Τι είναι η εμπιστευτική λειτουργία του Gmail και πότε πρέπει να την ενεργοποιήσετε;

¿Τι είναι η «εμπιστευτική λειτουργία» του Gmail και πότε πρέπει να την ενεργοποιήσετε; Αυτή η ειδική λειτουργία αποστολής σάς επιτρέπει να περιορίσετε τις δυνατότητες του παραλήπτη με το email σας.Θα εμποδίσει τους χρήστες να το προωθήσουν, να αντιγράψουν το κείμενό του, να κατεβάσουν συνημμένα ή να εκτυπώσουν το περιεχόμενό του. Μπορείτε επίσης να ορίσετε ημερομηνία λήξης ή ακόμα και να απαιτήσετε έναν κωδικό SMS για να το ανοίξετε. Δεν είναι αλάνθαστο, αλλά όταν χρησιμοποιείται σωστά, μειώνει σημαντικά τους κινδύνους κατά την εργασία με ευαίσθητες πληροφορίες.

Η εμπιστευτική λειτουργία του Gmail είναι ένας ειδικός τρόπος αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Σε αυτήν τη λειτουργία, η Google εφαρμόζει περιορισμούς στο μήνυμα και τα συνημμένα του, περιορίζοντας την ικανότητα του παραλήπτη να μοιράζεται πληροφορίες. Όταν ενεργοποιείτε αυτήν τη λειτουργία, οι συνήθεις επιλογές κοινής χρήσης του παραλήπτη εξαφανίζονται. προώθηση, αντιγραφή, λήψη και εκτύπωση το περιεχόμενο.

Εκτός από τον αποκλεισμό αυτών των ενεργειών, το Gmail σάς επιτρέπει να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης. Για το μήνυμα: μετά από αυτήν την περίοδο, ο παραλήπτης δεν θα μπορεί πλέον να το δει. Μπορείτε επίσης να ανακαλέσετε χειροκίνητα την πρόσβαση ανά πάσα στιγμή, εάν μετανιώσετε για αυτό που στείλατε ή εντοπίσετε κάποιο σφάλμα εκ μέρους του παραλήπτη. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν πρόκειται για εμπιστευτικά έγγραφα, προσωπικά δεδομένα ή ευαίσθητες εσωτερικές επικοινωνίες.

Η λειτουργία ενσωματώνει επίσης ένα πρόσθετο σύστημα επαλήθευσης κωδικού πρόσβασηςΜπορείτε να ζητήσετε από τον παραλήπτη να χρειαστεί έναν κωδικό για να ανοίξει το email: είτε μια απλή επαλήθευση (η οποία σε ορισμένες περιπτώσεις αποστέλλεται μέσω email) είτε έναν κωδικό που αποστέλλεται μέσω SMS στο κινητό τηλέφωνο του παραλήπτη. Σε αυτό το δεύτερο σενάριο, μόνο κάποιος που έχει πρόσβαση σε αυτόν τον αριθμό τηλεφώνου θα μπορεί να δει το περιεχόμενο.

Είναι σημαντικό να κατανοήσετε ότι η εμπιστευτική λειτουργία δεν κρυπτογραφεί μαγικά τα email από άκρο σε άκρο.Αντίθετα, αλλάζει τον τρόπο παράδοσης του περιεχομένου. Το Gmail δεν αποστέλλει το κείμενο και τα συνημμένα απευθείας όπως ένα κανονικό μήνυμα. Αντίθετα, δημιουργεί έναν ασφαλή σύνδεσμο στον οποίο η πρόσβαση είναι δυνατή μόνο υπό τις συνθήκες που έχετε ορίσει (λήξη, επαλήθευση κ.λπ.).

Αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιμη τόσο για προσωπικούς λογαριασμούς Gmail όσο και για το Google Workspace.Και σε επιχειρηματικά περιβάλλοντα, οι διαχειριστές μπορούν να αποφασίσουν εάν θα επιτρέψουν τη χρήση του, είτε σε ολόκληρο τον τομέα είτε μόνο σε ορισμένες οργανωτικές μονάδες (για παράδειγμα, ενεργοποιώντας το για το νομικό τμήμα και απενεργοποιώντας το για τα υπόλοιπα).

Πώς λειτουργεί εσωτερικά η εμπιστευτική λειτουργία

Όταν στέλνετε ένα μήνυμα σε εμπιστευτική λειτουργία, το Gmail δεν παραδίδει το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "ως έχει". στον διακομιστή του παραλήπτη. Αυτό που κάνει είναι να αποθηκεύει το περιεχόμενο στα συστήματα της Google και να το αντικαθιστά με έναν ελεγχόμενο σύνδεσμο. Για κάποιον που χρησιμοποιεί το Gmail, το αποτέλεσμα μοιάζει με ένα κανονικό email, αλλά στην πραγματικότητα, έχει πρόσβαση σε αυτό το φιλοξενούμενο περιεχόμενο με διαχειριζόμενο τρόπο.

Εάν ο παραλήπτης δεν χρησιμοποιεί το Gmail, θα λάβει ένα μήνυμα με έναν σύνδεσμο. του τύπου "Προβολή email" ή παρόμοιο. Κάνοντας κλικ σε αυτό θα ανοίξει μια ασφαλής σελίδα Google όπου θα πρέπει να συνδεθείτε ή να εισαγάγετε τον κωδικό επαλήθευσης, ανάλογα με τον τρόπο που έχετε διαμορφώσει την παράδοση. Με αυτόν τον τρόπο, διατηρείτε τον έλεγχο ανεξάρτητα από τον πάροχο email του παραλήπτη.

Τυπικοί περιορισμοί σε αυτήν τη λειτουργία επηρεάζουν ολόκληρο το πακέτο περιεχομένουΚείμενο, ενσωματωμένες εικόνες και συνημμένα. Ο παραλήπτης θα μπορεί να το διαβάσει και να δει σε προεπισκόπηση τα συνημμένα, εάν η μορφή είναι συμβατή, αλλά δεν θα έχει πρόσβαση στις λειτουργίες αποθήκευσης στον υπολογιστή του, προώθησης σε άλλο άτομο ή εκτύπωσης του email από το Gmail.

Υπάρχει ένας σημαντικός περιορισμός που πρέπει να έχετε κατά νου.Ακόμα κι αν οι επιλογές αντιγραφής, λήψης ή εκτύπωσης είναι αποκλεισμένες, το Gmail δεν μπορεί να αποτρέψει εντελώς κάποιον από το να το κάνει. στιγμιότυπο οθόνηςΤραβήξτε ένα στιγμιότυπο οθόνης με το τηλέφωνό σας ή χρησιμοποιήστε κακόβουλο λογισμικό για να αντιγράψετε το περιεχόμενο. Η Google προσπαθεί να περιορίσει τα στιγμιότυπα οθόνης σε ορισμένα περιβάλλοντα, αλλά στην πράξη, υπάρχει πάντα ένας τρόπος να παρακάμψετε αυτήν την προστασία.

Μια άλλη βασική τεχνική λεπτομέρεια είναι ότι τα email σε εμπιστευτική λειτουργία δεν μπορούν να προγραμματιστούν. για αποστολή αργότερα. Εάν χρησιμοποιείτε πάντα την επιλογή "Προγραμματισμός αποστολής" για την αποστολή μηνυμάτων σε συγκεκριμένη ώρα, λάβετε υπόψη ότι αυτή η λειτουργία δεν είναι συμβατή με την εμπιστευτική λειτουργία: θα πρέπει να τα στείλετε αμέσως.

Πλεονεκτήματα, περιορισμοί και πότε να το ενεργοποιήσετε

Το κύριο πλεονέκτημα της εμπιστευτικής λειτουργίας είναι ότι μειώνει την ακούσια έκθεση ευαίσθητων πληροφοριών.Εάν ένας παραλήπτης κάνει κατά λάθος κλικ στην επιλογή "Προώθηση" ή προσπαθήσει να κατεβάσει ένα συνημμένο για να το μοιραστεί, απλώς δεν θα μπορέσει να το κάνει. Αυτό αποτρέπει πολλά συνηθισμένα λάθη τόσο στην εργασία όσο και σε προσωπικές ρυθμίσεις.

Η λήξη των μηνυμάτων είναι ένα άλλο πολύ ενδιαφέρον σημείοΜπορείτε να επιλέξετε να κάνετε ένα email προσβάσιμο μόνο για μία ημέρα, μία εβδομάδα, έναν μήνα ή ακόμα και αρκετά χρόνια (τα τυπικά εύρη είναι από 1 ημέρα έως 5 χρόνια). Μετά από αυτό το διάστημα, τόσο το σώμα του μηνύματος όσο και τυχόν συνημμένα δεν θα είναι πλέον διαθέσιμα στον παραλήπτη, παρόλο που ενδέχεται να εξακολουθεί να το βλέπει στα εισερχόμενά του.

Η δυνατότητα ανάκλησης της πρόσβασης ανά πάσα στιγμή προσθέτει ένα επιπλέον δίχτυ ασφαλείας.Εάν στείλατε ένα email σε λάθος άτομο, συμπεριλάβατε πληροφορίες που αργότερα μετανιώσατε ή απλώς αλλάξατε γνώμη, απλώς μεταβείτε στον φάκελο "Απεσταλμένα", ανοίξτε το εμπιστευτικό email και κάντε κλικ στην επιλογή κατάργησης της πρόσβασης. Από εκείνη τη στιγμή και μετά, ο παραλήπτης δεν θα μπορεί πλέον να το ανοίξει.

Ωστόσο, αυτή η λειτουργία δεν αποτελεί απόλυτη ασπίδα και έχει σαφείς περιορισμούς.Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, δεν μπορεί να αποκλείσει αλάνθαστα το μπλοκάρισμα στιγμιότυπων οθόνης ή φωτογραφιών και, εάν ο παραλήπτης σκοπεύει να παραβιάσει την εμπιστοσύνη σας, θα βρει πάντα τρόπους να αποθηκεύσει τις πληροφορίες. Επιπλέον, σε αυστηρά εταιρικά περιβάλλοντα, μπορεί να έρχεται σε σύγκρουση με τις πολιτικές αρχειοθέτησης, ελέγχου ή ηλεκτρονικής ανακάλυψης, επειδή ορισμένες προσβάσεις δεν εμπίπτουν στις τυπικές ροές εργασίας.

Συνιστάται να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία εμπιστευτικότητας σε περιπτώσεις όπου χρειάζεστε επιπλέον έλεγχο.Δεν συνιστάται η αποστολή συμβολαίων, πιστοποιητικών, εγγράφων ταυτότητας, οικονομικών πληροφοριών, ιατρικών δεδομένων, ευαίσθητων εσωτερικών επικοινωνιών ή συνδέσμων που πρέπει να σταματήσουν να λειτουργούν σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Δεν πρέπει να χρησιμοποιείται αδιακρίτως, καθώς προσθέτει βήματα για τον παραλήπτη και μπορεί να περιπλέξει τα πράγματα εάν δεν τα χρειάζεται.

Πώς να στείλετε ένα εμπιστευτικό email από το Gmail σε έναν υπολογιστή

Η διαδικασία χρήσης της εμπιστευτικής λειτουργίας από την έκδοση ιστού του Gmail είναι αρκετά διαισθητική.Αλλά αξίζει να το διαβάσετε βήμα προς βήμα για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε τίποτα. Η ιδέα είναι να συντάξετε το email σας ως συνήθως και, λίγο πριν το στείλετε, να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία και να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις λήξης και επαλήθευσης.

Αυτά είναι τα βασικά βήματα σε έναν υπολογιστή:

• Ανοίξτε το Gmail και κάντε κλικ στην επιλογή «Σύνταξη» για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα.
• Γράψτε τον παραλήπτη, το θέμα και το περιεχόμενο από το email και επισυνάψτε τα αρχεία που θέλετε να στείλετε.
• Στο κάτω μέρος του πλαισίου σύνταξης, κάντε κλικ στο εικονίδιο λουκέτου με ένα ρολόι. (Αυτό είναι το κουμπί εμπιστευτικής λειτουργίας.) Εάν το έχετε ήδη χρησιμοποιήσει και θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις, θα δείτε την επιλογή "Επεξεργασία".
• Θα ανοίξει ένα αναδυόμενο παράθυρο όπου μπορείτε να επιλέξετε την ημερομηνία λήξης. του μηνύματος και αν θέλετε να απαιτείται κωδικός πρόσβασης.
• Στην ενότητα κωδικού πρόσβασης μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ δύο λειτουργιών:
  • «Δεν υπάρχει κωδικός πρόσβασης μέσω SMS»Οι χρήστες που ανοίγουν το email από την εφαρμογή ή τον ιστότοπο Gmail θα μπορούν να το δουν απευθείας. Όσοι δεν χρησιμοποιούν Gmail ενδέχεται να λάβουν έναν κωδικό σε άλλο email για να επαληθεύσουν την ταυτότητά τους.
  • «Κωδικός πρόσβασης μέσω SMS»Ο παραλήπτης θα πρέπει να εισαγάγει έναν κωδικό που θα του αποσταλεί μέσω μηνύματος κειμένου. Είναι υποχρεωτικό να εισαγάγετε τον αριθμό τηλεφώνου του παραλήπτη και όχι τον δικό σας.
• Μόλις ρυθμίσετε τα πάντα, κάντε κλικ στην επιλογή «Αποθήκευση» και στη συνέχεια στείλτε το email όπως θα κάνατε συνήθως.

Να θυμάστε ότι η ρύθμιση εμπιστευτικής λειτουργίας επηρεάζει τόσο το κείμενο όσο και τα συνημμένα.Όλο το περιεχόμενο του μηνύματος υπόκειται στους περιορισμούς λήξης, επαλήθευσης και αντιγραφής ή λήψης που μόλις ορίσατε.

Πώς να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία εμπιστευτικότητας από το κινητό σας τηλέφωνο

Αν συνήθως χρησιμοποιείτε το Gmail από το κινητό σας (Android ή iOS), έχετε επίσης διαθέσιμη τη λειτουργία εμπιστευτικότητας.Η τοποθεσία της ρύθμισης αλλάζει ελαφρώς σε σύγκριση με την έκδοση για υπολογιστές, αλλά η λογική είναι η ίδια: συντάσσετε το email και, πριν από την αποστολή, ενεργοποιείτε την επιλογή και επιλέγετε πώς θέλετε να το προστατεύσετε.

Για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία εμπιστευτικότητας στην εφαρμογή GmailΑυτή η γενική ροή έχει ως εξής:

• Ανοίξτε την εφαρμογή Gmail στο smartphone σας και κάντε κλικ στο κουμπί για να συντάξετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Γράψτε τον παραλήπτη, το θέμα και το μήνυμακαι επισυνάψτε αρχεία εάν είναι απαραίτητο.
• Πατήστε στο μενού με τις τρεις τελείες στην επάνω δεξιά γωνία από την οθόνη ενώ πληκτρολογείτε.
• Επιλέξτε την επιλογή «Εμπιστευτική λειτουργία» στο αναπτυσσόμενο μενού.
• Θα ανοίξει μια οθόνη για να ρυθμίσετε την ημερομηνία λήξης και τον κωδικό πρόσβασης., με εύρη λήξης παρόμοια με αυτά στο διαδίκτυο (από 1 ημέρα έως 5 έτη) και τις δύο επιλογές επαλήθευσης (τυπική ή SMS).
• Ορίστε τις ρυθμίσεις που θέλετε και κάντε κλικ στην επιλογή «Αποθήκευση».
• Στείλτε το email κανονικάΑπό εκείνη τη στιγμή και μετά, θα ισχύουν όλοι οι καθορισμένοι περιορισμοί.

Στις καθημερινές λειτουργίες, αυτή η διαδικασία διαρκεί μόνο λίγα δευτερόλεπτα περισσότερο από μια κανονική αποστολή.Επομένως, είναι εφικτό να το χρησιμοποιείτε τακτικά, εφόσον το περιεχόμενο το δικαιολογεί. Ωστόσο, θυμηθείτε να ενημερώσετε τον παραλήπτη εάν δεν είναι εξοικειωμένος με αυτό το σύστημα, ώστε να μην ανησυχήσει όταν του ζητηθεί κωδικός ή να διαπιστώσει ότι δεν μπορεί να προωθήσει το μήνυμα.

Πώς να ανοίξετε ένα εμπιστευτικό email ως παραλήπτης

Η εμπειρία κάποιου που λαμβάνει ένα εμπιστευτικό email εξαρτάται από δύο βασικούς παράγοντεςΤο αν χρησιμοποιούν το Gmail ή όχι και αν ο αποστολέας έχει ενεργοποιήσει την επαλήθευση κωδικού πρόσβασης (ειδικά αν γίνεται μέσω SMS) είναι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη. Παρόλα αυτά, η διαδικασία είναι συνήθως αρκετά καθοδηγούμενη και η διεπαφή σάς λέει τι να κάνετε σε κάθε βήμα.

Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό Gmail και ο αποστολέας δεν έχει ζητήσει κωδικό πρόσβασης μέσω SMSΣτις περισσότερες περιπτώσεις, μπορείτε να ανοίξετε το email απευθείας από τον ιστότοπο ή την ενημερωμένη εφαρμογή χωρίς πρόσθετα βήματα. Θα δείτε το μήνυμα ως συνήθως, αλλά χωρίς τα κουμπιά προώθησης, λήψης ή εκτύπωσης. Εάν χρησιμοποιείτε άλλο πρόγραμμα-πελάτη email συνδεδεμένο στο Gmail (για παράδειγμα, Αποψη), ενδέχεται να εμφανιστεί ένας σύνδεσμος όπως «Προβολή email» που θα σας μεταφέρει σε μια σελίδα Google όπου θα πρέπει να συνδεθείτε.

Όταν ο αποστολέας ενεργοποιήσει την επιλογή «Κωδικός πρόσβασης μέσω SMS»Η διαδικασία προσθέτει ένα επιπλέον βήμα ασφαλείας. Όταν προσπαθείτε να ανοίξετε το μήνυμα, το σύστημα θα εμφανίσει ένα κουμπί όπως "Αποστολή κωδικού πρόσβασης". Πατώντας το, θα σταλεί ένας κωδικός μέσω μηνύματος κειμένου στον αριθμό τηλεφώνου που έχει διαμορφωθεί για εσάς. Θα πρέπει να εισαγάγετε αυτόν τον κωδικό στην οθόνη για να αποκτήσετε πρόσβαση στο περιεχόμενο.

Εάν η διεύθυνσή σας δεν είναι διεύθυνση Gmail (για παράδειγμα, χρησιμοποιείτε εταιρική διεύθυνση email ή διεύθυνση email από άλλον πάροχο)Θα λάβετε επίσης ένα μήνυμα με έναν σύνδεσμο για την "Προβολή email" στην ασφαλή διεπαφή της Google. Από εκεί, ενδέχεται να σας ζητηθεί να κάνετε κλικ στην επιλογή "Αποστολή κωδικού πρόσβασης" και να ελέγξετε τα μηνύματα SMS σας ή, ανάλογα με τις ρυθμίσεις του αποστολέα, να ελέγξετε ένα επιπλέον email που περιέχει έναν κωδικό επαλήθευσης.

Σε κάθε περίπτωση, οι περιορισμοί στην αντιγραφή, την προώθηση, τη λήψη ή την εκτύπωση θα παραμείνουν σε ισχύ.Θα μπορείτε να διαβάσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, εάν δεν έχει λήξει και η πρόσβασή σας δεν έχει ανακληθεί, να κάνετε προεπισκόπηση τυχόν συμβατών συνημμένων. Ωστόσο, δεν θα έχετε πρόσβαση στις τυπικές λειτουργίες για κοινή χρήση ή αποθήκευση περιεχομένου απευθείας από το Gmail.

Τι συμβαίνει όταν ένα email λήξει ή η πρόσβαση ανακληθεί;

Μόλις παρέλθει η ημερομηνία λήξης που έχει ορίσει ο αποστολέας, το μήνυμα δεν είναι πλέον προσβάσιμο. Για τον παραλήπτη, παρόλο που ενδέχεται να εξακολουθεί να εμφανίζεται οπτικά στα εισερχόμενά του ή στο αρχείο του, όταν προσπαθήσει να το ανοίξει, θα διαπιστώσει ότι δεν μπορεί πλέον να δει το περιεχόμενο ή θα εμφανιστεί ένα μήνυμα ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει λήξει.

Ο αποστολέας μπορεί επίσης να αναλάβει την πρωτοβουλία και να ανακαλέσει την πρόσβαση πριν από την ημερομηνία λήξης.Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το Gmail σε έναν υπολογιστή, μεταβείτε στον φάκελο "Απεσταλμένα", εντοπίστε το εμπιστευτικό email και κάντε κλικ στην επιλογή "Κατάργηση πρόσβασης". Από εκείνη τη στιγμή και μετά, οποιαδήποτε προσπάθεια του παραλήπτη να ανοίξει το μήνυμα θα εμφανίζει ένα σφάλμα ή μια προειδοποίηση ότι δεν έχει πλέον άδεια.

Εάν εσείς λαμβάνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει λήξει ή το σφάλμα διαγραφής πρόσβασηςΕίναι πολύ πιθανό ο αποστολέας να έχει αποφασίσει να διακόψει την πρόσβαση ή ότι έχετε υπερβεί το αρχικά καθορισμένο χρονικό όριο. Σε αυτήν την περίπτωση, η μόνη σας επιλογή είναι να επικοινωνήσετε με αυτό το άτομο για να παρατείνετε την ημερομηνία λήξης ή να του ζητήσετε να σας στείλει ξανά τις πληροφορίες σε ένα νέο, εμπιστευτικό μήνυμα.

Ενδέχεται επίσης να προκύψουν σφάλματα σχετικά με τους αριθμούς τηλεφώνου που χρησιμοποιούνται για την επαλήθευση μέσω SMS.Το Gmail υποστηρίζει μόνο κωδικούς που αποστέλλονται σε συγκεκριμένες χώρες και περιοχές (όπως η Βόρεια Αμερική, μεγάλο μέρος της Νότιας Αμερικής, η Ευρώπη, η Αυστραλία και ορισμένες ασιατικές περιοχές όπως η Κορέα, η Ινδία και η Ιαπωνία). Εάν προσπαθήσετε να ορίσετε έναν αριθμό που δεν βρίσκεται σε υποστηριζόμενη περιοχή, θα δείτε ένα μήνυμα που θα αναφέρει ότι δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί.

Αυτοί οι μηχανισμοί λήξης και ανάκλησης είναι ιδιαίτερα χρήσιμοι σε εργασιακά περιβάλλοντα. όπου κοινοποιούνται προσωρινά έγγραφα, ευαίσθητες αναφορές ή προσωπικά δεδομένα που δεν θα έπρεπε να παραμένουν προσβάσιμα επ' αόριστον. Ορίζοντας προσεκτικά χρονικά όρια, μπορείτε να μειώσετε σημαντικά το χρονικό περιθώριο έκθεσης σε πληροφορίες.

Διαχείριση εμπιστευτικής λειτουργίας για διαχειριστές Google Workspace

Σε εταιρικά περιβάλλοντα, οι διαχειριστές έχουν τον τελικό λόγο για το εάν η λειτουργία εμπιστευτικότητας είναι διαθέσιμη ή όχι. Για χρήστες. Από την κονσόλα διαχειριστή Google, μπορεί να ενεργοποιηθεί ή να απενεργοποιηθεί σε επίπεδο τομέα ή να εφαρμοστεί μόνο σε συγκεκριμένες οργανωτικές μονάδες, σύμφωνα με την εσωτερική πολιτική της εταιρείας.

Για να διαχειριστεί αυτήν τη λειτουργία συνολικά εντός του οργανισμού, ο διαχειριστής πρέπει:

• Συνδεθείτε στην κονσόλα διαχείρισης με έναν λογαριασμό που έχει δικαιώματα διαχειριστή.
• Μεταβείτε στην ενότητα «Εφαρμογές», έπειτα στο «Google Workspace» και στη συνέχεια στο «Gmail».
• Ανοίξτε την ενότητα «Ρυθμίσεις χρήστη» και κάντε κύλιση προς τα κάτω στην επιλογή «Εμπιστευτική λειτουργία»..
• Επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή του πλαισίου "Ενεργοποίηση εμπιστευτικής λειτουργίας"και αποθηκεύστε τις αλλαγές.

Οι αλλαγές συνήθως δεν είναι άμεσες.Η Google υποδεικνύει ότι αυτές οι αλλαγές μπορεί να χρειαστούν έως και 24 ώρες για να διαδοθούν πλήρως σε ολόκληρο τον τομέα, αν και στην πράξη εφαρμόζονται συχνά πολύ νωρίτερα. Συνιστάται να το έχετε αυτό υπόψη σας κατά τον σχεδιασμό μιας ανάπτυξης ή μιας αλλαγής πολιτικής.

Εάν θέλετε να διαχειριστείτε την εμπιστευτική λειτουργία ανά οργανωτικές μονάδες (OU)Η διαδικασία είναι παρόμοια, αλλά πριν προσαρμόσετε τη ρύθμιση, πρέπει να επιλέξετε τη συγκεκριμένη Μονάδα Εργασίας (OU) στο αριστερό πλαίσιο (για παράδειγμα, "Ανθρώπινο Δυναμικό", "Οικονομικά", "Μάρκετινγκ" κ.λπ.). Στη συνέχεια, μεταβείτε στην ενότητα "Εμπιστευτική Λειτουργία", ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε την και αποθηκεύστε τις αλλαγές για τη συγκεκριμένη μονάδα.

Η απενεργοποίηση της εμπιστευτικής λειτουργίας εμποδίζει τους χρήστες να στέλνουν email χρησιμοποιώντας αυτήν τη λειτουργία.Ωστόσο, αυτό από μόνο του δεν εμποδίζει την παραλαβή τους. Εάν ένας οργανισμός θεωρεί τα εισερχόμενα εμπιστευτικά μηνύματα προβληματικά για σκοπούς ελέγχου, συμμόρφωσης ή αρχειοθέτησης, πρέπει να δημιουργήσει συγκεκριμένους κανόνες συμμόρφωσης για τον χειρισμό αυτών των τύπων email.

Αποκλεισμός εισερχόμενων μηνυμάτων σε εμπιστευτική λειτουργία σε επιχειρήσεις

Ορισμένοι οργανισμοί προτιμούν να μην επιτρέπουν στα εμπιστευτικά ηλεκτρονικά μηνύματα να φτάνουν στους χρήστες τους.Επειδή αυτοί οι τύποι μηνυμάτων περιορίζουν τις διαδικασίες ελέγχου περιεχομένου, αρχειοθέτησης ή νομικής ηλεκτρονικής ανακάλυψης. Για να αντιμετωπίσει αυτό το πρόβλημα, το Google Workspace προσφέρει ένα σύστημα κανόνων συμμόρφωσης που επιτρέπει την αναγνώριση και την απόρριψη αυτών των τύπων email κατά την άφιξή τους στον τομέα.

Η γενική διαδικασία για τον αποκλεισμό εισερχόμενων εμπιστευτικών μηνυμάτων έχει ως εξής::

• Στην κονσόλα διαχειριστή, αποκτήστε πρόσβαση στις ρυθμίσεις του Gmail. και εισαγάγετε την ενότητα που είναι αφιερωμένη στη «Συμμόρφωση με τα πρότυπα περιεχομένου».
• Κάντε κλικ στην επιλογή «Διαμόρφωση» για να δημιουργήσετε μια νέα ρύθμισηΕάν υπάρχουν ήδη κανόνες, μπορείτε να επιλέξετε "Προσθήκη άλλου κανόνα".
• Αντιστοίχιση περιγραφικού ονόματος στον κανόνα (για παράδειγμα, «Μπλοκάρισμα εισερχόμενης εμπιστευτικής λειτουργίας»).
• Στην ενότητα "Επηρεαζόμενα μηνύματα", επιλέξτε την επιλογή "Εισερχόμενα". έτσι ώστε ο κανόνας να ισχύει μόνο για τα email που φτάνουν στον τομέα.
• Στην ενότητα εκφράσεων, προσθέστε μια συνθήκη που βασίζεται σε μεταδεδομένα και επιλέξτε ως χαρακτηριστικό "Gmail Confidential Mode" (Εμπιστευτική λειτουργία Gmail), με τον τύπο αντιστοίχισης "The message is in Gmail confidential mode" (Το μήνυμα βρίσκεται σε εμπιστευτική λειτουργία Gmail).
• Στο μπλοκ ενεργειών, επιλέξτε "Απόρριψη μηνύματος" και, εάν επιθυμείτε, συντάξτε ένα εξατομικευμένο κείμενο που θα αποσταλεί αυτόματα στον αποστολέα, στο οποίο θα εξηγείται ο λόγος της απόρριψης.
• Διατηρήστε τον κανόνα και περιμένετε να εξαπλωθεί (και πάλι, το μέγιστο εκτιμώμενο χρονικό πλαίσιο είναι περίπου 24 ώρες).

Αυτή η προσέγγιση επιτρέπει την εφαρμογή πολύ ακριβών πολιτικών ασφάλειας και συμμόρφωσης.Για παράδειγμα, μπορείτε να αποκλείσετε την παραλαβή εμπιστευτικών email από εκτός του οργανισμού, αλλά να επιτρέψετε την εσωτερική τους χρήση ή να τα περιορίσετε μόνο σε ορισμένα τμήματα. Όλα εξαρτώνται από τις νομικές και λειτουργικές ανάγκες κάθε οργανισμού.

Βέλτιστες πρακτικές και συμβουλές ασφαλείας κατά τη χρήση της εμπιστευτικής λειτουργίας

Παρόλο που η εμπιστευτική λειτουργία παρέχει πρόσθετα επίπεδα προστασίας, δεν υποκαθιστά την κοινή λογική.Πριν στείλετε ένα email με εξαιρετικά ευαίσθητες πληροφορίες, αξίζει να εξετάσετε εάν χρειάζεται όντως να αποσταλεί μέσω email ή εάν θα ήταν πιο συνετό να χρησιμοποιήσετε άλλες, πιο ισχυρές μεθόδους κρυπτογράφησης ή ασφαλούς κοινής χρήσης αρχείων.

Μια βασική σύσταση είναι να προσαρμόσετε προσεκτικά την ημερομηνία λήξης.Για εξαιρετικά ευαίσθητα έγγραφα, ίσως θελήσετε να ορίσετε σύντομες προθεσμίες (μία ημέρα, μία εβδομάδα). Για άλλες επικοινωνίες, όπως συμβάσεις υπό αναθεώρηση που απαιτούν χρόνο, είναι προτιμότερο να δοθεί στον παραλήπτη εύλογο χρονικό διάστημα. Η χρήση παράλογα σύντομων προθεσμιών χρησιμεύει μόνο για να απογοητεύσει τον παραλήπτη και να προκαλέσει μεγαλύτερη επαναποστολή ή σύγχυση.

Όταν ο κίνδυνος είναι υψηλός, συνιστάται ιδιαίτερα η επιλογή κωδικού πρόσβασης μέσω SMS.Εφόσον μπορείτε να χειριστείτε με ασφάλεια τον αριθμό τηλεφώνου του παραλήπτη και ο παραλήπτης βρίσκεται σε περιοχή που υποστηρίζεται από την Google. Αυτό το επιπλέον βήμα δυσκολεύει την ανάγνωση του περιεχομένου από κάποιον που έχει αποκτήσει πρόσβαση στο email (για παράδειγμα, συνδεόμενος στον λογαριασμό χωρίς άδεια).

Είναι απαραίτητο να ελέγξετε ξανά τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τους αριθμούς τηλεφώνου πριν από την αποστολή.Ένα μόνο σφάλμα στο ψηφίο μπορεί να στείλει τις πληροφορίες σε λάθος άτομο ή να μην μπορεί ο παραλήπτης να ανοίξει το μήνυμα. Είναι επίσης καλή ιδέα να προειδοποιήσετε τον παραλήπτη εκ των προτέρων ότι θα λάβει ένα εμπιστευτικό email με επαλήθευση, ώστε να μην θεωρήσει ότι πρόκειται για ηλεκτρονικό ψάρεμα (phishing) ή ανεπιθύμητο μήνυμα (spam).

Στις εταιρείες, η ανάπτυξη της εμπιστευτικής λειτουργίας θα πρέπει να συνοδεύεται από ελάχιστη εκπαίδευση.Εξηγήστε τι κάνει και τι δεν κάνει αυτή η λειτουργία, πότε συνιστάται η χρήση της, ποιες είναι οι τυπικές ημερομηνίες λήξης και πώς να χειρίζεστε προβλήματα όπως η ληγμένη πρόσβαση ή τα μη παραδομένα μηνύματα SMS. Αυτό εμποδίζει τους χρήστες να καταφεύγουν σε μη ασφαλείς λύσεις λόγω έλλειψης γνώσεων.

Η εμπιστευτική λειτουργία του Gmail γίνεται ένα πολύ πρακτικό εργαλείο Για να αποκτήσει κανείς έλεγχο στη διάδοση πληροφοριών μέσω email, ειδικά όταν συνδυάζεται με σαφείς πολιτικές, κοινή λογική και άλλα συμπληρωματικά μέτρα ασφαλείας. Όταν χρησιμοποιείται με σύνεση, επιτρέπει την ασφαλή κυκλοφορία ευαίσθητων δεδομένων και με λιγότερους περιττούς φόβους, τόσο σε προσωπικό όσο και σε επαγγελματικό επίπεδο.