So entfernen Sie Metadaten aus einem Word-Dokument (ohne die Formatierung zu verlieren)

In diesem Beitrag erklären wir, wie Sie Metadaten aus einem Word-Dokument entfernen, ohne die Formatierung zu verlieren. Es gibt zwar verschiedene Tools zum Bereinigen von Metadaten, einige verändern jedoch das Layout des Dokuments. Glücklicherweise enthält der Texteditor von Microsoft eine natives Tool zum Anonymisieren eines Textes ohne das ursprüngliche Design zu beeinträchtigen. Mal sehen.

Was sind Metadaten in Word?

Löschen Sie die Metadaten aus einem Word-Dokument ist eine gängige Praxis in Umgebungen, in denen Dateien öffentlich geteilt werden. Dies ist notwendig, weil Während der Bearbeitung eines Dokuments bleiben Markierungen oder Spuren der vorgenommenen Überarbeitungen und Änderungen zurück.Und wenn die Daten nicht gelöscht werden, können alle zusätzlichen Informationen von Dritten eingesehen werden, wodurch sensible und sogar kompromittierende Daten preisgegeben werden.

In einem Word-Dokument umfassen Metadaten typischerweise die Name des Autors des Dokuments, das in der Regel mit dem Benutzernamen oder dem Microsoft-Konto identisch ist. Weitere eingebettete Daten umfassen die Erstellungsdatum und letzte Änderung, die Revisionshistorie, eingefügte Kommentare, versteckter Text, Informationen zur verwendeten Software und zum Betriebssystem sowie Daten aus Vorgängerversionen.

Natürlich Das Entfernen von Metadaten aus einem Word-Dokument ist nicht immer notwendigDiese Daten erfüllen wertvolle Funktionen in kollaborativen, administrativen oder technischen Umgebungen. Sie ermöglichen beispielsweise die Koordination von Aufgaben mehrerer Autoren, präzisere Suchen in Dateisystemen, die Wiederherstellung früherer Versionen oder die Überprüfung der Urheberschaft eines Textes. Wann ist es also angebracht, diese Daten zu löschen? Immer dann, wenn ihre Kenntnis ein Risiko darstellt oder sie unnötigerweise anderen zugänglich gemacht werden.

• Die meisten Kunden, Institutionen oder öffentlichen Plattformen müssen selten auf die internen Daten einer Datei zugreifen.
• Einige Organisationen verlangen, dass Sie Metadaten aus einem Word-Dokument entfernen, wie z. B. Teil ihrer Sicherheitsrichtlinien.
• Kommentare, Bewertungen oder versteckter Text können Unstimmigkeiten, Fehler oder interne Entscheidungen offenlegen das sollte nicht öffentlich sein.
• In sensiblen Bereichen wie Journalismus, Rechtsberatung oder Medizin kann die Offenlegung des Namens des Autors oder der Mitwirkenden die Privatsphäre gefährden.

So entfernen Sie Metadaten aus einem Word-Dokument

Das Entfernen von Metadaten aus einem Word-Dokument verhindert unbeabsichtigte Informationslecks und trägt zu einer professionelleren Präsentation der Datei bei. Angesichts der Bedeutung dieses Vorgangs in verschiedenen Bereichen ist es hilfreich zu wissen, wie dieser Vorgang durchgeführt wird. ohne dass die betreffende Datei ihr Format verliertMit anderen Worten: Wie entfernen Sie Metadaten aus einem Dokument und behalten dabei das ursprüngliche Layout bei?

Das Verfahren ist recht einfach und erfordert die Verwendung eines im Microsoft Word-Editor integrierten Tools. Dieses Tool heißt Document Inspector, mit dem Sie Metadaten einfach überprüfen und bereinigen könnenNatürlich gibt es sehr effektive Anwendungen von Drittanbietern, um Metadaten aus einem Word-Dokument zu entfernen, wie zum Beispiel Doc Scrubber oder Metadata Cleaner. Diese eignen sich perfekt, um erweiterte Ergebnisse zu erzielen, aber in den meisten Fällen ist der Document Inspector ausreichend.

Verwenden Sie den Dokumentinspektor, um Metadaten in Word zu bereinigen

Der Vorteil der Verwendung des Dokumentinspektors zum Bereinigen von Metadaten in Word besteht darin, dass Sie müssen nichts anderes herunterladen oder installierenDas Tool ist in den neuesten Versionen des Editors integriert. Sehen wir uns an, wie Sie damit schnell und einfach Metadaten aus einem Word-Dokument entfernen können.

1. Öffnen Sie das fertige Dokument in Word.
2. Klicken Sie nun auf die Registerkarte Archiv.
3. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Information
4. Klicken Sie unter der Option „Informationen“ auf das Kästchen Auf Probleme prüfen.
5. Wählen Sie dann die Option Dokument prüfen.
6. In der Mitte des Bildschirms öffnet sich ein kleines Fenster mit Kontrollkästchen. Stellen Sie sicher, dass alle Kontrollkästchen aktiviert sind, und klicken Sie auf die Schaltfläche. Überprüfen.
7. Nach einer kurzen Überprüfung werden die Abschnitte Dokumenteigenschaften und Persönliche Informationen mit einem Achtungssymbol (!) angezeigt. Es zeigt an, dass Metadaten wie Dokumenteigenschaften und Autor gefunden wurden. Außerdem wird die Schaltfläche Alles entfernen rechts. Klicken Sie darauf.
8. Klicken Sie abschließend auf schließen und fertig.

Diese Aktion entfernt Metadaten aus einem Word-Dokument, wie beispielsweise Autorenname, Dokumenteigenschaften, zugehörige Daten und Intelligenzdaten aus KI-gestützten FunktionenWie Sie sehen, handelt es sich um ein einfaches, aber effektives Verfahren, um eine Textdatei sauber und bereit zum Teilen zu hinterlassen. In diesem Fall konvertieren Sie die Datei am besten vor dem Senden in ein PDF-Dokument, um unerwünschte Änderungen zu vermeiden.

Als sauberes PDF speichern, um Metadaten aus einem Word-Dokument zu entfernen

Angenommen, Sie haben das Dokument bereits fertig und möchten es in PDF konvertieren, um es anschließend freizugeben. Wie Sie wahrscheinlich wissen, können Sie in Microsoft Word das Dateiformat in den Speicheroptionen von .docx in PDF ändern. Was Sie vielleicht nicht wissen: Während des Vorgangs Sie können alle Metadaten aus der Datei entfernen und sie als sauberes PDF speichern.Wie entfernt man mit dieser Methode Metadaten aus einem Word-Dokument? Folgen Sie diesen Schritten:

1. Öffnen Sie das Dokument in Word.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Archiv.
3. Option auswählen Speichern unter.
4. Wählen Sie nun aus, wo Sie das Dokument speichern möchten.
5. Erweitern Sie als Nächstes die Registerkarte Dateityp und PDF auswählen in der Auflistung.
6. Klicken Sie vor dem Speichern auf Optionen.
7. Im nächsten Fenster unter dem Abschnitt Nicht druckbare Informationen einschließen, Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Dokumenteigenschaften“..
8. Klicken Sie auf Akzeptieren und dann in Speichern. Fertig.

Dies ist eine weitere einfache und effektive Möglichkeit, Metadaten aus einem Word-Dokument zu entfernen. Die generierte PDF-Datei enthält keine Metadaten aus dem Originaldokument und behält das visuelle Format bei. Außerdem sieht es immer gleich aus, egal welches Betriebssystem oder Tool Sie zum Öffnen verwenden.

Fazit

Zweifellos ist das Entfernen von Metadaten aus einem Word-Dokument eine gute Praxis, die wir anwenden sollten. Zusätzlich zu Schützen Sie Ihre Privatsphäre, verhindern Sie Informationslecks und vermitteln Sie ein professionelleres Image..

Das Beste daran ist, dass es hierfür sichere und einfache Möglichkeiten gibt: Sie können den Dokumentinspektor von Word verwenden oder die Datei in ein sauberes PDF konvertieren. Beide Methoden verändern weder das Format noch die visuelle Gestaltung des Dokuments.und stellen Sie sicher, dass nur die Informationen freigegeben werden, die Sie freigeben möchten.