Το Excel δεν σας επιτρέπει να διακόψετε εξωτερικούς συνδέσμους: τι πρέπει να ελέγξετε

Si Το Excel δεν σας επιτρέπει να διακόψετε εξωτερικούς συνδέσμους Εάν η προειδοποίηση εμφανιστεί ξανά μετά τη διαγραφή τους, αξίζει να ελέγξετε ποια εξάρτηση διατηρεί το αρχείο. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένας τύπος, ένα καθορισμένο όνομα, ένα γράφημα ή μια σύνδεση δεδομένων που απαιτεί διαφορετική αναθεώρηση.

Πριν τροποποιήσετε το βιβλίο εργασίας, αποθηκεύστε ένα αντίγραφο. Οι σύνδεσμοι που σπάνε μπορούν να αντικαταστήσουν τους τύπους με τα τρέχοντα αποτελέσματά τους και αυτά τα αποτελέσματα ενδέχεται να μην είναι ενημερωμένα. Ο στόχος είναι να καταργήσετε τις εξαρτήσεις που δεν χρειάζεστε πλέον χωρίς να χάσετε υπολογισμούς ή συναρτήσεις από το έγγραφο.

Ελέγξτε ποιος εξωτερικός σύνδεσμος συνεχίζει να εμφανίζεται στο Excel

Στις τρέχουσες εκδόσεις του Excel για Windows, ανοίξτε Δεδομένα > Ερωτήματα και Συνδέσεις > Σύνδεσμοι ΒιβλίωνΠροσδιορίστε το αρχείο προέλευσης που εμφανίζεται στον πίνακα. Σε προηγούμενες εκδόσεις, μπορεί να βρείτε την εντολή Επεξεργασία συνδέσμων.

Ανοίξτε τις επιλογές για την αντίστοιχη πηγή και επιλέξτε Σπάζοντας τους δεσμούςΑυτή η λειτουργία μετατρέπει τους επηρεαζόμενους τύπους στις τρέχουσες τιμές τους. Δεν ισοδυναμεί με την επιδιόρθωση του αρχείου προέλευσης.

Εάν χρειάζεται να διατηρείτε αυτόματες ενημερώσεις και η πηγή απλώς έχει αλλάξει τοποθεσία, χρησιμοποιήστε Αλλαγή πηγής αντί να σπάσει την εξάρτηση.

Σημειώστε το όνομα του εξωτερικού αρχείου πριν συνεχίσετε. Αυτό θα σας βοηθήσει να ελέγξετε εάν η ίδια αναφορά παραμένει ή εάν το βιβλίο εργασίας περιέχει πολλές διαφορετικές εξαρτήσεις.

Εάν το κουμπί είναι απενεργοποιημένο, ελέγξτε τα δικαιώματα επεξεργασίας.

Ένα απενεργοποιημένο στοιχείο ελέγχου δεν σας επιτρέπει να συμπεράνετε ότι το φύλλο είναι προστατευμένο. Αρχικά, ελέγξτε αν μπορείτε να τροποποιήσετε και να αποθηκεύσετε το αρχείο, αν έχετε δικαιώματα επεξεργασίας και αν εμφανίζεται κάποια προειδοποίηση. Προστατευμένη προβολή.

Εάν το έγγραφο προέρχεται από αξιόπιστη πηγή και χρειάζεται να το επεξεργαστείτε, χρησιμοποιήστε την κατάλληλη επιλογή στην προειδοποίηση. Μην απενεργοποιείτε καθολικά την Προστατευμένη προβολή για να επιλύσετε ένα μόνο αρχείο.

Στη συνέχεια, ελέγξτε τις προστασίες από Κριτική:

• Προστασία φύλλων: περιορίζει τις λειτουργίες που επιτρέπονται στα κελιά και τα στοιχεία του.
• Προστασία βιβλίου: Μπορεί να αποτρέψει αλλαγές στη δομή του, όπως η μετακίνηση ή η διαγραφή φύλλων.

Καταργήστε μόνο την προστασία που ισχύει και για την οποία έχετε εξουσιοδότηση. Εάν απαιτείται κωδικός πρόσβασης, ζητήστε τον από τον κάτοχο. Η κατάργηση της προστασίας ενός φύλλου δεν καταργεί αυτόματα άλλους περιορισμούς αρχείων.

Εντοπισμός αναφορών σε τύπους και καθορισμένα ονόματα

Ανοιχτό Αναζητώ, αναπτύξτε τις επιλογές του και επιλέξτε Μέσα: Βιβλίο y Αναζήτηση σε: ΤύποιΑναζητήστε το όνομα του εξωτερικού αρχείου. Μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε με .xl για να εντοπίσετε αναφορές σε κοινά βιβλία.

Αυτή η αναζήτηση είναι μια βοήθεια, όχι ένας εξαντλητικός έλεγχος όλων των εξαρτήσεων.

Ελέγξτε ξανά αργότερα Τύποι > Διαχειριστής ονομάτωνΠαρατηρήστε το πεδίο Αναφέρεται σε για να αναγνωρίσετε ονόματα που παραπέμπουν σε άλλο αρχείο.

Μην αφαιρείτε ένα όνομα μόνο και μόνο επειδή είναι εξωτερικό. Αρχικά, ελέγξτε αν το χρησιμοποιούν τύποι, λίστες ή γραφήματα. Όταν χρειάζεται να διατηρήσετε τη λειτουργία του, μπορείτε να προετοιμάσετε τα δεδομένα μέσα στο ίδιο το βιβλίο εργασίας και να τροποποιήσετε το όνομα ώστε να δείχνει στην τοπική περιοχή.

Η Διαχείριση ονομάτων δεν εμφανίζει όλα τα κρυφά ονόματα ή τα ονόματα που έχουν οριστεί με χρήση VBA. Εάν η προειδοποίηση επιμένει και δεν μπορείτε να βρείτε την πηγή, ενδέχεται να απαιτείται τεχνική αναθεώρηση του αντιγράφου του αρχείου.

Έλεγχος γραφημάτων, αντικειμένων και συνδέσεων δεδομένων

Οι σύνδεσμοι δεν βρίσκονται πάντα σε κελιά. Επιλέξτε τα γραφήματα και ελέγξτε τις σειρές δεδομένων και τους τίτλους τους. Ενδέχεται επίσης να υπάρχουν αναφορές που σχετίζονται με πλαίσια κειμένου, σχήματα ή άλλα αντικείμενα.

Όταν επιλέγετε αυτά τα στοιχεία, ελέγξτε αν η γραμμή τύπων εμφανίζει το εξωτερικό αρχείο. Εάν θέλετε να διατηρήσετε το γράφημα, αλλάξτε την προέλευση δεδομένων του σε τοπικά δεδομένα πριν καταργήσετε την εξάρτηση.

Για να ελέγξετε τις συνδέσεις, ανοίξτε Δεδομένα > Ερωτήματα και ΣυνδέσειςΈνα ερώτημα Power Query ή μια σύνδεση με άλλη προέλευση δεδομένων διαχειρίζεται ξεχωριστά από τις συνδέσεις μεταξύ τύπων.

Προσδιορίστε ποιο ερώτημα τροφοδοτεί κάθε πίνακα ή αναφορά πριν την τροποποιήσετε. Το σπάσιμο συνδέσμων βιβλίων δεν εγγυάται ότι όλες οι συνδέσεις δεδομένων θα εξαφανιστούν. Επίσης, δεν συνιστάται η αδιάκριτη διαγραφή ερωτημάτων: θα μπορούσατε να αποτρέψετε την εκ νέου ενημέρωση μιας αναφοράς.

Εάν το έγγραφο περιέχει μακροεντολές και η εξάρτηση εμφανιστεί ξανά μετά το άνοιγμά του ή την εκτέλεση μιας διαδικασίας, ζητήστε τους να ελέγξουν αυτόν τον κώδικα. Δεν χρειάζεται να ενεργοποιήσετε άγνωστες μακροεντολές για να εντοπίσετε έναν σύνδεσμο.

Ελέγξτε τις λίστες και τους κανόνες χωρίς να τους διαγράψετε αδιακρίτως.

Εάν έχετε αλλάξει ένα καθορισμένο όνομα που χρησιμοποιούσε αναπτυσσόμενες λίστες, ελέγξτε τη λειτουργικότητά του από Δεδομένα > Επικύρωση ΔεδομένωνΑντικαταστήστε την πηγή όπου χρειάζεται και επαληθεύστε ότι οι χρήστες εξακολουθούν να έχουν τις απαραίτητες επιλογές.

Μπορείτε επίσης να αναθεωρήσετε Αρχική > Μορφοποίηση υπό όρους > Διαχείριση κανόνων για να ελέγξετε τους τύπους και τα εύρη που χρησιμοποιούνται. Το Excel δεν υποστηρίζει άμεσα εξωτερικές αναφορές σε άλλο βιβλίο εργασίας σε αυτούς τους κανόνες, επομένως δεν συνιστάται να υποθέσετε ότι οποιαδήποτε μορφοποίηση υπό όρους διατηρεί τον σύνδεσμο.

Αποφύγετε τη διαγραφή όλων των επικυρώσεων ή κανόνων ως μέθοδο εκκαθάρισης. Ενδέχεται να καταργήσετε σημαντικά στοιχεία ελέγχου χωρίς να προσδιορίσετε την εξάρτηση που προκαλεί την προειδοποίηση.

Αν χρειάζεστε μόνο τα αποτελέσματα, δημιουργήστε ένα αντίγραφο αξίας.

Εάν χρειάζεται να παραδώσετε μια στατική αναφορά, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο βιβλίο εργασίας και να αντιγράψετε μόνο τα απαραίτητα αποτελέσματα χρησιμοποιώντας Αρχική > Επικόλληση > Τιμές.

Αυτή η μέθοδος διατηρεί τα αποτελέσματα των επιλεγμένων κελιών αλλά καταργεί τους τύπους τους. Δεν ανακατασκευάζει αυτόματα γραφήματα, ερωτήματα, μακροεντολές ή τη λογική του αρχικού εγγράφου.

Αντιγράψτε ένα ολόκληρο φύλλο με Μετακίνηση ή αντιγραφή Δεν εγγυάται ότι θα παραμείνει ανεξάρτητο. Οι τύποι και τα γραφήματα χρειάζονται έλεγχο και η μετακίνηση φύλλων μπορεί να αλλάξει τις αναφορές ή να παράγει μη αναμενόμενα αποτελέσματα.

Πριν υποβάλετε το αντίγραφο, ελέγξτε τα σύνολα, τις ημερομηνίες, τα σφάλματα και τα στοιχεία που πρέπει να διατηρηθούν. Κρατήστε το πρωτότυπο ξεχωριστά, ώστε να μπορείτε να ανακτήσετε τους υπολογισμούς.

Αποθηκεύστε, ανοίξτε ξανά και ελέγξτε το αποτέλεσμα.

Μετά από κάθε σχετική αλλαγή, αποθηκεύστε το αντίγραφο, κλείστε το και ανοίξτε το ξανά. Ελέγξτε τόσο τον πίνακα συνδέσμων όσο και τα ερωτήματα και τα αποτελέσματα της αναφοράς.

El Επιθεωρητής εγγράφων Μπορεί να εντοπίσει ορισμένους εξωτερικούς συνδέσμους, αλλά δεν τους καταργεί για εσάς. Χρησιμοποιήστε το ως πρόσθετο έλεγχο, όχι ως εγγύηση ότι το αρχείο δεν περιέχει εξαρτήσεις.

Η απόκρυψη της ειδοποίησης ενημέρωσης δεν καταργεί ούτε τους συνδέσμους. Εάν το μήνυμα εμφανιστεί ξανά, διατηρεί το όνομα προέλευσης και την ώρα που εμφανίστηκε ξανά: αυτές οι πληροφορίες σάς επιτρέπουν να συνεχίσετε την αναθεώρηση χωρίς να διαγράψετε τυφλά στοιχεία από το βιβλίο εργασίας.