So füllen Sie Formulare automatisch mit Power Automate aus

Die Beherrschung der Formularautomatisierung ist einer der großen Vorteile von Power Automate, insbesondere wenn wir wollen Optimieren Sie die Zeit und reduzieren Sie menschliche Fehler bei sich wiederholenden AufgabenWenn Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht haben, wie Sie die Formularverwaltung zentralisieren und Ihre Daten effizient nutzen können, zeigt Ihnen dieser Artikel, wie das geht. So füllen Sie Formulare mit Power Automate aus.

Nicht nur rFormulardaten ausfüllen, aber auch verarbeiten und darauf reagieren. Außerdem verraten wir Tipps und Lösungen zu den häufigsten Problemen.

Was ist Power Automate und wie wird es mit Formularen verbunden?

Power Automate – früher bekannt als Microsoft Flow – ist ein Prozessautomatisierungstool, mit dem Sie Erstellen Sie Ketten automatischer Aktionen für verschiedene Anwendungen und Dienste, ohne dass Programmierung erforderlich ist. Wenn es um Formulare geht, ist die natürlichste Integration mit Microsoft Forms, obwohl es auch möglich ist, andere Datenquellen wie Excel Online oder Plattformen von Drittanbietern über UI-Flows und bestimmte Konnektoren zu nutzen.

Der Schlüssel besteht darin, jede Formularübermittlung in einen Auslöser für automatisierte Aktionen umzuwandeln.: von der Erfassung von Daten in einer Datenbank bis hin zum Senden von Genehmigungen, personalisierten E-Mails oder der Bereitstellung komplexerer Prozesse.

Gängige Methoden zur Automatisierung von Formularen in Power Automate

Laut offizieller Microsoft-Dokumentation und der praktischen Erfahrung vieler Benutzer die häufigsten Aufgaben, die Sie automatisieren können wenn jemand ein Form sind:

• E-Mail-Benachrichtigungen senden sowohl an den Eigentümer des Formulars als auch an den Benutzer, der es ausgefüllt hat.
• Fordern Sie Genehmigungen direkt mit den erfassten Daten an im Formular, ideal für Urlaubsabwicklungen, Bewerbungen, Einkäufe etc.
• Automatische Aufzeichnung von Antworten in einer Excel-Tabelle oder SharePoint-Liste Zur anschließenden Verarbeitung und Analyse werden die Daten in die gewohnte digitale Arbeitsumgebung des Unternehmens eingebracht.
• Anhänge verwalten in das Formular hochgeladen, Freigabelinks erstellt und die Dateien per E-Mail versendet oder in OneDrive gespeichert.

Jede Option kann individuell an Ihren Arbeitsablauf angepasst werden. Es gibt zahlreiche Variationen, die vom Senden personalisierter Nachrichten bis zum automatischen Erstellen von Dateien auf Grundlage der erhaltenen Antworten reichen.

So erstellen Sie einen automatischen Ablauf mit Formularen

Um den gesamten Prozess zu veranschaulichen, erstellen wir ein typisches Beispiel: Sie möchten diese Informationen in einer SharePoint-Liste speichern und jedes Mal eine benutzerdefinierte Benachrichtigung senden, wenn jemand ein Microsoft-Formular ausfüllt. Die üblichen Schritte sind je nach Benutzererfahrung und Dokumentation diese:

1. Anmeldung Power Automate und wählen Sie die Option zum Erstellen eines automatisierten Cloud-Flows von Grund auf.
2. Wählen Sie den Microsoft Forms-Trigger „Wenn eine neue Antwort gesendet wird".
3. Wählen Sie in diesem Trigger das Formular aus, an dem Sie arbeiten möchten (Sie können nach dem Namen suchen oder, wenn es sich um ein Gruppenformular handelt und nicht in der Liste angezeigt wird, die Kennung verwenden, die Sie in der Formular-URL nach „FormId=“ sehen).
4. Fügen Sie den Aktionsblock hinzu „Antwortdetails abrufen“.
5. Konfigurieren Sie das Datenziel: Sie können wählen, ob Sie einen neuen Datensatz in einer SharePoint-Liste erstellen (wobei jede Spalte jedem Feld im Formular zugeordnet wird) oder die Informationen in Excel Online speichern (wobei Tabellen als Ziel verwendet werden).
6. Wenn Ihr Formular Anhänge enthält, müssen Sie die Option „JSON analysieren”, um die Struktur hochgeladener Dateien zu verwalten und dann OneDrive oder SharePoint zu verwenden, um einen Link zu generieren und sie zu verwalten.
7. Schließlich können Sie eine Aktion hinzufügen, um sowohl dem Eigentümer als auch dem Antwortenden eine personalisierte E-Mail zu senden (einschließlich aller dynamischen Informationen aus dem Formular).

Einer der großen Vorteile beim Ausfüllen von Formularen mit Power Automate ist die fFlexibilitätMit dem Tool können Sie Bedingungen hinzufügen und den Ablauf basierend auf Antworten aufteilen (z. B. um zu unterscheiden, ob jemand persönlich oder über Teams an einer Veranstaltung teilnimmt, und in jedem Fall unterschiedliche Benachrichtigungen zu senden).

Erweiterte Automatisierung: Ausfüllen von Webformularen und Verwalten von Daten mit UI-Flows und Selenium

Power Automate ist nicht auf die Automatisierung von Aufgaben innerhalb des Microsoft-Ökosystems beschränkt. Eine erweiterte Funktion ist die Möglichkeit, Automatisieren Sie das Ausfüllen von Formularen auf externen Websites, die keine eigenen Konnektoren haben, mithilfe sogenannter UI-Flows. Dieser Mechanismus, der auf der Selenium IDE basiert, ermöglicht es Ihnen, menschliche Eingaben in jedem Webformular oder jeder Legacy-Anwendung zu simulieren, indem Sie Daten einzeln aus Quellen wie Excel Online eingeben.

Das typische Verfahren wäre wie folgt:

1. Bereiten Sie eine Excel-Datei mit den Daten vor und stellen Sie sicher, dass sie als Tabelle formatiert ist, damit Sie sie mit Power Automate bearbeiten können.
2. Verwenden Sie den Block „In einer Tabelle vorhandene Zeilen auflisten“, um jede Datenzeile zu lesen.
3. Richten Sie eine Schleife ein, die die Datensätze durchläuft (und verwenden Sie dabei beispielsweise eine Spalte „Schlüssel“ als Iterationskennung).
4. Starten Sie für jeden Datensatz einen mit Selenium IDE konfigurierten UI-Flow, um die Daten in das Ziel-Webformular einzugeben.
5. Sie können diesen Ablauf mit einem Block „Zeile aktualisieren“ ergänzen, um zu markieren, dass ein Datensatz korrekt verarbeitet wurde (z. B. durch Ändern eines JA/NEIN-Felds in Excel, wenn die Iteration erfolgreich ist).

Diese Funktion ist ideal, wenn Sie Große Datenmengen auf externen Plattformen speichern und dabei Personen und Systeme integrieren, die nicht über eigene APIs oder direkte Konnektoren verfügenDarüber hinaus ist die Verwaltung Ihrer Arbeit aus Excel besonders praktisch für Benutzer, die an die Arbeit mit Tabellenkalkulationen gewöhnt sind und nach einer schnellen und flexiblen Lösung suchen.

Integration mit SharePoint: Speicherung und Nutzung der Ergebnisse

Eine der häufigsten Anwendungen von Power Automate in Kombination mit Formularen ist Automatische Dateneingabe in SharePoint-ListenDieser Mechanismus eignet sich perfekt zum Umwandeln von Formulareinsendungen in strukturierte Datensätze, die dann als Metadaten verarbeitet und in Dashboards, Berichten oder internen Geschäftsprozessen verwendet werden können.

Für eine ordnungsgemäße Integration stellen Sie sicher, dass Formularfragen und SharePoint-Listenspalten stimmen in der Struktur überein, sodass jede Antwort geordnet und nutzbar gespeichert wird. Dieser Ansatz ermöglicht die Digitalisierung sämtlicher Vorgänge – von internen Umfragen über Personalauswahlprozesse bis hin zu internen Bestellungen und Materialanfragen.

Handhabung von Anhängen und Generieren von Freigabelinks

In Fällen, in denen die Formulare dies zulassen, Hochladen von Anhängen (zum Beispiel beim Anfordern von Quittungen, Ausweisdokumenten, Angeboten usw.) bietet Power Automate die Möglichkeit:

• Rufen Sie die hochgeladene Datei mit der Aktion „Antwortdetails abrufen“ ab.
• Verwenden Sie die Aktion „JSON analysieren“, um Anhangsinformationen zu verarbeiten und ihre eindeutige Kennung zu extrahieren.
• Laden Sie die Datei auf OneDrive oder SharePoint hoch und generieren Sie dann einen Freigabelink, der automatisch per E-Mail an alle gesendet werden kann, die ihn benötigen.
• Passen Sie den E-Mail-Text an, indem Sie den Link und den Dateinamen als anklickbaren HTML-Link einfügen (mithilfe der Namenssyntax im HTML-Editor von Power Automate).

Diese Funktionalität ist der Schlüssel zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und Aufgaben, die einen Dokumentenfluss erfordern., wie etwa Personalprozesse, Kostenkontrolle oder Dokumentationsvalidierungen.

Empfehlungen für einen robusten und effizienten Ablauf

Wenn Sie möchten, dass Ihre Automatisierungen wirklich nützlich sind, beachten Sie diese Best Practices:

• Verwenden Sie immer eindeutige Kennungen und standardisieren Sie Formularnamen. um eine langfristige Verwaltung zu ermöglichen.
• Überprüft die Authentizität der von Benutzern eingegebenen Daten Wenn Sie Formulare nicht einschränken können, implementieren Sie Validierungsmechanismen für E-Mails, wenn Sie diese als Textfeld anfordern.
• Behalten Sie den Überblick über Aktionen und Fehler durch Protokolle in Excel, SharePoint oder Benachrichtigungen an die Verantwortlichen.
• Anzeigen des Power Automate-Ausführungsverlaufs zum Debuggen von Problemen und passen Sie Ihre Abläufe an, wenn Sie wiederkehrende Muster oder Fehler erkennen.
• Nutzen Sie die Integration von Power Automate mit anderen Tools im Microsoft-Ökosystem, wie Teams, Outlook, SharePoint und Excel, um vollständige und kollaborative Lösungen zu erstellen.

Die Umwandlung von Formularen und Workflows in automatisierte digitale Assets bietet einen erheblichen Wettbewerbsvorteil. Wenn Sie diese Empfehlungen verinnerlichen und die Probleme vermeiden, die andere Benutzer bereits gelöst haben, Sie sind in der Lage, mühsame Aufgaben in flüssige und anpassbare Prozesse umzuwandeln.Eine effiziente Digitalisierung und Automatisierung lässt sich in jeder Branche und Unternehmensgröße umsetzen, ohne dass Sie Programmierer sein müssen. Power Automate ist dabei Ihr bester Verbündeter.