Ο απόλυτος οδηγός για την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών στα Windows 11 με το Power Automate Desktop

Θέλω Αυτοματοποιήστε επαναλαμβανόμενες εργασίες στα Windows 11 με το Power Automate DesktopΚουραστήκατε να επαναλαμβάνετε τις ίδιες ενέργειες στον υπολογιστή σας; Η αυτοματοποίηση εργασιών στα Windows 11 δεν είναι πλέον μόνο για ειδικούς ή προγραμματιστές. Χάρη στο Power Automate Desktop, οποιοσδήποτε χρήστης μπορεί να απλοποιήσει τις ρουτίνες, να εξοικονομήσει χρόνο και να είναι πιο παραγωγικός δημιουργώντας προσαρμόσιμες και πρακτικές ροές εργασίας με απλό και οπτικό τρόπο.

Εάν εργάζεστε με πολλές εφαρμογές, έγγραφα ή δεδομένα σε καθημερινή βάση, πιθανότατα υπάρχουν πολλές εργασίες που θα μπορούσατε να αυτοματοποιήσετε. Αυτός ο οδηγός καλύπτει όλα όσα χρειάζεστε για να κατακτήσετε το Power Automate Desktop: από τη λήψη του έως τον σχεδιασμό προηγμένων ροών εργασίας, με παραδείγματα από τον πραγματικό κόσμο που κυμαίνονται από εργασίες cloud έως τον έλεγχο τοπικών εφαρμογών—όλα αυτά χωρίς να γράψετε ούτε μία γραμμή κώδικα!

Τι είναι το Power Automate Desktop και γιατί είναι απαραίτητο στα Windows 11;

Το Power Automate Desktop είναι η εφαρμογή της Microsoft που σας επιτρέπει να δημιουργείτε αυτοματοποιημένες ροές εργασίας μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών και υπηρεσιών, τόσο τοπικά όσο και στο cloud, για να εξαλείψετε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες από την καθημερινή σας ρουτίνα. Έχει σχεδιαστεί τόσο για οικιακούς όσο και για επαγγελματικούς χρήστες και στα Windows 11 είναι ενσωματωμένο στο σύστημα (ή μπορεί να ληφθεί από το Microsoft Store σε προηγούμενες εκδόσεις ή αν δεν εμφανίζεται από προεπιλογή).

Η μεγάλη δύναμη του Power Automate Desktop είναι η φιλοσοφία του Χαμηλός Κώδικας ή «χαμηλός κώδικας», Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεστε καμία εμπειρία προγραμματισμού για να ξεκινήσετε να το χρησιμοποιείτε. Χάρη στο εύχρηστο γραφικό περιβάλλον εργασίας και στις εκατοντάδες προσχεδιασμένες ενέργειες, μπορείτε να δημιουργήσετε τα πάντα, από πολύ απλές ροές εργασίας έως πραγματικά πολύπλοκες διαδικασίες, συνδυάζοντας βήματα από πολλά προγράμματα, ιστότοπους ή ηλεκτρονικές υπηρεσίες.

Το Power Automate είναι μέρος του Microsoft Power Platform, ένα ισχυρό οικοσύστημα παραγωγικότητας που περιλαμβάνει επίσης το Power Apps (για τη δημιουργία εφαρμογών), το Power BI (για ανάλυση δεδομένων) και το Power Virtual Agent (bot συνομιλίας). Συνήθως σχετίζεται με το Microsoft 365, αν και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλές δυνατότητες με έναν δωρεάν ή επαγγελματικό λογαριασμό και να επεκτείνετε περαιτέρω τις δυνατότητές του εάν έχετε άδεια λειτουργίας επιχείρησης.

Επιπλέον, ενσωματώνει το λεγόμενο RPA (Robotic Process Automation), επιτρέποντας την αυτόματη εκτέλεση ακόμη και χειροκίνητων εργασιών, όπως η συμπλήρωση φορμών, ο χειρισμός αρχείων ή η συλλογή πληροφοριών, όπως ακριβώς θα έκανε ένα άτομο, αλλά χωρίς όρια ταχύτητας ή ανθρώπινες παραλείψεις.

Πλεονεκτήματα της αυτοματοποίησης εργασιών με το Power Automate Desktop

Η αυτοματοποίηση της ψηφιακής σας ρουτίνας όχι μόνο σας εξοικονομεί χρόνο, αλλά μειώνει επίσης τα λάθη, εξαλείφει την ανία και σας επιτρέπει να εστιάζετε σε πραγματικά σημαντικές εργασίες. Ας δούμε μερικά από τα βασικά πλεονεκτήματά του:

• Δεν χρειάζεται να ξέρεις προγραμματισμόΟποιοσδήποτε χρήστης μπορεί να δημιουργήσει οπτικές ροές σύροντας και αποθέτοντας ενέργειες και διαμορφώνοντάς τες με λίγα μόνο κλικ.
• Δωρεάν για χρήστες των Windows 10 και 11Χρειάζεται να το κατεβάσετε από το Microsoft Store μόνο εάν δεν το έχετε εγκαταστήσει.
• Περισσότερες από 400 προκαθορισμένες ενέργειεςΑπό τον χειρισμό αρχείων, την αποστολή email, τη συμπλήρωση φορμών, τη μεταφορά δεδομένων μεταξύ Excel και ιστότοπων, έως λειτουργίες σε εφαρμογές τρίτων.
• Επεκτάσιμο και ευέλικτοΜπορείτε να αυτοματοποιήσετε επιχειρηματικές διαδικασίες, να προσαρμόσετε εργασίες, να συνδεθείτε σε πάνω από 500 υπηρεσίες και API ή να εργαστείτε αποκλειστικά τοπικά στον υπολογιστή σας.
• Μειώστε τα ανθρώπινα λάθη και επιταχύνετε τις διαδικασίεςΟ αυτοματισμός διασφαλίζει ακρίβεια και ταχύτητα σε εργασίες ρουτίνας.

Αυτού του είδους τα εργαλεία μπορούν να μεταμορφώσουν ριζικά τον τρόπο που εργάζεστε, επιτρέποντας την ολοκλήρωση επαναλαμβανόμενων εργασιών σε δευτερόλεπτα και ελαχιστοποιώντας τα σφάλματα.

Ξεκινώντας με το Power Automate Desktop στα Windows 11

Εάν έχετε Windows 11, πιθανότατα έχετε ήδη εγκατεστημένο το Power Automate Desktop. Δεδομένου ότι είναι ενσωματωμένο στο σύστημα, αν όχι, μπορείτε να το αναζητήσετε στο μενού Έναρξη ή να το εγκαταστήσετε δωρεάν από το Microsoft Store. Στην περίπτωση των Windows 10, μπορείτε επίσης να το κατεβάσετε δωρεάν, αν και ορισμένες προηγμένες λειτουργίες ενδέχεται να απαιτούν επαγγελματικό λογαριασμό.

• Για να το εγκαταστήσετε από το Store, απλώς αναζητήστε το "Power Automate Desktop", κάντε κλικ στην επιλογή "Λήψη" και ακολουθήστε τις οδηγίες στην οθόνη.
• Αν προτιμάτε την μη αυτόματη εγκατάσταση, κατεβάστε το πρόγραμμα εγκατάστασης από την επίσημη ιστοσελίδα της Microsoft, εκτελέστε το αρχείο 'Setup.Microsoft.PowerAutomate.exe' και ακολουθήστε τα συνήθη βήματα.

Μόλις εγκατασταθεί, συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας Microsoft (προσωπικό, εκπαιδευτικό ή επαγγελματικό, ανάλογα με τον λογαριασμό σας) και Θα έχετε πλέον πρόσβαση στον κύριο πίνακα της εφαρμογής για να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και να διαχειριστείτε όλες τις ροές σας.

Τι είδους εργασίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν;

Σχεδόν οτιδήποτε κάνετε στον υπολογιστή σας μπορεί να αντιμετωπιστεί από το Power Automate Desktop. Μερικές από τις πιο συνηθισμένες εργασίες περιλαμβάνουν:

• Οργάνωση εγγράφων: Αυτόματη μετονομασία, μετακίνηση, αντιγραφή ή αρχειοθέτηση αρχείων με βάση κανόνες ή χρονοδιαγράμματα.
• Εξαγωγή πληροφοριών από ιστοσελίδεςΠαρακολουθήστε τιμές, κατεβάστε δεδομένα και μεταφέρετέ τα στο Excel.
• Μετατροπή εγγράφωνΓια παράδειγμα, άνοιγμα αρχείων Word και αποθήκευσή τους σε PDF χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση.
• Αποστολή email ή ειδοποιήσεων αυτόματα κατά την ανίχνευση ορισμένων συμβάντων.
• Συμπληρώστε φόρμες και επαναλαμβανόμενα πεδία σε ιστότοπους ή εφαρμογές για υπολογιστές.
• Μεταφορά δεδομένων μεταξύ εφαρμογώνΣυγχρονισμός δεδομένων μεταξύ προγραμμάτων όπως το Outlook, το SharePoint, το OneDrive, εφαρμογών web και τοπικών αρχείων.
• Crear copias de seguridad περιοδικές αναθεωρήσεις σημαντικών αρχείων.
• Αυτοματοποιήστε τις λειτουργίες cloud και on-premises, εξοικονομώντας χρόνο σε επιχειρηματικές ή προσωπικές διαδικασίες.

Μπορείτε ακόμη και να σχεδιάσετε ροές που συνδυάζουν πολλές από αυτές τις ενέργειες, όπως η λήψη δεδομένων από έναν ιστότοπο, η μετατροπή τους, η κοινοποίησή τους και, στη συνέχεια, η αποστολή μιας αναφοράς μέσω email, όλα με ένα κλικ ή πλήρως προγραμματισμένα.

Τύποι ροών που μπορείτε να δημιουργήσετε

Το Power Automate Desktop σάς επιτρέπει να δημιουργείτε τρεις κύριους τύπους ροών, προσαρμοσμένο στις ανάγκες σας και στο περιβάλλον στο οποίο εργάζεστε:

• Ροές νεφώνΣχεδιασμένο για την αυτοματοποίηση διαδικασιών σε εφαρμογές και ηλεκτρονικές υπηρεσίες. Μπορούν να ενεργοποιηθούν αυτόματα από συμβάντα, πατώντας ένα κουμπί ή ακολουθώντας ένα πρόγραμμα.
• Flujos de escritorioΑυτοματοποιήστε τοπικές εργασίες στον υπολογιστή σας, όπως μετακίνηση αρχείων, χειρισμό φακέλων, άνοιγμα εφαρμογών κ.λπ.
• Ροές επιχειρηματικών διαδικασιώνΚαθοδηγούν τους χρήστες βήμα προς βήμα στις διαδικασίες που ορίζονται από την εταιρεία ή τον ίδιο τον χρήστη, διασφαλίζοντας συνέπεια και έλεγχο στον τρόπο εκτέλεσης πολύπλοκων εργασιών.

Κάθε τύπος ροής ανταποκρίνεται σε έναν συγκεκριμένο σκοπό, αν και μπορούν να συνδυαστούν μεταξύ τους ή να αλληλεπιδράσουν με άλλες εφαρμογές και υπηρεσίες χάρη στις εκατοντάδες διαθέσιμες συνδέσεις.

Πώς να δημιουργήσετε την πρώτη σας ροή στο Power Automate Desktop

Η διαδικασία δημιουργίας ενός αυτοματισμού είναι γρήγορη και διαισθητική:

1. Άνοιγμα Power Automate Desktop και κάντε κλικ στην επιλογή "Νέα ροή". Δώστε της ένα ουσιαστικό όνομα και κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία".
2. Στο παράθυρο επεξεργασίας, προσθέστε ενέργειες από την αριστερή πλαϊνή μπάραΓια παράδειγμα, μπορείτε να αναζητήσετε ενέργειες όπως «άνοιγμα εγγράφου», «μετατροπή σε PDF», «αποθήκευση σε φάκελο» κ.λπ.
3. Μπορείτε να διαμορφώσετε συγκεκριμένες παραμέτρους για κάθε ενέργεια., όπως η διαδρομή αρχείου, ο φάκελος προορισμού ή το όνομα εγγράφου.
4. Μπορείτε να σύρετε, να μετακινήσετε και να συνδυάσετε ενέργειες για να δημιουργήσετε πιο σύνθετες διαδικασίες. Προσθέστε συνθήκες, βρόχους ή βήματα λήψης αποφάσεων, εάν χρειάζεται.
5. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο "Αναπαραγωγή" για να δοκιμάσετε τη ροή και να βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν.
6. Αποθηκεύστε τη ροή σαςΘα εμφανιστεί στο κύριο μενού στην ενότητα «Οι ροές μου» και μπορείτε να το εκτελέσετε όποτε σας βολεύει.

Μόλις εξοικειωθείτε με το εργαλείο, η αυτοματοποίηση νέων εργασιών θα γίνει ταχύτερη και ευκολότερη.

Πρακτικά παραδείγματα αυτοματισμού στα Windows 11

Το Power Automate Desktop ξεχωρίζει για την ευελιξία του: Μπορείτε να δημιουργήσετε τα πάντα, από απλές υπενθυμίσεις έως σύνθετες επιχειρηματικές ροές. Ακολουθούν παραδείγματα που καταδεικνύουν το πλήρες δυναμικό του:

• Αυτόματη μετατροπή αρχείων: Ανοίγει έγγραφα Word από έναν φάκελο, τα αποθηκεύει ως PDF και τα οργανώνει σε υποφακέλους κατά όνομα ή ημερομηνία.
• Παρακολούθηση και σύγκριση τιμών στο διαδίκτυοΔημιουργήστε μια ροή που επισκέπτεται περιοδικά συγκεκριμένους ιστότοπους, συλλέγει τιμές και τις καταγράφει σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel για ανάλυση ή ειδοποιήσεις.
• Αποστολή προγραμματισμένων αναφορών: Εξάγει δεδομένα από μια πηγή (για παράδειγμα, μια λίστα με ληφθέντα email), προετοιμάζει μια αναφορά και την αποστέλλει αυτόματα σε έναν ή περισσότερους παραλήπτες.
• Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και καθαρισμός αρχείωνΚάθε βράδυ σε μια συγκεκριμένη ώρα, αντιγράψτε σημαντικά αρχεία σε έναν φάκελο αντιγράφων ασφαλείας και διαγράψτε προσωρινά αρχεία.
• Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιώνΓια παράδειγμα, καθοδηγώντας έναν υπάλληλο στα βήματα που απαιτούνται για την ολοκλήρωση ενός εσωτερικού αιτήματος, διασφαλίζοντας ότι τίποτα δεν θα ξεχαστεί.

Αυτά είναι μόνο μερικά παραδείγματα, αλλά οι δυνατότητες είναι σχεδόν ατελείωτες. και μπορείτε να προσαρμόσετε οποιαδήποτε ροή στις ανάγκες σας.

Πώς να αξιοποιήσετε τα πρότυπα και την καταγραφή δράσης

Αν δεν θέλετε να ξεκινήσετε από την αρχή, το Power Automate Desktop προσφέρει προκατασκευασμένα πρότυπα για τις πιο συνηθισμένες ροές εργασίας. Απλώς επιλέξτε αυτό που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας, προσαρμόστε το με μερικές παραμέτρους (όπως διαδρομές αρχείων, email, υπηρεσίες κ.λπ.) και είστε έτοιμοι.

Εκτός, Η λειτουργία εγγραφής σάς επιτρέπει να «διδάξετε» στο Power Automate Desktop τι κάνετε στην οθόνηΑπλώς ενεργοποιήστε την εγγραφή, εκτελέστε τα βήματα που θα κάνατε κανονικά χειροκίνητα (ανοίξετε ένα πρόγραμμα, αντιγράψτε δεδομένα, επικολλήστε αλλού κ.λπ.) και το εργαλείο θα μετατρέψει αυτές τις κινήσεις σε μια επεξεργάσιμη και επαναχρησιμοποιήσιμη ροή.

Αυτή η λειτουργία είναι ιδανική για χρήστες που δεν έχουν τεχνικές γνώσεις. και σας επιτρέπει να καταγράφετε ακόμη και εργασίες που δεν εμφανίζονται απευθείας στα πρότυπα ή που συνδυάζουν πολλές εφαρμογές ταυτόχρονα.

Συνδέσεις και συμβατότητα: πλήρης ενσωμάτωση με άλλες υπηρεσίες

Μία από τις μεγάλες διαφορές του Power Automate είναι το σύστημα συνδέσμων του: Μικρές «γέφυρες» που επιτρέπουν στη ροή σας να επικοινωνεί με πάνω από 500 διαφορετικές υπηρεσίες και εφαρμογές. Υπάρχουν τυπικές συνδέσεις (περιλαμβάνονται στις βασικές άδειες χρήσης) και premium συνδέσεις (που απαιτούν άδειες χρήσης για επιχειρήσεις) και σας επιτρέπουν να εργάζεστε με το OneDrive, το Outlook και το Twitter, καθώς και να επικοινωνείτε με βάσεις δεδομένων, προσαρμοσμένα API ή εφαρμογές τρίτων.

• Παράδειγμα ενσωμάτωσης: Μπορείτε να ρυθμίσετε αυτόματες εργασίες στο Excel κάθε φορά που λαμβάνετε ένα email με συγκεκριμένο θέμα στο Outlook, δημιουργώντας μια αναφορά και αποθηκεύοντάς την σε έναν φάκελο στο cloud.
• Δημιουργία προσαρμοσμένων συνδέσμων: Εάν μια εφαρμογή ή ένα σύστημα δεν υποστηρίζεται αμέσως, το Power Automate επιτρέπει στους προγραμματιστές σας να δημιουργούν προσαρμοσμένες συνδέσεις για να επεκτείνουν τις δυνατότητες της πλατφόρμας.

Οι σύνδεσμοι ενισχύουν τις δυνατότητες αυτοματισμού, επιτρέποντας στο ψηφιακό οικοσύστημα να λειτουργεί πλήρως συνδεδεμένο και προσαρμοσμένο στους στόχους σας.

Σύγκριση με άλλα εργαλεία αυτοματισμού: Γιατί να επιλέξετε το Power Automate;

Υπάρχουν και άλλες επιλογές στην αγορά, όπως το Zapier, το οποίο είναι πολύ δημοφιλές σε επιχειρηματικά περιβάλλοντα, αλλά το Power Automate ξεχωρίζει για διάφορους λόγους:

• Εγγενής ενσωμάτωση στα Windows 11 και Microsoft 365Δεν χρειάζεστε εξωτερικές εφαρμογές ή πρόσθετες πληρωμές εάν είστε χρήστης της Microsoft.
• Μεγαλύτερος αριθμός αυτόματων ενεργειών για την επένδυσή σαςΤο Power Automate προσφέρει περισσότερες ενέργειες στην ίδια τιμή ή ακόμα και δωρεάν σε πολλές περιπτώσεις.
• Mayor seguridad y fiabilidadΗ Microsoft ενσωματώνει προηγμένα στοιχεία ελέγχου δεδομένων, έλεγχο και κρυπτογράφηση.
• Πιο φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον εργασίας για χρήστες WindowsΗ καμπύλη εκμάθησης είναι χαμηλή, με τεκμηρίωση και υποστήριξη στα ισπανικά.
• Προηγμένες επιλογές και επαγγελματισμόςΑν καταφέρετε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο, μπορείτε να δημιουργήσετε εξαιρετικά πολύπλοκες και επιχειρηματικές διαδικασίες.

Ενώ το Zapier ξεχωρίζει με τον αριθμό των εξωτερικών ενσωματώσεων και την ευκολία χρήσης για χρήστες που χρησιμοποιούν μόνο cloud, Το Power Automate Desktop είναι η καλύτερη λύση για όσους χρειάζονται να αυτοματοποιήσουν ό,τι συμβαίνει στον υπολογιστή τους, να συνδυάσουν τοπικές και ηλεκτρονικές λειτουργίες και να επωφεληθούν από το οικοσύστημα της Microsoft.

Συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τους αυτοματισμούς σας

Αν θέλετε το Power Automate Desktop να φέρει επανάσταση στην καθημερινότητά σας, ακολουθούν ορισμένες βασικές συμβουλές:

• Ξεκινήστε με απλές ροέςΑυτοματοποιήστε απλές ενέργειες όπως το άνοιγμα προγραμμάτων, τη μετατροπή αρχείων ή την αντιγραφή φακέλων πριν προχωρήσετε σε πολύπλοκες διαδικασίες.
• Προσαρμόστε και πειραματιστείτεΔοκιμάστε τα πρότυπα, επεξεργαστείτε τα και τροποποιήστε τα ώστε να ταιριάζουν στις ανάγκες σας. Ο επεξεργαστής σάς επιτρέπει να δοκιμάσετε διαφορετικούς συνδυασμούς μέχρι να βρείτε αυτόν που σας ταιριάζει καλύτερα.
• Εξερευνήστε τη συσκευή εγγραφήςΕάν έχετε μια επαναλαμβανόμενη εργασία που δεν μπορείτε να βρείτε ως προκαθορισμένη ενέργεια, καταγράψτε την και μετατρέψτε την σε ροή.
• Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των πιο σημαντικών ροών σαςΜε αυτόν τον τρόπο θα αποφύγετε την απώλειά τους σε περίπτωση αλλαγής εξοπλισμού ή επαναφοράς ρυθμίσεων.
• Δείτε την κοινότητα και τους πόρους της MicrosoftΥπάρχει πληθώρα διαθέσιμων εκπαιδευτικών οδηγών, συχνών ερωτήσεων και τεχνικής υποστήριξης.
• Πώς να αυτοματοποιήσετε εργασίες στα Windows 11; Εξηγούμε περισσότερους τρόπους σε αυτό το άρθρο.

Κατακτώντας πλήρως το Power Automate Desktop, θα αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και θα μειώσετε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες που καταναλώνουν χρόνο και πόρους στην καθημερινότητά σας.

Η Microsoft συνεχίζει να επεκτείνει τις δυνατότητες της πλατφόρμας, συμπεριλαμβανομένων νέων συνδέσμων, προτύπων και ενσωματώσεων που καθιστούν τον αυτοματισμό ακόμα πιο προσβάσιμο και ισχυρό σε κάθε πτυχή της ψηφιακής σας ζωής.

Power Automate Desktop Το Power Automate έχει εκδημοκρατικοποιήσει τον αυτοματισμό στα Windows 11, χάρη στην ευκολία χρήσης, την ισχύ και την απρόσκοπτη ενσωμάτωσή του με τις εφαρμογές που χρησιμοποιούμε καθημερινά. Είναι ένα απαραίτητο εργαλείο για όσους θέλουν να βελτιστοποιήσουν τον χρόνο τους, να έχουν μεγαλύτερο έλεγχο στις εργασίες τους και να αφήσουν την τεχνολογία να εκτελέσει τις πιο κουραστικές ρουτίνες. Είτε είστε αρχάριος είτε προχωρημένος χρήστης, η αυτοματοποίηση του υπολογιστή σας θα σας επιτρέψει να αφιερώνετε περισσότερο χρόνο σε ό,τι πραγματικά έχει σημασία, χωρίς να επαναλαμβάνετε συνεχώς τις ίδιες ενέργειες. Ελπίζουμε να έχετε μάθει πώς να αυτοματοποιείτε επαναλαμβανόμενες εργασίες στα Windows 11 με το Power Automate Desktop.