Πλήρης οδηγός για τις Λίστες της Microsoft: τι είναι και πώς λειτουργεί

Μέσα στο οικοσύστημα Microsoft 365, Λίστες της Microsoft Είναι ένα από τα βασικά εργαλεία για την οργάνωση, παρακολούθηση και κοινή χρήση πληροφοριών με δομημένο τρόπο. Από την παρακολούθηση συμβάντων και έργου έως την ενσωμάτωση υπαλλήλων ή τη διαχείριση πόρων, αυτή η εφαρμογή ξεχωρίζει για την ευελιξία και την ευκολία χρήσης της.

Εάν εργάζεστε ως ομάδα ή απλά θέλετε κρατήστε τις πληροφορίες σας οργανωμένες και προσβάσιμες από οπουδήποτε, εδώ είναι μια λύση που δεν πρέπει να παραβλέψετε. Σε αυτό το άρθρο σας λέμε σε βάθος τι μπορείτε να κάνετε Λίστες της Microsoft και πώς να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπά τους. Θα εξετάσουμε επίσης την αλληλεπίδρασή του με άλλες εφαρμογές όπως το SharePoint ή το Teams.

Τι είναι το Microsoft Lists και πώς λειτουργεί;

Το Microsoft Lists είναι μια εφαρμογή του Microsoft 365 που έχει σχεδιαστεί για έξυπνη παρακολούθηση πληροφοριών. Μπορείτε να εργαστείτε μαζί του από τον Ιστό, από κινητό ή ακόμα και απευθείας από το Microsoft Teams χάρη στην πλήρη ενσωμάτωσή του.

πραγματικά λειτουργεί ως μια απλή και οπτική βάση δεδομένων, που αποτελείται από σειρές και στήλες στις οποίες μπορείτε να συμπεριλάβετε κείμενο, εικόνες, αρχεία, ημερομηνίες, δικαιούχους, υπερσυνδέσμους και πολλά άλλα. Χάρη στο σύστημα προβολής του, μπορείτε να εμφανίσετε πληροφορίες με διαφορετικούς τρόπους ανάλογα με τον στόχο: πλέγμα (η προεπιλεγμένη επιλογή), λίστα, ημερολόγιο ή συλλογή. Η λίστα είναι παρόμοια αλλά χωρίς δυνατότητα ηλεκτρονικής επεξεργασίας. Η γκαλερί προσαρμόζεται καλά στο οπτικό περιεχόμενο και το ημερολόγιο είναι τέλειο αν θέλετε να δείτε αντικείμενα που διανέμονται κατά ημερομηνία.

Όταν δημιουργείτε μια νέα λίστα, μπορείτε να ξεκινήσετε από την αρχή, να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα λίστα ως πρότυπο ή να εισαγάγετε έναν πίνακα Excel. Μπορείτε επίσης να βασιστείτε στα πολυάριθμα προκαθορισμένα πρότυπα που προσφέρει η Microsoft για συγκεκριμένες περιπτώσεις χρήσης.

Όλες οι λίστες μπορούν να προσαρμοστούν οπτικά- Αλλάξτε τα χρώματα φόντου, αντιστοιχίστε συγκεκριμένα εικονίδια και εφαρμόστε κανόνες που τροποποιούν την εμφάνισή τους με βάση την κατάστασή τους. Για παράδειγμα, ένα στοιχείο με κατάσταση "Εγκρίθηκε" μπορεί να εμφανιστεί με πράσινο φόντο, ενώ ένα άλλο "Υπό εξέταση" θα εμφανιστεί με πορτοκαλί χρώμα.

 

Προσχεδιασμένα πρότυπα για κάθε ανάγκη

Εάν έχετε λίγο χρόνο για να δημιουργήσετε μια λίστα από την αρχή, Οι Λίστες της Microsoft περιλαμβάνουν χρήσιμα πρότυπα προσαρμοσμένα σε διαφορετικά σενάρια. Αυτά τα πρότυπα έχουν σχεδιαστεί για χρήση με λίγα μόνο κλικ, διατηρώντας συγκεκριμένη δομή, προσαρμοσμένα πεδία, προβολές και οπτικά στυλ.

Αυτά είναι μερικά από τα πιο δημοφιλή:

• Πρότυπο διαχείρισης ζητημάτων: ιδανικό για την παρακολούθηση συμβάντων με το καθεστώς, την προτεραιότητα και τα υπεύθυνα μέρη.
• Πρότυπο δρομολογίου εκδήλωσης: οργανώνει όλες τις λεπτομέρειες μιας εκδήλωσης σε μια σαφή, επεξεργάσιμη δομή.
• Μοντέλο ασθενούς: Για περιβάλλοντα υγειονομικής περίθαλψης, σας επιτρέπει να καταγράφετε την κατάσταση, τις παρατηρήσεις και τις ανάγκες κάθε ασθενή.
• Πρότυπο αίτησης δανείου: παρακολούθηση και έλεγχος της διαδικασίας έγκρισης δανείου.

Επιλογές οργάνωσης, μορφοποίησης και κανόνων

Εκτός από τις απόψεις που έχουν ήδη αναφερθεί, μπορείτε να προσαρμόσετε κάθε λίστα στη ροή εργασίας σας καθιέρωση φίλτρων, ομαδοποιήσεων, ταξινόμησης και αυτοματοποιημένων κανόνων. Μερικές από τις δυνατότητες είναι:

• Ορίστε ειδοποιήσεις μέσω email όταν αλλάζει μια κατάσταση ή προστίθεται νέο στοιχείο.
• Αλλάξτε τη μορφή υπό όρους ανάλογα με το περιεχόμενο: χρώματα, εικονίδια, στυλ.
• Στοιχεία ομάδας κατά προτεραιότητα, ημερομηνία, κατάσταση κ.λπ.
• Δημιουργήστε νέες λίστες από άλλους, αντιγράφοντας το σχέδιο και τη δομή.
• Εισαγωγή δεδομένων από το Excel με αυτόματη αναγνώριση στηλών.

Όλες αυτές οι λειτουργίες εξοικονομούν χρόνο και Εξασφαλίστε οπτική συνέπεια και συνέπεια δεδομένων εντός της ομάδας, ειδικά σε συνεργατικά έργα όπου εμπλέκονται πολλά άτομα.

Αποθήκευση και πρόσβαση σε λίστες

Ένα από τα πλεονεκτήματα των Microsoft Lists είναι η εγγενής ενσωμάτωσή του με το οικοσύστημα Microsoft 365. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τις λίστες σας σε ιστότοπους SharePoint ή onedrive μόνο για προσωπική χρήση. Εάν εργάζεστε ως ομάδα, είναι πιο συνηθισμένο να τους φιλοξενείτε σε μια τοποθεσία του SharePoint που είναι κοινή με όλα τα μέλη.

Οι λίστες ανοίγουν σε λειτουργία πλήρους οθόνης για εύκολη επεξεργασία και από τη διεύθυνση URL ή τη γραμμή εργαλείων μπορείτε να δείτε ακριβώς πού είναι αποθηκευμένο. Από την τυπική διεπαφή μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε, να μοιραστείτε και να εξάγετε στοιχεία.

Κοινή χρήση λιστών: δικαιώματα, πρόσβαση και συνεργασία

Η κοινή χρήση μιας λίστας είναι τόσο εύκολη όσο δημιουργήστε έναν σύνδεσμο ή προσκαλέστε συγκεκριμένα μέλη. Μπορείτε να δώσετε πλήρη πρόσβαση (ανάγνωση + επεξεργασία) ή μόνο για ανάγνωση. Επιπλέον, μπορείτε να ορίσετε μια λήξη σύνδεσης, να την προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης και ακόμη και να επιλέξετε εάν οι παραλήπτες μπορούν να κάνουν αλλαγές.

Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε ένα μεμονωμένο στοιχείο λίστας, αντί για ολόκληρη τη βάση δεδομένων. Μπορείτε να αφήσετε σχόλια σε μεμονωμένα στοιχεία, το οποίο βελτιώνει τη συνεργασία χωρίς την ανάγκη αποστολής email.

Η διαχείριση των δικαιωμάτων γίνεται μέσω του SharePoint και κληρονομούνται από προεπιλογή του τόπου όπου αποθηκεύεται η λίστα. Ωστόσο, μπορείτε να τα τροποποιήσετε για να προσαρμόσετε την πρόσβαση μόνο σε συγκεκριμένα άτομα ή να περιορίσετε ορισμένες ενέργειες.

Λίστες της Microsoft και η ενσωμάτωσή της με άλλες εφαρμογές

Οι πραγματικές δυνατότητες των λιστών έρχονται στο φως όταν συνδυάζονται με άλλα εργαλεία στο περιβάλλον της Microsoft. Όντας εντελώς Ενσωματωμένο με SharePoint, Microsoft Teams και Planner, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

• Προσθέστε λίστες ως καρτέλες σε ένα κανάλι Teams, διευκολύνοντας την άμεση πρόσβαση από την ομαδική συνομιλία.
• Χρησιμοποιήστε λίστες ως τμήμα web σε μια σελίδα του SharePoint για να εμφανίσετε ζωντανές πληροφορίες στο intranet σας.
• Ορίστε κανόνες ή αυτοματισμούς που συνδέουν τις λίστες με το Power Automate ή Power Apps, για προσαρμοσμένες ροές.
• Συνδέστε εργασίες από το Planner ή το To Do να συγκεντρώνει τη διαχείριση εργασιών.

Όλα αυτά αποτελούν μέρος του οράματος του Microsoft 365 ως μια συνδεδεμένη πλατφόρμα όπου όλες οι εφαρμογές μιλούν μεταξύ τους για τη βελτίωση της παραγωγικότητας και της εργασιακής διαφάνειας.

Λίστες της Microsoft σε κινητές συσκευές

Η έκδοση για κινητές συσκευές των Microsoft Lists είναι διαθέσιμη για Android y iOS. επιτρέπουν δημιουργήστε, συμβουλευτείτε και επεξεργαστείτε λίστες από το κινητό σας, είτε στο γραφείο, στο σπίτι ή εν κινήσει. Αυτά είναι μερικά από τα πράγματα που μπορούν να γίνουν:

• Προβολή πρόσφατων και αγαπημένων λιστών.
• Πλήρης επεξεργασία των στοιχείων της λίστας.
• Πρόσβαση εκτός σύνδεσης.
• Λήψη φωτογραφιών και σάρωση κωδικού QR.
• Προσαρμοσμένη διεπαφή, με υποστήριξη για σκοτεινή λειτουργία και οριζόντιο προσανατολισμό.

Έχει επίσης τις ίδιες δυνατότητες ασφαλείας όπως και στην επιφάνεια εργασίας, με υποστήριξη Intune για MDM και MAM. Η πρόσβαση απαιτεί έναν επαγγελματικό λογαριασμό Microsoft με πρόσβαση στο SharePoint ή το Office 365.

Περιπτώσεις χρήσης λιστών Microsoft

Καθώς το εργαλείο έχει εξελιχθεί, Έχουν αναπτυχθεί πολλοί δημιουργικοί τρόποι για να αξιοποιήσετε τις λίστες της Microsoft σε διαφορετικά πλαίσια. Εδώ είναι μερικά από τα πιο αξιοσημείωτα:

• Οργάνωση περιεχομένου για κοινωνικά δίκτυα. Χρησιμοποιώντας το πρότυπο σχεδιασμού περιεχομένου, μπορείτε να οργανώσετε καμπάνιες, να προγραμματίσετε αναρτήσεις, να συμπεριλάβετε εικόνες, συνδέσμους και ημερομηνίες δημοσίευσης. Πολύ χρήσιμο για ομάδες μάρκετινγκ.
• Πρόσβαση και έλεγχος επισκεπτών. Οι λίστες σάς επιτρέπουν να δημιουργήσετε ένα αρχείο για κάθε επισκέπτη με το όνομά του, τη φωτογραφία ταυτότητας, την ημερομηνία εισόδου και εξόδου. Μπορείτε ακόμη και να προγραμματίσετε μια αυτόματη ειδοποίηση στον θυρωρό όταν κάποιος φεύγει.
• Παρακολούθηση εισιτηρίων πελατών. Χρησιμοποιώντας τις λίστες ως mini-CRM, μπορείτε να εκχωρήσετε κατόχους, να καταγράψετε το πρόβλημα, να θέσετε προτεραιότητες και να αφήσετε σχόλια σχετικά με την κατάσταση του εισιτηρίου.
• Απλή διαχείριση έργου. Εάν δεν χρειάζεστε ένα πολύπλοκο εργαλείο, οι Λίστες σάς επιτρέπουν να κάνετε βασική παρακολούθηση με εργασίες, προθεσμίες και προβολές ημερολογίου. Μπορείτε ακόμη να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν αλλάζει μια εργασία.
• Απόθεμα και πόροι πληροφορικής. Με τις Λίστες μπορείτε να παρακολουθείτε όλο τον εταιρικό εξοπλισμό και τα σχετικά δεδομένα του: ημερομηνία αγοράς, εγγύηση, κριτικές, τοποθεσία κ.λπ. Όλα οπτικά και φιλτραρισμένα με ένα κλικ.
• Ένταξη νέων εργαζομένων ή προμηθευτών. Μια λίστα επιβίβασης βοηθά να διατηρείτε υπό έλεγχο όλες τις εργασίες και τα έγγραφα του νέου υπαλλήλου. Με τη σήμανση στοιχείων ως "πλήρη", μπορούν να ενεργοποιηθούν ειδοποιήσεις στο αντίστοιχο τμήμα.

Εν ολίγοις, η Microsoft Lists προσφέρει έναν ευέλικτο, οπτικό και συνεργατικό τρόπο διαχείρισης δυναμικών πληροφοριών. Είτε ως λύση παρακολούθησης, εργαλείο οργάνωσης ή συμπλήρωμα σε άλλες πλατφόρμες όπως το Teams ή το SharePoint, αποδεικνύεται ότι προσαρμόζεται τέλεια σε κάθε τύπο χρήστη ή εταιρεία.