Αναζητάτε έναν εύκολο τρόπο κοινής χρήσης μεμονωμένων φακέλων με εξωτερικούς χρήστες στο Asana; Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε βήμα προς βήμα πώς να το πετύχετε γρήγορα και αποτελεσματικά. Πώς μοιράζεστε μεμονωμένους φακέλους με εξωτερικούς χρήστες στο Asana; είναι μια κοινή ερώτηση μεταξύ των χρηστών αυτής της πλατφόρμας διαχείρισης έργου και είμαστε εδώ για να σας δώσουμε τη λύση. Θα μάθετε πώς να δίνετε σε εξωτερικούς συνεργάτες πρόσβαση σε συγκεκριμένους φακέλους με ασφάλεια και χωρίς επιπλοκές. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς να το κάνετε. Ας αρχίσουμε!

– Βήμα προς βήμα ➡️ Πώς μπορώ να μοιράζομαι μεμονωμένους φακέλους με εξωτερικούς χρήστες στο Asana;

Πώς μοιράζεστε μεμονωμένους φακέλους με εξωτερικούς χρήστες στο Asana;

• Πρόσβαση στον λογαριασμό σας Asana. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Asana χρησιμοποιώντας τα διαπιστευτήρια σύνδεσής σας.
• Επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε. Πλοηγηθείτε στον μεμονωμένο φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε με εξωτερικούς χρήστες.
• Κάντε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση".. Μόλις βρεθείτε μέσα στο φάκελο, αναζητήστε το κουμπί "Κοινή χρήση" στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης και κάντε κλικ σε αυτό.
• Επιλέξτε την επιλογή "Κοινή χρήση με εξωτερικούς χρήστες".. Στο αναπτυσσόμενο μενού επιλογών κοινής χρήσης, επιλέξτε την επιλογή που σας επιτρέπει να μοιράζεστε το φάκελο με εξωτερικούς χρήστες.
• Εισαγάγετε τις διευθύνσεις email εξωτερικών χρηστών. Επιλέξτε την επιλογή για να εισαγάγετε τις διευθύνσεις email των ατόμων με τα οποία θέλετε να κάνετε κοινή χρήση του φακέλου και να τα προσθέσετε ένα προς ένα.
• Ορίστε δικαιώματα πρόσβασης. Καθορίστε τα δικαιώματα πρόσβασης που θέλετε να εκχωρήσετε σε εξωτερικούς χρήστες, όπως τη δυνατότητα προβολής, επεξεργασίας ή σχολιασμού του φακέλου.
• Στείλτε την πρόσκληση. Αφού ρυθμίσετε τα δικαιώματα πρόσβασης, στείλτε προσκλήσεις σε εξωτερικούς χρήστες, ώστε να έχουν πρόσβαση στο φάκελο στο Asana.

Ερωτήσεις και απαντήσεις

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με την κοινή χρήση φακέλων στο Asana

Πώς μοιράζεστε μεμονωμένους φακέλους με εξωτερικούς χρήστες στο Asana;

1. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Asana.
2. Ανοίξτε το έργο που περιέχει το φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε.
3. Κάντε κλικ στο φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε.
4. Στην επάνω δεξιά γωνία, κάντε κλικ στις τρεις τελείες.
5. Επιλέξτε «Προσθήκη σε ομάδα» ή «Προσθήκη σε έργο».
6. Εισαγάγετε τη διεύθυνση email του εξωτερικού χρήστη με τον οποίο θέλετε να μοιραστείτε το φάκελο.
7. Κάντε κλικ στο «Προσθήκη» ή «Κοινή χρήση».

Χρειάζονται εξωτερικοί χρήστες λογαριασμό Asana για πρόσβαση στον κοινόχρηστο φάκελο;

1. Ναι, οι εξωτερικοί χρήστες πρέπει να έχουν λογαριασμό Asana για πρόσβαση στον κοινόχρηστο φάκελο.
2. Μόλις τους στείλετε την πρόσκληση για πρόσβαση στο φάκελο, θα λάβουν ένα email με έναν σύνδεσμο για να δημιουργήσουν λογαριασμό ή να συνδεθούν στο Asana.
3. Αφού δημιουργήσουν έναν λογαριασμό, θα μπορούν να έχουν πρόσβαση στον κοινόχρηστο φάκελο μαζί σας.

Μπορώ να περιορίσω τα δικαιώματα ενός εξωτερικού χρήστη σε έναν κοινόχρηστο φάκελο;

1. Ναι, μπορείτε να περιορίσετε τα δικαιώματα ενός εξωτερικού χρήστη σε έναν κοινόχρηστο φάκελο.
2. Όταν προσκαλείτε έναν εξωτερικό χρήστη, μπορείτε να επιλέξετε δικαιώματα "Προβολή μόνο" ή "Επεξεργασία".
3. Εάν επιλέξετε "Προβολή μόνο", ο εξωτερικός χρήστης θα μπορεί να δει μόνο τα περιεχόμενα του φακέλου, αλλά δεν θα μπορεί να κάνει αλλαγές.
4. Εάν επιλέξετε «Επεξεργασία», ο εξωτερικός χρήστης θα μπορεί να προβάλει και να επεξεργαστεί τα περιεχόμενα του φακέλου.

Υπάρχει όριο στον αριθμό των φακέλων που μπορώ να μοιραστώ με εξωτερικούς χρήστες;

1. Όχι, δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των φακέλων που μπορείτε να μοιραστείτε με εξωτερικούς χρήστες στο Asana.
2. Μπορείτε να μοιραστείτε όσους φακέλους χρειάζεστε με εξωτερικούς χρήστες.

Μπορώ να σταματήσω την κοινή χρήση ενός φακέλου με έναν εξωτερικό χρήστη στο Asana;

1. Ναι, μπορείτε να σταματήσετε την κοινή χρήση φακέλου με εξωτερικό χρήστη στο Asana.
2. Μεταβείτε στον φάκελο που μοιραστήκατε και κάντε κλικ στις τρεις τελείες στην επάνω δεξιά γωνία.
3. Επιλέξτε «Διαχείριση χρηστών».
4. Κάντε κλικ στο «Διαγραφή» δίπλα στο όνομα του εξωτερικού χρήστη με τον οποίο δεν θέλετε πλέον να μοιράζεστε το φάκελο.

Μπορούν οι εξωτερικοί χρήστες να δημιουργήσουν ή να διαγράψουν εργασίες σε έναν κοινόχρηστο φάκελο;

1. Τα δικαιώματα των εξωτερικών χρηστών θα καθορίσουν εάν μπορούν να δημιουργήσουν ή να διαγράψουν εργασίες σε έναν κοινόχρηστο φάκελο.
2. Εάν τους έχετε δώσει δικαιώματα "Επεξεργασίας", οι εξωτερικοί χρήστες θα μπορούν να δημιουργούν και να διαγράφουν εργασίες στον κοινόχρηστο φάκελο.
3. Εάν έχουν μόνο δικαίωμα "Προβολή μόνο", δεν θα μπορούν να δημιουργήσουν ή να διαγράψουν εργασίες.

Τι συμβαίνει εάν ένας εξωτερικός χρήστης διαγράψει μια εργασία σε έναν κοινόχρηστο φάκελο στο Asana;

1. Εάν ένας εξωτερικός χρήστης διαγράψει μια εργασία σε έναν κοινόχρηστο φάκελο, η εργασία θα μετακινηθεί στον κάδο απορριμμάτων.
2. Μπορείτε να επαναφέρετε την εργασία από τον κάδο απορριμμάτων εάν διαγραφεί κατά λάθος.
3. Ο Κάδος σάς επιτρέπει να ανακτήσετε τις διαγραμμένες εργασίες μέσα σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.

Πώς μπορώ να καταλάβω εάν ένας εξωτερικός χρήστης έχει κάνει αλλαγές σε έναν κοινόχρηστο φάκελο;

1. Μπορείτε να δείτε όλες τις πρόσφατες ενημερώσεις και αλλαγές στον κοινόχρηστο φάκελο στο αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων Asana.
2. Το αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων θα σας δείξει ποιος έκανε αλλαγές, ποιες αλλαγές έγιναν και πότε έγιναν.

Μπορώ να μοιραστώ έναν φάκελο με πολλούς εξωτερικούς χρήστες ταυτόχρονα στο Asana;

1. Ναι, μπορείτε να μοιραστείτε έναν φάκελο με πολλούς εξωτερικούς χρήστες ταυτόχρονα στο Asana.
2. Όταν προσθέτετε εξωτερικούς χρήστες, μπορείτε να εισάγετε πολλές διευθύνσεις email διαχωρισμένες με κόμμα.
3. Όλοι οι εξωτερικοί χρήστες θα προσκληθούν να αποκτήσουν πρόσβαση στον κοινόχρηστο φάκελο με ένα μόνο κλικ.

Είναι ασφαλές να μοιράζεστε ευαίσθητες πληροφορίες σε έναν φάκελο με εξωτερικούς χρήστες στο Asana;

1. Η Asana χρησιμοποιεί προηγμένα μέτρα ασφαλείας για την προστασία των πληροφοριών που κοινοποιούνται στις πλατφόρμες της.
2. Ωστόσο, είναι πάντα σημαντικό να ελέγχετε και να ορίζετε τις άδειες εξωτερικών χρηστών για τη διασφάλιση της ασφάλειας των ευαίσθητων πληροφοριών.
3. Ο περιορισμός της πρόσβασης και της επεξεργασίας σε ευαίσθητες πληροφορίες είναι απαραίτητος για τη διατήρηση του απορρήτου και της ασφάλειας των δεδομένων.