- Power Automate-k formularioen kudeaketa automatizatzeko aukera ematen dizu, jakinarazpenak, biltegiratzea eta balidazioa lan-fluxu malguetan integratuz.
- Microsoft Forms eta SharePoint-ekin integratzeak erantzunak automatikoki grabatzea eta ustiatzea errazten du lankidetza-inguruneetan.
- UI fluxuak eta eranskinen kudeaketa bezalako funtzio aurreratuek automatizazio aukerak zabaltzen dituzte jatorrizkoak ez diren plataformetan.
- Ohiko akatsak saihesteak eta jardunbide egokiak jarraitzeak lan-fluxu sendoak eta esperientzia eraginkorra bermatzen ditu erabiltzaile eta kudeatzaileentzat.
Inprimakien automatizazioa menperatzea abantaila handienetako bat da Power Automate, batez ere nahi dugunean denbora optimizatu eta errepikakorrak diren zereginetan giza akatsak murriztuInprimakien kudeaketa zentralizatu eta zure datuak eraginkortasunez nola aprobetxatu dezakezun pentsatzen gelditu bazara, artikulu honek nola egin erakutsiko dizu. Nola bete formularioak Power Automate-rekin.
Ez bakarrik rbete, baina baita formularioko datuak prozesatu eta horien arabera jardun ere. Gainera, arazo ohikoenei aholkuak eta irtenbideak emango dizkizugu.
Zer da Power Automate eta nola konektatzen da formularioetara?
Power Automate —lehen Microsoft Flow bezala ezagutzen zena— prozesuen automatizazio tresna bat da, eta horri esker... aplikazio eta zerbitzu desberdinetarako ekintza automatikoen kateak sortu, programaziorik behar izan gabe. Formei dagokienez, integrazio naturalena honekin da Microsoft Forms, nahiz eta beste datu-iturri batzuk ere aprobetxatu daitezkeen, hala nola Excel Online edo hirugarrenen plataformak, UI Flows eta konektore espezifikoen bidez.
Gakoa formulario bakoitza ekintza automatizatuen abiarazle bihurtzea da.: datuak datu-base batean erregistratzetik hasi eta onarpenak, mezu elektroniko pertsonalizatuak edo prozesu konplexuagoak elikatzea arte.
Power Automate-n inprimakiak automatizatzeko ohiko moduak
Microsoft-en dokumentazio ofizialaren eta erabiltzaile askoren esperientzia praktikoaren arabera, automatizatu ditzakezun zeregin ohikoenak norbaitek betetzen duenean formulario Honako hauek dira:
- Bidali posta elektroniko bidezko jakinarazpenak bai formularioaren jabearentzat, bai hura bete duen erabiltzailearentzat.
- Eskatu baimenak zuzenean bildutako xehetasunekin inprimakian, oporretarako prozesuetarako, eskaeretarako, erosketetarako eta abarretarako aproposa.
- Grabatu erantzunak automatikoki Excel kalkulu-orri batean edo SharePoint zerrenda batean ondorengo prozesamendu eta analisietarako, datuak enpresaren ohiko lan-ingurune digitalera eramanez.
- Eranskinak kudeatu formulariora igo, partekatutako estekak sortu eta fitxategiak posta elektronikoz bidali edo OneDrive-n gorde.
Aukera bakoitza zure lan-fluxura egokitzeko pertsonaliza daiteke, hainbat aldaera izanik, mezu pertsonalizatuak bidaltzetik hasi eta jasotako erantzunen arabera fitxategiak automatikoki sortzeraino.
Nola sortu fluxu automatiko bat formularioekin
Prozesu osoa ilustratzeko, adibide tipiko bat eraikiko dugu: informazio hori SharePoint zerrenda batean gorde eta jakinarazpen pertsonalizatu bat bidali nahi duzu norbaitek Microsoft Form bat betetzen duen bakoitzean. Ohiko urratsak, erabiltzailearen esperientziaren eta dokumentazioaren beraren arabera, hauek dira:
- Sartu Power Automate eta hautatu hodeiko fluxu automatizatu bat hutsetik sortzeko aukera.
- Aukeratu Microsoft Forms abiarazlea “Erantzun berri bat bidaltzen denean"
- Abiarazle horretan, hautatu landu nahi duzun formularioa (izenaren arabera bilatu dezakezu edo, talde-formulario bat bada eta zerrendan agertzen ez bada, erabili "FormId=" ondoren Formularioen URLan ikusiko duzun identifikatzailea).
- Gehitu ekintza-blokea "Lortu erantzunaren xehetasunak".
- Konfiguratu datuen helmuga: SharePoint zerrenda batean erregistro berri bat sortzearen (zutabe bakoitza formularioko eremu bakoitzarekin lerrokatzea) edo informazioa Excel Online-n gordetzearen (taulak helmuga gisa erabiliz) artean aukera dezakezu.
- Zure formularioak eranskinak baditu, erabili behar duzu “JSON analizatu"igotako fitxategien egitura kudeatzeko eta gero OneDrive edo SharePoint erabiltzeko esteka bat sortzeko eta kudeatzeko."
- Azkenik, ekintza bat gehi dezakezu jabeari eta erantzuleari mezu elektroniko pertsonalizatu bat bidaltzeko (formularioko edozein informazio dinamiko barne).
Power Automate-rekin formularioak betetzearen abantaila handienetako bat da flexibilidadTresnak baldintzak gehitzeko eta fluxua erantzunen arabera banatzeko aukera ematen dizu (adibidez, norbaitek ekitaldi batera pertsonalki edo Teams bidez joango den bereizteko, eta kasu bakoitzean jakinarazpen desberdinak bidaltzeko).
Automatizazio Aurreratua: Web Inprimakiak Betetzea eta Datuak Kudeatzea UI Fluxuekin eta Seleniumekin
Power Automate ez dago Microsoft ekosistemaren barruko zereginak automatizatzera mugatuta. Ezaugarri aurreratu bat da... Automatizatu formularioak betetzea konektore propiorik ez duten kanpoko webguneetan, UI Flows izenekoak erabiliz. Selenium IDEan oinarritutako mekanismo honek edozein web formulario edo aplikazio zaharkitutan giza sarrera simulatzeko aukera ematen dizu, datuak banan-banan sartuz Excel Online bezalako iturrietatik.
Ohiko prozedura honako hau izango litzateke:
- Prestatu Excel fitxategi bat datuekin, taula gisa formatuan dagoela ziurtatuz, Power Automate-rekin manipulatu ahal izateko.
- Erabili “Taulan dauden errenkadak zerrendatu” blokea datu-errenkada bakoitza irakurtzeko.
- Erregistroetan zehar iterazioak egiten dituen begizta bat konfiguratu (adibidez, 'Key' zutabea iterazio-identifikatzaile gisa erabiliz).
- Erregistro bakoitzerako, abiarazi Selenium IDE-rekin konfiguratutako UI Flow bat datuak helmugako web formularioan sartzeko.
- Fluxu hau "Eguneratu errenkada bat" bloke batekin osa dezakezu erregistro bat behar bezala prozesatu dela markatzeko (adibidez, Excel-eko BAI/EZ eremu bat aldatzea iterazioa arrakastatsua bada).
Gaitasun hau aproposa da behar duzunean Datu kopuru handiak kanpoko plataformetara bota, API edo konektore zuzenik ez duten pertsonak eta sistemak integratuz.Gainera, Excel-etik zure lana kudeatzea bereziki komenigarria da kalkulu-orriekin lan egitera ohituta dauden eta irtenbide azkar eta malgu baten bila dabiltzan erabiltzaileentzat.
SharePoint-ekin integrazioa: emaitzen biltegiratzea eta ustiapena
Power Automate-ren inprimakiekin konbinatuta gehien erabiltzen den erabilera bat hau da: Datuen sarrera automatikoa SharePoint zerrendetanMekanismo hau ezin hobea da inprimaki-bidalketak erregistro egituratu bihurtzeko, gero metadatu gisa prozesatu eta aginte-paneletan, txostenetan edo barne-negozio-prozesuetan erabil daitezen.
Integrazio egokia lortzeko, ziurtatu Inprimaki-galderak eta SharePoint-eko zerrenda-zutabeak bat datoz egituran, erantzun bakoitza modu antolatu eta erabilgarrian gorde dadin. Ikuspegi honek barne-inkestetatik hasi eta langileen hautaketa-prozesura, barne-eskaerak eta material-eskaerak arteko guztia digitalizatzea ahalbidetzen du.
Eranskinak kudeatzea eta partekatutako estekak sortzea
Inprimakiek ahalbidetzen duten kasuetan eranskinak igotzea (adibidez, ordainagiriak, NAN dokumentuak, aurrekontuak eta abar eskatzerakoan), Power Automate-k honako hau egiteko gaitasuna du:
- Berreskuratu igotako fitxategia "Lortu erantzunaren xehetasunak" ekintzarekin.
- Erabili “Parse JSON” ekintza eranskinen informazioa prozesatu eta haren identifikatzaile bakarra ateratzeko.
- Igo fitxategia OneDrive edo SharePoint-era eta sortu partekatutako esteka bat, behar duen edonori automatikoki bidali ahal izateko posta elektronikoz.
- Pertsonalizatu mezu elektronikoaren gorputza esteka eta fitxategiaren izena HTML esteka klikagarri gisa txertatuz (Power Automate-ren HTML editorean dagoen Izen sintaxia erabiliz).
Funtzionalitate hau funtsezkoa da dokumentuen fluxua behar duten administrazio-prozesuak eta zereginak digitalizatzeko., hala nola giza baliabideen prozesuak, gastuen kontrola edo dokumentazioaren balidazioak.
Fluxu sendo eta eraginkor baterako gomendioak
Zure automatizazioak benetan erabilgarriak izatea nahi baduzu, kontuan hartu jardunbide egoki hauek:
- Erabili beti identifikatzaile argiak eta estandarizatu formularioen izenak. epe luzerako kudeaketa errazteko.
- Erabiltzaileek sartutako datuen benetakotasuna egiaztatzen du Inprimakiak mugatu ezin dituzunean, inplementatu baliozkotze-mekanismoak posta elektronikorako, testu-eremu gisa eskatzen baduzu.
- Jarrai ezazu ekintzen eta akatsen jarraipena Excel, SharePoint-eko erregistroen edo arduradunei bidalitako jakinarazpenen bidez.
- Ikusi Power Automate-ren exekuzio-historia arazoak arazteko eta egokitu zure fluxuak errepikatzen diren ereduak edo akatsak detektatzen dituzun heinean.
- Atera abantaila Power Automate-ren Microsoft ekosistemako beste tresnekin integrazioaz, hala nola Teams, Outlook, SharePoint eta Excel, irtenbide osoak eta lankidetzan aritzekoak sortzeko.
Inprimakiak eta lan-fluxuak aktibo digital automatizatu bihurtzeak abantaila lehiakor handia eskaintzen du. Gomendio hauek barneratzen badituzu eta beste erabiltzaileek dagoeneko konpondu dituzten arazoak saihesten badituzu, Zeregin aspergarriak prozesu fluido eta pertsonalizagarrietan eraldatzeko gaitasuna izango duzu.Digitalizazio eta automatizazio eraginkorra edozein sektoretan edo enpresa-tamainatan ezar daiteke, programatzaile izan beharrik gabe, eta Power Automate da hori lortzeko zure aliatu onena.
Teknologia eta Interneteko gaietan espezializatutako editorea, hamar urte baino gehiagoko esperientziarekin euskarri digital ezberdinetan. Merkataritza elektroniko, komunikazio, online marketin eta publizitate enpresetarako editore eta eduki sortzaile gisa lan egin dut. Ekonomia, finantza eta beste sektore batzuetako webguneetan ere idatzi dut. Nire lana ere nire pasioa da. Orain, nire artikuluen bidez Tecnobits, teknologiaren munduak egunero gure bizitza hobetzeko eskaintzen dizkigun albiste eta aukera berri guztiak arakatzen saiatzen naiz.