Βασικοί αυτοματισμοί και συντομεύσεις του Outlook για την ενίσχυση της παραγωγικότητας

Microsoft Outlook Είναι ένα από τα πιο ευρέως χρησιμοποιούμενα εργαλεία τόσο σε επαγγελματικό όσο και σε προσωπικό περιβάλλον για τη διαχείριση email, ημερολογίου και άλλων πτυχών της καθημερινής παραγωγικότητας. Αυτό που πολλοί άνθρωποι δεν γνωρίζουν είναι ότι, Κατακτώντας τους αυτοματισμούς και τις συντομεύσεις του Outlook, οι δυνατότητες απόδοσης αυτού του εργαλείου πολλαπλασιάζονται.

Εν ολίγοις, ένα navegación más ágil Για όσους εργάζονται καθημερινά με πολλά email, ραντεβού ή εργασίες. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε όλες τις πιο σημαντικές συντομεύσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη διαχείριση του email και του ημερολογίου σας, την οργάνωση επαφών και εργασιών και άλλες βασικές λειτουργίες.

Βασικές συντομεύσεις για τη σύνταξη και τη διαχείριση email στο Outlook

Για όσους χρησιμοποιούν το Outlook κυρίως ως πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπάρχουν ορισμένα πλήκτρα συντόμευσης που είναι καλή ιδέα να απομνημονεύσουν από την αρχή.

• Ctrl+N: Δημιουργία νέου μηνύματος
• Ctrl+Mayús+M: Χρησιμεύει επίσης για τη σύνταξη ενός νέου email από οπουδήποτε στο πρόγραμμα
• Ctrl+R: Απάντηση στον αποστολέα
• Ctrl+Mayús+R: Απάντηση σε όλους τους παραλήπτες
• Ctrl+F: Προώθηση αλληλογραφίας
• Ctrl+D: Διαγραφή επιλεγμένου μηνύματος
• Alt+S o Ctrl+Entrar: Αποστολή τρέχοντος μηνύματος
• Alt+I: Επισύναψη αρχείων
• F7: Έλεγχος ορθογραφίας

Αυτές οι συντομεύσεις σάς επιτρέπουν να εκτελείτε βασικές ενέργειες χωρίς να σηκώνετε τα χέρια σας από το πληκτρολόγιο., το οποίο είναι κρίσιμο αν απαντάτε σε πολλά email στη σειρά ή γράφετε μακροσκελή μηνύματα.

Συντομεύσεις του Outlook για γρήγορη πλοήγηση 

Όχι μόνο μπορείτε να δημιουργείτε και να διαχειρίζεστε γρήγορα email, αλλά μπορείτε επίσης να πλοηγηθείτε μεταξύ διαφορετικών ενοτήτων του προγράμματος με μεγάλη ευελιξία χρησιμοποιώντας αυτές τις συντομεύσεις του Outlook:

• Ctrl+1: Μετάβαση στο email
• Ctrl+2: Άνοιγμα του ημερολογίου
• Ctrl+3: Δείτε την ενότητα επαφών
• Ctrl+4: Πρόσβαση σε εργασίες
• Ctrl+Y: Επιλέξτε φάκελο για άνοιγμα

Με αυτά τα κλειδιά, μπορείτε να παρακολουθείτε ολόκληρο τον οργανισμό σας χωρίς να χρειάζεται να κάνετε κλικ σε διαφορετικές καρτέλες ή μενού.

Το ημερολόγιο του Outlook διαθέτει πολλές συντομεύσεις για να μεγιστοποιήσετε τη χρήση του.

Το ημερολόγιο στο Outlook είναι ένας από τους πυλώνες του και διαθέτει επίσης πολλές συντομεύσεις για να το αξιοποιήσετε στο έπακρο:

• Ctrl+Mayús+A: Δημιουργία νέου ραντεβού
• Ctrl+Mayús+Q: Δημιουργία αιτήματος σύσκεψης
• Alt+H, M, R: Ένας άλλος τρόπος για να δημιουργήσετε μια σύσκεψη
• Ctrl+G: Μετάβαση σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία
• Alt+Av Pág: Μετάβαση στον επόμενο μήνα
• Alt+Re Pág: Μετάβαση στον προηγούμενο μήνα
• Ctrl+Flecha derecha: Επόμενη μέρα
• Ctrl+Flecha izquierda: Προηγούμενη ημέρα

Επιπλέον, μπορείτε εμφάνιση διαφορετικών χρονικών περιόδων αλλάζοντας τον αριθμό που χρησιμοποιείται με το Alt:

• Alt+1: Μία μέρα
• Alt+7: Μια ολόκληρη εβδομάδα
• Alt+0: Δέκα ημέρες

Με αυτούς τους πόρους, μπορείτε να προγραμματίσετε και να δείτε τις συσκέψεις σας με μια ματιά, χωρίς οπτικούς περισπασμούς.

Γρήγορες ενέργειες για ραντεβού και υπενθυμίσεις

Περισσότερες συντομεύσεις Outlook: Κατά τη διαχείριση πολλαπλών συσκέψεων ή ραντεβού, αυτές οι συντομεύσεις θα σας φανούν χρήσιμες:

• Alt+O: Άνοιγμα ραντεβού όταν εμφανιστεί μια ειδοποίηση
• Alt+S: Υπενθύμιση αναβολής
• Alt+D: Απόρριψη υπενθύμισης
• Alt+V, M: Άνοιγμα παραθύρου ειδοποιήσεων

Γρήγορη διαχείριση επαφών, σημειώσεων και εργασιών

Το Outlook σάς επιτρέπει επίσης να εκτελείτε γρήγορες ενέργειες σε επαφές, σημειώσεις και εργασίες:

• Ctrl+Shift+T: Δημιουργία νέας εργασίας
• Ctrl+Mayús+V: Μετακίνηση ενός στοιχείου (email, εργασία ή ραντεβού) σε άλλο φάκελο
• Alt+H, A, B: Άνοιγμα βιβλίου διευθύνσεων
• Alt+H, C, G: Δημιουργία ομάδας ημερολογίου

Αυτά τα εργαλεία είναι ιδανικά για όσους εργάζονται με σύνθετες ομάδες ή λίστες διανομής.

Εσωτερικές λειτουργίες και προσαρμογή στο Outlook

Υπάρχουν ορισμένες συντομεύσεις του Outlook που μας βοηθούν να πλοηγηθούμε στις εσωτερικές λειτουργίες του:

• Ctrl+E o F3: Μετάβαση στο πεδίο αναζήτησης
• Ctrl+M o F9: Χειροκίνητος συγχρονισμός email
• Ctrl+Mayús+G: Επισήμανση ή κατάργηση επισήμανσης συνομιλίας
• Retroceso: Αρχειοθέτηση επιλεγμένης συνομιλίας
• Ctrl+Q: Σήμανση ως αναγνωσμένου
• Ctrl+S: Marcar como no leído

Αυτές οι λειτουργίες σας εμποδίζουν να χαθείτε σε μηνύματα ή φακέλους και σας επιτρέπουν να παραμένετε πάντα ενημερωμένοι για ό,τι συμβαίνει στα εισερχόμενά σας.

Επιλογές προσβασιμότητας και οπτικής προσαρμογής

Το Outlook προσθέτει συντομεύσεις για χρήστες που εργάζονται με δυνατότητες προσβασιμότητας:

• Alt+Ctrl+Shift+MΕνεργοποίηση πληροφοριών MSAA για αναγνώστες όπως το JAWS
• Alt+F, T, A → Alt+P: Αντιστοίχιση ήχου σε μια ειδοποίηση

Μπορείτε επίσης να κάνετε ζουμ στα email:

• Ctrl + +: Μεγέθυνση
• Ctrl + –: Σμίκρυνση

Αυτές οι εύχρηστες συντομεύσεις του Outlook είναι ιδανικές για όσους χρειάζονται οπτική ή ακουστική προσαρμογή του περιβάλλοντός τους.

Με όλες αυτές τις συντομεύσεις καλά εσωτερικευμένες, είναι δυνατό εργάζεστε πολύ πιο ευέλικτα στο Microsoft OutlookΑπό τη δημιουργία email μέχρι τον προγραμματισμό εκδηλώσεων ή τη διαχείριση εργασιών, Αυτοί οι συνδυασμοί πλήκτρων μπορούν να μειώσουν σημαντικά τα κλικ και την κύλιση στην οθόνη.Αν και στην αρχή μπορεί να σας φαίνεται δύσκολο να το απομνημονεύσετε, σύντομα θα διαπιστώσετε ότι θα τα χρησιμοποιείτε αυτόματα και θα παρατηρείτε τη βελτίωση στην καθημερινή σας παραγωγικότητα.