Πώς να αποθηκεύσετε αποδείξεις και εγγυήσεις για τα gadget σας χωρίς να τρελαθείτε

¿Πώς να φυλάξετε τις αποδείξεις και τις εγγυήσεις για τα gadget σας, ώστε να μην τρελαθείτε όταν χαλάσουν; Η παρακολούθηση τιμολογίων, αποδείξεων και καρτών εγγύησης για κάθε συσκευή μπορεί να γίνει πραγματικός πονοκέφαλος όταν έχετε το τηλέφωνό σας, τα ακουστικά, το καθαριστικό νερού, το πλυντήριο ρούχων και χιλιάδες άλλες συσκευές σε λειτουργία (ή δυσλειτουργούν) ταυτόχρονα. Ανάμεσα σε email, μηνύματα WhatsApp, τυχαίους φακέλους και αγορές που πραγματοποιούνται από άλλα μέλη της οικογένειας, είναι εύκολο τα πάντα να σκορπιστούν και όταν κάτι χαλάσει, δεν μπορείτε να βρείτε αυτό που χρειάζεστε.

Είμαι σίγουρος ότι καταστάσεις σαν κι αυτή μου ακούγονται οικείες: Ακουστικά που σταματούν να λειτουργούν λίγο πριν λήξει η εγγύηση, αλλά εσείς φτάνετε δύο μέρες αργότερα στο κατάστημα.Μια συσκευή με ένα έτος δωρεάν σέρβις που λήγει χωρίς καν να το καταλάβετε· ή η κλασική περίπτωση πληρωμής για μια εκτεταμένη εγγύηση (AMC) που δεν θυμάστε ποτέ να χρησιμοποιήσετε. Μου συνέβη με ένα πλυντήριο ρούχων: Νόμιζα ότι είχε λήξει, κάλεσα έναν τεχνικό και όταν το έλεγξα αργότερα, είχε ακόμα πέντε ημέρες κάλυψης. Πεταμένα χρήματα, ουσιαστικά λόγω αποδιοργάνωσης.

Γιατί χάνουμε τιμολόγια και εγγυήσεις;

Η πραγματικότητα είναι ότι Συνήθως δεν γνωρίζουμε πόσες συσκευές έχουμε στο σπίτι ή ποιες εξακολουθούν να καλύπτονται.Επιπλέον, είναι σκόπιμο να γνωρίζετε τα βασικά δικαιώματα που έχετε όταν αγοράζετε τεχνολογία onlineΚάθε αγορά αφήνει την απόδειξή της σε διαφορετικό μέρος: κάποια παραμένουν στο προσωπικό σας email, άλλα στα εισερχόμενα του συντρόφου σας, άλλα κοινοποιούνται μέσω WhatsApp και κάποια καταλήγουν σε έναν ανώνυμο φάκελο στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας.

Εκτός, Η ζωή δεν περιμένει τον φάκελό σουΑν έχετε δουλειά ή είστε απασχολημένοι, αφήνετε την προθεσμία να περάσει. Ένα τυπικό παράδειγμα είναι τα ακουστικά βαρηκοΐας που παρουσιάζουν δυσλειτουργία. Με καθυστέρηση μερικών ημερών, χάνετε το δικαίωμά σας για δωρεάν επισκευή. Μια άλλη ατυχής περίπτωση: υπηρεσίες συντήρησης που περιλαμβάνονται (όπως αυτό ενός καθαριστή νερού για 12 μήνες) που σπαταλώνται λόγω άγνοιας του ορίου.

Και αν ζείτε με άλλους ανθρώπους, το πρόβλημα πολλαπλασιάζεται: Κάθε μέλος αγοράζει πράγματα, ο καθένας εξοικονομεί όσο καλύτερα μπορεί Και μετά κανείς δεν θυμάται πού βρίσκεται τίποτα. Αποτέλεσμα: διπλές αγορές, αχρησιμοποίητες εγγυήσεις και χαμένα χρήματα.

Ποια έγγραφα πρέπει να αποθηκεύσετε και πώς να τα ψηφιοποιήσετε

Αν και μπορεί να φαίνεται προφανές, είναι σημαντικό να είστε σαφείς σχετικά με το ελάχιστο σύνολο εγγράφων και αποδεικτικών στοιχείων που πρέπει να φυλάσσετε για κάθε συσκευή. Αυτά είναι τα απαραίτητα κομμάτια:

• Τιμολόγιο ή απόδειξη (PDF εάν η αγορά γίνεται ηλεκτρονικά· ευκρινής φωτογραφία εάν πρόκειται για χάρτινο εισιτήριο).
• Κάρτα ή πιστοποιητικό εγγύησης από τον κατασκευαστή και, εάν ισχύει, εκτεταμένη εγγύηση/AMC με τους όρους του.
• Επιβεβαίωση αγοράς από τον πωλητή (ταχυδρομείο, δελτίο παράδοσης, κωδικός παραγγελίας).
• Σειριακός αριθμός, IMEI ή σειριακός αριθμός της συσκευής.

Ψηφιοποιήστε τα πάντα αμέσως μόλις αγοράσετε. Χρησιμοποιήστε τον σαρωτή κινητού τηλεφώνου (Οι εφαρμογές σήμερα ισιώνουν, περικόπτουν και αποθηκεύουν σε PDF με καλή ποιότητα) και ονομάζουν τα αρχεία με συνεπή μορφή: Μάρκα–Μοντέλο–Προμηθευτής–Ημερομηνία Αγοράς–Ημερομηνία Λήξης.pdf. Προσθέστε μια φωτογραφία του σειριακού αριθμού ή γράψτε τον απευθείας στο PDF.

Για τιμολόγια που λαμβάνονται μέσω WhatsApp ή email, ορίζει μία μόνο καταχώρησηΓια παράδειγμα, προωθήστε όλα τα τιμολόγια σε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως [email protected] ή σε έναν κοινόχρηστο φάκελο στο cloud. Στο WhatsApp, δημιουργήστε μια συνομιλία με τον εαυτό σας ή την οικογένειά σας με τίτλο «Τιμολόγια και Εγγυήσεις» και ανεβάστε εκεί τη φωτογραφία με κείμενο που περιλαμβάνει το όνομα της συσκευής και την ημερομηνία αγοράς.

Πού να το αποθηκεύσετε: εφαρμογές, αποθήκευση στο cloud και οικογενειακός χώρος εργασίας

Αυτό που λειτουργεί καλύτερα είναι Συγκεντρώστε τα πάντα σε ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να καταχωρείτε συσκευές, να ανεβάζετε έγγραφα και να προγραμματίζετε υπενθυμίσεις πριν λήξει η κάλυψη ή οι υπηρεσίες. Υπάρχουν συγκεκριμένες εφαρμογές για το απόθεμα οικιακών συσκευών. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν διαχειριστή εργασιών ή έργων και να τον προσαρμόσετε για αυτόν τον σκοπό.

Αν επιλέξετε έναν διαχειριστή έργου, σκεφτείτε τη δομή του σαν ένα εμπορικό κέντρο: Ο «χώρος εργασίας» θα είναι ολόκληρο το κτίριο το οποίο περιέχει όλες τις πληροφορίες σας. Μέσα σε αυτό, δημιουργείτε "χώρους" (όπως καταστήματα) για να διαχωρίσετε περιοχές, για παράδειγμα: Σπίτι, Γραφείο, Οικογένεια. Μέσα σε κάθε χώρο, μπορείτε να έχετε προαιρετικοί φάκελοι (Οικιακές Συσκευές, Υπολογιστές, Ήχος/Βίντεο) και, σε αυτούς τους φακέλους, λίστες που λειτουργούν ως ράφια πού αποθηκεύετε τις εργασίες: κάθε εργασία θα είναι μια συσκευή. Οι δευτερεύουσες εργασίες είναι χρήσιμες για αξεσουάρ ή σχετική συντήρηση.

Όσον αφορά το κόστος, σε δημοφιλείς πλατφόρμες είναι σύνηθες ότι Δεν πληρώνετε για τον ίδιο τον χώρο εργασίας, αλλά για κάθε χρήστη με δικαιώματα επεξεργασίας. (η περίφημη «θέση»). Οι επισκέπτες είναι συνήθως δωρεάν με περιορισμένες λειτουργίες και δικαιώματα. Εάν το ίδιο άτομο είναι μέλος με δικαιώματα επεξεργασίας σε δύο διαφορετικούς χώρους εργασίας, θα χρεωθεί και για τους δύο. Μπορείτε επίσης να έχετε περισσότερους από έναν χώρους εργασίας (για παράδειγμα, Οικία και Επιχείρηση), αλλά δεν υπάρχει διασταυρούμενη ορατότητα: θα πρέπει να εξετάσετε το καθένα ξεχωριστά. Λάβετε αυτό υπόψη αν θέλετε να δείτε τα πάντα με μια ματιά.

Όσον αφορά τα σχέδια, η γενική ιδέα είναι συνήθως η εξής: ένα δωρεάν πρόγραμμα για προσωπική χρήση με περιορισμούς· ένα πρόγραμμα «Απεριόριστων» περίπου 7$/χρήστη/μήνα για μικρές ομάδες· ένα επιχειρηματικό σχέδιο περίπου 12$/χρήστη/μήνα με προηγμένες λειτουργίες· ένα επίπεδο Business Plus περίπου 19 $/χρήστη/μήνα για τη διαχείριση πολλαπλών συσκευών με πιο εξειδικευμένα δικαιώματα και ένα πρόγραμμα Επιχείρηση Προσαρμοσμένο με SSO, προηγμένους ρόλους και υποστήριξη κατά προτεραιότητα. Να θυμάστε ότι Αυτές οι τιμές ενδέχεται να αλλάξουν Και μερικές φορές υπάρχουν προσφορές (όπως έκπτωση 10%) ανάλογα με την καμπάνια.

Αν βαριέσαι να διαβάζεις, πολλές φορές Αυτοί οι διαχειριστές και οι οδηγοί προσφέρουν ηχητικές εκδόσεις να ακούσετε τι είναι απαραίτητο ενώ κάνετε κάτι άλλο. Όποιο εργαλείο κι αν χρησιμοποιείτε, να έχετε κατά νου αυτήν τη βασική ιδέα: ενοποίηση, κατηγοριοποίηση και ειδοποιήσεις προγράμματος με περιθώριο.

Συνιστώμενη ροή εργασίας (βήμα προς βήμα)

Για να διατηρήσετε τα πράγματα απλά, δημιουργήστε ένα σύστημα που μπορείτε να συντηρήσετε με ελάχιστη προσπάθεια. Μια απλή ροή θα μπορούσε να είναι:

• Αγοράστε τη συσκευή και, την ίδια ημέρα, σάρωση ή λήψη τιμολόγιο/απόδειξη και εγγύηση.
• Στην εφαρμογή/σύστημά σας, δημιουργήστε μια κάρτα της συσκευής με: όνομα, μοντέλο, σειριακό αριθμό, προμηθευτή, ημερομηνία αγοράς και κάλυψη.
• Ανεβάστε τα PDF και φωτογραφίες, και μια ετικέτα με την κατηγορία (π.χ., Πληροφορική, Οικιακές Συσκευές) και με το υπεύθυνο άτομο (εσείς, ο/η σύντροφός σας, το παιδί σας).
• Define πολλαπλές υπενθυμίσεις: 60 ημέρες, 30 ημέρες και 7 ημέρες πριν από τη λήξη της εγγύησης ή της συντήρησης (ετήσια συντήρηση, καθαρισμός φίλτρου κ.λπ.).
• Αν υπάρχει εκτεταμένη εγγύηση/AMCΠροσθέστε ημερομηνία ανανέωσης ή λήξης και επισυνάψτε όρους και προϋποθέσεις.
• Για κοινές αγορές, σας προσκαλεί ως «επισκέπτη» σε μέλη της οικογένειας με άδεια ανάγνωσης ή συνεισφορά, ανάλογα με την περίπτωση.

Με αυτό το σχέδιο, Μειώνει τον κίνδυνο καθυστέρησης Και, επιπλέον, οποιοσδήποτε στο σπίτι μπορεί να βρει αυτό που χρειάζεται με δύο βρύσες.

Φυσική οργάνωση υλικού και αξεσουάρ

Η ψηφιακή οργάνωση βοηθάει, αλλά Αν όλα είναι χαοτικά έξω, θα χάσεις και χρόνο.Επωφεληθείτε από μετακομίσεις ή μετεγκαταστάσεις (όπως η μετάβαση από ένα μεγάλο σπίτι σε ένα μικρότερο γραφείο) για να ξεκαθαρίσετε και να οργανώσετε την κατάσταση. Πολλοί από εμάς έχουμε στοίβες από πλακέτες, καλώδια και περιφερειακά «για έργα» αποθηκευμένα σε φθηνά καρότσια με συρτάρια που διαλύονται. Άλλα στιβαρά συστήματα είναι εξαιρετικά ακριβά. Ήρθε η ώρα να γίνετε δημιουργικοί χωρίς να ξοδέψετε μια περιουσία.

• Στοιβαζόμενα κουτιά με μπροστινή ετικέτα (Διαφανές, αν είναι δυνατόν). Διακριτές κατηγορίες: Καλώδια USB-C, HDMI/Οθόνη, Τροφοδοσία, Ήχος, Δίκτυο, Προσαρμογείς, Πλακέτες και αισθητήρες, Περιβλήματα και βίδες.
• Διάτρητο πάνελ (πινακίδα) ή τοίχος με γάντζο για εργαλεία και αξεσουάρ που χρησιμοποιούνται συχνά.
• Οργανωτές ESD για ευαίσθητα ηλεκτρονικά (αντιστατικές σακούλες και δίσκοι για πλακέτες και μονάδες).
• Αρχειοθήκες A4 Λεπτά διαχωριστικά για εγχειρίδια, φυσικές εγγυήσεις και έγγραφα που χρειάζεστε σε χαρτί, με διαχωριστικά ανά μάρκα.
• Σε μεγάλες κινήσεις, Χρησιμοποιήστε βαλίτσες τύπου θήκης πτήσης ή δοχεία με κομμένο αφρό για ευαίσθητο εξοπλισμό.

Όταν προσθέτετε ετικέτα, προσθέστε μια αναφορά στο ψηφιακό αρχείο. Για παράδειγμα: «AUDIO-003_Sony_Headphones_2023»Έτσι, η ταμειακή μηχανή και η κάρτα στην εφαρμογή σας βρίσκονται χωρίς σκέψη.

Φροντίστε τις συσκευές σας, ώστε να χρειαστείτε λιγότερη κάλυψη εγγύησης.

Η σωστή συντήρηση αποτρέπει τις βλάβες και σας εξοικονομεί γραφειοκρατία. Ακόμα κι αν ένα κομμάτι εξοπλισμού είναι μεταχειρισμένο, φροντίστε το με προσοχή.Χρησιμοποιήστε θήκη ή κάλυμμα όταν χρειάζεται, αποφύγετε τις κρούσεις, την υγρασία και τις ακραίες θερμοκρασίες και μην υπερφορτώνετε τα σακίδια πλάτης.

Σε κινητά τηλέφωνα, tablet και φορητούς υπολογιστές, Το λογισμικό έχει την ίδια σημασία με το υλικόΔιαγράψτε εφαρμογές και αρχεία που δεν χρησιμοποιείτε, εγκαταστήστε ενημερώσεις συστήματος και ενημερώσεις ασφαλείας και εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης λογισμικού προστασίας από ιούς εάν χρησιμοποιείτε συχνά αναξιόπιστα δίκτυα.

Εξωτερικά, η καθαριότητα μετράει. Η σκόνη και το γράσο επηρεάζουν τον αερισμό και τις συνδέσειςΧρησιμοποιήστε πανιά μικροϊνών και ειδικά προϊόντα. Αποφύγετε τα λειαντικά και, φυσικά, μην μουλιάζετε ηλεκτρονικά εξαρτήματα.

Η μπαταρία είναι κρίσιμη. Μην το αφήνετε συνεχώς να πέφτει στο 0%, ούτε να το αφήνετε στο 100% επ' αόριστον.Χρησιμοποιήστε γνήσιους ή υψηλής ποιότητας φορτιστές και, αν πρόκειται να αποθηκεύσετε τη συσκευή για κάποιο χρονικό διάστημα, αφήστε την φορτισμένη στο 50–70% και σε δροσερό μέρος. Όταν έρθει η ώρα να αντικαταστήσετε την μπαταρία, είναι συνήθως φθηνή και παρατείνει τη διάρκεια ζωής της.

Αν δεν χρησιμοποιείτε συχνά μια συσκευή, Φυλάξτε το σε ξηρό, δροσερό μέρος, μακριά από το άμεσο ηλιακό φως.Τα επενδεδυμένα κουτιά είναι ένα πλεονέκτημα για κάμερες, ηχεία και εξοπλισμό βίντεο.

Σε περίπτωση βλαβών, οι επισκευές συνήθως αποδίδουνΟι μπαταρίες, οι οθόνες, τα καλώδια, οι υποδοχές και τα κουμπιά είναι σχετικά εύκολα στην αντικατάσταση. Στους υπολογιστές, μια αναβάθμιση SSD ή ΕΜΒΟΛΟ Μπορεί να κάνει θαύματα σε σύγκριση με την αγορά ενός καινούργιου.

Και μην το πιέζετε: προσαρμόστε τη χρήση στις δυνατότητες του εξοπλισμούΔεν χρειάζεται να επεξεργάζεστε βίντεο σε έναν απλό φορητό υπολογιστή, δεν χρειάζεται να παίζετε σε φορητό ηχείο στη μέγιστη ένταση για ώρες και δεν χρειάζεται να παίρνετε το κινητό σας τηλέφωνο στην παραλία ή στα βουνά χωρίς προστασία.

Αν τελικά χρειαστεί να ανανεώσετε, Η επιλογή αξιόπιστων ανακαινισμένων προϊόντων είναι μια λογική επιλογή.Το παράδειγμα αναφοράς ανέφερε καταστήματα όπως το Cash με ελεγμένο και εγγυημένο εξοπλισμό, έναν ενδιαφέροντα τρόπο εξοικονόμησης χρημάτων και μείωσης των περιβαλλοντικών επιπτώσεων.

Υπενθυμίσεις που σας εξοικονομούν χρήματα

Η διαφορά μεταξύ πληρωμής από την τσέπη σας ή όχι μπορεί να είναι φτάνω με επαρκές περιθώριοΔημιουργήστε κλιμακωτές υπενθυμίσεις για κάθε κάλυψη: 60, 30 και 7 ημέρες πριν, και μία κατά την ημερομηνία λήξης. Εάν η υπηρεσία είναι ετήσια (π.χ. δωρεάν καθαρισμός καθαριστή), προσθέστε την επαναλαμβανόμενη υπενθύμιση. Αυτό θα αποτρέψει το τυπικό σενάριο «ήταν 48 ώρες μακριά και το έχασα».

Είναι επίσης βολικό προσθήκη εργασιών χρήσης και συντήρησης (καθαρισμός φίλτρων, ενημέρωση υλικολογισμικού, έλεγχος μπαταρίας) που σχετίζονται με τη συσκευή. Εάν υπάρξει βλάβη αργότερα, θα έχετε ένα αρχείο της φροντίδας που δόθηκε στον εξοπλισμό.

Όταν κάτι χαλάει: πώς να χρησιμοποιήσετε το αρχείο σας

Εάν μια συσκευή παρουσιάσει βλάβη, μεταβείτε στο εργαλείο σας και Ανοίγει τις πληροφορίες της συσκευής σε δευτερόλεπταΚατεβάστε το τιμολόγιο, την εγγύηση και τον σειριακό αριθμό. Στην ίδια φόρμα, σημειώστε το σύμπτωμα και επικοινωνήστε με την υποστήριξη του κατασκευαστή ή του καταστήματος.

• Αν είναι εντός εγγύησης, Ζητήστε ένα RMA ή ένα ραντεβού για serviceΦέρτε ή επισυνάψτε το τιμολόγιο και την κάρτα εγγύησης. Ελέγξτε ξανά την ημερομηνία με τις υπενθυμίσεις σας.
• Εάν καλύπτει μια δωρεάν υπηρεσία (π.χ., ετήσιο check-up), κάντε κράτηση το συντομότερο δυνατό ώστε να μην ξεμείνετε από χώρο στο τέλος της προθεσμίας.
• Εάν αγοράσατε εκτεταμένη εγγύηση/AMC, Ελέγξτε τους όρους και τις εξαιρέσειςΜερικές φορές καλύπτουν φθορά ή ατυχήματα που δεν καλύπτονται από την τυπική εγγύηση.

Λύστε το, και τέλος, ενημέρωση της εγγραφής με την ολοκλήρωση της επισκευής, την αντικατάσταση εξαρτημάτων και μια νέα ημερομηνία κάλυψης, εάν ισχύει.

Ασφάλεια, αντίγραφα ασφαλείας και συνέχεια

Όλη αυτή η προσπάθεια είναι άχρηστη αν χάσετε τα δεδομένα. Ενεργοποίηση αυτόματης δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας Μετακινήστε τον φάκελο βάσης δεδομένων και εγγράφων σε μια άλλη υπηρεσία cloud ή σε ένα NAS στο σπίτι. Εάν χρησιμοποιείτε δύο εργαλεία (inventory + cloud), βεβαιωθείτε ότι συγχρονίζονται και ότι μπορείτε να επαναφέρετε προηγούμενες εκδόσεις.

Αν εργάζεστε με την οικογένεια ή με μια ομάδα, ορίστε σαφείς ρόλουςΠοιος προσθέτει, ποιος επεξεργάζεται, ποιος μόνο βλέπει. Προσκαλώντας ως "επισκέπτες" όσους χρειάζεται μόνο να δουν κάτι συγκεκριμένο, θα σας γλιτώσει από έξοδα και προβλήματα.

Παρακολουθήστε τα τιμολόγια, τις εγγυήσεις και τα αρχεία συντήρησης Δεν είναι θέμα μνήμης, αλλά συστήματος: ψηφιοποιήστε τις αγορές σας, οργανώστε τις σε έναν κοινό χώρο με σαφείς κατηγορίες, αξιοποιήστε τις κλιμακωτές υπενθυμίσεις και φροντίστε τις συσκευές σας ώστε να παρουσιάζουν λιγότερες βλάβες. Όταν έρθει η ώρα να τις χρησιμοποιήσετε, θα έχετε τα αποδεικτικά στοιχεία πρόχειρα και δεν θα χάσετε ξανά χρήματα επειδή φτάσατε αργά.