- Durch die Verwendung von benutzerdefinierten Feldcodes können Sie das Format von Datumsangaben und Währungen unabhängig von der Datenquelle festlegen.
- Die Verbindung über DDE ist die effizienteste Alternative zum Importieren von Excel-Daten unter Beibehaltung des ursprünglichen visuellen Erscheinungsbilds.
- Mit den bedingten Regeln von Word können Sie den Dokumentinhalt anhand der Daten jedes Empfängers automatisieren.
Das ist Ihnen sicher auch schon passiert: Sie haben alles in Ihrer Excel-Tabelle vorbereitet, mit einwandfreien Datumsangaben und korrekt formatierten Beträgen, aber wenn Sie die Tabelle per Serienbrief in Word übertragen, Die Daten spielen verrücktPlötzlich werden Tage mit Monaten verwechselt, oder Währungsbeträge erscheinen als einfache Dezimalzahlen ohne Euro-Symbol, was kurz vor dem Drucken ein Gefühl totaler Frustration hinterlässt.
Dieses Problem tritt häufiger auf als es scheint und entsteht, weil Word standardmäßig die Datei so liest, dass sie nicht mehr als 100 Zeichen lang ist. native Excel-Daten Und nicht die visuelle Formatierung in den Zellen. Keine Sorge, es liegt nicht an Ihrem Computer oder daran, dass Sie etwas falsch gemacht haben; es liegt einfach daran, wie Microsoft den Datenaustausch zwischen seinen Anwendungen handhabt. Wir haben ein paar Tricks auf Lager, die wahre Wunder wirken. Finden wir heraus, warum Word Datumsangaben und Beträge beim Seriendruck ändert und wie Sie deren Formatierung beibehalten können.
Die schnelle Methode: Ändern Sie die Feldcodes.
Wenn Sie die Systemkonfiguration nicht unnötig verkomplizieren möchten und nur ein bestimmtes Feld, wie beispielsweise das Registrierungsdatum, korrekt angezeigt werden soll, bearbeiten Sie am besten den Feldcode direkt im Vorlagendokument. Positionieren Sie dazu den Cursor über dem problematischen Feld und drücken Sie die entsprechende Taste. ALT + F9 (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Feldcodes aktivieren oder deaktivieren“).
Sobald Sie den Code zwischen geschweiften Klammern sehen, zum Beispiel { MERGEFIELD Fecha_Alta }Sie müssen ein hinzufügen FormatmaskeFür Daten schreiben Sie \@ "dd/MM/yyyy" Kurz bevor Sie den Wasserhahn zudrehen. Es ist wichtig, dass das „M“ für Monate großgeschrieben wird, denn wenn Sie ein kleines „m“ verwenden, interpretiert Word es als Minuten. Für Geldbeträge können Sie den Ausdruck verwenden. \#.##0,00€ Damit die Zahl ihre Dezimalstellen und das Währungssymbol behält. Nach der Änderung erneut drücken. ALT + F9 und aktualisieren Sie die Vorschau, um zu überprüfen, ob alles vorhanden ist.
Die ultimative Lösung: Dynamischer Datenaustausch (DDE)
Wenn Sie eine große Anzahl von Feldern haben und den Code nicht einzeln bearbeiten möchten, gibt es eine globale Einstellung, die Word zwingt, das Format exakt so zu lesen, wie es in Excel erscheint. Diese Methode basiert auf … DDE-Protokoll (Dynamic Data Exchange)Um die Funktion zu aktivieren, gehen Sie zum Menü „Datei“, geben Sie „Optionen“ ein, dann „Erweitert“ und aktivieren Sie im Abschnitt „Allgemein“ das Kontrollkästchen. Dateiformatkonvertierungen beim Öffnen bestätigen.
Wenn Sie Ihre Empfängerliste auf der Registerkarte „Sendungen“ erneut auswählen, zeigt Word ein Dialogfeld an. Wichtig: Klicken Sie auf „Alle anzeigen“ und wählen Sie die entsprechende Option aus. MS Excel-Tabellen über DDEVon diesem Moment an wird Word die Daten nicht mehr auf eigene Weise interpretieren und wird das visuelle Format respektieren die Sie in Ihrer Excel-Arbeitsmappe definiert haben, wodurch Ihnen viel manuelle Arbeit erspart wird.
Die fortgeschrittenen Regeln des Kombinierens beherrschen
Über die Formatierung hinaus bietet Word leistungsstarke Werkzeuge, mit denen Ihre Briefe mehr als nur kalte, unpersönliche Vorlagen aussehen. Kombinationsregeln Sie ermöglichen das Einfügen von dynamischem Text basierend auf dem Wert eines Feldes. Die „Wenn…Dann…Sonst…“-Regel eignet sich beispielsweise ideal zum Personalisieren der Begrüßung; Sie können programmieren, dass, wenn das Feld „Geschlecht“ den Wert „M“ hat, folgender Text im Dokument erscheint: "Lieber Nachbar"Falls nicht, schreiben Sie „Lieber Nachbar“.
Es gibt weitere sehr nützliche Funktionen, wie beispielsweise die Regel „Ausfüllen“, die ein Dialogfeld öffnet, in das Sie Informationen eingeben können, die im gesamten Dokument wiederholt werden, oder die Regel „Fragen“, die Daten in einem interne Anzeigetafel Um es an mehreren Stellen zu verwenden, nutzen Sie das Feld „Ref.“. Sie können auch „Nächster Datensatz“ verwenden, wenn Daten von verschiedenen Personen auf derselben Seite angezeigt werden sollen, was beim Drucken häufig vorkommt. Klebeetiketten oder CD-Cover.
Für alle, die die Liste filtern müssen, ist die Regel „Datensatz überspringen, wenn…“ äußerst hilfreich. Sie ermöglicht es Ihnen, Empfänger, die eine bestimmte Bedingung erfüllen, automatisch auszuschließen und so den Druck unnötiger Briefe zu vermeiden. Und falls Sie Ihre Dokumente nummerieren müssen, können Sie die Funktion „Datensatznummer zusammenführen“ verwenden, um die Liste anzuzeigen. ursprüngliche Position in der Datenbank oder „Kombinierte Sequenznummer“ für eine fortlaufende Nummerierung, die ausschließlich auf gefilterten Datensätzen basiert.
Effektives Serienbriefing erfordert sowohl die technische Anbindung an Excel mittels DDE oder Feldcodes als auch die logische Anpassung durch bedingte Regeln. So wird sichergestellt, dass große Dokumentenmengen professionell aussehen und keine Formatierungsfehler enthalten. Jetzt wissen Sie, warum Word Datumsangaben und Beträge beim Serienbriefing ändert und wie Sie deren Formatierung beibehalten.
Seit seiner Kindheit begeistert er sich für Technik. Ich liebe es, in der Branche auf dem neuesten Stand zu sein und es vor allem zu kommunizieren. Deshalb widme ich mich seit vielen Jahren der Kommunikation auf Technologie- und Videospiel-Websites. Ich schreibe über Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo oder jedes andere verwandte Thema, das mir in den Sinn kommt.