DMS-Software: Apps zur sicheren Aufbewahrung von Dokumenten

La Verwaltung der Rechtsdokumentation Es ist nicht mehr verständlich ohne DMS-Software die Dateien zentralisieren, schützen und von jedem Gerät aus zugänglich machen. Obwohl viele Anwaltskanzleien immer noch mit papierbasierten Prozessen kämpfen, ist die Realität, dass Rechtsangelegenheiten komplex sind und moderne Software erfordern, um Arbeitsabläufe zu optimieren, Risiken zu minimieren und die Kundenbeziehungen zu verbessern. Mit welchen Apps können Sie Rechtsdokumente speichern? Wir haben in diesem Artikel darüber gesprochen.

Darin erklären wir, wie man sie sicher verwendet, welche Funktionen sie am meisten hervorheben und welche Lösungen wir am besten nutzen können.

Was ist Software zur Verwaltung und Speicherung juristischer Dokumente?

Eine Software zur Verwaltung juristischer Dokumente (DMS) ist Ein spezielles Tool zum Speichern, Organisieren, Versionieren und Verfolgen digitaler Dateien in Firmen, Beratungsunternehmen und Rechtsabteilungen.. Ihr Ziel ist es, dass die kritische Dokumente sind sicher und dennoch leicht zu finden, mit erweiterten Suchfunktionen, rollenbasierten Berechtigungen und Rückverfolgbarkeit.

Diese Plattformen umfassen typischerweise leistungsstarke Suchfunktionen, Echtzeit-Zusammenarbeit, Versionskontrolle und Compliance-Funktionen. Im RechtssektorDarüber hinaus ist es wichtig, dass das System die Automatisierung von Arbeitsabläufen, den sicheren Austausch mit Kunden, elektronische Signaturen und die Überprüfung von Aktionen unterstützt.

Über den juristischen Bereich hinaus DMS sind Teil des Enterprise Content Management (ECM)-Ökosystems, einschließlich Digitalisierung (Scans und OCR), elektronischer Archivierung, Backup und Sicherheitsebenen auf Unternehmensebene, um die DSGVO- und ISO-Standards einzuhalten.

Wichtige Funktionen, die Sie von einem juristischen DMS verlangen sollten

• Verwaltung und Speicherung in der Cloud und/oder auf eigenen Servern: 24/7-Zugriff über das Internet und Mobilgeräte, mit sicherer Synchronisierung und skalierbaren Plänen basierend auf dem Datenvolumen sowie der Möglichkeit einer Hybrid-Cloud vor Ort, wenn Ihre IT-Richtlinie dies erfordert.
• Einfache Bedienbarkeit und ImplementierungEine intuitive Benutzeroberfläche beschleunigt die Akzeptanz und verkürzt die Lernkurve. Je schneller Sie einen Mehrwert liefern, desto besser ist die Rendite und desto geringer ist der interne Widerstand.
• Anpassbare Vorlagen, Dashboards und MetadatenStandardisieren Sie Verträge, Ansprüche oder Dokumente mit wiederverwendbaren Vorlagen und Dashboards, um Fortschritt, Meilensteine und Abhängigkeiten anzuzeigen. Metadaten und Tags sind der Schlüssel zur Kategorisierung.
• Flow-Automatisierung: Ersetzen Sie manuelle Schritte durch Regeln und Auslöser (Genehmigungen, Warnungen, Zuweisungen) mit Versionierung und Aktivitätsprotokollen für die Überwachung.

DMS-Typen und gemeinsame Funktionen

• Nach Bereitstellung: In der Cloud (allgegenwärtiger Zugriff, weniger Reibung und Abhängigkeit von Drittanbietern) oder vor Ort (volle Kontrolle, interne Investitionen und Wartung). Es gibt auch Hybride, um Vorteile zu kombinieren.
• Nach Lizenz: Proprietär (offizieller Support, Schulung, SLA, höhere Kosten) vs. Open Source (Flexibilität und Community, erfordert erfahrenen Anbieter oder internes Team für die Wartung).
• Wichtigste Fähigkeiten: Scannen und OCR, Metadatenindizierung, Inhalts- oder Stichwortsuche, Versionierung, Berechtigungen und Auditing, Integrationen (ERP, CRM, E-Mail) und Workflows (Genehmigungen).

Beste DMS-Software (Legal Document Management)

Wir haben Lösungen zusammengestellt, die von Rechtsteams für Fallmanagement, Dokumentation, Arbeitsbelastung und Kundenbeziehungen verwendet werden. Für einen genauen Vergleich haben wir Stärken, Schwächen, Preise und Bewertungen aufgeführt.

ClickUp

ClickUp-Dokumente bietet eine flexible Möglichkeit, Rechtsdokumente innerhalb derselben Projektumgebung zu erstellen, zu durchsuchen und gemeinsam daran zu arbeiten. Die leistungsstarke Suchmaschine beschleunigt die Dateisuche und Sicherheit und Zugänglichkeit sind hervorragendEs hat Rechtsvorlagen (Kundenverwaltung, Fallverfolgung und Abrechnung) und ClickUp AI um Zusammenfassungen und Updates zu schreiben.

Preise: Für immer kostenlos; Unbegrenzt 7 $/Benutzer/Monat; Business 12 $/Benutzer/Monat; Enterprise (Kontakt). ClickUp AI +5 $/Monat pro Mitglied bei kostenpflichtigen Plänen.

ProProfs-Projekt

Einfache Suite für Aufgaben, Kalender und Ressourcen, nicht rechtlich spezifisch, aber nützlich, wenn Sie suchen nach Einfachheit und guter Preis. ProProfs-Projekt Es erstellt Rechnungen und Berichte, verfolgt die Zeit und bietet Gantt- und Kanban-Boards. Es fehlt an erweitertem CRM und Team-Chat.

Preis: 39,97 $/Monat für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern (jährlich).

Asana

Asana es ist ein Eine umfassende Workflow-Plattform mit Automatisierung, Abhängigkeiten und Berichterstellung.. Es ermöglicht Ihnen, Probleme in einer Zeitleiste, Liste oder einem Board anzuzeigen, intelligente Ziele festzulegen und Regeln ohne Code zu erstellen. Die anfängliche Lernkurve und die komplexen Hierarchien können für manche Benutzer ein Hindernis darstellen.

Preise: Basic (kostenlos), Premium 10,99 $/Benutzer/Monat (jährlich), Business 24,99 $/Benutzer/Monat (jährlich).

Redbooth

Fokussiert auf Teams, die zusammenarbeiten Aufgaben, HD-Videoanrufe und benutzerdefinierte Abläufe auf einer einzigen Plattform. Redbooth enthält Vorlagen, Gantt und Notfallkennzeichen für kritische Aufgaben.

Preise: Pro 9 $; Business 15 $/Benutzer/Monat (jährlich); Enterprise (Kontakt).

Trello

Trello ist bekannt für sein einfaches Kanban, jetzt mit Butler-Automatisierungen und mehrere Ansichten (Zeitleiste, Kalender, Tabelle, Karte)Eine DMS-Software mit einem großartigen Ökosystem aus Power-Ups und Integrationen.

Preise: Kostenlos; Standard 5 $; Premium 10 $/Benutzer/Monat (jährlich); Enterprise (Kontakt).

Evernote

Obwohl es ursprünglich für Notizen erstellt wurde, verwenden es viele Anwaltskanzleien Evernote als leichtes und kollaboratives RepositoryScannen, speichern und suchen Sie mit der erweiterten Suche. Integrieren Sie Kalender und Aufgaben.

Preise: Kostenlos; Persönlich 10,83 $; Professionell 14,17 $/Benutzer/Monat (jährlich).

DMS, ECM und CMS: Unterschiede, die klar sein sollten

Bei der Auswahl einer DMS-Software ist es sinnvoll, bestimmte Konzepte zu klären, die oft verwechselt werden:

• Das DMS konzentriert sich auf den Dokumentenlebenszyklus (Scannen, Sortieren, Speichern, Versionieren, Veröffentlichen und Teilen).
• Das ECM deckt alle Inhalte des Unternehmens ab (Dokumente, E-Mails, Multimedia, Daten) mit Informationsflüssen und Governance.
• Das CMS orientiert sich in der Regel an Web-Content-Management (Sites, Blogs, Intranets).

Der ECM-Markt wird im Jahr 67.590 voraussichtlich einen Wert von etwa 2023 Milliarden US-Dollar erreichen und könnte in fünf Jahren 131.200 Milliarden US-Dollar übersteigen., mit einem jährlichen Wachstum von 14 %. Viele KMU verschwenden Kapital aufgrund von Ineffizienzen: bis zu 20.000 US-Dollar pro Jahr aufgrund von Dokumentenproblemen und durchschnittlich 18 Minuten, um eine Datei zu finden.

Open Source und selbst gehostet: Lösungen, die einen Unterschied machen

Falls Sie benötigen Vollständige Datenkontrolle und Anpassung, das Open-Source-Ökosystem bietet leistungsstarke AlternativenHier sind 10 herausragende Optionen und ihre wichtigsten Punkte.

• Papiermarke: Open Source, selbst gehostet, unbegrenzte Dokumente und Ordner, White Labeling, benutzerdefinierte Domänen und Wasserzeichen. Preise: Kostenloser Plan; 29 $ (3 Plätze) für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten; 59 $ für einen sicheren Datenraum; 149 $ für unbegrenzte Räume; vollständig selbst gehostete Version.
• Nextcloud: Collaboration Suite mit Dateien, Talk, Groupware und Office (Online-Bearbeitung, Kalender, Kontakte und E-Mail). Sicherheit und Zugriffskontrolle auf Unternehmensniveau sowie Integration in die bestehende Infrastruktur. Preis: 37,49 €–195 €/Benutzer/Jahr, je nach Tarif.
• Dokumentieren: Open-Source-Plattform zur Dokumentensignatur, Selbst gehostet mit intelligenten Vorlagen und Regeln; integriert mit Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Preise: Enterprise 1188 $ pro Sitzplatz/Jahr; Einzelspieler (keine öffentlichen Preise).
• OpenDocMan: Web-DMS-Software in PHP-konform ISO 17025 und OIE, mit Zugangskontrolle, automatisierte Überprüfung, Metadaten, Suche nach Autor/Abteilung/Kategorie und Sichere URLs. Einschränkungen: Benutzeroberfläche mit begrenzte Anpassung und Kurve für SIE. 
• PapierzusammenführungEntwickelt für gescannte Dokumente mit OCR und Volltextsuche; Mehrbenutzer, Versionierung, REST-API und detaillierten Berechtigungen. Einschränkungen: Der Fokus liegt auf Scans und es fehlen möglicherweise erweiterte Funktionen.

So wählen Sie Ihre DMS-Software aus

Diese Aspekte sollten Sie berücksichtigen, bevor Sie sich für die eine oder andere DMS-Software entscheiden:

• Lieferantenerfahrung: Suchen Sie nach Partnern, die die rechtlichen Prozesse verstehen und Sie bei der Implementierung, Schulung und Geschäftskontinuität unterstützen können.
• BenutzerfreundlichkeitEin brauchbares Tool reduziert interne Widerstände, mit einer kurzen Einarbeitung sollte jeder die Grundlagen (von der Buchhaltung bis zum Vertrieb) beherrschen.
• DatenschutzPriorisieren Sie Verschlüsselung, Backups, Zugriffskontrolle, Aktivitätsprotokolle und DSGVO-/ISO-Konformität; Sicherheit ist nicht verhandelbar.
• Mobiler und Remote-Zugriff: So können Sie auch außerhalb des Büros problemlos Workflows starten und Entscheidungen von Ihrem Mobiltelefon aus treffen.
• Skalierbarkeit: Bewerten Sie die Fähigkeit, mit Ihnen zu wachsen (Benutzer, GB/TB, neue Abteilungen) und die Flexibilität bei der Integration mit ERP/CRM/E-Mail.

Eine gute DMS-Software zentralisiert, klassifiziert und automatisiert und gewährleistet gleichzeitig Sicherheit, Compliance und eine erweiterte Suche, die das Dokument in Sekundenschnelle findet.Mit allem, was hier besprochen wird, verfügen Sie über eine Reihe bewährter Tools zur Implementierung einer soliden und produktiven digitalen Grundlage, die alles unterstützt, vom Ein-Personen-Büro bis zum anspruchsvollsten Konzern.