OCR: Alles über optische Zeichenerkennung

Einer der Fortschritte, die den Umgang mit schriftlichen Informationen in der digitalen Welt revolutioniert haben, ist die OCR-Technologie. Eine Lösung, mit der wir gedruckte Dokumente oder Bilder in digitalen Text umwandeln können, was uns bei sich wiederholenden Aufgaben oder im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung Zeit und Mühe sparen kann.

Heutzutage müssen viele Unternehmen eine große Menge an Papierkram, Rechnungen, Verträgen und Rechtsdokumenten verwalten. Die Digitalisierung dieser Informationen mittels OCR-Technologie Effizienz steigernaber auch erleichtert das Suchen, Bearbeiten und Speichern. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über optische Zeichenerkennung wissen müssen: was sie ist, wie sie funktioniert und wofür sie eingesetzt wird.

Was ist OCR und wofür wird es verwendet?

OCR steht für Optische Zeichenerkennung. Ins Spanische übersetzt: Optische Zeichenerkennung. Diese Technologie analysiert texthaltige Dokumente wie Bilder, Fotos oder PDF-Dateien und wandelt sie in computerlesbare Daten um.

Kurz gesagt: Die OCR-Technologie ist in der Lage, Extrahieren Sie die visuellen Zeichen aus einem Bild und übersetzen Sie sie in bearbeitbaren Text. Das bedeutet, dass wir ein gescanntes Dokument in eine Datei umwandeln können. Word, Excel, JSON oder andere Formate, wodurch die Bearbeitung, Suche und Verarbeitung vereinfacht wird.

Warum ist das so interessant? Die Antwort liegt auf der Hand: Ihre zahlreiche praktische Anwendungen, von der Digitalisierung von von physischen Dateien zur Aufgabenautomatisierung an Arbeitsplätzen wie Banken, Krankenhäusern, Versicherungsunternehmen, Marketingfirmen, Logistikunternehmen … Jedes Unternehmen, das mit großen Informationsmengen arbeitet.

Wie funktioniert die OCR-Technologie?

Der Prozess der optischen Zeichenerkennung Es besteht aus mehreren grundlegenden Schritten bei dem Hardware (wie etwa ein Scanner oder eine Kamera) und spezielle Software kombiniert werden, die auf visuellen Mustern basierende Algorithmen und sogar künstliche Intelligenz verwendet.

Dies sind die wichtigsten Schritte der OCR-Technologie:

1. Dokumentenerfassung: Mithilfe eines Scanners oder einer Kamera wird ein Bild des Dokuments erstellt.
2. Vorverarbeitung: Die Software verbessert die Bildqualität, indem sie den Kontrast anpasst, visuelles Rauschen entfernt und Kanten erkennt.
3. Segmentierung: Das System unterteilt das Bild in Abschnitte: Textblöcke, Zeilen, Wörter und schließlich Zeichen.
4. Anerkennung: Jedes Zeichen wird analysiert und mit einer Datenbank verglichen, die Muster aus Buchstaben, Zahlen und Symbolen enthält.
5. Nachbearbeitung: Mögliche Fehler werden korrigiert und der Inhalt für den Export in ein digitales Format, beispielsweise als einfacher Text oder strukturiertes JSON, strukturiert.

Obwohl dieser Prozess auf den ersten Blick komplex erscheinen mag, ist die Wahrheit, dass ist dank moderner Software in Sekundenschnelle ablaufbar. Dadurch können wir die Vorteile der OCR-Technologie in Echtzeit nutzen, auch von mobilen Anwendungen aus.

Arten der OCR-Technologie

Da verschiedene Varianten innerhalb der OCR-Technologie, angepasst an unterschiedliche Verwendungszwecke und Dokumenttypen. Nicht alle Texte sind gleich und daher werden je nach Fall spezifische Methoden verwendet, um eine genaue Lesung zu gewährleisten.

• Traditionelle OCR: Wird für gedruckte Texte, Bücher, Berichte oder beliebige getippte Dokumente verwendet.
• ICR (Intelligente Zeichenerkennung): Spezialisiert auf die Erkennung handschriftlicher Dokumente, beispielsweise handschriftlicher Formulare. Verwendet KI, um die Genauigkeit zu verbessern.
• OMR (Optische Markenerkennung): Kennzeichnet Markierungen wie beispielsweise Kontrollkästchen, Unterschriften oder Logos. Wird häufig bei Umfragen, Prüfungen oder Lotterien verwendet.
• OWR (Optische Worterkennung): Identifiziert ganze Wörter anstelle einzelner Buchstaben bei der Arbeit mit klaren, gut strukturierten Texten.

Die Wahl der Variante hängt von der Art des Dokuments und der Komplexität seines visuellen Inhalts ab. Beispielsweise ist für das Lesen von Unterschriften bei einem Reisepass ICR erforderlich, während für ein Multiple-Choice-Formular OMR erforderlich ist.

Vorteile des OCR-Einsatzes in Unternehmen und Organisationen

Die Implementierung der OCR-Technologie bietet klare Vorteile für jede Organisation, die mit Dokumenten arbeitet. Dank dieses Systems können Prozesse automatisiert werden, die zuvor manueller Arbeit bedurften und sehr fehleranfällig waren. Dies sind einige der Hauptvorteile:

• Zeitersparnis: Die automatische Dokumentenverarbeitung erspart Ihnen stundenlanges manuelles Eintippen.
• Fehlerreduzierung: Es reduziert Fehler, die bei menschlicher Arbeit auftreten, wie beispielsweise Tippfehler.
• Schneller Zugriff auf Informationen: Ermöglicht Ihnen die Suche nach Namen, Daten oder Schlüsseldaten in digitalisierten Dateien.
• Geringere Betriebskosten: Reduziert die Notwendigkeit, physische Dokumente auszudrucken, aufzubewahren oder zu versenden.
• Mehr Sicherheit: Digitale Dokumente können verschlüsselt und durch eingeschränkten Zugriff geschützt werden.
• Verbessern Sie das Kundenerlebnis: Prozesse wie Identitätsprüfung und Kundenservice werden optimiert.

Häufigste Anwendungen der OCR-Technologie

OCR findet in vielen Bereichen praktische Anwendung. Und mit der Weiterentwicklung der Software können dank dieses Tools immer mehr Aufgaben automatisiert werden. Einige der häufigsten Verwendungszwecke sind:

• Identitätsprüfung: Scannen von Personalausweisen, Reisepässen oder Führerscheinen zur Überprüfung persönlicher Daten.
• Digitales Onboarding: Registrieren Sie neue Kunden bei Banken oder Unternehmen, indem Sie Dokumente aus mobilen Apps scannen.
• Rechnungsabwicklung: Extrahieren Sie Ausgabeninformationen für Buchhaltungs- oder ERP-Systeme.
• Kennzeichenerkennung: Fahrzeugsteuerung in Verkehrs- oder Parksystemen.
• Lesen von ärztlichen Rezepten: Extrahieren Sie Daten aus medizinischen Anweisungen in Krankenhäusern oder Apotheken.
• Barrierefreiheit für Menschen mit Sehbehinderung: Wandeln Sie Text in Sprache oder zugängliche Formate um.

Dokumente, die mit OCR verarbeitet werden können

Dank der Vielseitigkeit von OCR kann es auf verschiedene Dokumenttypen angewendet werden. Solange sie in einem erkennbaren visuellen Format vorliegen, können sie über Webanwendungen, E-Mail oder mobile Geräte gesendet werden.

Zu den gängigsten Unterstützungen zählen:

• PDF (gescannt oder aus Bild generiert)
• Bilder in den Formaten JPG, PNG, BMP, TIFF

Und die am häufigsten verarbeiteten Dokumenttypen sind:

• Rechnungen und Quittungen
• Ausweisdokumente (Personalausweis, Reisepass, Führerschein)
• Verträge und Formulare
• Lieferscheine und Abliefernachweise
• Rezepte, Fahrzeugscheine und Kontoauszüge

Verfügbare OCR-Tools und -Dienste

Je nach Bedarf gibt es verschiedene Möglichkeiten, OCR anzuwenden. Von kostenlosen Tools für einmalige Aufgaben bis hin zu integrierten Geschäftslösungen.

• Desktop-Software: Programme wie ABBYY Finereader ermöglichen Ihnen die professionelle Anwendung von OCR.
• Mobile-Apps: Apps, die die Kamera Ihres Telefons verwenden, um Text in Echtzeit zu scannen und zu konvertieren.
• Online Dienste: Websites, auf denen Sie eine Datei hochladen und bereits verarbeitet herunterladen können, ohne etwas installieren zu müssen.

Zusätzlich Viele Dokumentenverwaltungsplattformen enthalten integrierte OCR-Technologiemodule. Dies erleichtert die regelmäßige Verwendung im Dateifluss, in der Buchhaltungsverwaltung oder in der sicheren Speicherung.

Die Digitalisierung von Dokumenten war noch nie so notwendig wie heute. Sowohl aus Gründen der Effizienz als auch der Nachhaltigkeit. Die Anwendung von OCR ist zweifellos eine der effektivsten Möglichkeiten, den Papierverbrauch zu reduzieren, den Zugriff auf Informationen zu verbessern und sich wiederholende Prozesse zu optimieren, die früher stundenlanges menschliches Eingreifen erforderten.