefert wurden.

Wenn das Add-on einem anderen Entwickler in Ihrer Organisation gehört, kann dieser Ihnen eine Testimplementierungs-ID Um es als Entwickler-Add-on zu installieren, stehen auch Add-ons auf dem Google Workspace Marketplace zur Verfügung, vorbehaltlich der für Ihr Konto festgelegten Berechtigungen und Kontrollen.

Wann ist es sinnvoll, Zwillinge hinzuzufügen?

Ein personalisierter Schritt Es benötigt keine künstliche Intelligenz. Um zu funktionieren, kann es eine Kennung validieren, Text transformieren oder einen anderen Dienst mit vollständig vorhersehbaren Regeln abfragen. Falls der Anwendungsfall die Zusammenfassung oder Klassifizierung von Inhalten mit Gemini erfordert, können Sie untersuchen, wie Sie diesen Aufruf in den Code des Plugins integrieren und eine Antwort zurückgeben, die vom restlichen Ablauf verwendet werden kann.

Es ist wichtig, die Verantwortlichkeiten klar zu definieren: Der Workflow legt fest, wann jeder Schritt ausgeführt wird, Apps Script implementiert die Operation, und Gemini greift nur ein, wenn Sie es explizit integriert haben. Bei Aktionen, die E-Mails, Kalender oder freigegebene Dateien betreffen, testen Sie diese zunächst mit Beispieldaten und überprüfen Sie die dem Plugin erteilten Berechtigungen.

Einschränkungen und Probleme, die Sie überprüfen sollten

Apps Script hat Nutzungskontingente und Ausführungsbeschränkungen. Darüber hinaus heißt es in der Google-Dokumentation, dass … maximale Dauer von zwei Minuten Bei Add-ons, die Workspace Studio innerhalb ihrer jeweiligen Zugriffsprogramme erweitern, ist eine Funktion, die Tausende von Dateien durchläuft oder lange auf eine Antwort von einer anderen API wartet, möglicherweise nicht gut als Schritt in einem Arbeitsablauf geeignet.

Wird der Schritt nicht angezeigt, überprüfen Sie die Verfügbarkeit der Funktion in Ihrem Konto, die Testinstallation, die Berechtigungen des Add-ons und die Administratoreinstellungen. Wird er angezeigt, lässt er sich aber nicht ausführen, überprüfen Sie die Registerkarte. Aktivität Aus dem Apps Script-Ablauf und den Protokollen sollten Sie überprüfen, ob die Eingabevariablen das von Ihrer Funktion erwartete Format aufweisen und ob die Ausgabe mit den Angaben im Manifest übereinstimmt.

Durch das Hinzufügen von Apps Script zu Workspace Studio können Sie benutzerdefinierte Logik in Workflows implementieren. Dazu müssen Sie jedoch ein Add-on erstellen, dessen Schritte definieren und es testen. Beginnen Sie mit dem offiziellen Beispiel, lassen Sie eine kleine Operation eine Variable zurückgeben und erweitern Sie den Code, sobald Sie die Funktionsfähigkeit der Integration in Ihrem Unternehmen überprüft haben.