Die besten Tools zur automatischen Verwaltung von Leads aus Webformularen in Ihr CRM

Die besten Tools zur automatischen Verwaltung von Leads aus Webformularen in Ihr CRM? Wir erklären Ihnen alles darüber. Die automatische Verwaltung von Leads aus Ihren Webformularen in Ihr CRM kann die Produktivität, Effizienz und Qualität Ihrer Online-Conversions deutlich steigern.. Im heutigen wettbewerbsorientierten digitalen Umfeld, in dem jeder Kontakt zählt und Zeit Geld ist, ist die Auswahl des richtigen Tools der Schlüssel zur Nutzung aller Geschäftsmöglichkeiten, die sich über Ihre Website ergeben.

In diesem Artikel erfahren Sie ausführlich, wie die besten Tools und Software für automatisiertes Leadmanagement funktionieren. Wir analysieren alles von Webformularen bis hin zu den leistungsstärksten CRMs und intelligenten Integrationen und decken dabei Dutzende von Optionen, Vor- und Nachteilen sowie praktische Tipps ab – alles mit einem völlig neuen und natürlichen Ansatz. Wenn Sie sich unsicher sind, welche Software die richtige ist, Ihre Verkaufstrichter verbessern oder Zeit sparen und verlorene Leads vermeiden möchten, finden Sie hier alles.

Warum ist es wichtig, das Lead-Management von Formularen bis zu Ihrem CRM zu automatisieren?

Die Automatisierung des Lead-Managements ist für moderne digitale oder kommerzielle Unternehmen keine Option mehr. Durch die Automatisierung des Prozesses wird jeder Kontakt, der ein Webformular ausfüllt, sofort in Ihrem CRM-System erfasst, mit Warnmeldungen, Segmentierungen, Folgeaufgaben und Workflows, ohne manuelle Eingriffe oder das Risiko, Informationen zu vergessen oder zu verlieren.

Heute Unternehmen, die ihre Webformulare nicht effizient in ihr CRM integrieren, laufen Gefahr, Verkaufschancen zu verlieren., die Verschwendung von Werbeinvestitionen, Fehler bei der Datenübertragung oder einfach eine Verringerung der Kundenzufriedenheit und Vertriebseffektivität. Wie viele Leads gehen jeden Monat aufgrund mangelnder rechtzeitiger Aufmerksamkeit verloren?

Automatisieren Sie diesen Ablauf Dies ist nicht nur aus operativer, sondern auch aus strategischer Sicht von entscheidender Bedeutung: Es ermöglicht Ihnen, Informationen zu zentralisieren, die Leistung digitaler Kanäle zu messen, Kontakte zu qualifizieren und personalisierte Marketing- und Vertriebsaktionen zu initiieren. Dadurch wird das Tracking agiler, präziser und skalierbarer.

Hauptvorteile der automatischen Verbindung Ihrer Webformulare mit Ihrem CRM

Zu den Hauptvorteilen der automatischen Abstimmung Ihrer Webformulare mit Ihrem CRM gehören:

• Eliminierung manueller Arbeit und menschlicher Fehler: Leads werden automatisch vom Formular an das CRM weitergeleitet, wodurch Versehen, Duplikate und manuelle Fehler vermieden werden.
• Sofortige Nachverfolgung: Vertriebsmitarbeiter erhalten sofortige Benachrichtigungen oder Aufträge und können potenzielle Kunden zum besten Zeitpunkt kontaktieren, wenn diese am empfänglichsten sind.
• Informationszentralisierung: Alle Daten, Interessen, Aktionen und benutzerdefinierten Felder werden im selben System gespeichert, was die Segmentierung und Analyse der Ergebnisse erleichtert.
• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben: E-Mail-Sequenzen, Erinnerungen, das Senden grundlegender Informationen oder Lead-Scoring-Workflows werden ohne direktes Eingreifen ausgeführt, was Zeit spart.
• Bessere Kontrolle und Berichterstattung: Sie können die Herkunft der Leads, ihre Qualität und Konversionsraten in Echtzeit messen und Kampagnen anpassen, um den Return on Investment (ROI) Ihrer digitalen Marketinginvestitionen zu maximieren.
• Mehr Professionalität und Kundenzufriedenheit: Der Service wird als schneller, persönlicher und lückenloser wahrgenommen.

Welche Werkzeuge benötigen Sie? Lösungstypen für jeden Schritt

Um alles vom Formular bis zur Lead-Konvertierung vollständig zu automatisieren, kombinieren Sie am besten mehrere Lösungsebenen:

• Ein leistungsstarker, visueller und flexibler Webformular-Builder.
• Eine CRM-Plattform, die Leads automatisch empfangen, speichern und verwalten kann.
• Tools oder Konnektoren, die Formulare ohne Programmierung in CRM integrieren (native Integrationen, Zapier, Webhooks, APIs usw.).
• Marketing-Automatisierungssysteme zur Pflege, Segmentierung und Qualifizierung von Leads (E-Mails, SMS, Scoring, Chatbots usw.).
• Optional zusätzliche Tools zur Datenanreicherung (Kontaktanreicherung, E-Mail-Verifizierung, Integration mit externen Datenbanken etc.).

In den folgenden Abschnitten beschreiben wir detailliert die besten Lösungen in jeder Kategorie und kombinieren dabei die relevantesten Referenzartikel mit unserer eigenen Berufserfahrung.

Die besten Online-Formular-Builder zur Lead-Erfassung

Ein guter Automatisierungsprozess beginnt mit einem attraktives, funktionales und konvertierungsoptimiertes WebformularEs gibt spezielle Software zum Erstellen aller Arten von Formularen: Kontakt-, Registrierungs-, Umfrage-, Bestellformulare, Fragebögen, Popup-Formulare oder sogar intelligente Formulare, die sich je nach Benutzerverhalten ändern.

Welche Vorteile haben diese Ersteller?

• Sie ermöglichen Ihnen die Gestaltung benutzerdefinierter Formulare: Fügen Sie Felder, bedingte Logik und Validierungen hinzu und passen Sie das Design an Ihre Marke an.
• Dazu gehören native oder Drittanbieter-Integrationen mit CRMs, E-Mail-Marketing-Plattformen oder anderen Apps: Informationen fließen automatisch.
• Sie ermöglichen die organisierte und segmentierte Erfassung von Daten: mit versteckten Feldern, Labels, Kampagnen und erweiterten Regeln.
• Sie bieten A/B-Tests zur Optimierung der Konvertierung an: erkennt, welche Formularstruktur am besten funktioniert.
• Sie erleichtern die Implementierung mit Systemen wie WordPress, Shopify, Wix, Squarespace usw.

Werfen wir einen Blick auf die am besten bewerteten Tools zur Formularerstellung für diesen Zweck:

Zoho-Formen

Zoho Forms ist die Zoho-Formularsuite, perfekt, wenn Sie bereits Zoho CRM verwenden. Es ermöglicht Ihnen, alle Arten von Formularen mit direkter Integration und ohne Kompatibilitätsprobleme zu erstellen.

• Mehr als 30 Feldtypen, bedingte Logik und benutzerdefinierte Regeln.
• Native Integration mit Zoho CRM, Salesforce und über Zapier mit Dutzenden von CRMs und Tools.
• Erschwingliche Optionen und ein kostenloses Konto zum Einstieg.
• Etwas eingeschränkteres Design in Vorlagen im Vergleich zu anderen Mitbewerbern, aber robust und professionell.

Jotform

Jotform zeichnet sich durch enorme visuelle Flexibilität aus: Tausende von Vorlagen, erweiterte Felder (digitale Signatur, Timer, Datei-Uploads usw.) und mobile Kompatibilität.

• Schnelle Einrichtung von Integrationen mit CRMs, Datenbanken, Google Sheets usw.
• Möglichkeit, Sendungen direkt mit Systemen wie noCRM und anderen Verkaufslösungen zu verknüpfen.
• Sehr visuelle, anpassbare Benutzeroberfläche mit einer mobilen App.
• Die anfängliche Lernkurve ist etwas länger, ermöglicht aber fast jede Anpassung.

WPForms

Der Favorit der WordPress-Benutzer für Kontakt-, Registrierungs- und Verkaufsformulare. Das Drag-and-Drop-System ist äußerst intuitiv und bietet hervorragende Unterstützung für die Integration mit Zapier, Webhooks, CRMs und E-Mail-Marketingdiensten.

Typeform

Wenn Sie nach modernen, dialogorientierten Formularen mit ansprechender Benutzererfahrung suchen, ist Typeform die beste Wahl. Ideal für Umfragen, Registrierungen und erweiterte Qualifikationen, obwohl die erweiterten Pläne etwas teuer sein können.

GetResponse

GetResponse ist viel mehr als ein Formularersteller: Die native Integration mit E-Mail-Marketing, Automatisierungstools und Landingpage-Erstellung macht es zu einer Komplettlösung für die Lead-Generierung und das Lead-Management ab dem ersten Kontakt.

123FormBuilder und andere Alternativen

Formulare mit Schwerpunkt auf komplexen Fragebögen und vollständiger CSS-Code-Anpassung, ideal für bestimmte Projekte oder erweiterte Integrationsanforderungen.

Lead-Automatisierung und -Management: Die besten CRMs und Plattformen

Sobald der Lead aus dem Webformular erfasst wurde, ist es an der Zeit, ihn mithilfe eines CRM, das Zuweisung, Verfolgung, Bewertung und Konvertierung automatisiert, ordnungsgemäß zu verwalten.

HubSpot CRM

HubSpot hat sich zum CRM der Wahl für KMU sowie digitale Marketing- und Vertriebsteams entwickelt. Die kostenlose Version ist sehr leistungsstark; sie integriert Kontaktdatensätze, Unternehmen und Verlauf, Pipeline-Tracking, Marketingautomatisierung und einen App-Marktplatz für praktisch jeden Bedarf.

• Native Integration mit Ihrem Formularsystem, Ihren Zielseiten und Ihrem Online-Chat.
• Echtzeitwarnungen und automatisierte Workflows für die Lead-Zuweisung, -Bewertung und -Pflege.
• Perfekt für alle, die eine zentralisierte, skalierbare Plattform mit detaillierten Konvertierungsstatistiken wünschen.
• Der Preis für kostenpflichtige Module steigt schnell an, wenn erweiterte Funktionen hinzugefügt werden, aber die kostenlose Version ist für den Einstieg sehr umfassend.

Zoho CRM

Ideal, wenn Sie Flexibilität zu einem guten Preis mit umfassenden Integrationen und vielen Optionen zur Workflow-Automatisierung suchen. Sammeln Sie Leads aus Zoho Forms, WordPress oder anderen Systemen nahezu augenblicklich und richten Sie Zuweisungsregeln, Warnungen, Aufgaben und automatisierte Kommunikation ein.

• Anpassbare Dashboards, automatische Verkäuferzuweisung, Bewertung und automatisierter Aufgabenablauf.
• Integrierte Optionen zur Marketingautomatisierung und native Konnektivität zu anderen Tools der Zoho-Suite.
• Skalierbar für wachsende KMU und mittelständische Unternehmen.

Pipedrive

Konzentriert sich auf die Visualisierung von Verkaufsprozessen und Pipeline-Management. Sein anpassbares Schrittsystem, intelligente Erinnerungen und Kanban-Ansichten machen es für Vertriebsteams, die schnelle Ergebnisse erzielen möchten, einfach zu verwenden.

• Direkte Integration mit Dutzenden von Formular- und Landingpage-Lösungen.
• Automatisieren Sie die Lead-Zuweisung, Erinnerungen und den E-Mail-Versand, wenn Sie Kontakte über Webformulare erhalten.
• Skalierbar und ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis.

noCRM.io

noCRM ist auf reines Lead-Management spezialisiert und vermeidet die Datenüberlastung und Bürokratie herkömmlicher CRMs. Ideal für Vertriebsteams, die Agilität und Effektivität wünschen.

• Erhalten Sie Leads direkt aus einfachen Webformularintegrationen.
• Flexible Pipelines, grundlegende Automatisierung und Nachverfolgung mit Fokus auf den Verkaufsabschluss.
• Einfache Integration mit anderen Plattformen und Anwendungen.

Salesforce

Der Branchenriese wird von großen Unternehmen und Konzernen genutzt, obwohl es auch Versionen für kleine Unternehmen gibt. Es zeichnet sich durch erweitertes Management und umfassende Anpassungsmöglichkeiten aus und ist ideal für Projekte mit komplexen Verkaufsprozessen, mehreren Teams und einer großen Anzahl von Leads.

• Nahezu unbegrenzte Automatisierung, Genehmigungsworkflows, Integration mit anderen Systemen und Berichtsanpassungen.
• Hoher Lernaufwand und hohe Kosten, aber in anspruchsvollen Verkaufsumgebungen sehr zu empfehlen.

Keap (ehemals Infusionsoft)

Konzentriert sich auf die vollständige Automatisierung für kleine Unternehmen: Automatisierte Kampagnen, Erinnerungen, CRM und Websites. Perfekt, wenn Sie Marketing, Vertrieb und Lead-Tracking vereinfachen und auf einer einzigen Plattform vereinen möchten.

Bitrix24

Eine kostengünstige CRM-Lösung mit eigenem Tool-Ökosystem für kleine und mittlere Unternehmen. Neben dem Lead-Management umfasst es zusätzliche Funktionen für Projektmanagement, interne Zusammenarbeit, Datenbanken und Webmail.

Marketing-Automatisierungstools zur Pflege und Konvertierung Ihrer Leads

Der nächste Schritt nach der Lead-Erfassung und -Verwaltung ist die Pflege: Automatisierte E-Mail-Kampagnen, Verhaltenssegmentierung und potenzielle Kundenbewertung helfen dabei, einfache Kontakte in qualifizierte Gelegenheiten umzuwandeln.

Brevo (ehemals Sendinblue)

Brevo ist eine sehr beliebte Marketing-Automatisierungslösung in Europa: Zielgruppensegmentierung, visuelle Workflows, E-Mail-, SMS- und WhatsApp-Automatisierung (DSGVO-konform), Lead-Scoring in Echtzeit und vieles mehr.

• Es umfasst einen visuellen Editor, einfache Integrationen und Verbindungen zu den wichtigsten CMS und CRMs auf dem Markt.
• Der kostenlose Plan ist für kleine Datenbanken recht leistungsstark.

Mailchimp

Mailchimp Es bleibt der Maßstab im E-Mail-Marketing, aber seine Automatisierungsmöglichkeiten wurden erheblich erweitert: Sie können Willkommens-Flows, segmentierte Kampagnen, automatische Benachrichtigungen oder E-Mail-Sequenzen erstellen, die an die Aktivität jedes Leads gekoppelt sind. Die Lösung lässt sich außerdem in Dutzende von Formularerstellungsplattformen integrieren.

ActiveCampaign

Die wahrscheinlich fortschrittlichste Multi-Channel-Automatisierungslösung für KMU. Sie können damit Kampagnen erstellen, Lead-Scoring-Prozesse automatisieren, segmentieren und Verbindungen mit Formulartools und CRMs herstellen – und das alles in einer einfachen, visuellen Umgebung.

Ortto (ehemals Autopilot)

Spezialist für visuelle Workflows, Multi-Channel-Nurturing (SMS, WhatsApp, E-Mail, Web usw.), adaptives Lead-Scoring und erweitertes Customer Journey Tracking. Nützlich für alle, die nach einer Anpassung ohne Code und einem zentralen Dashboard suchen.

Andere relevante Namen

• Marketo Engage (von Adobe): Ideal für komplexe Projekte und große Marketingteams.
• Klaviyo: Sehr beliebt im E-Commerce, insbesondere Shopify.
• Omnisend: E-Commerce-orientiert, sehr einfach zu implementieren.
• Act-On, Eloqua, Marketing Cloud Engagement (früher Pardot) usw.: decken erweiterte Anforderungen an Bewertung, Integrationen und Multi-Channel-Reporting ab.

Integrationstools und Konnektoren

Es gibt spezielle Lösungen zum Anbinden von Formularen an CRMs und Automatisierungssysteme:

• Zapier: Die Referenz für die Integration von Apps ohne Programmierung. Sie können Formulare von jeder Plattform mit Ihrem CRM, E-Mail-Marketing, Datenbanken, Tabellenkalkulationen und vielem mehr verbinden. Erstellen Sie automatisierte Abläufe in wenigen Minuten.
• LeadsBridge: Ideal, um Leads aus Facebook-/Instagram-Ads-Kampagnen direkt in Ihr CRM zu übertragen und Daten aus sozialen Netzwerken und Werbeplattformen zu zentralisieren.
• Webhooks und APIs: Bei fortgeschrittenen Projekten ermöglichen sie Ihnen, jedes benutzerdefinierte Formular mit CRMs oder internen Systemen zu verbinden.
• Native Integrationen: Viele CRMs und Formulare verfügen bereits über direkte Verbindungen untereinander oder zu beliebten Marketing- und Vertriebs-Apps.

Add-ons und Extras zur Verbesserung der Lead-Erfassung

Neben Formularen und CRM gibt es noch weitere Tools, die die Qualität Ihres Lead-Erfassungsprozesses deutlich verbessern können, wie beispielsweise die in So nutzen Sie Facebook zur Lead- und Kundengewinnung.

• Live-Chat-Software und Chatbots: Mit Drift, Intercom, Zendesk Chat, JivoChat und Tawk.to können Sie Leads direkt von Ihrer Website erfassen, Fragen beantworten und Besucher in Echtzeit segmentieren.
• Optimierte Landingpages: Unbounce, Leadpages, Instapage und ClickFunnels zeichnen sich durch die einfache Erstellung von Zielseiten aus, die bessere Konvertierungen als Standardformulare erzielen.
• Tools zur Datenanreicherung: Kaspr, Cognism, Hunter.io oder UpLead helfen Ihnen dabei, zusätzliche Daten zu Leads anzuzeigen, wie etwa Telefonnummer, Unternehmen, Berufsbezeichnung, Social-Media-Aktivität usw.
• Analyse- und Optimierungsplattformen: Mit Hotjar, VWO, Pingdom und Google PageSpeed ​​​​Insights können Sie Verhalten analysieren, A/B-Tests durchführen und sicherstellen, dass Formulare und Zielseiten schnell funktionieren und auf höchstem Niveau konvertieren.
• Feedback- und Umfragetools: Typeform, SurveyMonkey, Qualaroo, Pointerpro oder ProProfs, um Feedback zu sammeln, Ihre Nachrichten zu verbessern und Ihre Leads besser zu qualifizieren.

Best Practices: Integrieren, automatisieren und messen Sie den gesamten Prozess

Um sicherzustellen, dass Sie keinen einzigen Lead verlieren, befolgen Sie diese Schritte:

1. Erstellen Sie konvertierungsoptimierte Formulare mit genau den richtigen Feldern, einem auf Ihre Marke abgestimmten visuellen Design und Anti-Spam-Validierungen.
2. Integrieren Sie Formulare direkt in Ihr CRM, Verwenden Sie je nach Bedarf native Integrationen, Zapier, Webhooks oder APIs.
3. Konfigurieren Sie automatische Zuweisungsworkflows, Warnungen und Bewertungen im CRM, um eine sofortige Nachverfolgung sicherzustellen und die heißesten Leads zu priorisieren.
4. Aktivieren Sie Nurturing-Kampagnen mit personalisierten E-Mails, SMS oder Chatbots, um Leads zu pflegen und die Konversionsraten zu erhöhen.
5. Analysieren Sie in Echtzeit die Herkunft, Qualität und Konvertierung von Leads, Anpassen von Kampagnen, Zielseiten und Formularen basierend auf dem, was am besten funktioniert.

Wenn Sie diesen Prozess befolgen, können Sie höhere Konversionsraten erzielen, Ihre Kosten pro Lead senken und – was am wichtigsten ist – das „schwarze Loch“ der Leads vermeiden, die nie Ihre Aufmerksamkeit erreichen.

Schnellvergleich: Welches Tool sollten Sie basierend auf Ihrem Profil wählen?

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, finden Sie hier einen kurzen Vergleich gängiger Szenarien:

• Wenn Sie nach der umfassendsten und skalierbarsten Lösung suchen: HubSpot CRM + seine nativen Formulare oder Integrationen über Zapier mit anderen Apps.
• Wenn Sie Zoho bereits verwenden: Zoho Forms + Zoho CRM ist die perfekte, problemlose Lösung.
• Für WordPress: WPForms (Formulare) + Zapier oder direkte Integration mit Pipedrive, HubSpot, Zoho oder noCRM.
• Im E-Commerce: Shopify Forms oder Klaviyo + integriertes CRM.
• Reduziertes Budget: Zoho CRM, Bitrix24 oder GetResponse, die CRM, Automatisierung und Formulare in sehr günstigen und sogar kostenlosen Plänen kombinieren.
• Fortgeschrittene B2B-Agenturen oder Unternehmen: Salesforce, Marketo Engage, Kaspr, Cognism und Integrationstools wie LeadsBridge.

Häufige Fehler bei der Automatisierung des Lead-Managements (und wie man sie vermeidet)

Nicht alles ist so einfach wie das Verbinden zweier Apps. Dies sind die häufigsten Fehler und wie Sie sie beheben können:

• Zu viele Daten aus dem Formular erfassen (zu viele Felder, irrelevante Fragen usw.): Stellen Sie nur die wichtigsten Fragen und gehen Sie später näher darauf ein.
• Leads nicht automatisch validieren (Gefälschte E-Mails, Spam, Duplikate). Verwenden Sie Captchas, verifizierte E-Mails und Echtzeitvalidierungen.
• Lücken im Prozess hinterlassen: Wenn jemand das Formular ausfüllt, aber keine Benachrichtigung oder Zuweisung erhält, wird der Lead kalt und der Verkauf geht verloren. Nutzen Sie Workflows mit Benachrichtigungen und automatischer Zuweisung.
• Nicht überstürzen: Der Lead muss das Gefühl haben, dass seine Anfrage wichtig ist und so schnell wie möglich eine Antwort erhalten.
• Nicht analysieren und optimieren: Überprüfen Sie immer die Konvertierungsrate, die Reaktionsgeschwindigkeit und die hochwertigsten Quellen.

Tipps zur Steigerung der Lead-Konvertierung vom Formular bis zum Abschluss

• Perfekte Abstimmung von Marketing und Vertrieb: Leads sollten nahtlos von einem Team zum anderen fließen, mit relevanten Informationen für jede Kontaktart.
• Passen Sie Follow-ups an: Verwenden Sie die erfassten Daten, um Ihre Nachricht, E-Mail oder Ihren Vorschlag anzupassen.
• Testen und messen Sie verschiedene Versionen von Formularen und Kampagnen um Konvertierungen zu optimieren.
• Pflegen Sie kalte Leads mit relevanten Inhalten auf mehreren Kanälen: E-Mail, WhatsApp, SMS, Anrufe usw.
• Automatisieren, ohne den menschlichen Kontakt zu verlieren: Wenn der Lead bereit ist, sollte die manuelle Kontaktaufnahme schnell und fachmännisch erfolgen.

Automatisches Lead-Management von Webformularen bis hin zu CRM ist für Unternehmen, die wachsen, ihre Ressourcen optimieren und keine Verkaufschance verpassen wollen, unverzichtbar geworden. Investitionen in die besten Formulare, Konnektoren, CRMs und Automatisierungstools ebnen den Weg für exzellenten Kundenservice, skalierbare Prozesse und höhere Rentabilität. Wichtig ist, die Lösung zu wählen, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, und vor allem eine Strategie zu implementieren, bei der Technologie die einzigartige Note Ihres Vertriebsteams unterstützt, aber niemals ersetzt.