Zer da Gmail-en konfidentzialtasun modua eta noiz aktibatu behar da?

¿Zer da Gmail-en "konfidentzialtasun modua" eta noiz aktibatu behar duzu? Bidalketa modu berezi honek hartzaileak zure mezu elektronikoarekin egin dezakeena mugatzeko aukera ematen dizu.Erabiltzaileei birbidaltzea, testua kopiatzea, eranskinak deskargatzea edo edukia inprimatzea eragotziko die. Iraungitze-data bat ere ezar dezakezu edo SMS kode bat eska dezakezu irekitzeko. Ez da erabat segurua, baina behar bezala erabiltzen denean, arriskuak nabarmen murrizten ditu informazio sentikorrarekin lan egitean.

Gmail-en modu konfidentziala mezu elektronikoak bidaltzeko modu berezi bat da. Modu honetan, Google-k murrizketak aplikatzen dizkie mezuari eta haren eranskinei, hartzaileak informazioa partekatzeko duen gaitasuna mugatuz. Modu hau aktibatzen duzunean, hartzailearen ohiko partekatzeko aukerak desagertzen dira. aurreratu, kopiatu, deskargatu eta inprimatu edukia.

Ekintza horiek blokeatzeaz gain, Gmail-ek iraungitze-data bat ezartzeko aukera ematen dizu. Mezuari dagokionez: epe hori igaro ondoren, hartzaileak ezingo du ikusi. Eskuz ere ezeztatu dezakezu sarbidea edozein unetan, bidali duzunaz damutzen bazara edo hartzailearen aldetik akats bat detektatzen baduzu. Hau bereziki erabilgarria da dokumentu konfidentzialak, datu pertsonalak edo barne komunikazio sentikorrak kudeatzerakoan.

Ezaugarriak pasahitza egiaztatzeko sistema gehigarri bat ere baduHartzaileari kode bat eska diezaiokezu mezu elektronikoa irekitzeko: egiaztapen soil bat (kasu batzuetan posta elektronikoz bidaltzen dena) edo hartzailearen telefono mugikorrera SMS bidez bidalitako kode bat. Bigarren kasu honetan, telefono zenbaki horretarako sarbidea duen norbaitek bakarrik ikusi ahal izango du edukia.

Garrantzitsua da ulertzea modu konfidentzialak ez duela mezu elektronikoak modu magikoan enkriptatzen muturretik muturrera.Horren ordez, edukia nola bidaltzen den aldatzen du. Gmail-ek ez ditu testua eta eranskinak zuzenean bidaltzen mezu normal bat bezala; horren ordez, zuk ezarritako baldintzetan (iraungipena, egiaztapena, etab.) bakarrik atzi daitekeen esteka seguru bat sortzen du.

Ezaugarri hau Gmail kontu pertsonaletarako eta Google Workspace-rako eskuragarri dago.Eta negozio-inguruneetan, administratzaileek erabaki dezakete erabilera baimendu ala ez, domeinu osoan edo unitate antolakuntza-unitate jakin batzuetan bakarrik (adibidez, departamentu juridikoarentzat gaitu eta gainerakoentzat desgaitu).

Barne-modu konfidentziala nola funtzionatzen duen

Mezu bat konfidentzialtasun moduan bidaltzen duzunean, Gmail-ek ez du mezu elektronikoaren gorputza "dagoen bezala" entregatzen. hartzailearen zerbitzarira. Edukia Google-ren sistemetan gordetzea eta kontrolatutako esteka batekin ordezkatzea da egiten duena. Gmail erabiltzen duen norbaitentzat, emaitza mezu elektroniko normal baten antza du, baina errealitatean, ostatatutako eduki horretara modu kudeatu batean sartzen ari dira.

Hartzaileak Gmail erabiltzen ez badu, esteka duen mezu bat jasoko du. "Ikusi posta elektronikoa" edo antzeko motakoa. Bertan klik egitean, Google orrialde seguru bat irekiko da, eta bertan saioa hasi edo egiaztapen-kodea sartu beharko duzu, bidalketa nola konfiguratu duzun arabera. Horrela, kontrola mantentzen duzu hartzailearen posta elektroniko hornitzailea edozein dela ere.

Modu honetako ohiko murrizketek eduki pakete osoari eragiten dioteTestua, txertatutako irudiak eta eranskinak. Hartzaileak irakurri eta eranskinak aurreikusi ahal izango ditu formatua bateragarria bada, baina ez du bere ordenagailuan gordetzeko, beste pertsona bati birbidaltzeko edo Gmail-etik mezu elektronikoa inprimatzeko funtzioetarako sarbiderik izango.

Kontuan izan behar duzun muga garrantzitsu bat dago.Kopiatzeko, deskargatzeko edo inprimatzeko aukerak blokeatuta egon arren, Gmail-ek ezin dio inori hori egitea erabat eragotzi. pantaila-argazkiaAtera pantaila-argazki bat telefonoarekin edo erabili software gaiztoa edukia kopiatzeko. Googlek pantaila-argazkiak mugatzen saiatzen da ingurune batzuetan, baina praktikan, beti dago babes hori saihesteko moduren bat.

Beste xehetasun tekniko garrantzitsu bat da konfidentzialtasun moduan dauden mezu elektronikoak ezin direla programatu. geroago bidaltzeko. Mezuak ordu zehatz batean bidaltzeko "Bidalketa programatua" erabiltzen baduzu beti, kontuan izan funtzio hau ez dela bateragarria modu konfidentzialarekin: berehala bidali beharko dituzu.

Abantailak, mugak eta noiz aktibatu behar den

Modu konfidentzialaren abantaila nagusia da informazio sentikorraren nahi gabeko esposizioa murrizten duela.Hartzaile batek nahi gabe "Aurrera" botoian klik egiten badu edo eranskin bat deskargatzen saiatzen bada partekatzeko, ezingo du egin. Horrek lanean zein egoera pertsonaletan ohikoak diren akats asko saihesten ditu.

Mezuen iraungitzea beste puntu oso interesgarri bat daMezu elektroniko bat egun batez, astebetez, hilabetez edo urte batzuetarako bakarrik eskuragarri jartzea aukera dezakezu (ohiko tarteak egun 1etik 5 urtera bitartekoak dira). Denbora hori igaro ondoren, bai mezuaren gorputza bai eranskinak ez dira hartzailearentzat erabilgarri egongo, nahiz eta sarrerako ontzian ikusten jarraitu.

Edozein unetan sarbidea ezeztatzeko gaitasunak segurtasun-sare gehigarri bat gehitzen du.Pertsona okerrarengana mezu elektroniko bat bidali baduzu, geroago damutuko zaren informazioa sartu baduzu edo iritziz aldatu baduzu, joan Bidalitako elementuen karpetara, ireki konfidentzialki idatzitako mezu elektronikoa eta egin klik sarbidea kentzeko aukeran. Une horretatik aurrera, hartzaileak ezingo du ireki.

Hala ere, modu hau ez da babes absolutua eta muga argiak ditu.Aurretik aipatu bezala, ezin du pantaila-argazkien edo argazkien blokeoa babestu, eta hartzaileak zure konfiantza hautsi nahi badu, beti aurkituko ditu informazioa gordetzeko moduak. Gainera, enpresa-ingurune zorrotzetan, artxibatzeko, auditoria egiteko edo eDiscovery gidalerroekin gatazkan egon daiteke, sarbide batzuk lan-fluxu estandarretatik kanpo geratzen baitira.

Kontrol gehigarria behar duzun egoeretan komeni da modu konfidentziala aktibatzea.Ez da gomendagarria kontratuak, ziurtagiriak, nortasun agiriak, finantza informazioa, datu medikoak, barne komunikazio sentikorrak edo data jakin batean funtzionatzeari utzi behar dioten estekak bidaltzea. Ez da bereizketarik gabe erabili behar, hartzailearentzat urratsak gehitzen baititu eta gauzak korapilatu ditzakeelako behar ez badu.

Nola bidali mezu elektroniko konfidentzial bat Gmailetik ordenagailu batetik

Gmail-en web bertsiotik modu konfidentziala erabiltzeko prozesua nahiko intuitiboa da.Baina merezi du pausoz pauso joatea ezer ez galtzeko. Ideia da zure mezu elektronikoa ohi bezala idaztea eta, bidali aurretik, modua aktibatu eta iraungitze eta egiaztapen ezarpenak doitzea.

Hauek dira ordenagailu batean eman beharreko oinarrizko urratsak:

• Ireki Gmail eta egin klik “Idatzi” aukeran. mezu berri bat sortzeko.
• Idatzi hartzailea, gaia eta edukia mezu elektronikotik, eta erantsi bidali behar dituzun fitxategiak.
• Idazketa-koadroaren behealdean, egin klik erloju bat duen giltzarrapoaren ikonoan. (Hau konfidentzialtasun moduko botoia da.) Dagoeneko erabili baduzu eta ezarpenak aldatu nahi badituzu, "Editatu" aukera ikusiko duzu.
• Leiho bat irekiko da, non iraungitze-data aukeratu dezakezun. mezuaren eta pasahitza eskatzea nahi duzun ala ez.
• Pasahitzaren atalean bi moduren artean aukera dezakezu:
  • "Ez dago pasahitzik SMS bidez"Gmail aplikaziotik edo webgunetik mezu elektronikoa irekitzen duten erabiltzaileek zuzenean ikusi ahal izango dute; Gmail erabiltzen ez dutenek beste mezu elektroniko batean kode bat jaso dezakete beren identitatea egiaztatzeko.
  • "Pasahitza SMS bidez"Hartzaileak testu-mezu bidez bidaliko zaion kode bat sartu beharko du. Derrigorrezkoa da hartzailearen telefono-zenbakia sartzea, ez zurea.
• Dena konfiguratuta duzunean, egin klik "Gorde" botoian eta gero bidali mezu elektronikoa ohi bezala.

Gogoratu modu konfidentzialaren ezarpenak testuari eta eranskinei eragiten diela.Mezuaren eduki guztia definitu berri dituzun iraungitze-, egiaztapen- eta kopiatze- edo deskargatze-murrizketen menpe dago.

Nola aktibatu konfidentzialtasun modua zure telefono mugikorretik

Gmail zure mugikorretik (Android edo iOS) erabiltzen baduzu normalean, modu konfidentziala ere baduzu eskura.Ezarpenaren kokapena apur bat aldatzen da mahaigaineko bertsioarekin alderatuta, baina logika berdina da: mezu elektronikoa idazten duzu eta, bidali aurretik, aukera aktibatzen duzu eta nola babestu nahi duzun aukeratzen duzu.

Gmail aplikazioan modu konfidentziala erabiltzekoFluxu orokor hau honako hau da:

• Ireki Gmail aplikazioa zure telefonoan eta egin klik botoian mezu elektroniko berri bat idazteko.
• Idatzi hartzailea, gaia eta mezuaeta erantsi fitxategiak beharrezkoa bada.
• Sakatu goiko eskuineko izkinan dagoen hiru puntuko menuan pantailatik idazten ari zaren bitartean.
• Hautatu "Modu Konfidentziala" aukera goitibeherako menuan.
• Iraungitze data eta pasahitza konfiguratzeko pantaila bat irekiko da., webekoen antzeko iraungitze-tarteekin (egun 1etik 5 urtera) eta bi egiaztapen-aukera (estandarra edo SMS bidez).
• Konfiguratu nahi dituzun ezarpenak eta egin klik "Gorde" botoian..
• Bidali mezu elektronikoa normaltasunezUne horretatik aurrera, definitutako murrizketa guztiak aplikatuko dira.

Eguneroko eragiketetan, prozedura honek bidalketa normal batek baino segundo batzuk gehiago behar ditu.Beraz, bideragarria da aldizka erabiltzea, edukiak justifikatzen badu behintzat. Hala ere, gogoratu hartzaileari sistema honekin ohituta ez badago, kode bat eskatzen dizutenean edo mezua birbidali ezin dutenean alarmatu ez daitezen.

Nola ireki mezu elektroniko konfidentzial bat hartzaile gisa

Mezu elektroniko konfidentzial bat jasotzen duen norbaiten esperientzia bi faktore nagusiren araberakoa daGmail erabiltzen duten ala ez eta bidaltzaileak pasahitzaren egiaztapena gaituta duen ala ez (batez ere SMS bidez bada) kontuan hartu beharreko faktoreak dira. Hala ere, prozesua nahiko gidatua izan ohi da, eta interfazeak urrats bakoitzean zer egin behar den esaten dizu.

Gmail kontu bat erabiltzen baduzu eta bidaltzaileak ez badu SMS bidez pasahitzik eskatuKasu gehienetan, mezu elektronikoa zuzenean webgunetik edo eguneratutako aplikaziotik ireki dezakezu urrats gehigarririk gabe. Mezua ohi bezala ikusiko duzu, baina aurrera egiteko, deskargatzeko edo inprimatzeko botoirik gabe. Gmail-era konektatutako beste posta elektroniko bezero bat erabiltzen baduzu (adibidez, Perspektiba), “Ikusi posta elektronikoa” bezalako esteka bat ager daiteke, saioa hasi beharko duzun Google orrialde batera eramango zaituena.

Bidaltzaileak "SMS bidezko pasahitza" aukera aktibatzen dueneanProzesuak segurtasun-urrats gehigarri bat gehitzen du. Mezua irekitzen saiatzean, sistemak "Pasahitza bidali" bezalako botoia erakutsiko du; botoia sakatzean, kode bat bidaliko da testu-mezu bidez zuretzat konfiguratu den telefono-zenbakira. Kode hori pantailan sartu beharko duzu edukira sartzeko.

Zure helbidea Gmail helbide bat ez bada (adibidez, enpresako posta elektroniko bat edo beste hornitzaile batena erabiltzen baduzu)Google-ren interfaze seguruan "Ikusi posta elektronikoa" esteka duen mezu bat ere jasoko duzu. Hortik aurrera, "Bidali pasahitza" sakatu eta zure SMS mezuak egiaztatzeko eska diezazukete edo, bidaltzailearen ezarpenen arabera, egiaztapen-kode bat duen beste posta elektroniko bat egiaztatzeko.

Kasu guztietan, kopiatzeko, birbidaltzeko, deskargatzeko edo inprimatzeko murrizketak indarrean jarraituko dute.Mezu elektronikoa irakurri ahal izango duzu eta, iraungi ez bada eta sarbidea ezeztatu ez bazaizu, eranskin bateragarriak aurreikusi ahal izango dituzu; baina ez duzu Gmail-etik zuzenean edukia partekatzeko edo gordetzeko ohiko funtzioetarako sarbiderik izango.

Zer gertatzen da posta elektroniko bat iraungitzen denean edo sarbidea ezeztatzen denean?

Bidaltzaileak ezarritako iraungitze-data iritsitakoan, mezua ezin da gehiago eskuratu. Hartzailearentzat, sarrerako ontzian edo artxiboan bisualki ager daitekeen arren, irekitzen saiatzean, ezin izango du edukia ikusi edo mezu elektronikoa iraungi dela dioen mezu bat jasoko du.

Bidaltzaileak ekimena har dezake eta sarbidea ezeztatu iraungitze-data baino lehen.Horretarako, ireki Gmail ordenagailuan, joan "Bidaliak" karpetara, bilatu konfidentzialki idatzitako mezu elektronikoa eta egin klik "Sarbidea kendu" aukeran. Une horretatik aurrera, hartzaileak mezua irekitzeko edozein saiakerak errore bat edo baimenik ez duela adierazten duen abisua erakutsiko du.

Iraungitako mezu elektronikoa edo ezabatutako sarbidearen errorea jasotzen baduzu zukSeguruenik, bidaltzaileak sarbidea moztea erabaki du edo hasieran konfiguratutako denbora-muga gainditu duzu. Kasu horretan, zure aukera bakarra pertsona horrekin harremanetan jartzea da iraungitze-data luzatzeko edo informazioa mezu konfidentzial berri batean berriro bidaltzeko.

SMS bidezko egiaztapenerako erabilitako telefono-zenbakiekin lotutako erroreak ere gerta daitezke.Gmail-ek herrialde eta eskualde jakin batzuetara bidalitako kodeak soilik onartzen ditu (Ipar Amerikara, Hego Amerikako zati handi batera, Europara, Australiara eta Asiako lurralde batzuetara, hala nola Koreara, Indiara eta Japoniara). Eskualde bateragarri batean ez dagoen zenbaki bat konfiguratzen saiatzen bazara, erabili ezin dela dioen mezu bat ikusiko duzu.

Iraungitze eta ezeztapen mekanismo hauek bereziki erabilgarriak dira lan-testuinguruetan non aldi baterako dokumentuak, txosten sentikorrak edo betiko eskuragarri egon behar ez luketen datu pertsonalak partekatzen diren. Denbora-mugak arretaz ezarriz, informazioaren esposizio-leihoa nabarmen murriztu dezakezu.

Google Workspace administratzaileentzako modu konfidentzialaren kudeaketa

Enpresen inguruneetan, administratzaileek dute azken hitza modu konfidentziala erabilgarri dagoen ala ez erabakitzeko. Erabiltzaileentzat. Google Admin kontsolatik, domeinu mailan gaitu edo desgaitu daiteke edo unitate antolakuntza jakin batzuetan bakarrik aplikatu, enpresaren barne-gidalerroen arabera.

Funtzio hau erakundearen barruan globalki kudeatzeko, administratzaileak behar du:

• Hasi saioa administrazio kontsolan administratzaile pribilegioak dituen kontu batekin.
• Joan "Aplikazioak" atalera, gero "Google Workspace" atalera eta gero "Gmail" atalera..
• Ireki "Erabiltzaile ezarpenak" atala eta joan behera "Modu konfidentziala" atalera..
• Markatu edo desmarkatu “Gaitu modu konfidentziala” laukiaeta aldaketak gorde.

Aldaketak ez dira normalean berehalakoak izaten.Google-k adierazten du aldaketa hauek domeinu osoan zehar hedatzeko 24 ordu arte behar izan daitezkeela, nahiz eta praktikan askotan askoz lehenago aplikatzen diren. Gomendagarria da hau kontuan hartzea hedapen edo politika aldaketa bat planifikatzerakoan.

Modu konfidentziala unitate antolakuntzen (OU) arabera kudeatu nahi baduzuProzesua antzekoa da, baina ezarpena doitu aurretik, ezkerreko panelean OU espezifikoa hautatu behar duzu (adibidez, "Giza Baliabideak", "Finantzak", "Marketina", etab.). Ondoren, joan "Modu Konfidentziala" atalera, gaitu edo desgaitu, eta gorde aldaketak unitate horretarako.

Modu konfidentziala desgaitzeak erabiltzaileei modu hau erabiliz mezu elektronikoak bidaltzea eragozten die.Hala ere, berez ez du haien harrera blokeatzen. Erakunde batek sarrerako mezu konfidentzialak arazotzat jotzen baditu auditoria, betetze edo artxibatze helburuetarako, betetze arau espezifikoak sortu behar ditu mezu elektroniko mota horiek kudeatzeko.

Blokeatu sarrerako mezuak modu konfidentzialean enpresetan

Erakunde batzuek nahiago dute konfidentzialtasunezko mezu elektronikoak erabiltzaileei iristea eragotzi.Mezu mota hauek edukien ikuskapena, artxibatzea edo legezko eDiscovery prozesuak mugatzen dituztelako. Hori konpontzeko, Google Workspace-k betetze-arauen sistema bat eskaintzen du, eta horri esker, mezu elektroniko mota hauek domeinura iristean identifikatu eta baztertu daitezke.

Sarrerako mezu konfidentzialak blokeatzeko prozedura orokorra honako hau da:

• Administrazio kontsolan, sartu Gmail ezarpenetara. eta sartu “Eduki-arauak betetzea” atalera.
• Egin klik “Konfiguratu” aukeran ezarpen berri bat sortzekoArauak lehendik badaude, "Beste arau bat gehitu" aukera hauta dezakezu.
• Esleitu izen deskribatzaile bat arauari (adibidez, “Sarrerako konfidentzialtasun moduko blokeoa”).
• "Mezu Kaltetuak" atalean, hautatu "Sarrerakoak" aukera. araua domeinura iristen diren mezu elektronikoei bakarrik aplikatzeko.
• Adierazpenen atalean, gehitu metadatuetan oinarritutako baldintza bat eta aukeratu “Gmail Konfidentzialki Modua” atributu gisa, “Mezua Gmail konfidentzialki moduan dago” bat etortze motarekin.
• Ekintzen blokean, hautatu “Mezua baztertu” eta, nahi izanez gero, idatzi igorleari automatikoki bidaliko zaion testu pertsonalizatu bat, errefusaren arrazoia azaltzeko.
• Jarrai ezazu araua eta itxaron zabaltzeko (berriz ere, gehienezko denbora-tarte estimatua 24 ordu ingurukoa da).

Ikuspegi honek segurtasun eta betetze politika oso zehatzak aplikatzea ahalbidetzen du.Adibidez, erakundearen kanpoko mezu elektroniko konfidentzialen jasotzea blokeatu dezakezu, baina barne erabilera baimendu, edo departamentu jakin batzuetara mugatu. Dena erakunde bakoitzaren legezko eta eragiketa beharren araberakoa da.

Modu konfidentziala erabiltzean jardunbide egokiak eta segurtasun aholkuak

Modu konfidentzialak babes-geruza gehigarriak eskaintzen dituen arren, ez da zentzumen komunaren ordezkoa.Informazio oso sentikorra duen mezu elektroniko bat bidali aurretik, komeni da kontuan hartzea ea benetan posta elektronikoz bidali behar den edo zuhurragoa den beste enkriptatze-metodo sendoagoak erabiltzea edo fitxategiak modu seguruan partekatzea.

Gomendio nagusi bat iraungitze-data arretaz doitzea da.Dokumentu oso sentikorretarako, epe laburrak ezarri nahi izatea komeni da (egun bat, astebete); beste komunikazio batzuetarako, hala nola berrikuspen fasean dauden kontratuetarako eta denbora behar dutenetarako, hobe da hartzaileari denbora arrazoizkoa ematea. Epe absurdoki laburrak erabiltzeak hartzailea frustratzea eta berriro bidaltzea edo nahasmena sortzea baino ez du balio.

Arriskua handia denean, SMS pasahitzaren aukera oso gomendagarria da.Baldin eta hartzailearen telefono zenbakia modu seguruan kudeatu dezakezun eta Google-k onartzen duen eskualde batean badago. Urrats gehigarri honek zaildu egiten du mezu elektronikora sartu den norbaitek (adibidez, baimenik gabe kontuan saioa hasita) edukia irakurtzea hartzailearen telefono zenbakia ere izan gabe.

Ezinbestekoa da bidali aurretik helbide elektronikoak eta telefono zenbakiak berriro egiaztatzea.Digituan akats bakar batek informazioa pertsona okerrari bidal diezaioke edo hartzaileak mezua ireki ezin dezake. Ideia ona da, halaber, hartzaileari aldez aurretik ohartaraztea egiaztapenarekin konfidentzialtasunezko mezu elektroniko bat jasoko duela, phishing-a edo spam-a dela pentsa ez dezan.

Enpresetan, modu konfidentziala ezartzeak prestakuntza minimo batekin lagundu beharko luke.Azaldu funtzio honek zer egiten duen eta zer ez duen egiten, noiz gomendatzen den erabiltzea, zeintzuk diren iraungitze-data tipikoak eta nola kudeatu iraungitako sarbidea edo bidali gabeko SMS mezuak bezalako arazoak. Horrela, erabiltzaileek ez dute irtenbide segururik erabiltzerik izango ezagutza faltagatik.

Gmail-en modu konfidentziala tresna oso praktiko bihurtzen ari da Informazioa posta elektronikoz zabaltzearen gaineko kontrola lortzeko, batez ere politika argiekin, zentzumen komunarekin eta bestelako segurtasun neurri osagarriekin konbinatuta. Zentzuz erabiliz gero, datu sentikorrak modu seguruagoan eta beldur gutxiagorekin zirkulatzea ahalbidetzen du, bai pertsonalki bai profesionalki.