So verwalten Sie SharePoint Online mit Copilot: Schritte, Best Practices und vollständige Datenkontrolle

¿Wie verwalte ich SharePoint Online mit Copilot? Dank der nativen Integration von Microsoft Copilot und der erweiterten Verwaltungssuite von Microsoft 365 erlebt die moderne SharePoint Online-Verwaltung einen Quantensprung. IT-Manager und Site-Administratoren wissen, wie komplex es sein kann, Produktivität, Datenkontrolle, Sicherheit und ein nahtloses Benutzererlebnis in Einklang zu bringen. Jetzt wird der Copilot-Assistent zu einem wichtigen Verbündeten bei der Umwandlung dieser Komplexität in agile, kollaborative und sichere Ergebnisse., sowohl für große Unternehmen als auch für kleine Organisationen, die sich der digitalen Arbeit verschrieben haben.

Aber wie verwalten Sie SharePoint Online, um alle Vorteile von Copilot zu nutzen? Dieser Leitfaden ist der aktuellste und umfassendste in spanischer Sprache und enthält die relevantesten und aktuellsten Informationen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Copilot und die erweiterte SharePoint-Verwaltung implementieren, konfigurieren und nutzen, Sicherheitspraktiken integrieren, Datenüberbelichtung verhindern und intelligente Prozess- und Inhaltsautomatisierung implementieren – alles mit einem praktischen Ansatz, der auf die reale Arbeit von Teams zugeschnitten ist.

Was ist Copilot in SharePoint Online und warum ist es der neue Eckpfeiler für die Verwaltung?

Copilot ist der KI-gestützte intelligente Assistent, den Microsoft in die gesamte 365-Suite, einschließlich SharePoint Online, integriert hat.Dieser Assistent unterstützt alles von der Inhaltserstellung und -verwaltung bis hin zur intelligenten Agentenverwaltung, Zugriffskontrolle und Dokumentensicherheit. Dank seiner fortschrittlichen Sprachmodelle und der nativen Anbindung an Mandantenberechtigungen und -daten, Copilot bietet kontextbezogene Antworten, automatisiert Aufgaben und ermöglicht Administratoren, die Kontrolle über Informationen zu behalten, ohne an Agilität zu verlieren..

In SharePoint Online Mit Copilot können Sie nicht nur Seiten und Inhalte erstellen und verfeinern, sondern auch Lebenszyklusstrategien umsetzen, Überbelichtungsrisiken identifizieren, unterstützen die Berechtigungskonfiguration und können sogar mit benutzerdefinierten Agenten interagieren die helfen, Fragen zu beantworten und komplexe Aufgaben auszuführen. Bevor wir fortfahren, warnen wir Sie, dass in Tecnobits Wir haben Dutzende von Anleitungen zu Copilot und seinen Einstellungen, wie zum Beispiel diese auf So installieren Sie Copilot in Office 365, könnte Ihnen hilfreich sein.

Voraussetzungen und erste Schritte zur Vorbereitung von SharePoint Online mit Copilot

Bevor Sie Copilot aktivieren und SharePoint Online optimal nutzen können, müssen Sie unbedingt eine Reihe von Anforderungen erfüllen und eine gute Planung durchführen.:

• Entsprechende Lizenzen: Die Grundlage bilden Microsoft 365 Copilot und für erweiterte Funktionen E5-Lizenzen sowie SharePoint Advanced Management (SAM).
• Einrichtung der Testumgebung: Bereiten Sie eine Sandbox-Umgebung vor, in der Sie Konfigurationen validieren können, ohne den täglichen Betrieb zu beeinträchtigen.
• Pilotversuche: Wählen Sie eine Gruppe von Early Adopters aus, um die Integration zu testen und realistisches Feedback zu sammeln.
• Kommunikationsplan: Informieren und schulen Sie Benutzer über Änderungen und neue Funktionen von Copilot und minimieren Sie so Reibungsverluste.
• Überprüfung der Zugriffs- und Sicherheitsrichtlinien: Passen Sie den bedingten Zugriff, die Multi-Faktor-Authentifizierung sowie die Such- und Freigaberichtlinien an, um Risiken zu vermeiden.
• Netzwerkprüfung und -anpassung: Stellt sicher, dass die Infrastruktur den Konnektivitäts- und Sicherheitsanforderungen wofür Microsoft 365 Copilot erforderlich ist.

Eine solide Grundlage gewährleistet, dass Copilot und SharePoint sicher und effizient zusammenarbeiten. vom ersten Moment an.

Erweiterte SharePoint-Verwaltung: Der Operations Hub für Copilot

Die Ergänzung Erweiterte SharePoint-Verwaltung (SAM) Es ist ein wesentlicher Beschleuniger für jede Organisation, die die Intelligenz und Automatisierung nutzen möchte, die Copilot bietet.

• Vermeiden Sie übermäßiges Teilen und Überladen von Datenquellen, wodurch die Genauigkeit der von Copilot generierten Ergebnisse verbessert wird.
• Überwacht den Lebenszyklus von Websites und Inhalten, Identifizieren und Bereinigen von veralteten oder inaktiven Elementen.
• Kontrollieren, beschränken und prüfen Sie den Zugriff auf Dokumente und Websites., indem intelligente Richtlinien und Vertraulichkeitsbezeichnungen angewendet werden.

Über das SAM Administration Center können Sie detaillierte Berichte anzeigen, Massenaktionen anwenden, Benachrichtigungen automatisieren und Sicherheit und Compliance in Ihrem gesamten Unternehmen synchronisieren. Die Copilot-Integration fügt eine dialogorientierte und intelligente Ebene hinzu, die die Entscheidungsfindung und das tägliche Management vereinfacht.

Bewährte Methoden und wichtige Schritte zur Vorbereitung von SharePoint für Copilot

Datenaufbereitung, Governance und Sicherheit sind unerlässlich. Hier sind einige Empfehlungen, die Sie nicht ignorieren sollten:

1. Reduzieren Sie versehentliches Teilen und kontrollieren Sie die Berechtigungen

In SharePoint Es ist wichtig, eine Überbelichtung zu vermeiden, damit Copilot nur relevante und maßgebliche Informationen zurückgibt.. Dafür:

• Konfigurieren der Freigabeeinstellungen auf Mandanten- und Siteebene, indem Standardberechtigungen auf „bestimmte Personen“ statt auf die gesamte Organisation zugeschnitten werden.
• Verbirgt Optionen mit großen Risiken als „Jeder außer externen Benutzern“, um den Expositionsradius einzuschränken.
• Bildet Site-Eigentümer aus und schult sie um Zugriffsanfragen zu verwalten und gründlich zu überprüfen, wer auf die Daten zugreifen kann.

2. Stellen Sie die Gültigkeit der Site-Eigentümer sicher

Site-Eigentümer sind die letzte Verteidigungslinie in Sachen Inhaltsverwaltung und -sauberkeit.

• Führt Eigenschaftsanweisungen aus um Websites ohne mindestens zwei klare Verantwortliche zu erkennen.
• Aktivieren Sie automatische Benachrichtigungen für diese Eigentümer, um Aktivitäten, Berechtigungen und die Notwendigkeit der weiteren Wartung der Site zu bestätigen.
• Aktualisiert Immobiliendatensätze im aktiven Modus und erfordert regelmäßige Überprüfungen.

3. Bereinigung inaktiver Websites und Lebenszyklusverwaltung

Alte Inhalte sind der schlimmste Feind der Genauigkeit von Copilot.Durch die Ansammlung veralteter Daten werden die Quellen verstreut und es entstehen verwirrende oder irrelevante Antworten.

• Identifiziert Sites ohne relevante Aktivität für definierte Zeiträume (3, 6, 9 oder 12 Monate).
• Geben Sie den Eigentümern Benachrichtigungen aus, um ihre Nützlichkeit zu bestätigen.
• Versetzen Sie nicht benötigte Elemente in den schreibgeschützten Modus und planen Sie die automatische Archivierung nach der vereinbarten Zeit.
• Verwenden Sie die Berichte mit KI von SAM, um automatische Empfehlungen zu den zu ergreifenden Maßnahmen zu erhalten.

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4. Erkennung potenziell übermäßig geteilter Inhalte

Mit Aktivitäts- und Berechtigungsberichten können Sie Hotspots mit übermäßiger Belichtung identifizieren:

• Überprüfen Sie Aktivitätsberichte für Inhalte, die mit „jedem“, „allen außer externen Personen“ oder „Mitgliedern der Organisation“ geteilt wurden.
• Verwenden Sie den Overexposure Baseline Report, um die Anzahl der Benutzer mit Zugriff basierend auf definierten Schwellenwerten zu ermitteln.
• Laden Sie Daten herunter, filtern und analysieren Sie sie, um schnell auf verdächtige Situationen zu reagieren.

5. Kontrollieren und beschränken Sie den Zugriff auf Inhalte

Wenn Sie Risiken erkennen, hilft Ihnen Copilot, unbefugten Zugriff zu zentralisieren und einzudämmen., aber die Entscheidung und Ausführung liegen immer beim Administrator:

• Leiten Sie Zugriffsüberprüfungen mit den Sitebesitzern ein.
• Beschränken Sie den Zugriff auf bestimmte Gruppen mit der Richtlinie „Restricted Access Control (RAC)“, sodass sowohl in SharePoint als auch in OneDrive weiterhin nur die erforderlichen Benutzer Informationen sehen.
• Aktivieren Sie die Richtlinie „Erkennung eingeschränkter Inhalte“, um Inhalte vor Copilot und der Organisationssuche auszublenden, ohne die Berechtigungen zu ändern.
• Kombinieren Sie beide Optionen in den kritischsten Bereichen.

6. Proaktive Maßnahmen an strategischen Standorten

Die wichtigsten Standorte der Organisation benötigen von der ersten Minute an zusätzlichen Schutz.:

• Wenden Sie RAC bei der Bereitstellung neuer Sites an und vermeiden Sie von Anfang an eine übermäßige Freigabe.
• Blockieren Sie bei Bedarf Downloads, insbesondere Teams-Aufzeichnungen.
• Erwägen Sie die Verschlüsselung mit „Extraktionsrechten“ für Dokumente mit hoher Auswirkung.

Integration und Verwaltung von Agenten in SharePoint und Copilot

Eine weitere Revolution, die Copilot mit sich bringt, ist die Möglichkeit, Erstellen, Verwalten und Freigeben intelligenter Agenten in SharePoint für Hilfe-, Lern- und Automatisierungsaufgaben:

• Jedes Mitglied mit Bearbeitungsberechtigung kann seinen eigenen Agenten erstellen., die dann vom Site-Eigentümer bearbeitet, freigegeben oder sogar genehmigt werden können.
• Eigentümer können einen Agenten als „genehmigt“ markieren und ihn als Standard festlegen, damit Besucher ihn zuerst sehen.
• Agenten können über das Copilot-Chat-Panel angeheftet, bearbeitet oder freigegeben werden, was die Zusammenarbeit und den Zugriff erleichtert.
• Sie können wie jede andere Datei innerhalb der Site gelöscht werden, was das Rotieren und Bereinigen veralteter Agenten erleichtert.

Erstellen umfangreicher Inhalte mit Copilot in SharePoint

Copilot ist nicht nur eine Governance- und Sicherheits-Engine, sondern revolutioniert auch die Art und Weise, wie Sie Inhalte in SharePoint erstellen und veröffentlichen.:

• Seiten aus Vorlagen erstellen: Wählen Sie aus vorgefertigten Vorlagen wie Newslettern, Veranstaltungsankündigungen oder Updates und passen Sie sie mit intelligenten Eingabeaufforderungen und Anhängen an.
• Erstellen aus offenen Bekanntmachungen: Beginnen Sie mit einem Satz und lassen Sie Copilot Struktur, Design und Inhalt vorschlagen und das Ergebnis so oft wie nötig anpassen.
• Gestaltungsideen: Copilot schlägt visuelle und Layout-Verbesserungen vor, um jede Seite attraktiv und professionell zu gestalten.
• Intelligentes Umschreiben: Mit dem Rich-Text-Editor können Sie Nachrichten verfeinern, ihnen einen natürlichen oder professionellen Ton verleihen oder Informationen nach Bedarf zusammenfassen oder erweitern.

So fügen Sie SharePoint als Wissensquelle in Copilot Studio hinzu

Copilot ermöglicht Ihnen die Integration von SharePoint als Datenquelle für generative Antworten., wodurch die Relevanz der durch Agenten und Assistenten bereitgestellten Informationen erhöht wird:

1. Öffnen Sie den Agenten in Copilot Studio.
2. Klicken Sie im entsprechenden Abschnitt auf „Wissen hinzufügen“.
3. Wählen Sie „SharePoint“ und geben Sie die URL der Sites ein, die Sie hinzufügen möchten (mit Umschalt + Eingabe können Sie mehrere hinzufügen).
4. Geben Sie ihm einen Namen und eine genaue Beschreibung, da die KI diese Informationen als Kontext verwendet.
5. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und definieren Sie die Authentifizierungsszenarien: Standardmäßig authentifiziert sich Copilot Studio mit Microsoft Enter ID, aber Sie können die Scopes und manuelle Authentifizierung, wenn Sie restriktivere Szenarien benötigen.

Grundlegende Sicherheitsmaßnahmen für die Verwaltung von SharePoint Online mit Copilot

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)

Aktivieren Sie MFA für alle verwalteten Benutzer und Computer über das Microsoft 365 Admin Center sowie die Konfiguration von Richtlinien für bedingten Zugriff basierend auf Risikostufe, Standort und Gerät.

Prüfung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen

• Aktivieren Sie die einheitliche Überwachungsprotokollierung in Microsoft Purview, um alle Benutzer- und Administratoraktionen aufzuzeichnen.
• Definieren Sie Aufbewahrungsrichtlinien basierend auf gesetzlichen Anforderungen und überprüfen Sie die Protokolle regelmäßig auf Anomalien.

Kontrollen vertraulicher Informationen

• Exportieren Sie die 100 am häufigsten verwendeten Websites und überprüfen Sie potenzielle Überbelichtungsrisiken mit SAM- und Microsoft Purview DSPM-Berichten.
• Deaktivieren Sie die umfassende Freigabe und prüfen Sie die Copilot-Aktivität, um Informationslecks zu verhindern.
• Verwenden Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen, um Daten über Dokumente, Websites und Gruppen hinweg zu klassifizieren, zu verschlüsseln und einzuschränken.

Anwenden und Verwalten von Vertraulichkeitsbezeichnungen in SharePoint mit Copilot

Die Vertraulichkeitsbezeichnungen von Microsoft Purview sind der Schlüssel zum Schutz von Informationen und zur Kontrolle der Verwendung von Copilot.:

1. Erstellen Sie Beschriftungen aus dem Microsoft Purview-Portal und veröffentlichen Sie sie für alle Benutzer oder nur für bestimmte Gruppen.
2. Konfigurieren Sie, ob das Label nur den Inhalt kennzeichnet oder auch Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen vorsieht.
3. Weisen Sie Dokumentbibliotheken Standardbezeichnungen zu und nutzen Sie die Option, den Schutz auch auf Downloads auszuweiten, wenn Sie maximale Sicherheit benötigen.
4. Richten Sie die Tag-Synchronisierung für Sites, Gruppen und Arbeitsbereiche ein.
5. Verwenden Sie die automatische Dienstkennzeichnung für Szenarien, in denen Sie sich nicht auf manuelle Benutzereingaben verlassen möchten.

Data Loss Prevention (DLP) und adaptive Kontrolle über vertrauliche Informationen

La Verhinderung von Datenverlust (DLP) Die in Purview integrierte Funktion hilft, versehentliche Lecks an allen Punkten zu verhindern: SharePoint, Teams, Exchange und Geräte.

• Definiert Richtlinien zur Analyse und zum Schutz vertraulicher Daten (z. B. Kreditkarten, Sozialversicherungsnummern, medizinische Daten).
• Führen Sie automatisierte Aktionen aus: Blockieren Sie Übermittlungen, warnen Sie Benutzer oder lösen Sie Benachrichtigungs- und Abhilfeabläufe aus.
• Aktivieren Sie adaptiven Schutz, indem Sie DLP mit Insider-Risikomanagement verbinden, um den Kontrollgrad dynamisch an Verhaltensvorfälle anzupassen.

Kontinuierliche Überwachung und Prüfung in Copilot und SharePoint Online

Regelmäßige Überprüfungen, Protokollanalysen und die Überwachung von Copilot-Anfragen und -Antworten sind für die Aufrechterhaltung der Sicherheit und Konformität von entscheidender Bedeutung.:

• Verwenden Sie Änderungsverlaufsberichte, um sowohl auf Site- als auch auf globaler Ebene zu prüfen, wer was wann getan hat.
• Führen Sie diese Berichte während der ersten Einführungsphase wöchentlich aus und passen Sie die Häufigkeit danach an.
• Verwenden Sie die Inhalts- und Aktivitäts-Explorer-Tools, um die Anwendung von Aufbewahrungs- und Vertraulichkeitsbezeichnungen sowie potenzielle Vorfälle mit vertraulichen Daten zu überwachen.

Deaktivieren Sie die eingeschränkte SharePoint-Suche (RSS) beim Übergang zu Copilot

RSS ist eine vorübergehende Lösung, die die Suche auf zulässige Sites beschränkt, während die Berechtigungen überprüft und korrigiert werden.Wenn die Konfiguration bereits sicher ist, Deaktivieren Sie RSS und erlauben Sie Copilot und der Suche den Zugriff auf alle autorisierten Inhalte, wodurch die Genauigkeit und der Wert der generierten Antworten erhöht werden.

• Deaktivieren Sie RSS vollständig mit PowerShell (Set-SPOTenantRestrictedSearchMode).
• Entfernen Sie Sites aus der Liste der zulässigen Sites mit Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite.
• Wenn Sie RSS pflegen, stellen Sie sicher, dass nur wirklich sichere Sites in die Whitelist aufgenommen werden.

Datenaufbewahrung und Lebenszyklus: Eliminieren Sie unnötige Daten und halten Sie Vorschriften ein

• Verwenden Sie Aufbewahrungsrichtlinien von Purview, um Dokumente, E-Mails und Copilot-Inhalte je nach rechtlichen oder geschäftlichen Anforderungen automatisch aufzubewahren oder zu löschen.
• Legen Sie Ausnahmen mit spezifischen Aufbewahrungsbezeichnungen für kritische Inhalte fest.
• Überwachen Sie die Einhaltung und Durchsetzung der Aufbewahrung mit Berichtstools und Aktivitäts-Explorern.

Überwacht und steuert die von Copilot generierten Interaktionen und Antworten

• Wenden Sie in Purview vordefinierte Richtlinien zur Kommunikationskonformität an, um unangemessene Sprache, Lecks oder Missbrauch in Copilot-Anfragen und -Antworten zu erkennen.
• Überprüfen Sie regelmäßig Protokolle und Audits, um Vorfälle zu beheben und die tatsächliche Copilot-Nutzung zu messen.

Kontinuierliche Optimierung: Ressourcen, Einführung und Schulung in Copilot und SharePoint

Die optimale Implementierung und Verwaltung von Copilot in SharePoint Online ist ein fortlaufender Prozess.:

• Erstellen Sie bahnbrechende Benutzergemeinschaften, um Feedback zu sammeln und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
• Führen Sie die Einführung schrittweise ein und überwachen Sie die Auswirkungen, die Bereitschaft und die Zufriedenheit mithilfe von Viva Insights-Tools und Microsoft 365-Nutzungsberichten.
• Nutzen Sie die Schulungsressourcen und Onboarding-Kits von Microsoft, um das Wissen in allen Teams zu verbreiten.
• Wenn Sie über ein hohes Lizenzvolumen verfügen, sehen Sie sich die Support- und Hilfeoptionen von FastTrack an oder implementieren Sie Co-Investmentprojekte mit Microsoft und offiziellen Partnern..

Wenn Ihr Unternehmen noch individuellere Szenarien benötigt, können Sie mit Copilot Studio und dem Power Platform-Ökosystem die Funktionalität erweitern und spezifische Integrationen und Automatisierungen hinzufügen, wobei stets die vorhandene Sicherheit und Governance gewahrt bleibt.

Die erweiterte Verwaltung von SharePoint Online mithilfe von Copilot eröffnet neue Horizonte in puncto Effizienz, Sicherheit und Komfort.Die Kombination aus zentraler Steuerung, Automatisierung, integriertem Schutz und kontextbezogener Hilfe ermöglicht es jedem Team, seine Daten geschützt, produktiv und stets unter Kontrolle zu halten. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Offizielle Seite von Microsoft 365 Copilot.

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Christian Garcia

Seit seiner Kindheit begeistert er sich für Technik. Ich liebe es, in der Branche auf dem neuesten Stand zu sein und es vor allem zu kommunizieren. Deshalb widme ich mich seit vielen Jahren der Kommunikation auf Technologie- und Videospiel-Websites. Ich schreibe über Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo oder jedes andere verwandte Thema, das mir in den Sinn kommt.