Λογισμικό DMS: Εφαρμογές που σας επιτρέπουν να αποθηκεύετε με ασφάλεια την τεκμηρίωση

La διαχείριση νομικής τεκμηρίωσης Δεν γίνεται πλέον κατανοητό χωρίς ένα Λογισμικό DMS που συγκεντρώνουν, προστατεύουν και καθιστούν τα αρχεία προσβάσιμα από οποιαδήποτε συσκευή. Παρόλο που πολλά δικηγορικά γραφεία εξακολουθούν να δυσκολεύονται με τις διαδικασίες που βασίζονται σε χαρτί, η πραγματικότητα είναι ότι τα νομικά ζητήματα είναι περίπλοκα και απαιτούν σύγχρονο λογισμικό για την απλοποίηση των ροών εργασίας, την ελαχιστοποίηση των κινδύνων και τη βελτίωση των σχέσεων με τους πελάτες. Ποιες εφαρμογές σάς επιτρέπουν να αποθηκεύετε νομικά έγγραφα; Μιλήσαμε γι' αυτό σε αυτό το άρθρο.

Σε αυτό, εξηγούμε πώς να τα χρησιμοποιείτε με ασφάλεια, τα πιο αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά τους και τις καλύτερες λύσεις που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε.

Τι είναι το λογισμικό για τη διαχείριση και την αποθήκευση νομικής τεκμηρίωσης;

Ένα λογισμικό διαχείρισης νομικών εγγράφων (DMS) είναι Ένα εξειδικευμένο εργαλείο για την αποθήκευση, την οργάνωση, τη διαχείριση εκδόσεων και την παρακολούθηση ψηφιακών αρχείων εντός εταιρειών, συμβουλευτικών γραφείων και νομικών τμημάτων.Στόχος του είναι η κρίσιμα έγγραφα είναι ασφαλή αλλά και εύκολα στην εύρεση, με προηγμένες αναζητήσεις, δικαιώματα βάσει ρόλων και ιχνηλασιμότητα.

Αυτές οι πλατφόρμες συνήθως περιλαμβάνουν ισχυρές λειτουργίες αναζήτησης, συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο, ελέγχου εκδόσεων και συμμόρφωσης. νομικός τομέαςΕπιπλέον, είναι σημαντικό το σύστημα να υποστηρίζει την αυτοματοποίηση της ροής εργασίας, την ασφαλή ανταλλαγή με τους πελάτες, τις ηλεκτρονικές υπογραφές και τον έλεγχο των ενεργειών.

Πέρα από το νομικό πεδίο, Τα συστήματα διαχείρισης περιεχομένου επιχειρήσεων (DMS) αποτελούν μέρος του οικοσυστήματος διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου (ECM)., ενσωματώνοντας ψηφιοποίηση (σαρώσεις και OCR), ηλεκτρονική αρχειοθέτηση, δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και επίπεδα ασφάλειας σε επίπεδο επιχείρησης για συμμόρφωση με τα πρότυπα GDPR και ISO.

Βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να απαιτήσετε από ένα νόμιμο DMS

• Διαχείριση και αποθήκευση στο cloud ή/και σε ιδιόκτητους διακομιστέςΠρόσβαση 24/7 από τον ιστό και το κινητό, με ασφαλή συγχρονισμό και κλιμακούμενα προγράμματα βάσει του όγκου δεδομένων, καθώς και τη δυνατότητα υβριδικού cloud-on-premises, εάν το απαιτεί η πολιτική IT σας.
• Εύκολη χρηστικότητα και υλοποίησηΜια διαισθητική διεπαφή επιταχύνει την υιοθέτηση και μειώνει την καμπύλη εκμάθησης. Όσο πιο γρήγορα προσφέρετε αξία, τόσο καλύτερη θα είναι η απόδοση που θα έχετε και τόσο λιγότερη εσωτερική αντίσταση θα υπάρχει.
• Προσαρμόσιμα πρότυπα, πίνακες ελέγχου και μεταδεδομέναΤυποποιήστε συμβόλαια, αξιώσεις ή έγγραφα με επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα και πίνακες ελέγχου για να δείτε την πρόοδο, τα ορόσημα και τις εξαρτήσεις. Τα μεταδεδομένα και οι ετικέτες είναι το κλειδί για την κατηγοριοποίηση.
• Αυτοματοποίηση ροήςΑντικατάσταση των χειροκίνητων βημάτων με κανόνες και εναύσματα (εγκρίσεις, ειδοποιήσεις, αντιστοιχίσεις), με αρχεία καταγραφής εκδόσεων και δραστηριότητας για έλεγχο.

Τύποι DMS και κοινές λειτουργίες

• Με ανάπτυξηΣτο cloud (πανταχού παρούσα πρόσβαση, μειωμένες τριβές και εξάρτηση από τρίτους) ή επιτόπου (πλήρης έλεγχος, εσωτερική επένδυση και συντήρηση). Υπάρχουν επίσης υβριδικά συστήματα για τον συνδυασμό πλεονεκτημάτων.
• Με άδειαΙδιόκτητο (επίσημη υποστήριξη, εκπαίδευση, SLA, υψηλότερο κόστος) έναντι ανοιχτού κώδικα (ευελιξία και κοινότητα, απαιτεί έμπειρο προμηθευτή ή εσωτερική ομάδα για συντήρηση).
• Βασικές δυνατότητες: Σάρωση και OCR, ευρετηρίαση μεταδεδομένων, αναζήτηση περιεχομένου ή λέξεων-κλειδιών, διαχείριση εκδόσεων, δικαιώματα και έλεγχος, ενσωματώσεις (ERP, CRM, email) και ροές εργασίας (εγκρίσεις).

Καλύτερο Λογισμικό Διαχείρισης Νομικών Εγγράφων (DMS)

Έχουμε συγκεντρώσει λύσεις που χρησιμοποιούνται από νομικές ομάδες για τη διαχείριση υποθέσεων, την τεκμηρίωση, τον φόρτο εργασίας και τις σχέσεις με τους πελάτες. Έχουμε συμπεριλάβει πλεονεκτήματα, περιορισμούς, τιμολόγηση και αξιολογήσεις για μια λεπτομερή σύγκριση.

Κάντε κλικ στο κουμπίUp

Έγγραφα ClickUp παρέχει έναν ευέλικτο τρόπο δημιουργίας, αναζήτησης και συνεργασίας σε νομικά έγγραφα εντός του ίδιου περιβάλλοντος έργου. Η ισχυρή μηχανή αναζήτησής της επιταχύνει τον εντοπισμό αρχείων και Η ασφάλεια και η προσβασιμότητα είναι εξαιρετικές. Ξεκάνω νομικά πρότυπα (διαχείριση πελατών, παρακολούθηση υποθέσεων και χρέωση) και ClickUp AI να γράφω περιλήψεις και ενημερώσεις.

Τιμές: Δωρεάν για πάντα. Απεριόριστα 7$/χρήστης/μήνα. Επιχειρήσεις 12$/χρήστης/μήνα. Επιχειρήσεις (επικοινωνία). ClickUp AI +5$/μήνα ανά μέλος σε προγράμματα επί πληρωμή.

Έργο ProProfs

Απλή σουίτα για εργασίες, ημερολόγια και πόρους, δεν αφορά συγκεκριμένα νομικά ζητήματα, αλλά είναι χρήσιμο αν ψάχνετε απλότητα και καλή τιμή. Έργο ProProfs Δημιουργεί τιμολόγια και αναφορές, παρακολουθεί τον χρόνο και προσφέρει πίνακες Gantt και Kanban. Δεν διαθέτει προηγμένο CRM και ομαδική συνομιλία.

τιμή: 39,97 $/μήνα για απεριόριστους χρήστες (ετήσιο).

Asana

Asana είναι ένα Μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα ροής εργασίας με αυτοματοποίηση, εξαρτήσεις και αναφορές.Σας επιτρέπει να βλέπετε ζητήματα σε μια Χρονογραμμή, Λίστα ή Πίνακα, να ορίζετε έξυπνους στόχους και να δημιουργείτε κανόνες χωρίς κώδικα. Η αρχική καμπύλη εκμάθησης και οι πολύπλοκες ιεραρχίες μπορεί να αποτελέσουν εμπόδιο για ορισμένους χρήστες.

Τιμές: Βασικό (Δωρεάν), Premium 10,99 $/χρήστης/μήνα (ετήσιο), Επιχειρηματικό 24,99 $/χρήστης/μήνα (ετήσιο).

Redbooth

Εστιάζοντας σε ομάδες που συνδυάζονται Εργασίες, βιντεοκλήσεις HD και προσαρμοσμένες ροές σε μία μόνο πλατφόρμα. Redbooth Περιλαμβάνει πρότυπα, Gantt και σημαία έκτακτης ανάγκης για κρίσιμες εργασίες.

Τιμές: Pro 9$· Business 15$/χρήστη/μήνα (ετήσιο)· Enterprise (επικοινωνία).

ΤΡΕΛΛΟ

ΤΡΕΛΛΟ είναι γνωστό για το απλό Kanban του, τώρα με Αυτοματισμοί Butler και πολλαπλές προβολές (Χρονολόγιο, Ημερολόγιο, Πίνακας, Χάρτης)Ένα λογισμικό DMS με ένα εξαιρετικό οικοσύστημα από power-ups και ενσωματώσεις.

ΤιμέςΔωρεάν· Standard 5$· Premium 10$/χρήστη/μήνα (ετήσιο)· Enterprise (επαφή).

Evernote

Αν και αρχικά δημιουργήθηκε για χαρτονομίσματα, πολλά δικηγορικά γραφεία το χρησιμοποιούν Evernote ως ελαφρύ και συνεργατικό αποθετήριοΣαρώστε, αποθηκεύστε και αναζητήστε με τη σύνθετη αναζήτηση. Ενσωματώστε ημερολόγια και εργασίες.

Τιμές: Δωρεάν· Προσωπικά 10,83 $· Επαγγελματικά 14,17 $/χρήστη/μήνα (ετησίως).

DMS, ECM και CMS: διαφορές που πρέπει να είναι σαφείς

Όταν επιλέγετε ένα λογισμικό DMS, είναι χρήσιμο να διευκρινίσετε ορισμένες έννοιες που συχνά συγχέονται:

• Το DMS εστιάζει στον κύκλο ζωής των εγγράφων (σάρωση, ταξινόμηση, αποθήκευση, διαχείριση εκδόσεων, δημοσίευση και κοινή χρήση).
• Το ECM καλύπτει όλο το περιεχόμενο της εταιρείας (έγγραφα, ηλεκτρονικά μηνύματα, πολυμέσα, δεδομένα), με ροές πληροφοριών και διακυβέρνηση.
• Το CMS συνήθως προσανατολίζεται προς διαχείριση περιεχομένου ιστού (ιστότοποι, ιστολόγια, ενδοδίκτυα).

Η αγορά ECM αναμένεται να φτάσει περίπου τα 67.590 δισεκατομμύρια δολάρια το 2023 και θα μπορούσε να ξεπεράσει τα 131.200 δισεκατομμύρια δολάρια σε πέντε χρόνια., με ετήσια αύξηση 14%. Πολλές ΜΜΕ σπαταλούν κεφάλαια λόγω αναποτελεσματικότητας: έως και 20.000 δολάρια ετησίως λόγω προβλημάτων με τα έγγραφα και κατά μέσο όρο 18 λεπτά για τον εντοπισμό ενός αρχείου.

Ανοιχτού κώδικα και αυτοφιλοξενούμενο: λύσεις που κάνουν τη διαφορά

Αν χρειάζεστε Πλήρης έλεγχος δεδομένων και προσαρμογή, το οικοσύστημα ανοιχτού κώδικα προσφέρει ισχυρές εναλλακτικές λύσειςΕδώ είναι 10 εξαιρετικές επιλογές και τα βασικά τους σημεία.

• Χαρτόσημο: Ανοιχτού κώδικα, αυτοφιλοξενούμενο, απεριόριστα έγγραφα και φάκελοι, λευκή ετικέτα, προσαρμοσμένοι τομείς και υδατογραφήματα. Τιμολόγηση: Δωρεάν πρόγραμμα· 29 $ (3 θέσεις) για κοινή χρήση εγγράφων· 59 $ για ασφαλή χώρο δεδομένων· 149 $ για απεριόριστους χώρους· πλήρης αυτοφιλοξενούμενη έκδοση.
• Nextcloud: Συνεργατική σουίτα με Files, Talk, Groupware και Office (ηλεκτρονική επεξεργασία, ημερολόγιο, επαφές και email). Ασφάλεια και έλεγχος πρόσβασης εταιρικού επιπέδου, καθώς και ενσωμάτωση με υπάρχουσα υποδομή. Τιμολόγηση: €37,49–€195/χρήστη/έτος ανάλογα με το πρόγραμμα.
• Ντοκυμαντέρ: Πλατφόρμα υπογραφής εγγράφων ανοιχτού κώδικα, Αυτοφιλοξενείται με έξυπνα πρότυπα και κανόνες· ενσωματώνεται με το Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Τιμολόγηση: Enterprise 1188 $ ανά θέση/έτος· Singleplayer (χωρίς δημόσια τιμολόγηση).
• OpenDocMan: λογισμικό web DMS σε συμμόρφωση με PHP ISO 17025 και OIE, με έλεγχο πρόσβασης, αυτοματοποιημένη αναθεώρηση, μεταδεδομένα, αναζητήσεις ανά συγγραφέα/τμήμα/κατηγορία και Ασφαλείς διευθύνσεις URL. Περιορισμοί: UI με περιορισμένη προσαρμογή και καμπύλη για ΕΣΑΣ. 
• Συγχώνευση χαρτιώνΣχεδιασμένο για σαρωμένα έγγραφα με OCR και αναζήτηση πλήρους κειμένου, πολλαπλούς χρήστες, διαχείριση εκδόσεων, REST API και λεπτομερή δικαιώματα. Περιορισμοί: Εστίαση σε σαρώσεις και ενδέχεται να μην διαθέτει προηγμένες λειτουργίες.

Πώς να επιλέξετε το λογισμικό DMS σας

Αυτές είναι οι πτυχές που πρέπει να λάβετε υπόψη πριν επιλέξετε ένα ή περισσότερα λογισμικά DMS:

• Εμπειρία προμηθευτήΑναζητήστε συνεργάτες που κατανοούν τις νομικές διαδικασίες και μπορούν να σας βοηθήσουν με την εφαρμογή, την εκπαίδευση και τη συνέχεια της επιχειρηματικής δραστηριότητας.
• Ευκολία χρήσηςΈνα εύχρηστο εργαλείο μειώνει την εσωτερική αντίσταση. Με σύντομη εκπαίδευση, ο καθένας θα πρέπει να είναι σε θέση να χειρίζεται τα βασικά (από τη λογιστική έως τις πωλήσεις).
• Προστασία δεδομένωνΔώστε προτεραιότητα στην κρυπτογράφηση, τα αντίγραφα ασφαλείας, τον έλεγχο πρόσβασης, τα αρχεία καταγραφής δραστηριότητας και τη συμμόρφωση με τον GDPR/ISO. Η ασφάλεια είναι αδιαπραγμάτευτη.
• Κινητή και απομακρυσμένη πρόσβασηΈτσι, μπορείτε να ξεκινήσετε ροές και να λαμβάνετε αποφάσεις από το κινητό σας τηλέφωνο εκτός γραφείου χωρίς τριβές.
• ΕπεκτασιμότηταΑξιολογήστε την ικανότητά του να αναπτύσσεται μαζί σας (χρήστες, GB/TB, νέα τμήματα) και την ευελιξία του να ενσωματώνεται με ERP/CRM/email.

Ένα καλό λογισμικό DMS συγκεντρώνει, ταξινομεί και αυτοματοποιεί, διασφαλίζοντας παράλληλα την ασφάλεια, τη συμμόρφωση και μια προηγμένη αναζήτηση που βρίσκει το έγγραφο σε δευτερόλεπτα.Με όλα όσα συζητούνται εδώ, έχετε στη διάθεσή σας μια αποδεδειγμένη γκάμα εργαλείων για την εφαρμογή μιας σταθερής και παραγωγικής ψηφιακής βάσης που υποστηρίζει τα πάντα, από ένα γραφείο ενός ατόμου έως την πιο απαιτητική εταιρεία.