Vollständiger Leitfaden zu Microsoft Lists: Was es ist und wie es funktioniert

Innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems Microsoft-Listen Es ist eines der wichtigsten Werkzeuge um Informationen strukturiert zu organisieren, zu verfolgen und weiterzugeben. Von der Problem- und Projektverfolgung bis hin zur Einarbeitung von Mitarbeitern und Ressourcenverwaltung zeichnet sich diese Anwendung durch ihre Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit aus.

Wenn Sie im Team arbeiten oder einfach nur Halten Sie Ihre Informationen organisiert und von überall zugänglich, hier ist eine Lösung, die Sie nicht übersehen sollten. In diesem Artikel erklären wir Ihnen ausführlich, was Sie mit Microsoft-Listen und wie Sie ihre Vorlagen verwenden. Wir überprüfen auch Ihre Interaktion mit anderen Anwendungen wie SharePoint oder Teams.

Was ist Microsoft Lists und wie funktioniert es?

Microsoft Lists ist eine Microsoft 365-App für intelligentes Informationstracking. Dank der vollständigen Integration können Sie über das Internet, mobil oder sogar direkt von Microsoft Teams aus damit arbeiten.

Eigentlich fungiert als einfache und visuelle Datenbank, bestehend aus Zeilen und Spalten, in die Sie Text, Bilder, Dateien, Daten, zugewiesene Personen, Hyperlinks und vieles mehr einfügen können. Dank des Ansichtssystems können Sie Informationen je nach Ziel auf unterschiedliche Weise anzeigen: Raster (die Standardoption), Liste, Kalender oder Galerie. Die Liste ist ähnlich, jedoch ohne die Möglichkeit zur Online-Bearbeitung. Die Galerie eignet sich gut für visuelle Inhalte und der Kalender ist perfekt, wenn Sie Elemente nach Datum sortiert anzeigen möchten.

Wenn Sie eine neue Liste erstellen, können Sie von vorne beginnen, eine vorhandene Liste als Vorlage verwenden oder eine Excel-Tabelle importieren. Verlassen Sie sich außerdem auf die zahlreichen vorgefertigte Vorlagen die Microsoft für bestimmte Anwendungsfälle anbietet.

Alle Listen können optisch angepasst werden: Ändern Sie Hintergrundfarben, weisen Sie bestimmte Symbole zu und wenden Sie Regeln an, die ihr Erscheinungsbild je nach Status ändern. Beispielsweise kann ein Element mit dem Status „Genehmigt“ mit einem grünen Hintergrund angezeigt werden, während ein Element mit dem Status „In Prüfung“ orange angezeigt wird.

 

Vorgefertigte Vorlagen für jeden Bedarf

Wenn Sie wenig Zeit haben, eine Liste von Grund auf neu zu erstellen, Microsoft Lists enthält nützliche Vorlagen, die auf verschiedene Szenarien zugeschnitten sind. Diese Vorlagen sind so konzipiert, dass sie mit nur wenigen Klicks verwendet werden können und dabei die spezifische Struktur, benutzerdefinierte Felder, Ansichten und visuellen Stile beibehalten.

Dies sind einige der beliebtesten:

• Vorlage für das Problemmanagement: Ideal zum Verfolgen von Vorfällen mit Status, Priorität und Verantwortlichen.
• Vorlage für einen Veranstaltungsablauf: organisiert alle Details einer Veranstaltung in einer übersichtlichen und bearbeitbaren Struktur.
• Patientenmodell: Im Gesundheitswesen können Sie damit den Status, die Beobachtungen und die Bedürfnisse jedes Patienten aufzeichnen.
• Vorlage für einen Kreditantrag: Überwachung und Kontrolle des Kreditgenehmigungsprozesses.

Organisations-, Formatierungs- und Regeloptionen

Zusätzlich zu den bereits erwähnten Ansichten, Sie können jede Liste an Ihren Arbeitsablauf anpassen Einrichten von Filtern, Gruppierungen, Sortierungen und automatisierten Regeln. Einige der Möglichkeiten sind:

• E-Mail-Benachrichtigungen einrichten wenn sich ein Status ändert oder ein neuer Artikel hinzugefügt wird.
• Ändern Sie das Format bedingt nach Inhalt: Farben, Symbole, Stile.
• Gruppieren von Elementen nach Priorität, Datum, Status usw.
• Erstellen Sie neue Listen aus anderen Listen, wobei Design und Struktur kopiert werden.
• Daten aus Excel importieren mit automatischer Spaltenerkennung.

Mit all diesen Funktionen sparen Sie Zeit und Sicherstellung der visuellen und datenbezogenen Konsistenz innerhalb des Teams, insbesondere bei Gemeinschaftsprojekten, an denen mehrere Personen beteiligt sind.

Listen speichern und darauf zugreifen

Einer der Vorteile von Microsoft Lists ist die native Integration in das Microsoft 365-Ökosystem. Sie können Ihre Listen auf Websites wie speichern SharePoint oder Microsoft Onedrive nur für den persönlichen Gebrauch. Wenn Sie im Team arbeiten, werden diese üblicherweise auf einer SharePoint-Site gehostet, die für alle Mitglieder freigegeben ist.

Listen werden zur einfachen Bearbeitung im Vollbildmodus geöffnet und Sie können anhand der URL oder der Symbolleiste genau sehen, wo die Liste gespeichert ist. Über die Standardschnittstelle können Sie Einfaches Erstellen, Bearbeiten, Teilen und Exportieren von Elementen.

Freigabelisten: Berechtigungen, Zugriff und Zusammenarbeit

Das Teilen einer Liste ist so einfach wie einen Link generieren oder bestimmte Mitglieder einladen. Sie können Vollzugriff (Lesen + Bearbeiten) oder nur Lesezugriff gewähren. Darüber hinaus können Sie ein Ablaufdatum für den Link festlegen, ihn mit einem Kennwort schützen und sogar auswählen, ob Empfänger Änderungen vornehmen dürfen.

Sie können auch ein einzelnes Listenelement statt der gesamten Datenbank freigeben. Zu den einzelnen Artikeln können Kommentare hinterlassen werden., wodurch die Zusammenarbeit verbessert wird, ohne dass E-Mails gesendet werden müssen.

Berechtigungen werden über SharePoint verwaltet und standardmäßig vererbt. von der Site, auf der die Liste gespeichert ist. Sie können sie jedoch ändern, um den Zugriff nur bestimmten Personen zu ermöglichen oder bestimmte Aktionen einzuschränken.

Microsoft Lists und seine Integration mit anderen Apps

Das wahre Potenzial von Listen zeigt sich in der Kombination mit anderen Tools im Microsoft-Umfeld. Vollkommen integriert mit SharePoint, Microsoft Teams und Plannerkönnen Sie Folgendes tun:

• Hinzufügen von Listen als Registerkarten innerhalb eines Teams-Kanals, wodurch der direkte Zugriff aus der Teamkonversation ermöglicht wird.
• Verwenden von Listen als Webpart auf einer SharePoint-Seite um Live-Informationen in Ihrem Intranet anzuzeigen.
• Richten Sie Regeln oder Automatisierungen ein, die Listen mit Power Automate verbinden oder Power Apps für benutzerdefinierte Flows.
• Verknüpfen Sie Aufgaben aus Planner oder To Do um die Aufgabenverwaltung zu zentralisieren.

Dies alles ist Teil der Vision von Microsoft 365 als eine vernetzte Plattform, auf der alle Apps miteinander kommunizieren um die Produktivität und Arbeitstransparenz zu verbessern.

Microsoft Lists auf Mobilgeräten

Die mobile Version von Microsoft Lists ist verfügbar für Android y iOS. erlauben Erstellen, Anzeigen und Bearbeiten von Listen von Ihrem Mobiltelefon aus, egal ob im Büro, zu Hause oder auf Reisen. Sie können unter anderem Folgendes tun:

• Zeigen Sie aktuelle Listen und Favoritenlisten an.
• Vollständige Bearbeitung von Listenelementen.
• Offline-Zugriff.
• Machen Sie Fotos und scannen Sie QR-Codes.
• Adaptive Benutzeroberfläche mit Unterstützung für Dunkelmodus und horizontale Ausrichtung.

Es verfügt außerdem über dieselben Sicherheitsfunktionen wie der Desktop, mit Intune-Unterstützung für MDM und MAM. Für den Zugriff ist ein geschäftliches Microsoft-Konto mit Zugriff auf SharePoint oder Office 365 erforderlich.

Microsoft listet Anwendungsfälle auf

Im Zuge der Weiterentwicklung des Tools Es wurden mehrere kreative Möglichkeiten zur Nutzung von Microsoft-Listen entwickelt in verschiedenen Kontexten. Hier sind einige der bemerkenswertesten:

• Organisation von Inhalten für soziale Netzwerke. Mithilfe der Vorlage zur Inhaltsplanung können Sie Kampagnen organisieren, Beiträge planen, Bilder und Links einfügen und Veröffentlichungsdaten festlegen. Sehr nützlich für Marketingteams.
• Zugangs- und Besucherkontrolle. Mithilfe von Listen können Sie für jeden Besucher einen Datensatz mit Namen, Ausweisfoto sowie Ein- und Ausreisedatum erstellen. Sie können sogar eine automatische Benachrichtigung an den Portier planen, wenn jemand geht.
• Kundenticketverfolgung. Mithilfe von Listen als Mini-CRM können Sie Verantwortliche zuweisen, Probleme protokollieren, Prioritäten setzen und Feedback zum Ticketstatus hinterlassen.
• Einfaches Projektmanagement. Wenn Sie kein komplexes Tool benötigen, können Sie mit Lists eine grundlegende Nachverfolgung mit Aufgaben, Terminen und Kalenderansichten durchführen. Sie können sogar Benachrichtigungen erhalten, wenn sich eine Aufgabe ändert.
• Inventar und IT-Ressourcen. Mit Listen behalten Sie den Überblick über Ihre gesamte Unternehmensausrüstung und die zugehörigen Daten: Kaufdatum, Garantie, Service, Standort usw. Alles visuell dargestellt und mit einem Klick filterbar.
• Eingliederung neuer Mitarbeiter oder Lieferanten. Eine Onboarding-Checkliste hilft dabei, den Überblick über alle Aufgaben und Dokumente eines neuen Mitarbeiters zu behalten. Das Markieren von Elementen als „abgeschlossen“ kann Benachrichtigungen an die entsprechende Abteilung auslösen.

Kurz gesagt, Microsoft Lists bietet eine vielseitige, visuelle und kollaborative Möglichkeit zur Verwaltung dynamischer Informationen. Ob als Tracking-Lösung, Organisationstool oder Ergänzung zu anderen Plattformen wie Teams oder SharePoint, es erweist sich als perfekt geeignet für jeden Benutzer- und Unternehmenstyp.