Copilot στο Excel: τύποι, πίνακες και γραφήματα από φυσική γλώσσα

Η εισαγωγή του Copilot στο Excel Αυτά ήταν εξαιρετικά νέα για όσους χρησιμοποιούν τακτικά αυτό το πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων. Οι δυνατότητές του είναι τεράστιες: από τη σύνοψη και την ταξινόμηση δεδομένων έως τη δημιουργία τύπων και γραφημάτων. Ένα πολύτιμο εργαλείο που σας εξοικονομεί κόπο και επιταχύνει την καθημερινή ανάλυση.

Είναι σημαντικό να είστε σαφείς σχετικά με τους κανόνες του παιχνιδιού: Ενεργεί μέσα στο ίδιο το βιβλίο εργασίας του Excel, στα δεδομένα που βλέπετε.Τοποθετεί το αποτέλεσμα απευθείας στο πλέγμα, όπως ακριβώς και κάθε άλλη έξοδος του Excel. Η εμπειρία είναι οικεία, δεν απαιτεί σενάρια ή πρόσθετα και τα αποτελέσματα ενημερώνονται αυτόματα όταν αλλάζουν τα δεδομένα σας.

Τι είναι το Copilot στο Excel και τι προσφέρει;

Επιπλέον, υπερβαίνει τους τύπους: Σας επιτρέπει να εισάγετε δεδομένα από τον ιστό, το OneDrive ή το SharePoint....και ακόμη και περιεχόμενο επικοινωνιών από τον οργανισμό σας, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε με έναν καλά δομημένο πίνακα χωρίς να δυσκολευτείτε με τη μορφή.

Μια βασική διαφορά είναι αυτή Ενσωματώνεται εγγενώς με τη μηχανή υπολογισμών του Excel. Δεν παραβιάζει τη δομή του βιβλίου, σέβεται τα καθορισμένα εύρη, τους πίνακες και τα ονόματα και τα αποτελέσματά του συμπεριφέρονται όπως οποιαδήποτε κανονική έξοδος του Excel, με επανυπολογισμό όταν αλλάζουν τα δεδομένα προέλευσης.

Πού να βρείτε το Copilot στο Excel

Μέσα ExcelΘα το δείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Πατήστε το κουμπί Copilot στον διάδρομο γυμναστικής για να ανοίξετε τον πίνακα ελέγχου σας, να δείτε προτάσεις εκκίνησης και να αρχίσετε να μιλάτε με τον βοηθό.

Μπορείτε επίσης να εργαστείτε σε επίπεδο κελιού. Επιλέξτε ένα κελί και χρησιμοποιήστε το εικονίδιο κεραυνού που εμφανίζεται δίπλα του. για να εφαρμόσετε ενέργειες με βάση τα συμφραζόμενα που επηρεάζουν αυτό το σημείο ή το ανιχνευμένο εύρος.

Προετοιμασία και πρώτα βήματα

Όταν ανοίγετε τον πίνακα, μπορείτε να επιλέξετε συντομεύσεις για να δημιουργήσετε κάτι νέο, να προτείνετε τύπους ή μορφοποίηση ή να συνοψίσετε δεδομένα. Αν προτιμάτε μια δωρεάν προσέγγιση, μπείτε στην επιλογή συνομιλίας με την Copilot. και γράψτε την ανάγκη σας με δικά σας λόγια.

Βασικές λειτουργίες και πρακτικά παραδείγματα

Ο συγκυβερνήτης διαπρέπει σε επαναλαμβανόμενες εργασίες ή σε εκείνες που απαιτούν κρίση για το σύνολο. Αυτές είναι οι πιο χρήσιμες περιοχές του σε ένα πραγματικό φύλλο:

• Εισαγάγετε δεδομένα εύκολαΠείτε του να φέρει πληροφορίες από τον ιστό, από το OneDrive ή το SharePoint ή από εσωτερικές επικοινωνίες. Σας βοηθά να δημιουργήσετε έναν πίνακα έτοιμο για ανάλυση.
• Επισήμανση, ταξινόμηση και φιλτράρισμαΖητήστε του να επισημάνει τα δεδομένα που σας ενδιαφέρουν, να δημιουργήσει προσαρμοσμένα φίλτρα ή να τα ταξινομήσει με βάση το πεδίο που σας ταιριάζει, συμπεριλαμβανομένων κανόνων όπως "μόνο κελιά με αριθμούς" ή "τιμές μεγαλύτερες από 5".
• Δημιουργία και κατανόηση τύπωνΖητήστε νέες στήλες ή γραμμές που υπολογίζονται με βάση τα δεδομένα σας. Το Copilot μπορεί να σας εξηγήσει πώς λειτουργεί κάθε τύπος, ώστε να μπορείτε να μάθετε και να εμπιστευτείτε το αποτέλεσμα.
• Προσδιορίστε πολύτιμες πληροφορίεςΚάντε ερωτήσεις σχετικά με τα δεδομένα σας και λάβετε γραφήματα, συγκεντρωτικούς πίνακες, συνόψεις, τάσεις ή ειδοποιήσεις για ακραίες τιμές χωρίς να φύγετε από το φύλλο.

Είναι επίσης πολύ έμπειρος σε σενάρια που βασίζονται σε κείμενο. Μπορείτε να ταξινομήσετε μια λίστα σχολίων με βάση το συναίσθημα (θετικό, ουδέτερο, αρνητικό) και να τους αντιστοιχίσετε μια σύντομη κατηγορία όπως «γεύση», «θόρυβος» ή «χωρητικότητα», δημιουργώντας νέες στήλες για να συνεχίσετε την ανάλυση.

Δημιουργήστε γραφικά απευθείας

Αν έχετε τραπέζι και θέλετε να το δείτε, απλώς ρωτήστε. Ανοίξτε το Excel, επιλέξτε την περιοχή σας με την κατάλληλη μορφή και ρωτήστε την Copilot για τον τύπο χάρτη που χρειάζεστε.

1. Με τα δεδομένα έτοιμα, ανοίξτε τον πίνακα Copilot και γράψτε την πρόθεσή σας: Για παράδειγμα, «δημιουργήστε ένα γράφημα ράβδων με πωλήσεις ανά μήνα».
2. Το Copilot θα δημιουργήσει το γράφημα στο πλαίσιο. Όταν είστε πεπεισμένοι, χρησιμοποιήστε την επιλογή +Προσθήκη σε νέο φύλλο για να το μετακινήσετε σε ξεχωριστή καρτέλα στο βιβλίο.

Αν προτιμάτε την έμπνευση, δοκιμάστε ποικίλα και συγκεκριμένα μηνύματα. Όσο πιο καθαρά είναι το εύρος και το πεδίο που θα αναπαρασταθούνΤο αποτέλεσμα θα είναι καλύτερο χωρίς χειροκίνητες ρυθμίσεις.

Η συνάρτηση =COPILOT(): χρησιμοποιήστε την όπως οποιοσδήποτε άλλος τύπος

Ένα από τα πιο ενδιαφέροντα νέα χαρακτηριστικά είναι ότι το Copilot συμπεριφέρεται επίσης σαν συνάρτηση. Μπορείτε να γράψετε =COPILOT() σε ένα κελί και περάστε το, σε εισαγωγικά, μια οδηγία σε φυσική γλώσσα, καθώς και αναφορές σε εύρη τιμών εάν χρειάζεστε συμφραζόμενα.

Το αποτέλεσμα τοποθετείται απευθείας στο πλέγμα. Δεν υπάρχουν κρυφά μενού ή περίεργα κόλπα.Χρησιμοποιείται όπως θα χρησιμοποιούσατε την =SUM() ή την =VLOOKUP(), με το πρόσθετο πλεονέκτημα ότι κατανοεί τις περιγραφές και δημιουργεί αποτελέσματα με βάση τα δεδομένα σας.

Αυτή η προσέγγιση είναι ιδανική για τον «εμπλουτισμό» των στηλών: ταξινόμηση κατά συναίσθημα, εξαγωγή ετικετών, σύνοψη κειμένου ή δημιουργία κατηγοριών με μια σύνταξη οικεία σε οποιονδήποτε χρήστη του Excel.

Copilot στο Excel με Python: Προηγμένη Ανάλυση

Όταν η εργασία απαιτεί βαθύτερο επίπεδο, ο Copilot μπορεί να βασιστεί σε Python μέσα στο Excel. Περιγράψτε σε φυσική γλώσσα την ανάλυση που θέλετε και ο οδηγός θα δημιουργήσει, θα εξηγήσει και θα εισαγάγει αυτόματα τον κώδικα Python στο υπολογιστικό σας φύλλο.

1. Ανοίξτε το Excel και επιβεβαιώστε ότι τα δεδομένα σας βρίσκονται σε έναν πίνακα ή σε μια σαφώς καθορισμένη περιοχή. Μεταβείτε στην Έναρξη και ανοίξτε το μενού κάτω από το κουμπί Copilot Θα σας δείξει αρκετές επιλογές.
2. Επιλέξτε Δεξιότητες εφαρμογής και ορίστε την επιλογή «Για να παρέχουμε μια μοναδική προοπτική χρησιμοποιώντας Python". Περιμένετε την αρχική απάντηση και ελέγξτε την προσέγγιση. που προτείνει για την ανάλυσή σας.
3. Εάν εμφανιστεί, πατήστε «Ξεκινήστε με Βαθιά Λογική". Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε την επιλογή "Λάβετε βαθύτερα αποτελέσματα χρησιμοποιώντας τη λειτουργία προηγμένης ανάλυσης" και στη συνέχεια το κουμπί έναρξης Deep Reasoning.
4. Μόλις εισέλθει σε αυτήν τη λειτουργία, το Copilot δημιουργεί ένα νέο φύλλο και Εισαγάγετε τον απαραίτητο κώδικα Python με ένα πιο ολοκληρωμένο και δομημένο σχέδιο για την ανάλυσή σας.
5. Όταν τελειώσετε, επιστρέψτε στον πίνακα και επιλέξτε «Διακοπή προηγμένης ανάλυσης» για έξοδο από τη λειτουργία και ανάκτηση των υπόλοιπων ικανοτήτων του Συγκυβερνήτη.

Η λειτουργία βαθιάς συλλογιστικής είναι χρήσιμη όταν η ανάλυση απαιτεί πολλά συνδεδεμένα βήματα. Σας δίνει ένα σχέδιο επίθεσης και αυτοματοποιεί την εκτέλεση με ιχνηλάσιμο κώδικαώστε να μπορείτε να μάθετε από τη διαδικασία ή να την προσαρμόσετε στις προτιμήσεις σας.

Διαθεσιμότητα και άδειες χρήσης: ποιος μπορεί να το χρησιμοποιήσει

Το Copilot εμφανίζεται στην καρτέλα Αρχική σελίδα των Word, Excel, PowerPoint και Outlook στο web, εάν έχετε. Συνδρομή Copilot. Εάν το πρόγραμμα Microsoft 365 σας περιλαμβάνει εφαρμογές υπολογιστήΘα το δείτε επίσης σε αυτές τις εφαρμογές για υπολογιστές.

Για οικιακούς χρήστες, χρειάζεστε μία από αυτές τις άδειες χρήσης: Microsoft 365 Προσωπική έκδοση, Microsoft 365 Οικογενειακή έκδοση ή Copilot ProΕάν χρησιμοποιείτε μια έκδοση για επιχειρήσεις, η απαίτηση είναι Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 ή F3 και να έχετε το Microsoft 365 Copilot συσχετισμένο με τον λογαριασμό σας.

Σημαντικό για τοπικά ή νέα μη αποθηκευμένα αρχεία: Ο κύριος λογαριασμός που εμφανίζεται στο επάνω μέρος του παραθύρου του Microsoft 365 πρέπει να διαθέτει άδεια χρήσης. έτσι ώστε το Copilot να είναι διαθέσιμο σε αυτό το αρχείο.

Η ανάπτυξη είναι σταδιακή. Προς το παρόν, το Copilot για Excel προσφέρεται σε χρήστες με άδεια χρήσης που βρίσκονται στο κανάλι Beta. σε Windows ή Mac. Η έκδοση ιστού θα φτάσει μέσω του προγράμματος Frontier καθώς προχωρά η κυκλοφορία.

Οι ρυθμίσεις απορρήτου ξεκλειδώθηκαν από το Copilot

Υπάρχουν δύο ρυθμίσεις απορρήτου που, εάν απενεργοποιηθούν, μπορούν να αποκρύψουν το Copilot στις εφαρμογές του Microsoft 365. Αρχικά, ελέγξτε τις ρυθμίσεις των Windows. Και αν χρησιμοποιείτε Mac, ελέγξτε τον αντίστοιχο πίνακα.

1. Στα Windows: Ανοίξτε το Word, το Excel ή το PowerPoint. Μεταβείτε στο Αρχείο > Λογαριασμός και κάντε κλικ Απόρρητο λογαριασμού > Διαχείριση ρυθμίσεων.
2. Ενεργοποίηση «Εμπειρίες που αναλύουν το περιεχόμενό τους» και βεβαιωθείτε ότι έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή «Όλες οι εμπειρίες συνδεδεμένες» ώστε να εμφανίζεται το Copilot στις εφαρμογές.
3. Σε Mac: Ανοίξτε το Word και μεταβείτε στο Word > Προτιμήσεις > Απόρρητο. Ενεργοποιήστε τις ίδιες δύο επιλογές για να διασφαλιστεί ότι ο Συγπιλότος είναι διαθέσιμος.

Εάν δεν το βλέπετε μετά την αλλαγή αυτών των ρυθμίσεων, ελέγξτε την άδεια χρήσης ή το κανάλι ενημέρωσης. Σε πολλές περιπτώσεις, δεν υπάρχει τίποτα περισσότερο για να «ενεργοποιηθεί».Η λειτουργία εμφανίζεται μόλις πληρούνται οι απαιτήσεις λογαριασμού, απορρήτου και έκδοσης.

Ιδέες για να το αξιοποιήσετε στο έπακρο χωρίς να φύγετε από τη σελίδα

Για να ξεκλειδώσετε τη χρησιμότητά του, σκεφτείτε το Copilot ως έναν άμεσο βοηθό στα κινητά σας. Ακολουθούν μερικές αποδεδειγμένες ιδέες για εξοικονόμηση χρόνου στην καθημερινή ζωή:

• Καταιγισμός ιδεών στο πλαίσιοΔημιουργήστε λίστες με έννοιες, τίτλους ή λέξεις-κλειδιά από μια σύντομη περιγραφή. Ζητήστε τους επίσης να ξαναγράψουν ένα κείμενο με πιο σαφή ή πιο επίσημο τόνο.
• Περιλήψεις που αφηγούνται την ιστορίαΕπιλέξτε ένα ευρύ φάσμα και ζητήστε ένα σύντομο κείμενο με τάσεις, κορυφώσεις και πτώσεις. Ιδανικό για τη μετατροπή πινάκων σε παραγράφους έτοιμες για αναφορά.
• Άμεση ταξινόμηση: παραδώστε μια στήλη με σχόλια ή απαντήσεις σε έρευνα και ζητήστε ετικέτες «θετικές/ουδέτερες/αρνητικές» και μια σύντομη κατηγορία για κάθε καταχώρηση.
• Λίστες και πίνακες εν κινήσειΠεριγράψτε τι χρειάζεστε και ζητήστε έναν πίνακα με τις βασικές στήλες (εργασία, υπεύθυνο μέρος, ημερομηνία, κατάσταση). Αυτή είναι μια σταθερή βάση για την οργάνωση της εργασίας χωρίς να διαφωνείτε σχετικά με τη μορφή.

Τρόπος αλληλεπίδρασης: πίνακας, συνομιλία και ενέργειες

Αν σας αρέσει η προσέγγιση μέσω συζήτησης, ανοίξτε τον πίνακα και επιλέξτε "Συνομιλία με τον Copilot". Θα βρείτε ιδέες για διαφημίσεις που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε γρήγορα.Ή μπορείτε να γράψετε ελεύθερα την ανάγκη σας και στη συνέχεια να βελτιώσετε την απάντηση με οδηγίες παρακολούθησης.

Για συγκεκριμένες ενέργειες, το εικονίδιο του κεραυνού στο κελί είναι πολύ χρήσιμο. Σας επιτρέπει να εφαρμόζετε εντολές τοπικά Χωρίς να αλλάζει το περιβάλλον, ιδανικό για τη δημιουργία μιας υπολογιζόμενης στήλης παράλληλα με τα δεδομένα που εξετάζετε.

Στις απαντήσεις, ο Copilot θα προσφέρει την προσαρμογή του αποτελέσματος. Ζητήστε του να αλλάξει το γράφημα σε γραμμές και να φιλτράρει με διαφορετικό όριο. ή που εξηγεί τον δημιουργημένο τύπο βήμα προς βήμα, όλα αυτά χωρίς να χρειάζεται να φύγετε από το φύλλο.

Συγπιλότος στο οικοσύστημα του Microsoft 365

Ο βοηθός δεν περιορίζεται στο Excel. Υπάρχει στο Word, το PowerPoint και το Outlook στο web όταν έχετε την αντίστοιχη συνδρομή. Εάν το πρόγραμμά σας περιλαμβάνει εφαρμογές για υπολογιστές, θα τη δείτε και σε αυτές τις εκδόσεις.

Στο Word, σας βοηθά να γράφετε από την αρχή, να συνοψίζετε ή να προσαρμόζετε τον τόνο. Στο PowerPoint, δημιουργήστε παρουσιάσεις από μια ιδέα ή ένα υπάρχον έγγραφο.προτείνοντας δομή και σχεδιασμό. Το μεγάλο πλεονέκτημα είναι η συνέπεια στη χρήση μεταξύ των εφαρμογών.

Αυτή η ενοποιημένη προσέγγιση σημαίνει ότι αυτά που μαθαίνετε σε μια εφαρμογή θα σας βοηθήσουν σε μια άλλη. Το εικονίδιο βρίσκεται στην καρτέλα Αρχική σελίδα και η ροή επαναλαμβάνεται.Ανοίξτε το, περιγράψτε τι θέλετε και βελτιώστε το μέχρι να σας αρέσει.

Κόλπα ακριβείας για καλύτερα αποτελέσματα

Όσο πιο ξεκάθαρος είσαι, τόσο το καλύτερο. Καθορίστε το εύρος, τα πεδία και τον στόχο Στο αίτημά σας: «από τη σειρά TablaVentas, δείξτε μου τα 5 προϊόντα με τις περισσότερες μονάδες και δημιουργήστε ένα ραβδόγραμμα».

Αν πρόκειται να ζητήσετε υπολογισμούς, προετοιμάστε το έδαφος. Βεβαιωθείτε ότι οι τύποι δεδομένων είναι σωστοί και ότι δεν υπάρχουν διπλότυπες κεφαλίδες. Και βεβαιωθείτε ότι οι αριθμητικές στήλες δεν περιέχουν κρυφό κείμενο. Θα αποφύγετε ασαφείς απαντήσεις.

Μια χρήσιμη πρακτική είναι να ζητήσετε μια εξήγηση της λύσης. Ζήτησέ του να σου δείξει τον τύπο και να σου πει τι κάνει κάθε μέρος.Θα μάθετε να ενσωματώνετε το μοτίβο στη ροή εργασίας σας χωρίς να βασίζεστε πάντα στον βοηθό.

Εύκολοι συγκεντρωτικοί πίνακες και τύποι

Το Copilot μπορεί να δημιουργήσει συγκεντρωτικούς πίνακες με βάση την περιγραφή σας. Δηλώστε το μέτρο, τις γραμμές και τις στήλες σε φυσική γλώσσακαι ο βοηθός θα δημιουργήσει μια δυναμική που μπορείτε να βελτιώσετε άμεσα.

Για προχωρημένους τύπους, περιγράψτε τον στόχο αντί για τη συνάρτηση. Ζητήστε του να «δημιουργήσει μια στήλη που υπολογίζει την μηνιαία ανάπτυξη» και αφήστε το Copilot να καθορίσει τον καλύτερο συνδυασμό χαρακτηριστικών. Στη συνέχεια, ελέγξτε την εξήγηση για να ενισχύσετε την έρευνά σας.

Αν κολλήσεις, ρώτα το «πώς». Αίτημα για τον καλύτερο τρόπο εκτέλεσης μιας παλινδρόμησης σε δύο στήλες ή πώς να ομαλοποιήσετε μια σειρά. Εκτός από το να σας δώσει την έξοδο, θα εξηγήσει και τη μέθοδο.

Σειρά, φίλτρα και έξυπνη μορφοποίηση

Όταν υπάρχουν πολλά αρχεία, η επίτευξη σαφήνειας είναι η μισή δουλειά. Ο Copilot μπορεί να δημιουργήσει προσαρμοσμένα φίλτρα. όπως «εμφάνιση μόνο κελιών με αριθμούς» ή «διατήρηση τιμών μεγαλύτερων από 5».

Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε επισήμανση για να εστιάσετε την προσοχή. Ζητήστε του να επισημάνει τα κορυφαία N στοιχεία, για να χρωματίσει τα ακραία. ή που επισημαίνει τις γραμμές που δεν πληρούν μια συνθήκη. Αυτές είναι βελτιώσεις αναγνωσιμότητας που επιταχύνουν τις αξιολογήσεις.

Σε σύνθετες παραγγελίες, καθορίστε κριτήρια και προτεραιότητα. «Ταξινόμηση κατά φθίνουσα ωφέλεια και, εάν είναι ίση, κατά αύξουσα Μονάδα» Αρκεί να εκτελέσετε μια ολόκληρη ακολουθία χωρίς να ανοίξετε παράθυρα διαλόγου.

Πότε να εμπιστευτείτε και πότε να επαληθεύσετε

Το λογικό μότο είναι «εμπιστεύσου, αλλά επαλήθευσε». Επικυρώστε τα αποτελέσματα πριν τα χρησιμοποιήσετε σε αποφάσειςειδικά σε πλαίσια με νομικές απαιτήσεις ή απαιτήσεις συμμόρφωσης.

Δεν υπάρχει απόλυτη ασφάλεια, ούτε καν στα προηγμένα σχέδια. Οι εταιρείες υπενθυμίζουν σε όλους ότι μπορούν να συμβούν λάθη.Είναι μέρος της τρέχουσας τεχνολογικής κατάστασης. Η κρίση σας παραμένει η απαραίτητη τελευταία πινελιά.

Το καλό είναι ότι η μάθηση είναι προοδευτική. Όσο περισσότερο το χρησιμοποιείτε με καλά δομημένα δεδομένα, τόσο καλύτερες απαντήσεις θα λαμβάνετε. Και θα ενσωματώσετε περισσότερα μοτίβα στη ροή εργασίας σας χωρίς να βασίζεστε στον βοηθό για τα πάντα.

Η εκμάθηση του Copilot στο Excel δεν έχει να κάνει με το να αφήσετε την Τεχνητή Νοημοσύνη να «κάνει μαγικά», αλλά με το να αξιοποιήσετε την ταχύτητά της εκεί που συμβάλλει περισσότερο: Εισαγωγή και οργάνωση δεδομένων, σύνοψη, οπτικοποίηση, δημιουργία επεξηγούμενων τύπων και αυτοματοποίηση ανάλυσης με Python Όταν η πρόκληση το απαιτεί. Με τις σωστές άδειες χρήσης, τις σωστές ρυθμίσεις απορρήτου και ένα καλά δομημένο σύστημα δεδομένων, γίνεται ένας πραγματικός επιταχυντής για τις καθημερινές σας εργασίες υπολογιστικών φύλλων.