Χάσατε το αρχείο Excel σας; Πλήρης οδηγός για την κατανόηση και την αποφυγή σφαλμάτων αποθήκευσης

Αντιμετωπίζετε πρόβλημα με την αποθήκευση των αρχείων σας στο Excel; Αυτή η κατάσταση μπορεί να είναι πραγματικά απογοητευτική, ειδικά αν έχετε αφιερώσει πολύ χρόνο δουλεύοντας στο υπολογιστικό σας φύλλο και φοβάστε μήπως χάσετε όλες τις αλλαγές σας. Το Microsoft Excel είναι ένα από τα πιο ευρέως χρησιμοποιούμενα εργαλεία για τη διαχείριση και ανάλυση δεδομένων, επομένως Η αντιμετώπιση σφαλμάτων κατά την προσπάθεια αποθήκευσης εγγράφων είναι ένα από τα πιο συνηθισμένα ερωτήματα και ανησυχία μεταξύ των χρηστών του.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε όλα τα Πιθανές αιτίες που ενδέχεται να εμποδίσουν το Excel να αποθηκεύσει τα αρχεία σαςκαι θα παρέχουμε λεπτομερείς λύσεις για κάθε περίπτωση. Εδώ θα βρείτε όχι μόνο βήμα προς βήμα οδηγίες, αλλά και σαφείς εξηγήσεις και χρήσιμες συμβουλές για να αποφύγετε τέτοιου είδους προβλήματα στο μέλλον. Έλα, μείνε και θα σου το εξηγήσουμε. πώς να ξεπεράσετε αυτές τις καταστάσεις και να τις αποτρέψετε.

Πώς λειτουργεί η διαδικασία αποθήκευσης στο Excel και γιατί μπορεί να αποτύχει

Πριν προχωρήσουμε σε λύσεις, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε πώς το Excel αποθηκεύει αρχεία, αφού η διαδικασία δεν είναι τόσο απλή όσο φαίνεται. Το Excel, όταν αποθηκεύετε ένα βιβλίο εργασίας με μη αυτόματο ή αυτόματο τρόπο, δημιουργεί πρώτα ένα προσωρινό αρχείο στην ίδια θέση με το αρχικό έγγραφο.. Μόλις ολοκληρωθεί η αποθήκευση, διαγράψτε το αρχικό αρχείο και δώστε στο προσωρινό αρχείο το σωστό όνομα. Εάν προκύψουν προβλήματα κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, ενδέχεται να προκύψουν διάφοροι τύποι σφαλμάτων και το αρχείο με τις πιο πρόσφατες αλλαγές ενδέχεται να μην αποθηκευτεί σωστά.

Διακοπές στη διαδικασία αποθήκευσης μπορεί να οφείλεται σε πολλούς λόγους: από το πάτημα του πλήκτρου "Esc", προβλήματα υλικού, προβλήματα λογισμικού, προβλήματα προστασίας από ιούς, διενέξεις δικαιωμάτων, πολύ μεγάλες διαδρομές αρχείων ή ακόμα και έλλειψη χώρου στο δίσκο. Πρέπει επίσης να είστε προσεκτικοί με τις τοποθεσίες δικτύου ή τις εξωτερικές μονάδες δίσκου, καθώς εάν η σύνδεση χαθεί κατά την αποθήκευση του Excel, ενδέχεται να καταλήξετε με κατεστραμμένα αρχεία ή μη αποθηκευμένες αλλαγές.

Συνηθισμένα μηνύματα σφάλματος κατά την αποθήκευση αρχείων στο Excel

Μεταξύ των πιο συνηθισμένων μηνυμάτων σφάλματος όταν το Excel δεν αποθηκεύει το αρχείο, ξεχωρίζουν τα εξής:

• "Το έγγραφο δεν αποθηκεύτηκε"
• "Το έγγραφο δεν αποθηκεύτηκε πλήρως"
• «Δεν είναι δυνατή η πρόσβαση στο έγγραφο μόνο για ανάγνωση.» »
• "Πλήρης δίσκος"
• "Εντοπίστηκαν σφάλματα κατά την αποθήκευση..."
• "Το όνομα αρχείου δεν είναι έγκυρο"

Κάθε ένα από αυτά τα σφάλματα υποδεικνύει μια διαφορετική αιτία., επομένως είναι καλύτερο να προσδιορίσετε το ακριβές μήνυμα πριν αναζητήσετε την κατάλληλη λύση.

Κύριοι λόγοι για τους οποίους το Excel δεν αποθηκεύει τις αλλαγές

Σύμφωνα με την επίσημη τεκμηρίωση, τα φόρουμ βοήθειας και τις εμπειρίες χρηστών, Οι πιο συνηθισμένοι λόγοι για τους οποίους το Excel παρουσιάζει προβλήματα κατά την αποθήκευση αρχείων είναι:

• Έλλειψη δικαιωμάτων στον φάκελο προορισμούΕάν δεν έχετε δικαιώματα ανάγνωσης, εγγραφής ή τροποποίησης στον φάκελο όπου προσπαθείτε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας, το Excel δεν θα μπορεί να ολοκληρώσει την αποθήκευση.
• Πρόσθετα τρίτωνΟρισμένα πρόσθετα που είναι εγκατεστημένα στο Excel ενδέχεται να επηρεάσουν τη διαδικασία αποθήκευσης, προκαλώντας μη αναμενόμενα σφάλματα ή διακοπές λειτουργίας.
• Κατεστραμμένα ή κατεστραμμένα αρχείαΕάν το αρχικό αρχείο είναι κατεστραμμένο, το Excel ενδέχεται να μην επιτρέπει την σωστή αποθήκευση των αλλαγών.
• Ανεπαρκής χώρος στο δίσκο: Εάν η θέση προορισμού δεν έχει ελεύθερο χώρο, το Excel δεν θα ολοκληρώσει τη λειτουργία αποθήκευσης.
• λογισμικό ενάντια στους ιούςΟρισμένα προγράμματα προστασίας από ιούς ενδέχεται να εμποδίσουν τη διαδικασία αποθήκευσης, ειδικά εάν σαρώσουν νέα αρχεία ή τροποποιήσουν ανοιχτά αρχεία κατά τη διάρκεια της σάρωσης.
• Διένεξεις ή κλειδώματα κοινής χρήσηςΕάν το αρχείο ανοιχτεί από κάποιον άλλο ή σε άλλη παρουσία του Excel, ενδέχεται να προκύψουν σφάλματα κατά την αποθήκευση.
• Η διαδρομή αρχείου είναι πολύ μεγάληΤο Excel περιορίζει το όνομα αρχείου συν την πλήρη διαδρομή σε 218 χαρακτήρες. Εάν υπερβεί το όριο, θα εμφανιστεί ένα σφάλμα μη έγκυρου ονόματος.
• Προβλήματα σύνδεσης σε τοποθεσίες δικτύου: Εάν αποθηκεύσετε αρχεία σε μια μονάδα δίσκου δικτύου και η σύνδεση χαθεί, η αποθήκευση ενδέχεται να αποτύχει και να χάσετε πρόσφατα δεδομένα.
• Αρχεία σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση: Το αρχείο ενδέχεται να έχει ενεργοποιημένη αυτήν τη λειτουργία ή ενδέχεται να μην είστε ο κάτοχός του, περιορίζοντας τη δυνατότητα αποθήκευσής του με τις αλλαγές.
• Σφάλματα υλικού (δίσκος, μονάδες USB κ.λπ.)Μια φυσική βλάβη ή αποσύνδεση της μονάδας δίσκου κατά την αποθήκευση μπορεί επίσης να προκαλέσει σφάλματα και κατεστραμμένα αρχεία.
• Αρχεία κλειδωμένα από το σύστημα ή άλλη εφαρμογή: Εάν το αρχείο χρησιμοποιείται από άλλο πρόγραμμα, ενδέχεται να μην είναι δυνατή η αποθήκευσή του.

Πώς να διορθώσετε το πρόβλημα με το Excel που δεν αποθηκεύει τις αλλαγές;

Ας εξετάσουμε μία προς μία τις πιο αποτελεσματικές λύσεις για κάθε συγκεκριμένη περίπτωση.

1. Ελέγξτε και τροποποιήστε τα δικαιώματα φακέλων

Πρωτα απο ολα Ελέγξτε ότι έχετε επαρκή δικαιώματα στον φάκελο όπου αποθηκεύετε το αρχείο. Κάντε δεξί κλικ στον φάκελο, επιλέξτε ιδιότητες, αποκτήστε πρόσβαση στην καρτέλα ασφάλεια και ελέγξτε τα δικαιώματα που έχουν εκχωρηθεί στον χρήστη σας. Εάν δεν έχετε άδεια εγγραφής ή τροποποίησης, ζητήστε από τον διαχειριστή της ομάδας να σας τα παραχωρήσει ή δοκιμάστε να αποθηκεύσετε το αρχείο σε άλλη τοποθεσία όπου τα έχετε.

2. Αποθηκεύστε το αρχείο ως νέο βιβλίο εργασίας ή με άλλο όνομα

Μία από τις πρώτες συνιστώμενες ενέργειες όταν το Excel δεν σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε είναι να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Αποθήκευση ως και αλλάξτε το όνομα ή τη διαδρομή του αρχείου. Με αυτόν τον τρόπο, αποφεύγετε την αντικατάσταση του αρχικού αρχείου και τα σφάλματα ή τους χρονικούς περιορισμούς. Για να το κάνετε αυτό:

1. Πρόσβαση στο μενού Αρχείο και επιλέξτε Αποθήκευση ως.
2. Εισαγάγετε ένα διαφορετικό όνομα και δοκιμάστε να το αποθηκεύσετε σε διαφορετική τοποθεσία.

Αυτή η τακτική είναι συχνά αποτελεσματική όταν η διένεξη αφορά δικαιώματα, κατεστραμμένα προσωρινά αρχεία ή προσωρινά σφάλματα.

3. Μετακινήστε τα αρχικά υπολογιστικά φύλλα σε άλλο βιβλίο εργασίας

Εάν το αρχείο φαίνεται κατεστραμμένο ή δεν αποθηκεύεται συνεχώς, μια χρήσιμη τεχνική είναι μετακινήστε όλα τα φύλλα (εκτός από ένα φύλλο συμπλήρωσης) σε ένα νέο βιβλίο εργασίας. Ετσι:

1. Προσθέστε ένα φύλλο πλήρωσης με Shift + F11.
2. Ομαδοποιήστε όλα τα αρχικά φύλλα εκτός από το φύλλο συμπλήρωσης (κάντε κλικ στο πρώτο, κάντε κλικ με Shift στο τελευταίο).
3. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Μετακίνηση ή Αντιγραφή… > επιλέξτε (Νέο βιβλίο) > Αποδοχή.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε συχνά να αποθηκεύσετε το νέο αρχείο χωρίς σφάλματα και να ανακτήσετε όλο το περιεχόμενο, συμπεριλαμβανομένων των μακροεντολών VBA, αντιγράφοντας τις ενότητες χειροκίνητα. Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς να αποφύγετε σφάλματα στο Excel, σας συνιστούμε να ανατρέξετε στο άρθρο μας σχετικά με Σφάλματα BitLocker στα Windows.

4. Αποθήκευση ως διαφορετικό τύπο αρχείου (.xlsx, .xlsm, κ.λπ.)

Μερικές φορές η αρχική μορφή αρχείου είναι κατεστραμμένη. Η αλλαγή του τύπου αρχείου ενδέχεται να επιλύσει το πρόβλημα. Για να το κάνετε αυτό:

1. En Αρχείο, πατήστε Αποθήκευση ως.
2. Στην επιλογή tipo, επιλέξτε διαφορετική μορφή (για παράδειγμα, .xlsm για αρχεία με μακροεντολές ή . XLSX αν το πρωτότυπο ήταν .xls).

Με αυτό μπορείτε να εξαλείψετε παλιές ασυμβατότητες ή σφάλματα μορφοποίησης.

5. Δοκιμάστε να αποθηκεύσετε το αρχείο σε άλλη τοποθεσία

Εάν υποψιάζεστε ότι το πρόβλημα μπορεί να βρίσκεται στη μονάδα δίσκου προορισμού (για παράδειγμα, σε μια εξωτερική μονάδα δίσκου, σε μια μονάδα δίσκου δικτύου ή σε έναν περιορισμένο φάκελο), αποθηκεύστε το αρχείο στην επιφάνεια εργασίας ή σε άλλον τοπικό φάκελο της ομάδας σας. Αυτό αποκλείει προβλήματα δικτύου, δικαιωμάτων ή χώρου. Επίσης, εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με την ανάκτηση μη αποθηκευμένων αρχείων, μπορείτε να δείτε το εκπαιδευτικό μας υλικό στη διεύθυνση ανάκτηση μη αποθηκευμένων αρχείων Word.

6. Αποθηκεύστε τα νέα αρχεία στην αρχική τους θέση

Δημιουργήστε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel και αποθηκεύστε ένα αντίγραφο στον ίδιο φάκελο όπου βρισκόταν το πρωτότυπο. Εάν δεν μπορείτε, το πρόβλημα πιθανότατα οφείλεται στα δικαιώματα, στον ανεπαρκή χώρο στη μονάδα δίσκου ή σε διένεξη λογισμικού. Εάν μπορείτε να αποθηκεύσετε το νέο αρχείο, το πρόβλημα μπορεί να οφείλεται στη μορφή ή το περιεχόμενο του αρχικού αρχείου.

7. Ξεκινήστε το Excel σε ασφαλή λειτουργία

συχνά Τα πρόσθετα τρίτων προκαλούν προβλήματα κατά την αποθήκευση αρχείων. Για να ελέγξετε αν αυτή είναι η αιτία:

• Επιλογή 1: Κρατήστε πατημένο το κλειδί Ctrl και ανοίξτε το Excel, επιβεβαιώστε το μήνυμα ασφαλούς λειτουργίας.
• Επιλογή 2: πατήστε Των Windows + R, γράφει excel / ασφαλής και πατήστε Enter.

Εάν μπορείτε να αποθηκεύσετε σε ασφαλή λειτουργία, απενεργοποιήστε ή καταργήστε τα πρόσθετα ένα προς ένα μέχρι να βρείτε τον ένοχο. Για να το κάνετε αυτό:

1. Ανοίξτε το Excel κανονικά.
2. μενού Αρχείο > επιλογές > Αξεσουάρ.
3. Στο κάτω μέρος, επιλέξτε Πρόσθετα COM και πατήστε Ir.
4. Καταργήστε την επιλογή όλων των πρόσθετων και επανεκκινήστε το Excel.

8. Ελέγξτε τον διαθέσιμο χώρο στο δίσκο

Ένας από τους πιο κλασικούς λόγους είναι η έλλειψη επαρκούς ελεύθερου χώρου. Χρησιμοποιήστε την Εξερεύνηση αρχείων για να ελέγξετε τον διαθέσιμο χώρο. Εάν είναι γεμάτο, ελευθερώστε χώρο αδειάζοντας τον κάδο απορριμμάτων, διαγράφοντας προσωρινά αρχεία ή επεκτείνοντας το διαμέρισμα με εργαλεία όπως EASEUS Partition Δασκάλου ή παρόμοιο.

9. Απενεργοποιήστε προσωρινά το λογισμικό προστασίας από ιούς

Ορισμένα προγράμματα προστασίας από ιούς ενδέχεται να σαρώνουν νέα αρχεία ή έγγραφα σε πραγματικό χρόνο, εμποδίζοντας προσωρινά την αποθήκευσή τους. Απενεργοποιήστε προσωρινά το antivirus κατά την αποθήκευση, αλλά θυμηθείτε να το ενεργοποιήσετε αργότερα. Εάν το σφάλμα εξαφανιστεί, ελέγξτε τις ρυθμίσεις προστασίας από ιούς για να εξαιρέσετε φακέλους όπου αποθηκεύετε έγγραφα Excel.

10. Επισκευάστε την εγκατάσταση του Office σας

Εάν δεν λειτουργήσει τίποτα, η εγκατάσταση του Office ενδέχεται να είναι κατεστραμμένη. Για να το επισκευάσετε:

1. Μεταβείτε στον Πίνακα Ελέγχου > Προγράμματα και Δυνατότητες.
2. Αναζήτηση Microsoft Office, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Επισκευή.
3. Επιλέξτε Γρήγορη επισκευή (γρηγορότερα) ή Ηλεκτρονική επισκευή (βαθύτερο).

Στη συνέχεια, δοκιμάστε ξανά να αποθηκεύσετε τα αρχεία Excel.

Ειδικά λάθη και οι λύσεις τους

"Δεν είναι δυνατή η πρόσβαση στο έγγραφο μόνο για ανάγνωση."

Αυτό θα μπορούσε να οφείλεται στο ότι το αρχείο έχει επισημανθεί ως μόνο για ανάγνωση ή στο ότι κάποια άλλη παρουσία το έχει κλειδώσει. Λύσεις:

• Βεβαιωθείτε ότι έχετε δικαιώματα επεξεργασίας.
• Αποθηκεύστε το αρχείο με διαφορετικό όνομα ή σε άλλη τοποθεσία.
• Κλείστε όλες τις παρουσίες του Excel και ανοίξτε ξανά μόνο μία.

"Ο δίσκος είναι γεμάτος"

Όπως έχουμε αναφέρει, ελευθερώστε χώρο στη μονάδα δίσκου ή δοκιμάστε να αποθηκεύσετε σε άλλο δίσκο. Εάν αποθηκεύετε σε εξωτερικές μονάδες δίσκου, βεβαιωθείτε ότι είναι σωστά συνδεδεμένες και ότι δεν θα αποσυνδεθούν κατά την αποθήκευση.

"Το όνομα αρχείου δεν είναι έγκυρο"

Ελέγξτε ότι ολόκληρη η διαδρομή (συμπεριλαμβανομένων των φακέλων και των ονομάτων αρχείων) δεν υπερβαίνει τους 218 χαρακτήρες. Αν ναι, συντομεύστε τη διαδρομή αποθηκεύοντας το αρχείο σε έναν ριζικό φάκελο (όπως π.χ. C: \) και χρησιμοποιήστε ένα σύντομο όνομα.

Σφάλματα κατά την αποθήκευση σε τοποθεσίες δικτύου

Εάν εργάζεστε σε δίκτυο και χάσετε τη σύνδεσή σας ενώ εργάζεστε, το Excel ενδέχεται να μην επιτρέπει την αποθήκευση και ακόμη και να εμφανίζει μηνύματα σφάλματος σχετικά με μη προσβάσιμες διαδρομές δικτύου. Εάν συμβεί αυτό:

• Αποθηκεύστε το αρχείο τοπικά και αντιγράψτε το ξανά στη μονάδα δίσκου δικτύου όταν αποκατασταθεί η σύνδεση.
• Σε δίκτυα Windows, μπορείτε να τροποποιήσετε το μητρώο για να βελτιώσετε την ανθεκτικότητα σε τυχαίες αποσυνδέσεις.

Σφάλματα που σχετίζονται με τη Visual Basic for Applications (VBA)

Εάν το αρχείο περιλαμβάνει μακροεντολές ή VBA και καταστραφεί, Μπορείτε να δοκιμάσετε να το επιδιορθώσετε διαγράφοντας τα κατεστραμμένα έργα VBA.. Ως προηγμένη λύση, Συνιστάται να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας και χρησιμοποιήστε εργαλεία οπτικοποίησης δομημένης αποθήκευσης για να αφαιρέσετε κατεστραμμένα στοιχεία πριν ανοίξετε ξανά και αποθηκεύσετε το έγγραφο.

Προβλήματα με κατεστραμμένα ή αλλοιωμένα αρχεία

Εάν υποψιάζεστε ότι το αρχείο σας είναι κατεστραμμένο, το Excel περιλαμβάνει μια συνάρτηση για να ανοίξτε και επισκευάστε:

1. Ανοίξτε το Excel, μεταβείτε στο Αρχείο > Ανοιχτό.
2. Επιλέξτε το προβληματικό αρχείο.
3. Στο κουμπί ανοίγματος, κάντε κλικ στο κάτω βέλος και επιλέξτε ανοίξτε και επισκευάστε.

Σε περίπλοκες περιπτώσεις, μπορείτε να καταφύγετε σε εργαλεία τρίτων, όπως π.χ. Επισκευή Wondershare o Stellar Επισκευή για Excel, τα οποία σας επιτρέπουν να επιδιορθώσετε κατεστραμμένα αρχεία ανακτώντας πίνακες, τύπους και άλλα στοιχεία.

Προληπτικές συμβουλές και ανάκτηση μη αποθηκευμένων αρχείων

Για να αποφύγετε την απώλεια της εργασίας σας στο μέλλον, είναι σημαντικό:

• Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων αυτόματης αποθήκευσηςΜε αυτόν τον τρόπο, το Excel θα αποθηκεύει περιοδικά αυτόματες εκδόσεις.
• Συνδέστε τον λογαριασμό σας Microsoft και χρησιμοποιήστε το OneDriveΑυτό σας επιτρέπει να αποθηκεύετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας στο cloud.
• Προσαρμόστε τη συχνότητα αυτόματης αποθήκευσηςΜπορείτε να μειώσετε το διάστημα για να αυξήσετε την ασφάλεια των δεδομένων σας.

Πώς να ανακτήσετε μη αποθηκευμένα αρχεία;

Εάν κλείσατε το Excel χωρίς να το αποθηκεύσετε, δοκιμάστε τις εξής μεθόδους:

• Ανοίξτε το Excel, μεταβείτε στο Αρχείο > πληροφορίες > Διαχείριση βιβλίου > Ανάκτηση μη αποθηκευμένων βιβλίων. Εδώ μπορείτε να βρείτε προσωρινές εκδόσεις.
• Αναζήτηση προσωρινών αρχείων σε C:\Χρήστες\ΤοΌνομάΣας\ΔεδομέναΕφαρμογής\Τοπικό\Τροπικό (αλλάξτε το "Όνομά σας" στο όνομα χρήστη σας). Αναζήτηση αρχείων με επέκταση .tmp.

Αυτές οι μέθοδοι αυξάνουν τις πιθανότητες ανάκτησης της εργασίας σας μετά από μια απροσδόκητη αποτυχία.

Συμβουλές και κόλπα για την αποφυγή μελλοντικών σφαλμάτων στο Excel

• Να διατηρείτε πάντα το Office ενημερωμένο για να επωφεληθείτε από ενημερώσεις κώδικα και διορθώσεις ασφαλείας.
• Αποφύγετε την εργασία σε αρχεία που είναι αποθηκευμένα αποκλειστικά σε μονάδες USB ή ασταθείς τοποθεσίες δικτύου.
• Δοκός συχνά αντίγραφα σε διαφορετικές τοποθεσίες (τοπικά, στο cloud, σε εξωτερικό δίσκο).
• Να είστε επιφυλακτικοί με τα μη επαληθευμένα πρόσθετα τρίτων και απενεργοποιήστε τα αν δεν τα χρειάζεστε.
• Ελέγξτε τον χώρο αποθήκευσης πριν εργαστείτε με μεγάλα αρχεία.

Αυτό το σύνολο συστάσεων βοηθά στη μείωση των πιθανοτήτων σφαλμάτων κατά την αποθήκευση στο Excel και να διατηρείτε την ακεραιότητα των δεδομένων σας ανά πάσα στιγμή.