- Η χρήση προσαρμοσμένων κωδικών πεδίων σάς επιτρέπει να καθορίσετε τη μορφή των ημερομηνιών και των νομισμάτων ανεξάρτητα από την προέλευση δεδομένων.
- Η σύνδεση μέσω DDE είναι η πιο αποτελεσματική εναλλακτική λύση για την εισαγωγή δεδομένων Excel, διατηρώντας παράλληλα την αρχική οπτική εμφάνιση.
- Οι κανόνες υπό όρους του Word σάς επιτρέπουν να αυτοματοποιήσετε το περιεχόμενο του εγγράφου με βάση τα δεδομένα κάθε παραλήπτη.
Είμαι σίγουρος ότι σας έχει συμβεί: έχετε τα πάντα έτοιμα στο υπολογιστικό φύλλο Excel σας, με άψογες ημερομηνίες και καλά μορφοποιημένα ποσά, αλλά όταν τα μεταφέρετε στο Word χρησιμοποιώντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας, τα δεδομένα τρελαίνονταιΞαφνικά, οι μέρες μπερδεύονται με τους μήνες ή οι αριθμοί των νομισμάτων εμφανίζονται ως απλά δεκαδικά ψηφία χωρίς το σύμβολο του ευρώ, αφήνοντάς σας με ένα αίσθημα απόλυτης απογοήτευσης λίγο πριν την εκτύπωση.
Αυτό το πρόβλημα είναι πιο συνηθισμένο από ό,τι φαίνεται και παρουσιάζεται επειδή το Word, από προεπιλογή, διαβάζει το εγγενή δεδομένα Excel Και όχι η οπτική μορφοποίηση που βλέπουμε στα κελιά. Μην ανησυχείτε, δεν είναι πρόβλημα με τον υπολογιστή σας ή ότι έχετε κάνει κάτι λάθος. Απλώς πρόκειται για τον τρόπο με τον οποίο η Microsoft χειρίζεται την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των εφαρμογών της. Για να το διορθώσουμε αυτό, έχουμε μερικά κόλπα στο μανίκι μας που κάνουν θαύματα. Ας μάθουμε γιατί το Word αλλάζει ημερομηνίες και ποσά κατά τη συγχώνευση αλληλογραφίας: πώς να διατηρήσετε τη μορφοποίησή τους.
Η γρήγορη μέθοδος: Τροποποίηση των κωδικών πεδίων
Αν δεν θέλετε να περιπλέξετε τα πράγματα ρυθμίζοντας το σύστημα και χρειάζεστε μόνο ένα συγκεκριμένο πεδίο, όπως η ημερομηνία εγγραφής, για να εμφανίζεται σωστά, η καλύτερη επιλογή είναι να επεξεργαστείτε τον κώδικα του πεδίου απευθείας στο έγγραφο προτύπου. Για να το κάνετε αυτό, τοποθετήστε τον κέρσορα πάνω από το προβληματικό πεδίο και πατήστε ALT + F9 (ή κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση κωδικών πεδίων").
Μόλις δείτε τον κώδικα ανάμεσα σε αγκύλες, για παράδειγμα { MERGEFIELD Fecha_Alta }Πρέπει να προσθέσετε ένα μάσκα μορφοποίησηςΓια ημερομηνίες, γράψτε \@ "dd/MM/yyyy" Λίγο πριν κλείσετε τη βρύση. Είναι σημαντικό το "M" για τους μήνες να είναι κεφαλαίο, γιατί αν χρησιμοποιήσετε πεζό "m", το Word θα νομίζει ότι εννοείτε λεπτά. Για χρηματικά ποσά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την έκφραση \#.##0,00€ έτσι ώστε ο αριθμός να διατηρήσει τα δεκαδικά ψηφία και το σύμβολο νομίσματος. Αφού κάνετε την αλλαγή, πατήστε ξανά. ALT + F9 και ενημερώστε την προεπισκόπηση για να ελέγξετε ότι όλα είναι στη θέση τους.
Η απόλυτη λύση: Δυναμική Ανταλλαγή Δεδομένων (DDE)
Εάν έχετε μεγάλο αριθμό πεδίων και δεν θέλετε να επεξεργαστείτε τον κώδικα ένα προς ένα, υπάρχει μια καθολική ρύθμιση που αναγκάζει το Word να διαβάσει τη μορφή ακριβώς όπως εμφανίζεται στο Excel. Αυτή η μέθοδος βασίζεται σε... Πρωτόκολλο DDE (Δυναμική Ανταλλαγή Δεδομένων)Για να το ενεργοποιήσετε, μεταβείτε στο μενού Αρχείο, εισαγάγετε Επιλογές, έπειτα Για προχωρημένους και, κάνοντας κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα Γενικά, επιλέξτε το πλαίσιο. Επιβεβαίωση μετατροπών μορφής αρχείου κατά το άνοιγμα.
Όταν επιλέξετε ξανά τη λίστα παραληπτών σας στην καρτέλα Αλληλογραφία, το Word θα εμφανίσει ένα παράθυρο διαλόγου. Ακολουθεί το κλειδί: πρέπει να κάνετε κλικ στην επιλογή "Εμφάνιση όλων" και να επιλέξετε την επιλογή Υπολογιστικά φύλλα MS Excel μέσω DDEΑπό εκείνη τη στιγμή και μετά, το Word θα σταματήσει να ερμηνεύει τα δεδομένα με τον δικό του τρόπο και θα σεβαστεί την οπτική μορφή που έχετε ορίσει στο βιβλίο εργασίας του Excel, γλιτώνοντάς σας πολλή χειροκίνητη εργασία.
Κατακτώντας τους προηγμένους κανόνες συνδυασμού
Πέρα από τη μορφοποίηση, το Word προσφέρει ισχυρά εργαλεία για να κάνετε τα γράμματά σας να μοιάζουν με κάτι περισσότερο από απλά ψυχρά, απρόσωπα πρότυπα. Κανόνες συνδυασμού Σας επιτρέπουν να εισάγετε δυναμικό κείμενο με βάση την τιμή ενός πεδίου. Για παράδειγμα, ο κανόνας "Εάν...Τότε...Αλλιώς..." είναι ιδανικός για την εξατομίκευση του χαιρετισμού. Μπορείτε να προγραμματίσετε ότι εάν το πεδίο Φύλο είναι "Μ", το έγγραφο θα γράφει "Αγαπητέ γείτονα"Αν όχι, γράψε «Αγαπητέ γείτονα».
Υπάρχουν και άλλες πολύ χρήσιμες συναρτήσεις, όπως ο κανόνας "Συμπλήρωση", ο οποίος ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου για να πληκτρολογήσετε πληροφορίες που θα επαναλαμβάνονται σε όλο το έγγραφο ή ο κανόνας "Ερώτηση", ο οποίος αποθηκεύει δεδομένα σε ένα εσωτερικός πίνακας αποτελεσμάτων Για να το χρησιμοποιήσετε σε πολλά σημεία, χρησιμοποιήστε το πεδίο Αναφ. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Επόμενη εγγραφή" εάν χρειάζεστε δεδομένα από διαφορετικά άτομα να εμφανίζονται στην ίδια σελίδα, κάτι που είναι συνηθισμένο κατά την εκτύπωση. αυτοκόλλητες ετικέτες ή εξώφυλλα CD.
Για όσους χρειάζεται να φιλτράρουν τη λίστα, ο κανόνας "Παράλειψη εγγραφής εάν..." είναι σωτήριος. Σας επιτρέπει να παραλείψετε αυτόματα οποιονδήποτε παραλήπτη πληροί μια συγκεκριμένη συνθήκη, αποτρέποντας την εκτύπωση περιττών γραμμάτων. Τέλος, εάν χρειάζεται να αριθμήσετε τα έγγραφά σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Συγχώνευση αριθμού εγγραφής" για να δείτε το αρχική θέση στη βάση δεδομένων ή "Συνδυασμός αριθμού ακολουθίας" για διαδοχική αρίθμηση με βάση μόνο φιλτραρισμένες εγγραφές.
Η αποτελεσματική διαχείριση της συγχώνευσης αλληλογραφίας περιλαμβάνει τον χειρισμό τόσο της τεχνικής σύνδεσης με το Excel χρησιμοποιώντας DDE ή κωδικούς πεδίων, όσο και της λογικής προσαρμογής μέσω κανόνων υπό όρους, διασφαλίζοντας ότι οι μεγάλοι όγκοι εγγράφων διατηρούν μια επαγγελματική εμφάνιση και είναι απαλλαγμένοι από σφάλματα μορφοποίησης. Τώρα ξέρετε γιατί το Word αλλάζει ημερομηνίες και ποσά κατά τη συγχώνευση αλληλογραφίας: πώς να διατηρήσετε τη μορφοποίησή τους.
Παθιασμένος με την τεχνολογία από μικρός. Μου αρέσει να είμαι ενημερωμένος στον τομέα και, πάνω απ' όλα, να τον επικοινωνώ. Γι' αυτό έχω αφοσιωθεί στην επικοινωνία σε ιστότοπους τεχνολογίας και βιντεοπαιχνιδιών εδώ και πολλά χρόνια. Μπορείτε να με βρείτε να γράφω για Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo ή οποιοδήποτε άλλο σχετικό θέμα σας έρχεται στο μυαλό.