Πώς να απενεργοποιήσετε τα μηνύματα Note to Self στο Outlook;

Κατά την καθημερινή χρήση του θέα Μερικές φορές εμφανίζονται αυτόματα μηνύματα που μπορεί να είναι ενοχλητικά, όπως τα κλασικά μηνύματα «Σημείωση προς τον εαυτό μου» (ή «Σημείωση προς τον εαυτό μου»), τα οποία εμφανίζονται σε περιπτώσεις όπου το email ανιχνεύει ότι στέλνετε ένα μήνυμα στη δική σας διεύθυνση. Πώς να απενεργοποιήσετε τα μηνύματα Σημείωση για τον εαυτό στο Outlook; Το βλέπουμε παρακάτω.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε καθεμία από τις επιλογές και ρυθμίσεις που μπορούν να επηρεάσουν τη διαχείριση των αυτοματοποιημένων μηνυμάτων στο Outlook, εμβαθύνοντας σε φίλτρα, λίστες αποστολέων και παραληπτών, ειδοποιήσεις, επίπεδα εμπιστευτικότητας και άλλες σχετικές πτυχές.

Γιατί βλέπω μηνύματα "Όχι για τον εαυτό μου" ή "Σημείωση για τον εαυτό μου" στο Outlook;

Μία από τις συμπεριφορές που μπερδεύει περισσότερο πολλούς χρήστες είναι το μήνυμα "Όχι στον εαυτό σας", το οποίο εμφανίζεται συνήθως όταν στέλνετε ένα email στη δική σας διεύθυνση. Το Outlook, αναγνωρίζοντας αυτό το μοτίβο, μπορεί να επισημάνει ή να εμφανίσει ειδοποιήσεις που σας ειδοποιούν ότι είστε και ο αποστολέας και ο παραλήπτης. Αυτό επιδιώκει να αποφύγει πιθανά σφάλματα, αυτοματοποιημένο spam ή ακόμη και προσωπικές οργανωτικές ρουτίνες που μπορεί να μην είναι σκόπιμες..

Ωστόσο, αυτή η λειτουργία δεν διαθέτει άμεσα και σαφή στοιχεία ελέγχου για να την απενεργοποιήσετε από τις τυπικές ρυθμίσεις, γεγονός που καθιστά δύσκολη τη μείωση της εμφάνισής της εάν δεν τη χρειάζεστε πραγματικά. Σε αυτό το σημείο, η γνώση του τρόπου απενεργοποίησης των μηνυμάτων "Σημείωση προς τον εαυτό" στο Outlook καθίσταται κρίσιμη.

Σε άλλες περιπτώσεις, το Outlook ενδέχεται επίσης να εμφανίζει παρόμοιες προειδοποιήσεις για ύποπτα μηνύματα, για παράδειγμα εάν κάποιος πλαστογραφήσει τη δική σας διεύθυνση ή τη διεύθυνση μιας κανονικής επαφής. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η πλατφόρμα επιδιώκει να σας προστατεύσει από απόπειρες ηλεκτρονικού "ψαρέματος" (phishing) παρακολουθώντας τυχόν ανωμαλίες στην προέλευση των email. Όποια και αν είναι η περίπτωση, ο στόχος είναι πάντα να διασφαλιστεί η ασφάλεια και η σωστή οργάνωση του γραμματοκιβωτίου., ακόμα κι αν αυτό προκαλεί ανεπιθύμητες αυτόματες ειδοποιήσεις.

Ρύθμιση παραμέτρων φίλτρων και διαχείριση ανεπιθύμητης αλληλογραφίας

Πέρα από το πώς να απενεργοποιήσετε τα μηνύματα "Σημείωση προς τον εαυτό" στο Outlook, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι αυτή η υπηρεσία παρέχει στους χρήστες διάφορους τρόπους για να Διαχειριστείτε ποια μηνύματα φτάνουν στα εισερχόμενά σας, ποια επισημαίνονται ως ανεπιθύμητα και πώς να αντιμετωπίζετε τους επαναλαμβανόμενους αποστολείς..

Συχνά, η εμφάνιση αυτοματοποιημένων μηνυμάτων οφείλεται σε ενεργοποιημένα φίλτρα ή στην συμπερίληψη της δικής σας διεύθυνσης σε ορισμένες λίστες ελέγχου. Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις ρυθμίσεις, υπάρχει η επιλογή «Αποκλεισμός ή αποδοχή» Στις πιο σύγχρονες εκδόσεις, σας επιτρέπει να αποφασίσετε ποιους θεωρείτε ασφαλείς και ποιους θέλετε να αποκλείσετε μόνιμα.

Οι ρυθμίσεις φίλτρου μπορούν να τροποποιηθούν μέσω της πρόσβασης στις ρυθμίσεις του Outlook Web App ή στις επιλογές του προγράμματος-πελάτη για υπολογιστή:

1. Πρόσβαση στο διαμόρφωση (εικονίδιο γραναζιού) και επιλέξτε ταχυδρομείο.
2. Μπείτε στο επιλογές και αναζήτηση Αποκλεισμός ή αποδοχή.

Εδώ μπορείτε να κάνετε τις εξής ρυθμίσεις:

• Απενεργοποιήστε το φιλτράρισμα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας επιλέγοντας την αντίστοιχη επιλογή, αν και αυτό απενεργοποιεί άλλους μηχανισμούς προστασίας.
• Διαχείριση ασφαλών λιστών αποστολέων και παραληπτών: Προσθέστε τη δική σας διεύθυνση ως ασφαλή εάν στέλνετε συχνά στον εαυτό σας email για εργασίες ή υπενθυμίσεις., με αυτόν τον τρόπο θα αποφύγετε μη αναμενόμενα μπλοκαρίσματα ή φίλτρα.
• Αποκλεισμένοι αποστολείς: Βεβαιωθείτε ότι η προσωπική σας διεύθυνση email δεν περιλαμβάνεται σε αυτήν τη λίστα, καθώς θα μπορούσε να προκαλέσει παράξενη συμπεριφορά ή ακόμα και να σας εμποδίσει να λαμβάνετε τα δικά σας μηνύματα.

Να θυμάστε ότι οτιδήποτε συμπεριλαμβάνετε στη λίστα ασφαλών αποστολέων και παραληπτών δεν θα αντιμετωπίζεται ποτέ ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή ανεπιθύμητη αλληλογραφία.

Πώς να αποκλείσετε, να επιτρέψετε ή να προσαρμόσετε τη διαχείριση ανεπιθύμητων μηνυμάτων;

Το περιβάλλον του θέα προσφορές Πολλαπλά επίπεδα αυτόματου φιλτραρίσματος για τον εντοπισμό και τη διαχείριση ύποπτων ή ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείουΟι βασικές προσαρμογές περιλαμβάνουν:

• Να μην μετακινούνται τα email στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας μουΕνεργοποιήστε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε να καταργήσετε το φιλτράρισμα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, αν και θα χάσετε άλλες προστασίες και προσαρμογές.
• Αυτόματο φιλτράρισμα ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείουΕπιτρέπει στο Outlook να εφαρμόζει αυτόματα κανόνες για την ανίχνευση και τον εντοπισμό ύποπτων μηνυμάτων, με βάση τα προκαθορισμένα φίλτρα και αυτά που έχουν οριστεί από τον διαχειριστή του οργανισμού σας.
• Ασφαλείς αποστολείς και παραλήπτεςΕδώ θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζεται ο δικός σας λογαριασμός, ειδικά εάν δημιουργείτε μηνύματα τύπου "Σημείωση προς τον εαυτό" για υπενθυμίσεις ή προσωπικά αρχεία.
• Να εμπιστεύομαι το email των επαφών μουΕνεργοποιώντας αυτήν την επιλογή, όλα τα μηνύματα που αποστέλλονται από αποθηκευμένες επαφές θα θεωρούνται ασφαλή, ελαχιστοποιώντας τις προειδοποιήσεις και τους αποκλεισμούς.

Αν παρατηρήσετε ποτέ ότι τα email που στέλνετε στον εαυτό σας καταλήγουν στα SPAM ή στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, ελέγξτε ότι η διεύθυνση email σας δεν περιλαμβάνεται κατά λάθος στη λίστα αποκλεισμένων αποστολέων. Αυτό είναι ένα συνηθισμένο λάθος που μπορεί να προκαλέσει ανεπιθύμητες ειδοποιήσεις και αυτοματοποιημένη συμπεριφορά.

Η σημασία των ασφαλών αποστολέων και των αποκλεισμένων αποστολέων

Λίστες ασφαλών και αποκλεισμένων αποστολέων επιτρέπουν στο Outlook να προσδιορίζει με ακρίβεια ποια μηνύματα πρέπει να παραδίδονται στα εισερχόμενα και ποια όχιΓια τους χρήστες που χρησιμοποιούν τη λειτουργία «στείλτε email στον εαυτό σας», η παρακολούθηση αυτών των λιστών είναι απαραίτητη:

• Ασφαλείς αποστολείςΠροσθέστε τη δική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εκείνες από τις άλλες συσκευές σας ή τους συνδεδεμένους λογαριασμούς σας. Αυτό θα αποτρέψει το Outlook από το να εντοπίζει αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως ύποπτα ή περιττά.
• Αποκλεισμένοι αποστολείς- Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνσή σας και τυχόν παραλλαγές (εάν υπάρχουν, όπως ψευδώνυμα, υποτομείς κ.λπ.) δεν εμφανίζονται εδώ. Εάν ναι, καταργήστε τα αμέσως για να αποφύγετε τυχόν προβλήματα.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, Ο ίδιος ο διακομιστής αλληλογραφίας ή ο διαχειριστής δικτύου ενδέχεται να έχει ρυθμίσει κανόνες που αποκλείουν αυτόματα ορισμένα μηνύματα πριν φτάσουν στο γραμματοκιβώτιό σας.Εάν το πρόβλημα επιμένει μετά τον έλεγχο όλων των προσωπικών σας ρυθμίσεων, επικοινωνήστε με την υποστήριξη της εταιρείας ή του παρόχου υπηρεσιών σας για να ελέγξουν τα φίλτρα σε επίπεδο διακομιστή.

Ειδοποιήσεις, προειδοποιήσεις και λειτουργία αυτόματων μηνυμάτων

Το Outlook όχι μόνο φιλτράρει την αλληλογραφία, αλλά και την εμφανίζει Ειδοποιήσεις και προειδοποιήσεις σχετικά με την ασφάλεια και τη συχνότητα ανταλλαγής μηνυμάτωνΕίναι σύνηθες να βλέπετε ένα μήνυμα όπως «Συνήθως δεν λαμβάνω αλληλογραφία από...», ειδικά όταν πρόκειται για νέες ή ασυνήθιστες διευθύνσεις. Αυτή η λειτουργία έχει σχεδιαστεί για να σας ειδοποιεί για πιθανές κλοπή ταυτότητας ή απόπειρες ηλεκτρονικού "ψαρέματος" (phishing), αλλά Μπορεί να συγχέεται με άλλες ειδοποιήσεις push, όπως τα μηνύματα «Σημείωση προς τον εαυτό μου»..

Ο καλύτερος τρόπος για να μειώσετε ή να ελέγξετε αυτές τις ειδοποιήσεις είναι να Προσθέστε κανονικές διευθύνσεις (συμπεριλαμβανομένης της δικής σας) στις επαφές, εξασφαλίζοντας μεγαλύτερη αξιοπιστία και λιγότερες ειδοποιήσειςΕάν γνωρίζετε ότι τα μηνύματα "Δεν επιτρέπεται η αποστολή μηνυμάτων" είναι συνηθισμένα και δεν ενέχουν κίνδυνο, μπορείτε να αγνοήσετε αυτές τις προειδοποιήσεις ή να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις στην επιφάνεια εργασίας χρησιμοποιώντας τις επιλογές για προχωρημένους.

Προσαρμογή του επιπέδου εμπιστευτικότητας των απεσταλμένων μηνυμάτων

Το Outlook σάς επιτρέπει να ορίσετε επίπεδα εμπιστευτικότητας στα email που στέλνετεΑυτό είναι χρήσιμο για την ενημέρωση των παραληπτών σχετικά με τη σημασία ή το απόρρητο του μηνύματος, αν και στην πραγματικότητα δεν περιορίζει τις ενέργειές τους (για παράδειγμα, οποιοσδήποτε χρήστης μπορεί να προωθήσει το μήνυμα). Τα πιο συνηθισμένα επίπεδα είναι Κανονικό, Προσωπικό, Ιδιωτικό και Εμπιστευτικό:

• ΚανονικόςΔεν ισχύει καμία ειδική προστασία ή ειδοποίηση.
• ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ: Προειδοποιεί τον παραλήπτη να αντιμετωπίσει το μήνυμα ως προσωπικό.
• ΙδιωτικόςΣυνιστά το μήνυμα να αντιμετωπίζεται ως ιδιωτικό και αποτρέπει την προώθηση χρησιμοποιώντας τους κανόνες εισερχομένων.
• εμπιστευτικός: Ζητά τον χειρισμό του μηνύματος με ιδιαίτερη προσοχή.

Αλλαγή του επιπέδου εμπιστευτικότητας

1. Σε ένα μήνυμα που συντάσσετε, μεταβείτε στο Αρχείο > ιδιότητες.
2. Στο τμήμα του Εμπιστευτικότητα, επιλέξτε το επιθυμητό επίπεδο.
3. Κλείστε το παράθυρο ιδιοτήτων και, αφού ολοκληρώσετε το μήνυμα, κάντε κλικ στο στείλετε.

Ορισμός προεπιλεγμένου επιπέδου για όλα τα νέα μηνύματα

1. Πρόσβαση στο Αρχείο > επιλογές > ταχυδρομείο.
2. En Στείλε μηνύματα, επίλεξε το προεπιλεγμένη εμπιστευτικότητα για όλα τα νέα εξερχόμενα email.

Αυτό το βήμα είναι προαιρετικό, αλλά μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε και να διαφοροποιήσετε με μεγαλύτερη σαφήνεια τα μηνύματα που δημιουργείτε οι ίδιοι, διευκολύνοντας τον εντοπισμό αυτοματοποιημένων ειδοποιήσεων εάν είναι συχνές.

Συμβουλές για βελτιστοποίηση της εμπειρίας και μείωση των αυτοματοποιημένων μηνυμάτων

Πολλά από τα αυτόματα μηνύματα και ειδοποιήσεις στο Outlook (όπως το ευλογημένο Σημείωση για τον εαυτό) μπορεί να ελαχιστοποιηθεί, αν και όχι να εξαλειφθεί εντελώς, εφαρμόζοντας ορισμένες πρακτικές συμβουλές:

• Προσθέστε τη δική σας διεύθυνση στις επαφές και στη λίστα ασφαλών αποστολέωνΑυτό μειώνει τα αυτόματα φίλτρα και τις ύποπτες ειδοποιήσεις μέσω email.
• Ελέγχετε περιοδικά τις λίστες αποκλεισμένων σας.Βεβαιωθείτε ότι δεν περιλαμβάνουν τους δικούς σας λογαριασμούς, ψευδώνυμα ή ανακατευθύνσεις.
• Απενεργοποίηση περιττών ειδοποιήσεων επιφάνειας εργασίαςΑπό τις ρυθμίσεις του Outlook, μπορείτε να επιλέξετε ποιες ειδοποιήσεις θέλετε να λαμβάνετε, μειώνοντας έτσι τον αριθμό των αυτόματων μηνυμάτων.
• Χρησιμοποιήστε φακέλους και χάρακες για να οργανώσετε καλύτερα τα μηνύματά σας ταξινομώντας αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε "Μη αυτοαπασχολούμενοι".
• Διατηρήστε την εφαρμογή Outlook ενημερωμένηΜερικές φορές, τα προβλήματα ειδοποιήσεων οφείλονται σε σφάλματα που διορθώθηκαν σε νεότερες εκδόσεις.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, η τήρηση των παραπάνω βημάτων θα μειώσει δραστικά την εμφάνιση μηνυμάτων "Σημείωση προς τον εαυτό" ή πρόσφατων αυτόματων ειδοποιήσεων. Ορισμένες προειδοποιήσεις, ωστόσο, προορίζονται ως μέτρο ασφαλείας κατά των επιθέσεων, της πλαστοπροσωπίας ή της μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης. Εάν εντοπίσετε εξαιρετικά ασυνήθιστα ή επαναλαμβανόμενα μηνύματα, παρά το γεγονός ότι έχετε ρυθμίσει σωστά το Outlook, αυτό μπορεί να οφείλεται στους προσαρμοσμένους κανόνες ή τα φίλτρα της εταιρείας σας που εφαρμόζονται στον διακομιστή αλληλογραφίας, πέρα ​​από τον άμεσο έλεγχό σας.

Η σωστή διαχείριση των ρυθμίσεων του Outlook και η κατανόηση του γιατί εμφανίζονται ορισμένα αυτοματοποιημένα μηνύματα συμβάλλει στη δημιουργία ενός καθαρότερου, πιο αποτελεσματικού και χωρίς περισπασμούς περιβάλλοντος.