Mis on Gmaili konfidentsiaalne režiim ja millal peaksin selle sisse lülitama?

¿Mis on Gmaili "konfidentsiaalne režiim" ja millal peaksite selle aktiveerima? See spetsiaalne saatmisrežiim võimaldab teil piirata, mida saaja teie e-kirjaga teha saab.See takistab kasutajatel faili edastamist, teksti kopeerimist, manuste allalaadimist või sisu printimist. Samuti saate määrata aegumiskuupäeva või isegi nõuda avamiseks SMS-koodi. See pole lollikindel, kuid õigesti kasutades vähendab see oluliselt tundliku teabega töötamise riske.

Gmaili konfidentsiaalne režiim on eriline viis meilide saatmiseks Selles režiimis rakendab Google sõnumile ja selle manustele piiranguid, piirates saaja võimalust teavet jagada. Selle režiimi aktiveerimisel kaovad saaja tavapärased jagamisvalikud. edasta, kopeeri, laadi alla ja printi sisu.

Lisaks nende toimingute blokeerimisele võimaldab Gmail teil määrata aegumiskuupäeva. Sõnumi puhul: pärast seda perioodi ei saa saaja seda enam vaadata. Samuti saate juurdepääsu igal ajal käsitsi tühistada, kui kahetsete saadetud sõnumit või märkate saajapoolset viga. See on eriti kasulik konfidentsiaalsete dokumentide, isikuandmete või tundliku sisesuhtluse puhul.

See funktsioon sisaldab ka täiendavat paroolide kontrollimise süsteemiSaate nõuda saajalt e-kirja avamiseks koodi: kas lihtsat kinnitust (mis mõnel juhul saadetakse e-posti teel) või koodi, mis saadetakse SMS-iga saaja mobiiltelefonile. Teisel juhul näeb sisu ainult keegi, kellel on juurdepääs sellele telefoninumbrile.

Oluline on mõista, et konfidentsiaalne režiim ei krüpteeri e-kirju maagiliselt otsast lõpuni.Selle asemel muudab see sisu edastamise viisi. Gmail ei saada teksti ja manuseid otse nagu tavalist sõnumit; selle asemel loob see turvalise lingi, millele pääseb juurde ainult teie määratud tingimustel (aegumine, kinnitamine jne).

See funktsioon on saadaval nii isiklike Gmaili kontode kui ka Google Workspace'i jaoks.Ja ärikeskkondades saavad administraatorid otsustada, kas lubada selle kasutamist või mitte, kas kogu domeenis või ainult teatud organisatsiooniüksustes (näiteks lubada selle juriidilise osakonna jaoks ja keelata ülejäänud osakondade jaoks).

Kuidas konfidentsiaalne režiim sisemiselt töötab

Konfidentsiaalses režiimis sõnumi saatmisel ei edasta Gmail meili sisu "olemasoleval kujul". saaja serverisse. See salvestab sisu Google'i süsteemidesse ja asendab selle kontrollitud lingiga. Gmaili kasutaja jaoks näeb tulemus välja nagu tavaline e-kiri, kuid tegelikkuses pääseb ta sellele hostitud sisule juurde hallatud viisil.

Kui saaja ei kasuta Gmaili, saab ta lingiga kirja. tüüpi „Kuva e-kiri” või sarnane. Sellele klõpsamine avab turvalise Google'i lehe, kus peate sisse logima või sisestama kinnituskoodi, olenevalt sellest, kuidas olete e-posti edastamise konfigureerinud. Nii säilitate kontrolli olenemata saaja e-posti pakkujast.

Selle režiimi tüüpilised piirangud mõjutavad kogu sisupakettiTekst, manustatud pildid ja manused. Saaja saab seda lugeda ja manuseid eelvaadata, kui vorming on ühilduv, kuid tal puudub juurdepääs funktsioonidele, et neid oma arvutisse salvestada, teisele isikule edastada või Gmailist meili printida.

On üks oluline piirang, mida peate meeles pidama.Isegi kui kopeerimis-, allalaadimis- või printimisvalikud on blokeeritud, ei saa Gmail kedagi seda tegemast täielikult takistada. ekraanipiltTehke oma telefoniga ekraanipilt või kopeerige sisu pahavara abil. Google püüab mõnes keskkonnas ekraanipilte piirata, kuid praktikas on alati võimalik seda kaitset mööda hiilida.

Teine oluline tehniline detail on see, et konfidentsiaalses režiimis olevaid e-kirju ei saa ajastada. saata hiljem. Kui kasutate alati funktsiooni „Ajastatud saatmine”, et sõnumid saadetaks kindlal ajal, pidage meeles, et see funktsioon ei ühildu konfidentsiaalse režiimiga: peate need kohe saatma.

Eelised, piirangud ja millal seda aktiveerida

Konfidentsiaalse režiimi peamine eelis on see, et see vähendab tundliku teabe tahtmatut avalikustamist.Kui adressaat kogemata klõpsab nupul „Edasta” või proovib manust jagamiseks alla laadida, ei saa ta seda lihtsalt teha. See hoiab ära paljud levinud vead nii töö- kui ka isiklikes seadetes.

Sõnumite aegumine on veel üks väga huvitav punkt.Saate valida, kas muuta e-kirja ligipääsetavaks ainult päevaks, nädalaks, kuuks või isegi mitmeks aastaks (tavaline vahemik on 1 päev kuni 5 aastat). Pärast seda aega muutuvad nii kirja sisu kui ka manused saajale kättesaamatuks, isegi kui ta võib seda oma postkastis endiselt näha.

Võimalus juurdepääs igal ajal tühistada lisab täiendava turvavõrgu.Kui saatsite meili valele inimesele, lisasite teavet, mida hiljem kahetsete, või lihtsalt muutsite meelt, minge lihtsalt saadetud kirjade kausta, avage konfidentsiaalne e-kiri ja klõpsake juurdepääsu eemaldamise valikul. Sellest hetkest alates ei saa saaja seda enam avada.

See režiim ei ole aga absoluutne kaitse ja sellel on selged piirangud.Nagu varem mainitud, ei saa see ekraanipiltide või fotode blokeerimist lollikindlalt teha ning kui saaja kavatseb teie usaldust rikkuda, leiab ta alati viise teabe salvestamiseks. Lisaks võib see rangetes ettevõttekeskkondades olla vastuolus arhiveerimis-, auditeerimis- või e-avalikustamise poliitikatega, kuna osa juurdepääsust jääb väljapoole standardseid töövooge.

Konfidentsiaalne režiim on soovitatav aktiveerida olukordades, kus vajate täiendavat kontrolli.Lepingute, tõendite, isikut tõendavate dokumentide, finantsteabe, meditsiiniliste andmete, tundliku sisekommunikatsiooni või linkide saatmine, mis peavad teatud kuupäeval töötamise lõpetama, ei ole soovitatav. Seda ei tohiks kasutada valimatult, kuna see lisab saajale samme ja võib asju keerulisemaks muuta, kui nad seda ei vaja.

Kuidas saata arvutist Gmailist konfidentsiaalset e-kirja

Gmaili veebiversioonist konfidentsiaalse režiimi kasutamise protsess on üsna intuitiivne.Kuid tasub see samm-sammult läbi käia, et mitte midagi kahe silma vahele jätta. Idee seisneb selles, et koostate oma e-kirja nagu tavaliselt ja vahetult enne saatmist aktiveerite režiimi ning kohandate aegumis- ja kinnitusseadeid.

Need on arvuti põhilised sammud:

• Ava Gmail ja klõpsa nupul „Koosta” uue sõnumi loomiseks.
• Kirjutage saaja, teema ja sisu e-kirjast ja lisage failid, mida peate saatma.
• Klõpsake koostamiskasti allosas kellaga tabalukuikoonil. (See on konfidentsiaalse režiimi nupp.) Kui olete seda juba kasutanud ja soovite sätteid muuta, näete valikut „Muuda”.
• Avaneb hüpikaken, kus saate valida aegumiskuupäeva. sõnumi sisu ja kas soovite parooli küsida.
• Parooliosas saate valida kahe režiimi vahel:
  • "SMS-i teel parooli ei saadeta"Kasutajad, kes avavad e-kirja Gmaili rakendusest või veebisaidilt, näevad seda otse; need, kes Gmaili ei kasuta, võivad oma isikusamasuse kinnitamiseks saada koodi teises e-kirjas.
  • "Parool SMS-i teel"Saaja peab sisestama koodi, mis saadetakse talle tekstisõnumi teel. Kohustuslik on sisestada saaja telefoninumber, mitte teie oma.
• Kui kõik on seadistatud, klõpsake nuppu „Salvesta“ ja seejärel saatke e-kiri nagu tavaliselt.

Pea meeles, et konfidentsiaalse režiimi säte mõjutab nii teksti kui ka manuseid.Kogu sõnumi sisu suhtes kehtivad äsja määratletud aegumis-, kinnitus- ning kopeerimis- või allalaadimispiirangud.

Kuidas mobiiltelefonist konfidentsiaalset režiimi aktiveerida

Kui tavaliselt kasutate Gmaili oma mobiiltelefonist (Android või iOS), on teil käepärast ka konfidentsiaalne režiim.Seade asukoht muutub töölauaversiooniga võrreldes veidi, kuid loogika on sama: koostate e-kirja ja enne saatmist aktiveerite valiku ning valite, kuidas soovite seda kaitsta.

Konfidentsiaalse režiimi kasutamiseks Gmaili rakendusesSee üldine voog on järgmine:

• Avage oma nutitelefonis Gmaili rakendus ja klõpsake uue e-kirja koostamiseks nuppu.
• Kirjutage saaja, teema ja sõnumja vajadusel lisa faile.
• Puudutage paremas ülanurgas kolme punktiga menüüd ekraanilt kirjutamise ajal.
• Valige suvand „Konfidentsiaalne režiim” rippmenüüst.
• Avaneb ekraan aegumiskuupäeva ja parooli seadistamiseks., mille aegumisperioodid on sarnased veebis leiduvatega (1 päevast kuni 5 aastani) ja millel on kaks kinnitusvõimalust (tavaline või SMS).
• Määrake soovitud sätted ja klõpsake nuppu „Salvesta”.
• Saada e-kiri tavapäraseltSellest hetkest alates kehtivad kõik määratletud piirangud.

Igapäevastes toimingutes võtab see protseduur vaid paar sekundit kauem aega kui tavaline saadetis.Seega on seda regulaarselt võimalik kasutada, kui sisu seda õigustab. Siiski tuleb saajat teavitada, kui ta selle süsteemiga tuttav pole, et ta koodi küsimise peale ehmuks või avastaks, et ta ei saa sõnumit edastada.

Kuidas avada konfidentsiaalset e-kirja adressaadina

Konfidentsiaalse e-kirja saamise kogemus sõltub kahest peamisest teguristArvestada tuleks ka sellega, kas nad kasutavad Gmaili või mitte ja kas saatja on lubanud parooli kinnitamise (eriti kui see toimub SMS-i teel). Sellegipoolest on protsess tavaliselt üsna juhendatud ja liides annab iga sammu kohta juhiseid.

Kui kasutate Gmaili kontot ja saatja pole SMS-i teel parooli küsinudEnamasti saate meili avada otse veebisaidilt või uuendatud rakendusest ilma täiendavate sammudeta. Näete sõnumit nagu tavaliselt, kuid ilma edasisaatmise, allalaadimise või printimise nuppudeta. Kui kasutate mõnda muud Gmailiga ühendatud meiliklienti (näiteks väljavaade) võib ilmuda link, näiteks „Vaata e-posti”, mis suunab teid Google'i lehele, kus peate sisse logima.

Kui saatja aktiveerib valiku „Parool SMS-iga”Protsess lisab täiendava turvameetme. Kui proovite sõnumit avada, kuvab süsteem nupu, näiteks „Saada parool”; sellele vajutamisel saadetakse teile seadistatud telefoninumbrile tekstisõnumi teel kood. Sisule juurdepääsuks peate selle koodi ekraanil sisestama.

Kui teie aadress ei ole Gmaili aadress (näiteks kasutate ettevõtte e-posti aadressi või mõne teise pakkuja e-posti aadressi)Samuti saate Google'i turvalises liideses sõnumi lingiga „Kuva e-kiri”. Seal võidakse teil paluda klõpsata nupul „Saada parool” ja kontrollida oma SMS-sõnumeid või olenevalt saatja seadetest kontrollida täiendavat e-kirja, mis sisaldab kinnituskoodi.

Kõigil juhtudel jäävad kehtima kopeerimise, edastamise, allalaadimise või printimise piirangud.Saate meili lugeda ja kui see pole aegunud ning teie juurdepääsu pole tühistatud, siis eelvaadata ühilduvaid manuseid; kuid teil puudub juurdepääs tavapärastele funktsioonidele sisu jagamiseks või salvestamiseks otse Gmailist.

Mis juhtub, kui e-kiri aegub või juurdepääs tühistatakse?

Kui saatja määratud aegumiskuupäev on saabunud, pole kiri enam ligipääsetav. Saaja jaoks, isegi kui see võib endiselt visuaalselt tema postkastis või arhiivis kuvada, avastab ta avamisel, et ta ei saa enam sisu vaadata või näeb teadet, et e-kiri on aegunud.

Saatja saab ka ise initsiatiivi haarata ja juurdepääsu enne aegumiskuupäeva tühistada.Selleks avage arvutis Gmail, minge kausta „Saadetud”, leidke konfidentsiaalne e-kiri ja klõpsake valikul „Eemalda juurdepääs”. Sellest hetkest alates kuvatakse iga kord, kui saaja üritab kirja avada, veateade või hoiatus, et tal pole enam juurdepääsuõigusi.

Kui just teie saite aegunud e-kirja või kustutatud juurdepääsu veateateTõenäoliselt on saatja otsustanud juurdepääsu katkestada või olete ületanud algselt seadistatud ajalimiidi. Sellisel juhul on teie ainus võimalus selle inimesega ühendust võtta, et aegumiskuupäeva pikendada, või paluda tal teave uues konfidentsiaalses sõnumis uuesti saata.

Samuti võivad esineda vead seoses SMS-kinnituseks kasutatavate telefoninumbritega.Gmail toetab ainult teatud riikidesse ja piirkondadesse (näiteks Põhja-Ameerikasse, suuremasse osasse Lõuna-Ameerikast, Euroopasse, Austraaliasse ja mõnele Aasia territooriumile, näiteks Koreasse, Indiasse ja Jaapanisse) saadetud koode. Kui proovite seadistada numbrit, mis ei asu toetatud piirkonnas, näete teadet, et seda ei saa kasutada.

Need aegumis- ja tühistamismehhanismid on eriti kasulikud töökeskkonnas kus jagatakse ajutisi dokumente, tundlikke aruandeid või isikuandmeid, millele ei tohiks jääda ligipääsetavaks määramata ajaks. Ajapiirangute hoolika määramisega saate oluliselt vähendada teabe kättesaadavuse aega.

Konfidentsiaalse režiimi haldus Google Workspace'i administraatoritele

Ettevõtte keskkondades on administraatoritel lõplik otsus selle kohta, kas konfidentsiaalne režiim on saadaval või mitte. Kasutajatele. Google'i administraatori konsoolist saab selle ettevõtte sise-poliitika kohaselt domeeni tasandil lubada või keelata või rakendada ainult teatud organisatsiooniüksustele.

Selle funktsiooni globaalseks haldamiseks organisatsioonis peab administraator:

• Logige administreerimiskonsooli sisse administraatoriõigustega kontoga.
• Mine jaotisse „Rakendused”, seejärel „Google Workspace” ja seejärel „Gmail”..
• Ava jaotis „Kasutajaseaded” ja keri alla jaotiseni „Konfidentsiaalne režiim”..
• Märkige või tühjendage ruut „Luba konfidentsiaalne režiim”ja salvestage muudatused.

Muutused ei ole tavaliselt kohesed.Google'i andmetel võib nende muudatuste täielik rakendamine kogu domeenis võtta kuni 24 tundi, kuigi praktikas rakendatakse neid sageli palju varem. Juurutamise või poliitika muutmise planeerimisel on soovitatav seda meeles pidada.

Kui soovite konfidentsiaalset režiimi hallata organisatsiooniüksuste (OU) kaupaProtsess on sarnane, kuid enne sätete muutmist peate vasakpoolsel paneelil valima konkreetse OU (näiteks „Inimressursid”, „Rahandus”, „Turundus” jne). Seejärel minge jaotisse „Konfidentsiaalne režiim”, lubage või keelake see ja salvestage selle konkreetse üksuse muudatused.

Konfidentsiaalse režiimi keelamine takistab kasutajatel selle režiimi abil meilide saatmist.See aga iseenesest ei takista nende vastuvõtmist. Kui organisatsioon peab sissetulevaid konfidentsiaalseid sõnumeid auditeerimise, vastavuse või arhiveerimise seisukohast problemaatiliseks, peab ta looma selliste meilide käsitlemiseks konkreetsed vastavusreeglid.

Blokeeri ettevõtetes sissetulevad sõnumid konfidentsiaalses režiimis

Mõned organisatsioonid eelistavad takistada konfidentsiaalsete meilide jõudmist oma kasutajateniKuna seda tüüpi sõnumid piiravad sisu kontrollimist, arhiveerimist või juriidilisi e-avalikustamise protsesse, pakub Google Workspace selle probleemi lahendamiseks vastavusreeglite süsteemi, mis võimaldab seda tüüpi e-kirju domeeni saabumisel tuvastada ja tagasi lükata.

Sissetulevate konfidentsiaalsete sõnumite blokeerimise üldine protseduur on järgmine.:

• Administraatori konsoolis avage Gmaili seaded. ja sisenege jaotisse „Vastavus sisustandarditele”.
• Uue sätte loomiseks klõpsake nuppu „Seadista”Kui reeglid on juba olemas, saate valida "Lisa veel üks reegel".
• Määrake reeglile kirjeldav nimi (näiteks „Sissetuleva konfidentsiaalse režiimi blokeerimine”).
• Jaotises „Mõjutatud sõnumid” valige suvand „Sissetulevad”. nii et reegel kehtib ainult domeenile saabuvatele meilidele.
• Lisage avaldiste jaotisse metaandmetel põhinev tingimus. ja valige atribuudiks „Gmaili konfidentsiaalne režiim“ vaste tüübiga „Sõnum on Gmaili konfidentsiaalses režiimis“.
• Toimingute plokis valige „Keeldu sõnumist”. ja soovi korral koostada isikupärastatud tekst, mis saadetakse saatjale automaatselt tagasilükkamise põhjuse selgitamiseks.
• Pea reeglit kinni ja oota, kuni see levib (jällegi on maksimaalne hinnanguline ajavahemik umbes 24 tundi).

See lähenemisviis võimaldab rakendada väga täpseid turva- ja vastavuspoliitikaid.Näiteks saate blokeerida konfidentsiaalsete meilide vastuvõtmise väljastpoolt organisatsiooni, kuid lubada siiski nende sisemist kasutamist või piirata nende kasutamist ainult teatud osakondadega. Kõik sõltub iga organisatsiooni juriidilistest ja operatiivsetest vajadustest.

Parimad tavad ja turvanõuanded konfidentsiaalse režiimi kasutamisel

Kuigi konfidentsiaalne režiim pakub täiendavaid kaitsekihte, ei asenda see tervet mõistust.Enne ülitundliku teabega e-kirja saatmist tasub kaaluda, kas see on tõesti vaja e-posti teel saata või oleks mõistlikum kasutada muid, tugevamaid krüpteerimis- või turvalisi failide jagamise meetodeid.

Peamine soovitus on aegumiskuupäeva hoolikalt kohandada.Äärmiselt tundlike dokumentide puhul võiksite määrata lühikesed tähtajad (üks päev, üks nädal); muude teadete, näiteks läbivaatamisel olevate lepingute puhul, mis nõuavad aega, on eelistatav anda saajale mõistlik aeg. Absurdselt lühikeste tähtaegade kasutamine ainult ärritab saajat ja põhjustab rohkem uuesti saatmist või segadust.

Kui risk on suur, on SMS-parooli valik väga soovitatav.Eeldusel, et saate saaja telefoninumbrit turvaliselt hallata ja ta asub Google'i toetatud piirkonnas. See lisasamm raskendab kellelgi, kes on saanud e-kirjale juurdepääsu (näiteks kontole ilma loata sisse logides), sisu lugemist ilma saaja telefoninumbrita.

Enne saatmist on oluline e-posti aadressid ja telefoninumbrid üle kontrollida.Üksainus viga numbris võib saata teabe valele inimesele või jätta saaja sõnumi avamata. Samuti on hea mõte saajat eelnevalt hoiatada, et ta saab konfidentsiaalse kinnitusega e-kirja, et ta ei peaks seda andmepüügiks ega rämpspostiks.

Ettevõtetes peaks konfidentsiaalse režiimi juurutamisega kaasnema minimaalne koolitus.Selgitage, mida see funktsioon teeb ja mida mitte, millal on soovitatav seda kasutada, millised on tüüpilised aegumiskuupäevad ja kuidas lahendada probleeme, näiteks aegunud juurdepääsu või kohaletoimetamata SMS-sõnumite korral. See hoiab ära kasutajate ebapiisavate teadmiste tõttu ohtlike lahenduste kasutamise.

Gmaili konfidentsiaalsest režiimist saab väga praktiline tööriist Teabe levitamise kontrolli saavutamiseks e-posti teel, eriti kui see on kombineeritud selgete eeskirjade, terve mõistuse ja muude täiendavate turvameetmetega. Mõistlikult kasutades võimaldab see tundlikel andmetel liikuda turvalisemalt ja vähemate ebavajalike hirmudega nii isiklikus kui ka tööalases elus.