See on üks vähemtuntud programme Microsoft 365 kontorikomplektis, hoolimata sellest, et see on lisatud alates 1992. aasta versioonist. Siiski on see väga kasulik tööriist. Selles postituses selgitame Mis on Microsoft Access ja milleks see on mõeldud?.
Uusim versioon Microsoft Access, millest me siin räägime, ilmus 5. oktoobril 2021 kasutamiseks operatsioonisüsteemides Windows 10 ja Windows 11. See võtab kõvakettal olenevalt valitud installivalikutest 44–60 MB.
Mis on Microsoft Access?
Microsoft on a andmebaaside haldussüsteem sisaldub Microsoft Office'i rakenduste komplektis (nüüd Microsoft 365). See on tööriist, mille eesmärk on aidata kasutajatel luua ja hallata andmebaase teabe salvestamise, korrastamise ja analüüsimise eesmärgil.
Põhjus, miks seda rakendust nii vähe kasutatakse, tuleneb peamiselt sellest, et ei teata selle tegelikku kasulikkust. Paljud kasutajad usuvad ekslikult, et kõike, mida Accessiga tehakse, saab Accessiga tegelikult teha. Excel.
Kuigi on tõsi, et mõlemal programmil on ühised punktid, sobib Excel rohkem arvandmete käsitlemiseks ja nende andmete põhjal arvutuste tegemiseks. Juurdepääs omalt poolt lisab suuremat spetsialiseerumist ja sisaldab spetsiifilisi funktsioone erinevat tüüpi andmete haldamiseks. Lisaks võimaldab see piirata andmeid, mida kasutajad igale väljale sisestavad, ning linkida seotud andmeid mitmesse tabelisse.
Microsoft Accessiga salvestatud andmebaasid näitavad faililaiendit ".accdb". Kuigi see on kõige levinum ja ka kõige ajakohasem, on siiski võimalik leida muid laiendusi (".mdbe" o ".mde"), mis vastavad versioonidele, mis on enne 2007. aastat. Mõnel juhul peab kasutaja seda tüüpi laiendite avamiseks esmalt kasutama teisendustööriista, et teisendada see laiendusteks «.accdb».
Asjad, mida saame Accessiga teha
Kuidas kasutada Accessi andmebaasi haldamiseks? Allpool selgitame mõningaid levinumaid ülesandeid, mida selle tööriistaga teha saame.
Looge andmebaas
Accessi avakuval klõpsake "Fail" ja valige vasakpoolses suvandite veerus "Uus". Ekraanil kuvatavate erinevate valikute hulgast peame valima ühe pealkirjaga kui "Tühi töölaua andmebaas".
Uuele mallile juurdepääsuks ja selle kasutamise alustamiseks saab sellele vastloodud andmebaasile anda nime.
Loo tabel
Andmetabeli lisamiseks meie loodud andmebaasi tuleb minna tööriistaribale ja klõpsata vahekaarti "Tabel". Sellesse uude tabelisse saab lisada nii palju välju, kui soovime. Selleks peate paremklõpsama ja valima valiku "Klõpsa lisamiseks".
Liitkasti jaotises loetletakse erinevad andmetüübid, mida väljale saab määrata (Accessis on igale väljale andmetüübi määramine kohustuslik).
Andmete lisamine tabelisse
Andmete Accessi tabelisse lisamiseks on palju võimalusi: vormi kasutamine, välisest failist importimine, SQL-i kasutamine või andmete otse (st käsitsi) sisestamine. Kõige tavalisem variant on importida failide kaudu ".csv". Nii teete seda:
- Klõpsake instrumendilindil nuppu "Välised andmed".
- Seejärel klõpsame "Tekstifail".
- Järgmisena valime lähtefaili ja sihttabeli.
- Enne importimisega jätkamist saame üle vaadata kõik faili üksikasjad (punktide või komade kasutamine eraldajatena, teatud väljad tuleb välja jätta.
- Lõpuks vajutame nuppu "Lõpetama" impordi käivitamiseks.
Siit edasi on palju toiminguid, mida saame rakenduses erinevate tabelitega, mida oleme tutvustanud. Näiteks on see võimalik luua seoseid tabelite vahel et teha päringuid erinevatest tabelitest. Samuti saate luua a otsingutabel, mis sisaldab andmeid, millele viitab teine tabel, või isegi luua keerulisi päringuid mitmes erinevat tüüpi andmetega tabelis.
Muud võimalikud toimingud on teha varukoopiaid, luua käivitatavaid andmebaase (mida väliskasutajad ei saa muuta) luua makro keerukate ülesannete automatiseerimiseks või eksportida andmeid Excelissepaljude muude võimaluste hulgas.
Kõigi nende toimingute tegemiseks sisaldab Microsoft Access käepärast assistent mis on kahtlemata suureks abiks neile, kes seda rakendust esimest korda kasutavad.
Järeldus
Microsoft Access on väga soovitatav valik väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele, kes seda vajavad lihtne ja hõlpsasti kasutatav andmehaldustööriist. Ideaalne selliste ülesannete jaoks nagu gvarude haldamine või projekti jälgimine. Kõigil neil juhtudel tasub selle kasutamist õppida.
Toimetaja on spetsialiseerunud tehnoloogiale ja internetiprobleemidele, omades rohkem kui kümneaastast kogemust erinevates digitaalsetes meediates. Olen töötanud toimetajana ja sisuloojana e-kaubanduse, kommunikatsiooni, veebiturunduse ja reklaamiettevõtetes. Olen kirjutanud ka majanduse, rahanduse ja teiste sektorite veebisaitidele. Minu töö on ka minu kirg. Nüüd minu artiklite kaudu Tecnobits, püüan uurida kõiki uudiseid ja uusi võimalusi, mida tehnoloogiamaailm meile iga päev oma elu parandamiseks pakub.