Microsofti loendite täielik juhend: mis see on ja kuidas see töötab

Microsoft 365 ökosüsteemis Microsofti loendid See on üks olulisemaid tööriistu korraldada, jälgida ja jagada teavet struktureeritud viisil. See rakendus paistab silma oma paindlikkuse ja kasutuslihtsuse poolest, alates juhtumite ja projektide jälgimisest kuni töötajate liitumise või ressursihalduseni.

Kui töötate meeskonnana või lihtsalt soovite hoidke oma teave korrastatuna ja kõikjal juurdepääsetav, siin on lahendus, mida ei tohiks kahe silma vahele jätta. Selles artiklis räägime teile põhjalikult, mida saate teha Microsofti loendid ja kuidas nende malle kasutada. Samuti vaatame üle selle suhtluse teiste rakendustega, nagu SharePoint või Teams.

Mis on Microsofti loendid ja kuidas see töötab?

Microsofti loendid on Microsoft 365 rakendus, mis on loodud intelligentne teabe jälgimine. Tänu täielikule integratsioonile saate sellega töötada veebist, mobiilist või isegi otse Microsoft Teamsist.

tegelikult toimib lihtsa ja visuaalse andmebaasina, mis koosneb ridadest ja veergudest, kuhu saate lisada teksti, pilte, faile, kuupäevi, volitatud isikuid, hüperlinke ja palju muud. Tänu oma vaatesüsteemile saate olenevalt eesmärgist teavet kuvada erineval viisil: ruudustik (vaikevalik), loend, kalender või galerii. Loend on sarnane, kuid ilma võrgus redigeerimise võimaluseta. Galerii kohandub hästi visuaalse sisuga ja kalender sobib suurepäraselt, kui soovite näha esemeid kuupäeva järgi jaotatud.

Uue loendi loomisel saate alustada nullist, kasutada mallina olemasolevat loendit või importida Exceli tabeli. Võite loota ka paljudele eelnevalt kujundatud mallid mida Microsoft konkreetseteks kasutusjuhtudeks pakub.

Kõiki loendeid saab visuaalselt kohandada- Muutke taustavärve, määrake konkreetseid ikoone ja rakendage reegleid, mis muudavad nende välimust nende olekust lähtuvalt. Näiteks võib üksus, mille olek on „Kinnitatud”, kuvada rohelise taustaga, teine ​​„Ülevaatamisel” aga oranžina.

 

Eelkujundatud mallid igaks vajaduseks

Kui teil on vähe aega loendi nullist koostamiseks, Microsofti loendid sisaldavad kasulikke malle, mis on kohandatud erinevatele stsenaariumidele. Need mallid on loodud kasutamiseks vaid mõne klõpsuga, säilitades kindla struktuuri, kohandatud väljad, vaated ja visuaalsed stiilid.

Need on mõned kõige populaarsemad:

• Probleemide haldamise mall: ideaalne intsidentide jälgimiseks nende staatuse, prioriteetide ja vastutavate osapooltega.
• Sündmuse teekonna mall: korraldab sündmuse kõik üksikasjad selgesse redigeeritavasse struktuuri.
• Patsiendi mudel: Tervishoiukeskkondade puhul võimaldab see salvestada iga patsiendi seisundi, tähelepanekud ja vajadused.
• Laenutaotluse mall: laenu kinnitamise protsessi jälgimine ja kontroll.

Organisatsiooni, vormingu ja reeglite valikud

Lisaks juba mainitud seisukohtadele saate iga loendi oma töövooga kohandada filtrite, rühmituste, sortimise ja automatiseeritud reeglite loomine. Mõned võimalused on järgmised:

• Määra e-posti märguanded oleku muutumisel või uue elemendi lisamisel.
• Muutke vormingut tingimuslikult olenevalt sisust: värvid, ikoonid, stiilid.
• Grupi elemendid prioriteedi, kuupäeva, oleku jne järgi.
• Looge teistelt uusi loendeid, kujunduse ja struktuuri kopeerimine.
• Andmete importimine Excelist automaatse veerutuvastusega.

Kõik need funktsioonid säästavad aega ja Tagada visuaalne ja andmete järjepidevus meeskonnas, eriti koostööprojektides, kus on kaasatud mitu inimest.

Salvestage loendid ja pääsete neile juurde

Üks Microsofti loendite eeliseid on selle loomulik integreerimine Microsoft 365 ökosüsteemiga. Saate oma loendeid saitidel salvestada SharePoint aastal OneDrive ainult isiklikuks kasutamiseks. Kui töötate meeskonnana, on kõige tavalisem majutada neid kõigi liikmetega jagatud SharePointi saidil.

Loendid avanevad täisekraanrežiimis, et neid oleks lihtne redigeerida, ja URL-ilt või tööriistaribalt näete täpselt, kuhu see on salvestatud. Standardliidesest saate hõlpsalt luua, redigeerida, jagada ja eksportida üksusi.

Jagage loendeid: load, juurdepääs ja koostöö

Loendi jagamine on sama lihtne kui luua link või kutsuda konkreetseid liikmeid. Saate anda täieliku juurdepääsu (lugemine + muutmine) või ainult lugemiseks. Lisaks saate määrata lingi aegumise, kaitsta seda parooliga ja isegi valida, kas adressaadid saavad muudatusi teha.

Saate jagada ka ühte loendiüksust kogu andmebaasi asemel. Kommentaare saab jätta üksikute esemete kohta, mis parandab koostööd ilma e-kirjade saatmiseta.

Õigusi hallatakse SharePointi kaudu ja need päritakse vaikimisi loendi salvestamise kohast. Siiski saate neid muuta, et kohandada juurdepääsu ainult teatud inimestele või piirata teatud toiminguid.

Microsofti loendid ja selle integreerimine teiste rakendustega

Listide tõeline potentsiaal tuleb päevavalgele, kui seda kombineerida teiste Microsofti keskkonna tööriistadega. Olles täielikult Integreeritud SharePointi, Microsoft Teamsi ja Planneriga, saate teha järgmist.

• Lisage loendid Teamsi kanalis vahekaartidena, mis hõlbustab otsest juurdepääsu meeskonnavestlusest.
• Kasutage loendeid SharePointi lehe veebiosana et kuvada siseveebis reaalajas teavet.
• Määrake reeglid või automatiseeringud, mis ühendavad loendid Power Automate'iga või Power Apps kohandatud voogude jaoks.
• Linkige ülesanded Plannerist või To Do'st ülesannete haldamise tsentraliseerimiseks.

See kõik on osa Microsoft 365 as visioonist ühendatud platvorm, kus kõik rakendused räägivad omavahel tootlikkuse ja töö läbipaistvuse parandamiseks.

Microsofti loendid mobiilseadmetes

Microsofti loendite mobiiliversioon on saadaval Android y iOS. võimaldama looge, konsulteerige ja muutke loendeid oma mobiiltelefonist, olgu siis kontoris, kodus või liikvel olles. Siin on mõned asjad, mida saab teha.

• Vaadake hiljutisi ja lemmikute loendeid.
• Loendiüksuste täielik redigeerimine.
• Võrguühenduseta juurdepääs.
• Fotode jäädvustamine ja QR-koodi skaneerimine.
• Kohandatud liides, mis toetab tumedat režiimi ja horisontaalset orientatsiooni.

Sellel on ka samad turbevõimalused nagu töölaual, Intune toetab MDM-i ja MAM-i. Juurdepääs nõuab ettevõtte Microsofti kontot, millel on juurdepääs SharePointile või Office 365-le.

Microsoft loetleb kasutusjuhtumid

Kuna tööriist on arenenud, Microsofti loendite kasutamiseks on välja töötatud mitu loomingulist viisi erinevates kontekstides. Siin on mõned kõige tähelepanuväärsemad:

• Sotsiaalsete võrgustike sisu korraldamine. Sisu planeerimise malli abil saate korraldada kampaaniaid, ajastada postitusi, lisada pilte, linke ja avaldamiskuupäevi. Väga kasulik turundusmeeskondadele.
• Juurdepääs ja külastajate kontroll. Loendid võimaldavad luua iga külastaja jaoks faili, milles on tema nimi, isikut tõendav foto, sisenemise ja lahkumise kuupäev. Saate isegi programmeerida uksehoidjale automaatse teavituse, kui keegi lahkub.
• Jälgige klientide pileteid. Kasutades loendeid mini-CRM-ina, saate määrata inimesi, logida probleemi, seada tähtsuse järjekorda ja jätta tagasisidet pileti oleku kohta.
• Lihtne projektijuhtimine. Kui te ei vaja keerulist tööriista, võimaldab loendid teha põhijälgimist ülesannete, tähtaegade ja kalendrivaadetega. Saate isegi teateid saada, kui ülesanne muutub.
• Inventar ja IT-ressursid. Loendite abil saate jälgida kõiki ettevõtte seadmeid ja nendega seotud andmeid: ostukuupäev, garantii, ülevaated, asukoht jne. Kõik visuaalne ja filtreeritav ühe klõpsuga.
• Uute töötajate või tarnijate kaasamine. Registreerimisnimekiri aitab hoida kontrolli all kõiki uue töötaja ülesandeid ja dokumente. Märkides üksused „täielikuks“, saab vastavale osakonnale teavitada.

Lühidalt, Microsofti nimekirjad pakuvad mitmekülgne, visuaalne ja koostööpõhine viis dünaamilise teabe haldamiseks. Olgu see jälgimislahendus, organisatsiooniline tööriist või muude platvormide (nt Teams või SharePoint) täiendus, sobib see ideaalselt igat tüüpi kasutajate või ettevõtetega.