Τι είναι η Access και σε τι χρησιμεύει;

Είναι ένα από τα λιγότερο γνωστά προγράμματα στη σουίτα γραφείου Microsoft 365, παρόλο που περιλαμβάνεται από την έκδοση του 1992, ωστόσο, είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο. Σε αυτή την ανάρτηση εξηγούμε Τι είναι η Microsoft Access και σε τι χρησιμεύει;.

Η πιο πρόσφατη έκδοση του Microsoft Access, για το οποίο θα μιλήσουμε εδώ, κυκλοφόρησε στις 5 Οκτωβρίου 2021 για χρήση σε Windows 10 και Windows 11. Αυτό καταλαμβάνει μεταξύ 44 MB και 60 MB στον σκληρό δίσκο, ανάλογα με τις επιλογές εγκατάστασης.

Τι είναι η Microsoft Access;

Η Microsoft είναι α σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων περιλαμβάνεται στη σουίτα εφαρμογών του Microsoft Office (τώρα Microsoft 365). Είναι ένα εργαλείο που στοχεύει να βοηθήσει τους χρήστες να δημιουργήσουν και να διαχειριστούν βάσεις δεδομένων με στόχο την αποθήκευση, την οργάνωση και την ανάλυση πληροφοριών.

Ο λόγος για τον οποίο αυτή η εφαρμογή χρησιμοποιείται τόσο λίγο οφείλεται κυρίως στο ότι δεν γνωρίζουμε την πραγματική της χρησιμότητα. Πολλοί χρήστες πιστεύουν λανθασμένα ότι οτιδήποτε γίνεται με την Access μπορεί πραγματικά να γίνει με την Access. Excel.

Αν και είναι αλήθεια ότι και τα δύο προγράμματα έχουν κοινά σημεία, το Excel είναι πιο κατάλληλο για το χειρισμό αριθμητικών δεδομένων και την εκτέλεση υπολογισμών σε αυτά τα δεδομένα. Η πρόσβαση, από την πλευρά της, προσθέτει μεγαλύτερο βαθμό εξειδίκευσης και περιλαμβάνει συγκεκριμένες λειτουργίες για τη διαχείριση διαφορετικών τύπων δεδομένων. Επιπλέον, σας επιτρέπει να περιορίσετε τα δεδομένα που εισάγουν οι χρήστες σε κάθε πεδίο, καθώς και να συνδέσετε σχετικά δεδομένα σε πολλούς πίνακες.

Οι βάσεις δεδομένων που αποθηκεύονται με τη Microsoft Access εμφανίζουν το επέκταση αρχείου ".accdb". Αν και αυτή είναι η πιο συνηθισμένη και επίσης η πιο πρόσφατη, εξακολουθεί να είναι δυνατή η εύρεση άλλων επεκτάσεων (".mdbe" o ".mde"), που αντιστοιχούν σε εκδόσεις πριν από το 2007. Σε ορισμένες περιπτώσεις, για να ανοίξει αυτόν τον τύπο επεκτάσεων, ο χρήστης πρέπει πρώτα να χρησιμοποιήσει ένα εργαλείο μετατροπής για να το μετατρέψει σε «.accdb».

Πράγματα που μπορούμε να κάνουμε με την Access

Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για να διαχειριστείτε μια βάση δεδομένων; Παρακάτω, εξηγούμε μερικές από τις πιο συνηθισμένες εργασίες που μπορούμε να εκτελέσουμε με αυτό το εργαλείο.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων

Στην αρχική οθόνη της Access, κάντε κλικ στο "Αρχείο" και στη στήλη επιλογών στα αριστερά, επιλέξτε "Νέο". Μεταξύ των διαφορετικών επιλογών που εμφανίζονται στην οθόνη, πρέπει να επιλέξουμε αυτή με τίτλο ως "Κενή βάση δεδομένων επιφάνειας εργασίας".

Σε αυτήν τη νέα βάση δεδομένων μπορεί να εκχωρηθεί ένα όνομα ως προκαταρκτικό βήμα για πρόσβαση στο νέο πρότυπο και έναρξη χρήσης του.

Δημιουργήστε έναν πίνακα

Για να προσθέσετε έναν πίνακα δεδομένων στη βάση δεδομένων που δημιουργήσαμε, πρέπει να μεταβείτε στην κορδέλα εργαλείων και να κάνετε κλικ στην καρτέλα "Τραπέζι". Όσα πεδία θέλουμε μπορούν να προστεθούν σε αυτόν τον νέο πίνακα. Για να το κάνετε αυτό πρέπει να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε την επιλογή «Κάντε κλικ για προσθήκη».

Η ενότητα σύνθετου πλαισίου χρησιμοποιείται για τη λίστα των διαφορετικών τύπων δεδομένων που μπορούν να αντιστοιχιστούν σε ένα πεδίο (στην Access είναι υποχρεωτική η εκχώρηση ενός τύπου δεδομένων σε κάθε πεδίο).

Προσθήκη δεδομένων στον πίνακα

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να προσθέσετε δεδομένα σε έναν πίνακα της Access: χρησιμοποιώντας μια φόρμα, την εισαγωγή της από ένα εξωτερικό αρχείο, τη χρήση SQL ή την απευθείας εισαγωγή δεδομένων (δηλαδή, με μη αυτόματο τρόπο). Η πιο συνηθισμένη επιλογή είναι η εισαγωγή μέσω αρχείων ".Csv". Έτσι το κάνετε:

1. Στην κορδέλα οργάνων, κάντε κλικ στο «Εξωτερικά δεδομένα».
2. Στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο "Αρχείο κειμένου".
3. Στη συνέχεια επιλέγουμε το αρχείο προέλευσης και τον πίνακα προορισμού.
4. Πριν προχωρήσουμε στην εισαγωγή, μπορούμε να ελέγξουμε όλες τις λεπτομέρειες του αρχείου (χρήση τελείων ή κόμματος ως οριοθέτες, ανάγκη παράλειψης ορισμένων πεδίων.
5. Τέλος, πατάμε το κουμπί "Φινίρισμα" για να εκτελέσετε την εισαγωγή.

Από εδώ, υπάρχουν πολλές ενέργειες που μπορούμε να εκτελέσουμε στην εφαρμογή με τους διαφορετικούς πίνακες που έχουμε εισάγει. Για παράδειγμα, είναι δυνατό δημιουργία σχέσεων μεταξύ πινάκων για να αναζητήσετε δεδομένα από διαφορετικούς πίνακες. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα πίνακας αναζήτησης, το οποίο περιέχει δεδομένα που αναφέρονται από άλλον πίνακα ή ακόμη και δημιουργούν σύνθετα ερωτήματα σε πολλούς πίνακες με διαφορετικούς τύπους δεδομένων.

Άλλες πιθανές ενέργειες είναι δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας, δημιουργήστε εκτελέσιμες βάσεις δεδομένων (το οποίο οι εξωτερικοί χρήστες δεν μπορούν να τροποποιήσουν) δημιουργία μακροεντολής για την αυτοματοποίηση σύνθετων εργασιών ή εξαγωγή δεδομένων στο Excel, μεταξύ πολλών άλλων δυνατοτήτων.

Για να εκτελέσετε όλες αυτές τις ενέργειες, η Microsoft Access περιλαμβάνει ένα εύχρηστο βοηθός που είναι αναμφίβολα πολύ χρήσιμο για όσους χρησιμοποιούν αυτήν την εφαρμογή για πρώτη φορά.

Συμπέρασμα

Η Microsoft Access είναι μια ιδιαίτερα προτεινόμενη επιλογή για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις που χρειάζονται ένα απλό και εύχρηστο εργαλείο διαχείρισης δεδομένων. Ιδανικό για εργασίες όπως gδιαχείριση αποθεμάτων ή παρακολούθηση έργου. Για όλες αυτές τις περιπτώσεις, αξίζει να μάθετε πώς να το χρησιμοποιείτε.