Schnellbausteine in Word: Was sie sind und wie Sie bei sich wiederholenden Dokumenten Stunden sparen

Der Texteditor von Microsoft bietet zahlreiche Funktionen, die Ihnen vielleicht noch nicht bekannt sind, Ihnen aber das Leben erheblich erleichtern können. In diesem Beitrag sprechen wir über Schnellbausteine in Word: Was sie sind und wie Sie bei sich wiederholenden Dokumenten Stunden sparen. Wenn Sie also regelmäßig mit Word-Dokumenten arbeiten und dazu neigen, bestimmte Textfragmente wiederholen, interessiert Sie das Folgende.

Schnellbausteine in Word: Was sind Schnellbausteine?

Sowohl am Arbeitsplatz als auch in der Wissenschaft Microsoft Word Es ist ein weit verbreitetes Werkzeug zum Erstellen und Bearbeiten von Texten. Das ist kein Zufall: Die Office-Suite bietet alles, was Sie zur Erstellung professioneller Dokumente benötigen. Und nicht nur das, sie bietet auch verschiedene Funktionen, die die Ausführung wiederkehrender Aufgaben erheblich erleichternEiner davon sind Schnellbausteine in Word.

Was sind Schnellbausteine in Word? Im Grunde handelt es sich um eine Funktion, mit der Sie Speichern Sie Textausschnitte, Bilder, Tabellen oder Inhalte, um sie schnell in andere Dokumente einzufügenDiese Elemente werden in einer Quick Part-Galerie gespeichert, auf die Sie einfach über die Registerkarte „Einfügen“ zugreifen können.

Wenn Sie Inhalte in Schnellbausteinen speichern, Sie behalten es, damit Sie es jederzeit verwenden können, indem Sie es mit einem einzigen Klick einfügenUnd es ist nicht nur im aktuellen Dokument verfügbar, sondern auch in allen neuen Dokumenten, die Sie erstellen. Sie müssen es also nicht manuell reproduzieren, was zeitraubend wäre.

Wie greife ich in Word auf Schnellbausteine zu?

Um zu lernen, wie man Schnellbausteine in Word verwendet, müssen Sie zunächst Folgendes tun: Suchen Sie die Funktion auf dem MenübandEs ist nur ein paar Klicks entfernt:

1. Öffnen Sie Word und klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen.
2. Klicken Sie nun auf Schnelle Elemente (Schnellbausteine). Sie sehen die folgenden Einfügeoptionen:
   1. AutoText: Textblöcke zum schnellen Einfügen gespeichert.
   2. Dokumenteigenschaften: Dokumentmetadaten wie Autor, Titel usw.
   3. Felder: Dynamische Elemente wie Datumsangaben oder Seitenzahlen
   4. Bausteine-Galerie: Hier werden Ihre Schnellbausteine in Word gespeichert.

Wie Sie sehen, sind Schnellbausteine Teil der Bausteinfunktion, mit der Sie vordefinierte Inhaltsausschnitte zu Ihrem Text hinzufügen können. Aus diesem Grund wird es oft mit AutoText verwechselt, aber mit letzterem können Sie nur Textausschnitte speichern und einfügen. Allerdings Mit Quick Parts können Sie alle Arten von Inhalten speichern (Text, Bilder, Tabellen, Felder usw.), um sie mit einem einzigen Klick wiederzuverwenden.

So erstellen, speichern und fügen Sie einen Schnellbaustein ein

Angenommen, Sie haben eine E-Mail-Signatur, eine Kopfzeile, ein Bild oder eine Antwortphrase, die Sie täglich verwendenAnstatt es jedes Mal zu kopieren und einzufügen, können Sie es als Schnellbaustein speichern und bei Bedarf einfügen. Wie? Ganz einfach:

1. Geben Sie den Text ein (oder fügen Sie das Bild oder die Tabelle ein), den Sie speichern möchten.
2. Höhepunkte oder schattieren Sie den Text.
3. Jetzt geh zu einfügen - Schnelle Elemente - Auswahl in der Quick Parts-Galerie speichern.
4. Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie eine Name zu Ihrem neuen Schnellelement. Zum Beispiel: Firmensignatur, Logo usw.
5. Sie können auch eine Kategorie oder erstellen Sie ein neues.
6. Optional können Sie hinzufügen: beschreibung um es leicht zu identifizieren.
7. Klicken Sie abschließend auf OK.

Fertig! Der Inhaltsausschnitt wurde gespeichert und steht bei Bedarf in der Galerie zum Einfügen zur Verfügung. So fügen Sie Schnellbausteine in Word einEinfacher geht es nicht:

1. Öffnen Sie das Dokument und platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie das Schnellelement einfügen möchten.
2. Klicken Sie nun auf die Registerkarte Einfügen.
3. Klicken Sie im Menüband auf Schnelle Elemente.
4. Wählen Sie die Fragment Sie einfügen möchten.

Wenn Sie auf „Schnellbausteine“ klicken, werden Sie feststellen, Sie können die gespeicherten Fragmente in Form von Miniaturansichten sehenSo können Sie den gesuchten Artikel leichter erkennen, insbesondere wenn Sie sich nicht an den Namen erinnern können. Ein hilfreicher Tipp: Verwenden Sie für jeden Schnellartikel eindeutige Namen, die Sie sich leicht merken können.

Schnellbausteine in Word: Tricks, um noch mehr Zeit zu sparen

Es ist klar, dass Schnellbausteine in Word eine Funktion sind, mit der Sie Stunden bei sich wiederholenden Dokumenten sparen können. Anstatt dieselben Elemente immer wieder manuell zu kommentieren oder einzufügen, können Sie sie speichern und mit einem einfachen Klick im Dokument platzieren. Aber es gibt noch einige. Fortgeschrittene Tricks, mit denen Sie noch mehr Zeit sparen können. Sein Name:

Verwenden Sie F3, um Schnellbausteine in Word einzufügen

Zusätzlich zum Einfügen von Schnellbausteinen aus dem Menüband können Sie dies auch mit Tastaturkürzel in Word. Dazu ist es wichtig, dass Sie sich den genauen Namen des Schnellelements merken, das Sie einfügen möchten. Daher Achten Sie beim Speichern Ihrer Schnellbausteine in Word darauf, ihnen eindeutige, kurze Namen zu geben.. Zum Beispiel:

• Sie speichern ein Bild als Quick Asset und nennen es „Logo“.
• Geben Sie in einem neuen Dokument „Logo“ ein und drücken Sie F3.
• Das Bild erscheint automatisch!

Organisieren Sie Ihre Schnellbausteine in Kategorien

Wenn Sie immer mehr Schnellelemente speichern, kann es schwieriger werden, sich ihre Namen zu merken oder sie zu finden. Um sie schneller zu finden, Speichern Sie Ihre Schnellbausteine unter Kategorien (Beispiel: „Rechtliches“, „Berichte“, „Unterschriften“, „Logos“ usw.).

Denken Sie auch daran, dass es Standardkategorien gibt, Sie können aber auch Ihre eigenen mit benutzerdefinierten Namen erstellen. Und es ist auch möglich Kategorien neu zuordnen oder Elemente von einer in eine andere verschieben aus der Option „Baustein-Organizer“.

Kombinieren Sie Schnellbausteine mit dynamischen Feldern

Sie können Ihre Schnellbausteine mit dynamischen Feldern wie Datum, Benutzername oder Seitenzahl kombinieren. Dies ist besonders nützlich bei der Arbeit mit Vorlagen, in die wir sich wiederholenden Text einfügen müssenSie sparen nicht nur Zeit, sondern Ihre Vorlagen sehen auch viel professioneller aus.

Exportieren und Importieren von Schnellbausteinen zwischen Computern

Wenn Sie den Computer wechseln, müssen Sie Ihre Vorlagen oder Schnellbausteine nicht verlieren. Sie können zu Datei – Optionen – Symbolleiste für den Schnellzugriff und ExporteinstellungenSie können auch die Datei „Building Blocks.dotx“ aus Ihrem Office-Vorlagenordner kopieren und von Ihrem neuen Computer importieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Funktion „Schnellbausteine“ in Word wenig bekannt ist, Ihnen aber bei der Arbeit an sich wiederholenden Dokumenten Stunden sparen kann. Das Erlernen der Verwendung wird Ihnen bei Ihren Rechtsdokumenten, Unternehmensberichten, Vorschlägen oder Mitteilungen eine große Hilfe sein. Verwandeln Sie Überschriften, Signaturen, Rechtsklauseln, vordefinierte Tabellen oder Standardphrasen in SchnellelementeAll dies führt zu weniger Aufwand und höherer Produktivität.